4 tipos de mapas conceptuales (con plantillas gratis)

Cuando inicias un proyecto, no hay nada más importante que confirmar que el equipo entero está en la misma sintonía. Todos deben trabajar a partir de la misma información, y tú debes confirmar que todos los miembros del equipo entienden la información correctamente. Los malentendidos y la falta de comunicación pueden hacer que todo sea más lento e incluso, pueden frenar el progreso del proyecto, algo que acarrearía una gran pérdida de tiempo y dinero.

Una de las mejores formas de asegurarte de que todos estén perfectamente alineados es hacer un mapa conceptual. Los mapas conceptuales son diagramas que te ayudan a visualizar la información de un modo tal que todos quienes lo vean lo entiendan. Puedes usar el mapa conceptual para visualizar un flujo de trabajo, desglosar ideas complejas o trazar las relaciones entre las diferentes partes de un sistema de proyectos, para ver cómo funcionan las tareas en conjunto.

Cualquiera puede hacer un mapa conceptual. Sin embargo, siempre es conveniente repasar las diferentes estructuras de mapas y cuál es la mejor forma de aplicarlas.

¿Qué son los mapas conceptuales?

Un mapa conceptual es un diagrama visual en el que se organiza información. Los mapas conceptuales pueden ser representaciones de cualquier cosa, un proceso, un grupo de ideas o conceptos, o un sistema de partes interrelacionadas. Puedes usar los mapas conceptuales para guardar los pasos del flujo de trabajo del desarrollo de un producto, para crear un gráfico de las personas de tu empresa o para representar cómo colaboran de manera efectiva los departamentos de marketing y de ventas.

Los mapas conceptuales no solo son útiles en el ámbito comercial, los ingenieros también los usan para diseñar componentes de sistemas, los docentes los usan para enseñar diferentes ideas y los científicos, para dar seguimiento a detalles esenciales a medida que logran nuevos descubrimientos.

4 tipos de mapas conceptuales

Hay muchas estructuras y formatos diferentes que se pueden usar para crear un mapa conceptual. Los cuatro más conocidos son:

• Los mapas de araña, que se usan para diagramar conceptos.

• Los diagramas de flujo, que se usan para visualizar procesos.

• Los mapas jerárquicos, que se usan para visualizar organizaciones.

• Los mapas sistémicos, que se usan para visualizar sistemas.

A pesar de que hay otros tipos de mapas conceptuales, casi todo se puede representar usando alguna de estas cuatro estructuras.

Mapas de araña

Un mapa de araña es un tipo de mapa conceptual que comienza con un concepto esencial y central que se extiende a otras ideas relacionadas. También se conocen como mapas mentales o telarañas de ideas. Los mapas de araña son muy útiles para llevar adelante sesiones de lluvias de ideas (brainstorming) o para organizar pensamientos, ya que permiten ver las relaciones entre las ideas de un solo vistazo.

Para crear un mapa de araña, comienza por dibujar un círculo en el centro de una hoja o de una pizarra. Escribe la idea central en el círculo. Después, dibuja líneas que partan del círculo hacia afuera y agrégales etiquetas en los extremos con los conceptos relacionados. Continúa agregando conceptos (y subconceptos) hasta lograr una telaraña de ideas que abarque la página entera.

Como los mapas de araña, en muchos casos, se usan durante las lluvias de ideas y en las etapas de “bosquejo” (sketch) de la planificación, muchos prefieren crearlos a mano en papel borrador o juntos en una pizarra. Los mapas de araña, por lo general, no se terminan publicando ni compartiendo con el resto de la empresa. Por lo tanto, no es tan importante que este tipo de mapas conceptuales sea tan prolijo ni que el formato esté tan cuidado. No obstante, podrías usar la plantilla anterior de mapas mentales para comenzar a partir de un conjunto inicial de nodos del mapa.

Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es un tipo de gráfico que sirve para visualizar los pasos de un proceso. Estos diagramas se pueden usar para ilustrar una amplia variedad de procesos, que van de tareas simples, como las de completar una orden de compra, a sistemas complejos, como el de administrar las finanzas de un negocio.

Los diagramas de flujo, por lo general, se usan en negocios e ingeniería, pero también pueden ser útiles en cualquier otro caso en el que debas visualizar un proceso paso a paso. La clave para que resulten efectivos reside en utilizar formas universalmente reconocidas en el diagrama para indicar qué significa cada paso del flujo de trabajo. Los símbolos más comunes son los siguientes:

• Los óvalos para los extremos (en los puntos de inicio y fin)

• Los rectángulos para los procesos

• Los diamantes para las decisiones

• Los paralelogramos para las entradas y las salidas

• Las líneas de flujo para conectar las formas e indicar el orden y la dirección del flujo de trabajo

También hay símbolos estándares para los documentos, las entradas manuales, los pasos de preparación, el almacenamiento de datos, los loops y las demoras. Al utilizar estas formas ampliamente conocidas, te aseguras de que cualquiera que mire tu diagrama de flujo podrá leerlo, incluso sin que tengas que explicárselo.

Como los diagramas de flujo tienen estructuras diferentes dependiendo de lo que contenga cada flujo específico de trabajo, no conviene usar una plantilla en papel, ya que no sería la opción más eficiente. En cambio, usa una herramienta virtual para crear el diagrama de flujo. Después, impleméntalo con un software que permita la gestión de flujos de trabajo.

Mapas jerárquicos

Si alguna vez viste un organigrama de tu organización o si trabajaste para crear tu propio árbol de la familia, entonces ya conoces el concepto de mapa jerárquico. En estos mapas los conceptos se ordenan en una estructura jerárquica; de lo más general a lo más específico. Por ejemplo, en el organigrama de una empresa, normalmente, se colocan a las personas con mayor autoridad (los fundadores o directivos de la empresa) en la parte más alta del mapa, después se desciende de nivel en nivel, hasta llegar a quienes se encuentran más abajo de todo, según sus puestos de trabajo.

A pesar de que los mapas jerárquicos con frecuencia se usan para organizar personas, también pueden ser útiles para desglosar información en un sistema organizado, con unidades cada vez más pequeñas y manejables. Si crearas un mapa jerárquico para diagramar esta publicación, por ejemplo, empezarías con los “mapas conceptuales” en la parte superior y después colocarías cada uno de los tipos de mapas conceptuales dentro de cuadros en el segundo nivel. A continuación, colocarías los detalles sobre cada mapa conceptual en el nivel inferior.

El tamaño y la forma del mapa jerárquico variará dependiendo de cuántos niveles de información tengas. Puedes usar la plantilla anterior para crear una estructura jerárquica de tres niveles con el tema principal en la parte superior, hasta cinco subtemas en el segundo nivel y, después, los detalles de cada subtema en los cuadros de más abajo. También puedes usar colores o símbolos para diferenciar los niveles según la importancia.

Mapas sistémicos

Con los mapas de araña se organizan las ideas; con los diagramas de flujo, los procesos. En los mapas sistémicos se combinan ambas cosas para mostrar los componentes de una organización y cómo interactúan entre sí. Puedes usar un mapa sistémico para ilustrar sistemas simples, como el de una impresora, o sistemas más complejos, como una empresa con muchos departamentos y equipos.

El mapa sistémico se separa en dos secciones principales: todo lo que se incluye dentro de un gran círculo es parte del sistema y todo lo que queda fuera pertenece al entorno del sistema. Para diagramar el mapa del sistema empieza por agregar cada uno de los componentes del sistema dentro de un círculo grande y cada componente del entorno fuera del círculo. La siguiente plantilla te puede ayudar para empezar.

Digamos que quieres crear un mapa sistémico para tu empresa. Deberías empezar por colocar, dentro del círculo del sistema, otros círculos que contengan los departamentos de tu organización. Para este ejemplo, usaremos los departamentos de finanzas y recursos humanos. Luego, dentro del departamento de finanzas, crea círculos más pequeños para los diferentes equipos, como el dedicado a liquidación de sueldos, el de presupuestos o el de facturación. El departamento de RR. HH. también tendrá un equipo encargado de la liquidación de sueldos y otros como los destinados a la incorporación de empleados nuevos, gestión de crisis, y de compensaciones y beneficios para empleados. También es posible que un solo equipo se ocupe de todas estas tareas juntas. No hay una cantidad mínima ni máxima de elementos requeridos para cada círculo.

Fuera del círculo del sistema, agregarás los componentes del entorno de tu empresa. Recursos como los clientes o los contratistas, que interactúan con la empresa, pero que no son parte de ella.

Después de tener todos los componentes, deberás agregar los procesos. Son las líneas que conectan a los diferentes componentes del sistema y tienen etiquetas con los nombres de los procesos que conectan. Las líneas del proceso se pueden expandir en diferentes niveles y conectar componentes dentro y fuera del sistema. También podrías tener dos componentes conectados por dos procesos que funcionen en direcciones opuestas.

Por ejemplo, el proceso de liquidación de sueldos incluye a ambos departamentos, el de finanzas y el de recursos humanos, y el proceso fluye en ambas direcciones. El equipo de recursos humanos incorpora empleados nuevos y los agrega al sistema de liquidación de sueldos, después le envía la información del salario y los datos de transferencia al departamento de finanzas, que es el que finalmente emitirá el pago. En la otra dirección, el equipo de fianzas envía el presupuesto disponible para aumentos y negociaciones salariales a recursos humanos que, en función de esa información, se ocupará de las contrataciones y asensos.

Sigue agregando componentes y conectores del proceso hasta que tengas un panorama completo del sistema. También puedes usar símbolos para representar los diferentes tipos de interconexiones, como los flujos de energía, de información o de recursos.

Beneficios de los mapas conceptuales

Los mapas conceptuales te permiten visualizar ideas y procesos complejos de manera tal que otras personas puedan entenderlos fácilmente. Cuando explicas algo oralmente, hay más lugar para malentendidos u otros problemas de comunicación, sin mencionar el riesgo que se corre de perder la noción de tiempo con la conversación. Pero cuando compartes un recurso visual centralizado con todos los miembros del equipo ofreces una fuente única de referencias que te garantiza que todos estarán alineados.

Los mapas conceptuales ayudan a que los equipos logren lo siguiente:

• Desglosar ideas complejas para entenderlas

• Ver de un solo vistazo las relaciones que hay entre las ideas

• Participar en una lluvia de ideas u organizar los pensamientos

• Ilustrar una amplia variedad de procesos, desde tareas simples hasta sistemas complejos

• Entender cómo funcionan juntas las diferentes partes de un sistema