Cómo mejorar el control de los costos con una plantilla para informes de gastos (incluye ejemplos)

No es ningún secreto que dirigir una empresa cuesta dinero. Para ofrecer servicios de primer nivel a sus clientes, las empresas suelen invertir en software de diseño y herramientas de comunicación. Además, los equipos deben invertir en sí mismos para adquirir mayor conocimiento del sector y mejorar la dinámica de grupo. Los costos internos pueden incluir gastos relacionados con el desarrollo profesional, actividades para fortalecer el espíritu del equipo y viajes de negocios para puestos específicos, entre otros.

Además de los gastos comerciales regulares y recurrentes, todas las empresas realizan una variedad de compras puntuales para cubrir necesidades especiales, como las mencionadas anteriormente. Es por eso que los informes de gastos son esenciales para hacer un seguimiento de los gastos generales y realizar los reembolsos correspondientes. En este artículo, explicaremos cómo usar una plantilla para informes de gastos, así como las diferencias entre los informes de gastos tradicionales y digitales.

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos es un formulario presentado por los empleados de una empresa que incurran en gastos comerciales. Las organizaciones establecen un presupuesto para planificar los gastos por adelantado, y usan los informes de gastos para realizar un seguimiento de los gastos luego de incurridos.

Existen varios tipos de informes de gastos. Algunos se usan para cubrir los gastos internos y otros se centran en los gastos externos. Puedes crear informes de gastos para registrar gastos recurrentes dentro de un período de tiempo determinado o para realizar un seguimiento de las compras especiales que se realicen durante un período de tiempo no especificado, dentro de una categoría de gastos. A continuación, detallamos algunos ejemplos de categorías de gastos:

• Gastos de viajes

• Gastos de oficina

• Salarios y beneficios

• Reparaciones y mantenimiento

Los informes de gastos deben proporcionar la información necesaria para reembolsar a la persona que incurrió en el gasto y para realizar un seguimiento del gasto. Dicha información puede incluir:

• Fecha del gasto

• Proveedor o servicio proporcionado

• Si el gasto se debe imputar a un cliente o proyecto específico

• Importe total pagado (incluidos los impuestos, comisiones y honorarios)

• Tipo de gasto

Informes de gastos tradicionales vs. digitales

Cualquier empleado de una empresa puede incurrir en gastos comerciales. Como gerente de proyectos, puedes estar a cargo de compras más importantes, como suscripciones mensuales, tarifas de clientes, etc. Sin embargo, otros miembros del equipo también pueden realizar compras comerciales que requieren un reembolso, como por ejemplo, los gastos de viajes.

Los informes de gastos se usan en todos los departamentos y proyectos, por lo que el proceso de seguimiento debe ser fácil de entender y acceder. Los informes de gastos para imprimir son bastante simples, pero si los combinas con un software de gestión de proyectos podrás enviar, hacer un seguimiento y presupuestar los costos en un solo lugar.

Cómo usar una plantilla para informes de gastos

La mayoría de las plantillas para informes de gastos tienen un formato de tabla simple. Las empresas también pueden proporcionar un conjunto de formularios estandarizados que se pueden usar en todos los departamentos. No solo debes comprender cómo crear estos informes, sino también cómo usarlos y enviarlos para poder obtener los reembolsos correspondientes a los gastos incurridos. En caso de duda, te recomendamos consultar las políticas internas de tu empresa y solicitar más información al equipo de finanzas.

A continuación, se incluyen algunos pasos comunes para enviar un informe de gastos. Sin embargo, antes de enviarlo asegúrate de consultar con tu equipo de finanzas interno para confirmar si tienen un sistema o formato específico que debas seguir. Asimismo, la aprobación final de los gastos comerciales suele estar a cargo del equipo de finanzas. Esto garantiza que los gastos comerciales se contabilicen correctamente.

1. Enumera los gastos que cumplen con los criterios de la plantilla

El primer paso en el informe de gastos es el propio informe. Si usas una plantilla para informes de gastos basada en períodos de tiempo, deberás enumerar todos los gastos comerciales correspondientes a un período de tiempo específico y completar toda la información que se solicite en la plantilla. Si usas una plantilla basada en categorías de gastos, deberás registrar todos los gastos recurrentes que pertenecen a esa categoría. También es posible que debas enviar un informe de gastos para un gasto único, como solicitar un reembolso por asistir a una conferencia anual o por una donación que la empresa acordó proporcionar.

Algunas de las mejores prácticas para enumerar los gastos en cualquier tipo de informe de gastos son:

• Guarda los recibos de todos los gastos en los que incurras para que el equipo de finanzas pueda verificar la información que proporcionaste.

• Registra cada gasto incurrido por separado.

• Desglosa los subtotales de impuestos y propinas para facilitar la contabilidad.

• Detalla el propósito del gasto y especifica si está relacionado con algún proyecto para poder cargarlo a la cuenta de un cliente.

• Indica la forma de pago que usaste para el gasto, como por ejemplo, tarjeta de crédito o efectivo. 

• Agrega información adicional si es necesario.

Consejo: Los informes de gastos digitales facilitan este paso ya que puedes ingresar gastos, cargar recibos y compartir toda la información en una plataforma. Con los informes en papel, deberás mantenerte al día durante períodos prolongados y deberás asegurarte de entregárselos a la persona adecuada.

2. Envía tu informe de gastos para su aprobación

Una vez que hayas completado el informe de gastos, deberás enviarlo para su aprobación. Cada empresa tiene una estructura de equipo diferente respecto a la aprobación de los informes financieros, por lo que antes de enviar tu informe de gastos, te recomendamos consultar con el equipo de finanzas para confirmar quién es el responsable de aprobar los gastos.

Si eres gerente de proyectos, posiblemente debas enviar estos informes a tu gerente, o enviarlos directamente al equipo de finanzas. Si un miembro del equipo a tu cargo completa un informe de gastos, debería enviártelo a ti primero para su aprobación, antes de que pase a la siguiente persona a cargo.

Consejo: Los informes de gastos suelen cambiar de manos con frecuencia, por lo que siempre existe el riesgo de que se pierdan o se traspapelen. Los empleados pueden perder el rastro de los documentos impresos más fácilmente o entregárselos a las personas equivocadas en el momento equivocado. Si cuentas con un sistema digital para el envío de informes de gastos, puedes establecer configuraciones para enviar estos documentos a las personas correctas.

3. Haz los cambios que sean necesarios

Incluso después de que hayas revisado minuciosamente tu informe de gastos, el equipo de finanzas puede tener algunas preguntas antes de ponerle el sello de aprobación. Esto no significa que haya necesariamente un problema, sino que deberás realizar los cambios solicitados antes de poder recibir un reembolso por los gastos que realizaste. Algunos de los cambios que pueden solicitarte incluyen:

• Aclarar el tipo de gasto

• Proporcionar un desglose detallado de los precios

Cuanta más detallada sea la información que brindes por adelantado, menores serán las probabilidades de que necesites revisar o corregir el informe una vez enviado. El objetivo es recibir la aprobación rápidamente para ayudar al equipo de finanzas a reducir el tiempo de procesamiento, poder obtener el reembolso solicitado y volver a trabajar de inmediato.

Consejo: Modificar un informe de gastos impreso puede ser tedioso. Probablemente tendrás que encontrar el archivo original del informe en tu computadora, revisar los comentarios que te han proporcionado, realizar los cambios solicitados, imprimir una nueva copia y enviarlo nuevamente. Con un informe digital, puedes realizar fácilmente todos los cambios necesarios en un documento dinámico.

4. Espera a que el equipo de finanzas informe los gastos

A esta altura, es probable que el equipo de finanzas ya haya aprobado tus gastos. Por lo general, aquí finaliza tu participación en el proceso de generación de informes de gastos. Sin embargo, si los gastos en cuestión están relacionados con un proyecto en particular, es posible que debas realizar algunos informes adicionales. Asegúrate de incluir estos gastos en el presupuesto de la empresa o en el presupuesto del proyecto para garantizar que te mantengas dentro del alcance del proyecto y de estar alineado con los objetivos de la empresa. 

Consejo: Visualizar el plan financiero de un proyecto o una empresa puede ser un gran desafío si no cuentas con un software de gestión de proyectos. Al ingresar los costos de tus informes de gastos en un sistema de gestión de costos más robusto, tendrás una mejor visibilidad de los gastos incurridos y podrás realizar una planificación financiera más estratégica para el futuro.

5. Recibe el reembolso

En el paso final, se te reembolsará el dinero de todos los gastos calificados en los que hayas incurrido; por lo que aquí finaliza el proceso de generación de informes. Si incurres nuevamente en gastos, deberás repetir el proceso.

Consejo: El proceso de presentación de informes puede volverse un poco agobiante, ya que muchas personas incurren en gastos y los ciclos de reembolso pueden ser diferentes para todos. Por ese motivo, es muy importante poder contar con un proceso sólido que todos los empleados puedan seguir y respetar fácilmente. La automatización de formularios en línea, te ayudará a reducir los errores y evitar las demoras.

Ejemplo y plantilla para informes de gastos

La plantilla a continuación corresponde a un informe de gastos completo de un miembro del equipo en el departamento de marketing. Sally Brown detalló todos sus gastos comerciales correspondientes a la semana del 15 de enero, y lo envió al equipo financiero de la empresa para su aprobación. En este informe de gastos semanal se pueden visualizar varios detalles, como el propósito de cada gasto y un desglose de los montos.

Al observar el informe de Sally, podemos ver que realizó un viaje de negocios para asistir a una conferencia de marketing. También viajó en su auto a una sesión de fotos para la cual contrató a una modelo.

A continuación, puedes descargar una copia de la plantilla de informe de gastos semanales. Pero antes de usarla, asegúrate de que tu equipo de finanzas apruebe el formato y el diseño. Una vez aprobado, los miembros de tu equipo podrán usar este modelo para ingresar y detallar los gastos comerciales, y enviarlo para solicitar su reembolso.

¿Por qué los informes de gastos son importantes?

Las compras comerciales de una empresa no pueden ser responsabilidad de una sola persona o de un grupo de personas. No todos los miembros del equipo realizarán compras para la empresa, pero contar con un proceso de generación de informes de gastos permite que todos los empleados puedan hacer una rendición de sus gastos y solicitar un reembolso cuando sea necesario.

Los informes de gastos son importantes porque te permiten:

• Hacer un seguimiento de los gastos del equipo y de la empresa

• Mejorar el control de costos al mostrar dónde se pueden recortar gastos

• Determinar la rentabilidad al deducir los gastos de los ingresos brutos

• Reembolsar a los empleados por los gastos comerciales en los que hayan incurrido

El dinero es uno de los elementos más importantes que necesitan un control detallado dentro de una empresa, y el informe de gastos es tan solo una de las piezas del rompecabezas de la gestión de costos.

Usa formularios en línea para informar los gastos y controlar los presupuestos de la empresa

Los informes de gastos impresos pueden ser útiles cuando los miembros del equipo necesitan una forma rápida de enumerar sus compras. Sin embargo, los formularios en línea llevarán el control financiero de tu empresa al siguiente nivel. Si buscas un sistema flexible que te permita realizar cambios en los informes, automatizar los envíos y compartir documentos con facilidad, entonces los informes digitales son la solución. Con Asana, puedes configurar un proceso estándar que facilite el envío de informes de gastos y los reembolsos de dinero.