Avec autant de variables à prendre en compte pour le rebranding et de nouveaux collègues à gérer, il s’est rapidement rendu compte que les e-mails n’offraient pas la visibilité, la structure ou l’aide à la planification dont l’équipe avait besoin. Johannes avait besoin d’un outil pour centraliser, organiser et gérer le travail de l’équipe afin de lancer un renouvellement d’image réussi.

Maintenant que nous disposons de modèles de campagne et que nous suivons la progression des projets sur Asana, nous gagnons plus de 20 heures par mois sur les réunions. Cela a rendu notre équipe beaucoup plus efficace et nous a permis d'essayer de nouvelles stratégies, comme le marketing à la performance.

Recherche d'une solution pour éliminer les silos et centraliser le travail

Lorsque Johannes s'est mis à la recherche d'un outil de gestion du travail, il avait quelques exigences clés en tête. L'outil devait :

• Être suffisamment flexible pour gérer différents processus marketing tels que les campagnes, la production créative, les événements et les partenariats.

• Clarifier les plans, les responsabilités individuelles et les échéances pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

• Améliorer la collaboration avec les partenaires interfonctionnels tels que les services informatique, merchandising et médias.

• Être facile à utiliser et intuitif, pour que l'équipe adopte rapidement cette nouvelle façon de travailler.

Après avoir testé quelques outils, Johannes a choisi Asana, car cet outil disposait de toutes les fonctionnalités dont son équipe avait besoin et était aussi intuitif à utiliser que leurs applications grand public préférées.

De la gestion du renouvellement d’image du club à la totalité du plan marketing

Johannes s’est alors appuyé sur Asana pour gérer le renouvellement d’image du club, un projet complexe. Lorsque l'équipe a commencé à suivre la majeure partie des tâches concernées sur Asana, elle a pu constater la facilité avec laquelle il était possible de retrouver les informations nécessaires, visualiser les responsabilités et échéances de chacun, et suivre la progression générale. Elle a donc commencé à transférer davantage de son travail, comme les produits dérivés et les campagnes publicitaires, sur Asana.

En transférant notre travail sur Asana, nous pouvons désormais lancer nos campagnes 50 % plus vite, car chacun a accès au plan et sait ce que l’on attend de lui.

Aujourd'hui, l'équipe marketing du Borussia Mönchengladbach utilise Asana pour gérer l'ensemble de ses activités marketing, notamment :

• Stratégie marketing : à partir de 2019, l'équipe a commencé à suivre sa stratégie marketing et son plan global pour l'année sur Asana. Cela a permis à tous les membres de l'équipe de se mettre d'accord sur les programmes et initiatives clés, afin que chacun sache sur quelles tâches travailler en priorité.

• Campagnes marketing : l'équipe gère tout, des grandes campagnes de marque aux petites campagnes sur les réseaux sociaux pour la vente de billets de dernière minute. Ainsi, tous les membres de l’équipe connaissent les projets en cours et leurs responsabilités, ce qui permet de lancer les campagnes dans les temps.

• Production créative : toutes les demandes de ressources créatives qui apparaissent sur le site Web du club, les comptes de réseaux sociaux, les publicités et d’autres canaux sont gérées sur Asana. Désormais, toutes les demandes sont suivies au même endroit, de sorte que rien ne passe entre les mailles du filet et que l'équipe peut voir où en est chaque ressource dans le processus de production.

Comme l'équipe peut voir toutes les campagnes en cours, leur état d'avancement et ce sur quoi chacun travaille, chaque collègue gagne en moyenne 20 heures par mois, auparavant consacrées à la coordination du travail et à la participation à des réunions de suivi. Ayant plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte, Johannes et son équipe ont pu changer d’état d’esprit : « Nous devons simplement faire ça » est devenu « Optimisons nos canaux marketing pour générer plus de revenus ».

La prochaine étape : optimiser leurs canaux pour générer davantage de recettes

Pour la prochaine phase de son évolution, l'équipe marketing se tourne vers le marketing à la performance. Cela comprend tout, de l'optimisation de leur site Web et de l'amélioration de l'expérience d'e-commerce au test de nouveaux canaux pour communiquer avec leurs fans fidèles et les participants aux jeux. Bien que ce travail ne soit pas facile, Johannes, l’équipe marketing et leurs partenaires interfonctionnels sont convaincus qu’ils peuvent y parvenir avec Asana.