Révolutionner le marketing opérationnel chez Children’s Health

En 2022, Children's Health a mis en place une équipe marketing opérationnel afin d’étendre sa portée et de renforcer sa réputation grâce à des stratégies marketing diversifiées. Cependant, l'équipe a dû relever des défis opérationnels :

• Processus fragmentés : avec plus de neuf systèmes distincts de gestion de projets et de tickets, les équipes étaient cloisonnées et les processus manquaient de cohérence.

• Collaboration inefficace : les outils déconnectés ont entraîné des processus chronophages et de fréquents problèmes de communication, ralentissant la progression des initiatives à fort impact.

Pour relever ces défis, l'équipe MOPS a choisi de passer à un outil de gestion collaborative du travail en janvier 2023. Ses objectifs étaient les suivants :

• Centraliser le travail : Asana constituerait une source unique de référence, améliorant la visibilité, réduisant le besoin de réunions à l'échelle du service et rationalisant les processus.

• Standardiser les processus : un cadre de gestion de projet cohérent a permis de coordonner les équipes de tous les services et de clarifier les priorités.

• Permettre l'évolutivité : en gagnant du temps et en concentrant les ressources, l'équipe peut hiérarchiser les initiatives à fort impact, ce qui aide l'organisation à toucher davantage de familles de patients et à atteindre ses objectifs clés.

En seulement seize mois, Children’s Health a réussi à déployer la gestion collaborative du travail au sein des équipes Marketing et communication, transformant ainsi la façon dont l’équipe travaille et hiérarchise ses efforts. L’utilisation innovante d’Asana par l’équipe lui a valu le prix Marketing Visionary Work Innovation , qui témoigne de sa capacité à intensifier ses efforts tout en renforçant son impact sur les familles et la communauté.

Chez Children’s Health, le marketing et la communication jouent un rôle clé de liaison entre tous les pôles de notre entreprise. En centralisant nos efforts de marketing sur Asana, nous avons simplifié la collaboration et sommes plus que jamais en mesure d’obtenir des résultats significatifs pour les patients et leurs familles.

Fernand Fernandez, vice-président exécutif, directeur du marketing et de la communication

Simplifier la planification stratégique pour de meilleurs résultats 

Avant d'adopter la gestion collaborative du travail, le service marketing s'appuyait sur des présentations, des documents et des feuilles de calcul pour gérer la planification stratégique. En passant à Asana, l'équipe a centralisé son processus de planification, automatisé les processus et créé un système plus cohérent.

Une planification centralisée pour une meilleure coordination

• Les plans stratégiques sont élaborés sur Asana sous la forme de projets dédiés, créant ainsi une plateforme centralisée pour tous les efforts de planification.

• Les équipes du service marketing travaillent sur le même plan stratégique, ce qui améliore la visibilité, permet de tenir informées les équipes extérieures au marketing et élimine le besoin de documents ou d'outils distincts.

• En standardisant les processus de planification, l'équipe assure la cohérence entre les processus et garde une trace de toutes les tâches. 

• Grâce à l'hébergement multiple, qui permet aux utilisateurs d'inclure une même tâche dans plusieurs projets, les équipes peuvent relier les tâches du plan stratégique à la file d'attente créative, ce qui leur permet d'assurer le suivi de toutes les ressources de la campagne au même endroit.

Une meilleure concentration permet d'obtenir un impact mesurable

• Les tableaux de bord en temps réel offrent aux équipes et aux dirigeants une visibilité sur les charges de travail et la progression des projets, améliorant ainsi l'allocation des ressources et aidant à identifier rapidement les obstacles pour maintenir les projets stratégiques sur la bonne voie.

• En automatisant les processus de planification et en éliminant les inefficacités, l'équipe marketing a gagné en capacité pour se concentrer sur les initiatives prioritaires, atteignant ainsi son objectif de 2023 : consacrer 80 % de son temps au travail stratégique.

Obtenir des résultats grâce à une gestion simplifiée des campagnes

Le service marketing et communication joue un rôle essentiel dans le renforcement de la réputation nationale de l’organisation grâce à des initiatives telles que des campagnes de marketing par e-mail, des stratégies numériques ciblées et du contenu multimédia. 

Auparavant, la gestion d'un grand nombre de campagnes sur des outils cloisonnés entraînait des inefficacités, des problèmes de communication et des retards. En centralisant le travail sur Asana, ces défis ont été résolus, ce qui a permis d'améliorer la collaboration, de maintenir la visibilité et d'accélérer l'obtention de résultats.

Le travail unifié accélère les calendriers des campagnes

• Toutes les activités marketing sont suivies sur une seule plateforme, ce qui centralise la gestion des campagnes de A à Z.

• Les équipes interfonctionnelles et les agences partenaires externes travaillent sur des projets partagés, ce qui réduit les problèmes de communication et améliore la coordination.

• Les tableaux de bord et les vues de portefeuille offrent une visibilité en temps réel sur les charges de travail de l'équipe, ce qui garantit que les projets restent dans les délais et que les échéances sont respectées.

• Les processus de campagne standardisés permettent une planification et une exécution plus rapides des ressources créatives, ce qui accélère la mise sur le marché et favorise la production de contenus de haute qualité.

Les outils de collaboration améliorent la coordination entre les équipes

• Les mises à jour en temps réel et l'automatisation permettent à l'équipe de consacrer plus de temps à la planification de campagnes innovantes plutôt qu'à courir après les mises à jour.

• Le temps nécessaire pour rendre compte des résultats de la campagne a diminué de 80 % grâce aux tableaux de bord de rapports Asana, qui fournissent des indicateurs plus rapidement et rationalisent le processus de mesure.

• Les vues Portefeuille permettent de visualiser les statistiques clés du projet, telles que le nombre total de tâches terminées, et fournissent des indicateurs lors des bilans post-mortem pour aider l'équipe à améliorer continuellement ses processus.

Transformer la production créative pour une mise en œuvre et une livraison plus rapides

Avant d'adopter la gestion collaborative du travail, les demandes de création pour les initiatives marketing étaient gérées par e-mail, ce qui entraînait un manque d'efficacité et des processus incohérents. Avec environ 150 ressources créatives en attente à tout moment, l'équipe avait besoin d'une solution pour rationaliser le processus de réception et de production, afin de pouvoir se concentrer sur la création de contenu de haute qualité. Asana a transformé son processus de production créative.

Les Formulaires et processus standardisés améliorent l'efficacité

• Les demandes de création, y compris la production vidéo, photographique, d'e-mails et d'imprimés, sont soumises via des Formulaires de réception personnalisés, adaptés à chaque type de ressource et à chaque besoin du projet.

• Les Formulaires utilisent des champs personnalisés pour recueillir dès le départ les informations essentielles, telles que les échéances, le type de ressource et les priorités, garantissant ainsi que les demandes sont terminées avant de poursuivre.

• Une fois approuvées, les demandes sont converties en projets actifs. Les tâches, les échéances et les membres de l'équipe sont automatiquement attribués en fonction des modèles de projet, ce qui rationalise les processus et garantit la cohérence.

• Les modèles de projet flexibles permettent aux équipes d'ajuster les chronologies et les dépendances en fonction de leurs besoins uniques, ce qui réduit le temps de configuration tout en maintenant les projets sur la bonne voie.

Gains d'efficacité et meilleure gestion des ressources 

• Les vues de portefeuille fournissent des indicateurs en temps réel sur la charge de travail des designers, ce qui aide les responsables à équilibrer la capacité et à attribuer les projets efficacement. Cela a amélioré la visibilité de la charge de travail de 25 % et augmenté la capacité des designers à hiérarchiser les projets urgents de 95 %.

• La saisie des détails du projet via des Formulaires de réception a augmenté l'efficacité de 25 %, permettant de gagner 2,5 heures par demande et 115 heures au total au cours des premier et deuxième trimestres de 2024.

• Un nouveau rapport vidéo et photo a amélioré la visibilité sur le travail de cette équipe de 98 %, permettant une meilleure coordination et une meilleure prise de décision.

• Les projets partagés ont favorisé une collaboration transparente entre les équipes et les partenaires externes, améliorant la collaboration interfonctionnelle de 95 % pour les projets vidéo et photo et de 25 % pour les processus de marketing par e-mail.

• Les processus standardisés ont réduit le temps de création de projet de 20 % pour les ressources créatives et de 80 % pour les projets vidéo et photographiques, contribuant ainsi à accélérer le délai de mise sur le marché de 45 % pour les ressources créatives.

Créer un avenir meilleur pour les enfants

Grâce aux gains d’efficacité et aux améliorations que la gestion collaborative du travail a apportés à ses opérations, l’équipe est prête à faire passer ses efforts marketing au niveau supérieur : rationaliser les processus, améliorer la collaboration et mener des campagnes percutantes qui soutiennent la mission de Children’s Health, à savoir améliorer la vie des enfants.