Plantilla de presupuesto de marketing

¿Alguna vez creaste un presupuesto de marketing y luego lo olvidaste? A menudo, las personas pasan mucho tiempo definiendo un presupuesto para luego ignorarlo durante todo el trimestre. Cuando se dan cuenta, el trimestre finalizó y están muy lejos del objetivo. 

Una mala gestión del presupuesto de marketing puede ser perjudicial por muchas razones. El gasto excesivo puede costarle a tu empresa más dinero de lo esperado; y por el contrario, mantenerte demasiado por debajo del presupuesto puede evitar que tu equipo alcance los objetivos. 

Con una plantilla de presupuesto de marketing se eliminan las conjeturas de la planificación en el departamento de marketing. Esta plantilla de presupuesto de marketing te brinda visibilidad en tiempo real del presupuesto y estandariza la forma en que tu equipo da seguimiento a los costos durante todo el trimestre, para que tengas la tranquilidad de saber que los costes proyectados y los costes reales están alineados. 

¿Qué es un presupuesto de marketing?

Un presupuesto de marketing detalla la cantidad de dinero que tu equipo de marketing prevé gastar en iniciativas específicas durante un mes, trimestre o año. En tu presupuesto debes detallar los costos asociados con todos tus proyectos de marketing, tanto marketing digital como eventos, publicidad de pago, iniciativas de redes sociales y más. El presupuesto puede ser general o más minucioso, por ejemplo, enumerar todos los elementos incluidos en una campaña de marketing específica. Los presupuestos de marketing ayudan al equipo a mantener los costos bajo control, cumplir con los objetivos de marketing y calcular mejor cómo se deben asignar los fondos en el futuro. 

¿Qué es una plantilla de presupuesto de marketing?

Este tipo de plantilla es un marco duplicable que los equipos de marketing utilizan para administrar y supervisar su presupuesto. Una plantilla de presupuesto de marketing ofrece visibilidad del presupuesto en tiempo real al equipo, como la cantidad de dinero que se ha asignado para una iniciativa, lo que se ha gastado y lo que queda disponible, y te permite compartir información fácilmente con las partes interesadas. Además, al usar una plantilla estandarizada, todos los miembros del equipo realizan un seguimiento de los costos de la misma manera, lo que hace que sea más fácil crear presupuestos en el futuro y colaborar.  

Con una plantilla de presupuesto de marketing, puedes hacer lo siguiente:

• Proyecta rápidamente tu plan de acción de marketing y el presupuesto correspondiente. Al comienzo de cada mes, trimestre o año, agrega tus acciones de marketing a la plantilla de presupuesto de marketing. Luego, simplemente introduce el presupuesto asignado a cada iniciativa y usa la plantilla para dar seguimiento a los costes en todos los ámbitos: marketing digital, social media, paid, etc. 

• Realiza con facilidad un seguimiento del estado de tus gastos de marketing. Una vez que hayas agregado el presupuesto asignado a cada acción de marketing, usa la plantilla de presupuesto de marketing para dar seguimiento al gasto real, conocer el presupuesto restante y analizar cómo se compara con los costes proyectados. De esta forma tendrás una imagen siempre al día de tus esfuerzos de marketing.

• Alinea tus iniciativas de marketing con los objetivos más generales del equipo. Además de dar seguimiento a tu gasto general y al presupuesto restante, usa tu plantilla para conectar las iniciativas de marketing a los objetivos generales del equipo o de la empresa y obtener así mejores resultados. De esa manera, podrás visualizar rápidamente de qué manera tus gastos se conectan con las prioridades de la organización. 

• Brinda visibilidad en tiempo real. Cuando los miembros del equipo contribuyen al presupuesto de marketing de manera constante, es fácil ver cuánto has usado en tiempo real. Si usas una plataforma de gestión del trabajo como Asana para dar seguimiento a tu presupuesto mensual, puedes mostrar esta información en un panel para que las partes interesadas clave puedan realizar un seguimiento de los presupuestos de un vistazo. 

• Mantén congruencia si tienes varios presupuestos.Cuando tienes varios presupuestos, por ejemplo, presupuestos para diferentes iniciativas de marketing, generar informes y organizarlos puede ser un desafío. Con una plantilla para presupuesto de marketing, todos los presupuestos siguen el mismo formato, lo que genera congruencia a la hora de llevar la contabilidad. 

• Fomenta la presupuestación colaborativa. Dar seguimiento a los presupuestos de marketing en equipos grandes puede ser una lucha. Las plantillas establecen un sistema de registro que garantiza que todos los costes se tengan en cuenta.

Cómo usar la plantilla de presupuesto de marketing

1. Elabora tu plantilla de presupuesto de marketing con la información presupuestaria esencial. La plantilla para presupuesto de marketing sirve como marco para dar seguimiento a tu presupuesto de marketing mensual, trimestral o anual. Para simplificar este proceso, elabora tu plantilla con la información presupuestaria esencial. Comienza dividiendo tu plantilla en secciones, como trimestres. A continuación, utiliza los campos personalizados para realizar un seguimiento de la información presupuestaria importante de cada sección, como la cantidad total presupuestada para la iniciativa, el gasto real, el gasto restante y si el gasto de la iniciativa está dentro de lo estipulado o no. 

2. Conecta tu presupuesto de marketing con tus objetivos. Usa los campos personalizados para conectar tu presupuesto con los objetivos del equipo o de la organización, de modo que tu equipo comprenda mejor la cantidad de fondos disponibles para recursos específicos y puedas al final calcular el retorno de la inversión de tu presupuesto.

3. Registra tus gastos de manera regular. Define un proceso para tu equipo de manera que cuando alguien necesite registrar un gasto, sepa exactamente cómo hacerlo y a dónde va. Deja claro quién es responsable de registrar esta información en el presupuesto.

Funciones integradas y aplicaciones recomendadas para tu plantilla de presupuesto de marketing 

Aprovecha las funciones integradas de Asana y las aplicaciones de negocios sincronizadas para crear un único sistema de registro y hacer que la colaboración presupuestaria sea más fácil que nunca. 

Funciones integradas

1. Vista de lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

2. Elaboración de informes. La función Informes en Asana traslada los datos del proyecto a gráficos visuales y fáciles de procesar. Al generar informes sobre el trabajo donde reside el trabajo, puedes reducir el trabajo duplicado y los cambios innecesarios entre diferentes aplicaciones. Y, como todo el trabajo de tu equipo ya se encuentra en Asana, puedes extraer los datos de cualquier proyecto o equipo para obtener un panorama preciso de lo que está ocurriendo, todo en un solo lugar.

3. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

4. Paneles. Los paneles son pestañas disponibles en los proyectos que contienen tablas y gráficos que te permiten tomar distancia del trabajo diario para obtener una visión general y entender rápidamente el progreso de tu equipo. Personaliza los gráficos para poder identificar inmediatamente los posibles obstáculos para el trabajo de tu equipo, corregirlos y lograr que el proyecto siga avanzando. Usa la pestaña Panel como punto de referencia para encontrar información y captar rápidamente cómo avanza el proyecto.

Aplicaciones recomendadas

1. Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

2. Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

3. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

4. Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

Preguntas frecuentes