C40 impulsa el cambio climático global con Asana

Estudio de caso de Asana - C40 - Combatimos el cambio climático
  • Logo de C40
  • Ciudades asociadas
    • Alrededor de 100 ciudades del mundo entero, un 25 % del PBI global
  • Tamaño de la organización
    • Más de 250 empleados en todo el mundo

El impacto de Asana

  • Mejora en los procesos complejos aplicados en planes de acción contra el cambio climático de varios años y en varias ciudades a la vez.
  • Optimización de los procesos de incorporaciones y desvinculaciones para los empleados y los departamentos de TI y RR. HH.
  • Aumento en la transparencia con respecto al trabajo que se hace en los distintos equipos y mejora en la emisión de informes que se presentan a los líderes o a los donantes.

En 2010, en Londres, Madrid, Seúl, Varsovia y en otras 20 ciudades del mundo se encontraban solamente 100 autobuses eléctricos por las calles. Hoy en día, allí circulan más de 66 000. Es decir, se registra un aumento del 659 %. En parte, los resultados se lograron gracias a C40, una organización que trabaja con aproximadamente 100 de las principales ciudades del mundo para colaborar, compartir conocimientos y movilizar para que se actúe con urgencia a fin de hacer frente a la crisis climática y de crear un futuro en el que todos, en cualquier lugar del mundo, podamos prosperar.

Chris Schmalz es el gerente de TI que brinda apoyo a sus 250 empleados en materia tecnológica. Uno de los equipos de los que se ocupa Chris es el de Planificación y Mediciones, que coordina y supervisa las iniciativas de C40 en diferentes ciudades del mundo. El equipo de Planificación y Mediciones cuenta con un personal de más de 60 empleados para cumplir con los KPI (indicadores clave de rendimiento) que financian los donantes y para hacer que avancen los proyectos a fin de combatir el cambio climático; como, por ejemplo, con el programa de autobuses eléctricos.

Con los planes de acción para combatir el cambio climático que abarcan al mundo entero, los trabajos del equipo de Planificación y Mediciones se han dispersado en distintas hojas de cálculo e emails, lo que genera aislamiento de la información y limita la posibilidad de redimensionar las iniciativas. Lo que es peor, como se trabaja en las zonas horarias de 97 ciudades diferentes, es muy complicado para los gerentes poder supervisar qué hacen sus equipos distribuidos en cada momento. Buscaban una herramienta que les permitiera dar seguimiento al progreso de cientos de proyectos activos a la vez, que se actualizara en tiempo real y que funcionara como una fuente central de acceso a la información para el equipo entero.

Entonces, acudieron a Chris por ayuda. En C40, cuando un empleado le pide una solución al equipo de TI para un problema de negocios, Chris ofrece soluciones bien estudiadas y probadas que además se basan en las necesidades de cada equipo. Cuando analizó qué herramienta de gestión del trabajo ofrecer a los empleados, tuvo en cuenta lo siguiente:

  • La flexibilidad, no solo con respecto a la cantidad de cuentas que se pueden hacer como con las hojas de cálculo, sino con respecto a que todos los equipos pudieran usarla.
  • La potencia, para trabajar con diferentes flujos de trabajo y poder adaptarlos a una amplia gama de trabajos de C40.
  • La posibilidad de gestionar tareas y también proyectos más grandes.

Cuando el equipo de Planificación y Mediciones le pidió a Chris una herramienta para gestionar el trabajo del equipo, Chris sugirió implementar Asana.

Logramos el éxito con las incorporaciones y la educación continua

En C40, Asana ha funcionado bien desde su implementación gracias a las capacitaciones integrales que se brindan durante los procesos de incorporación y la educación continua. Durante los últimos años, el equipo de Servicios Corporativos ha desarrollado un proyecto para incorporaciones, dirigido por RR. HH., en conjunto con los gerentes responsables de la selección del personal, con el que muestran a los recién contratados los procesos funcionales corporativos y los proyectos clave para que estén preparados para el éxito en sus roles desde el primer día. El equipo de TI también brinda recursos a través del sistema de Mesa de Ayuda de la empresa, entre los que se incluyen artículos de la Guía de Asana y capacitaciones en línea.

El equipo de Planificación y Mediciones adopta un enfoque similar cuando se unen miembros nuevos al equipo. Presenta los flujos de trabajo específicos del equipo. Y como todos los recién contratados usan Asana para la incorporación general con RR. HH., están desde el principio listos para empezar con el pie derecho con los proyectos funcionales.

El cambio climático se combate con procesos claros y coherentes

Los equipos de C40 usan Asana para gestionar una amplia gama de trabajos. A continuación, te mostramos algunos ejemplos:

Gestión de proyectos de equipo

El equipo de Planificación y Mediciones usa Asana para dar seguimiento a los planes y debatir acerca del estado de los trabajos para combatir el cambio climático, con el fin de que todos estén al tanto de lo que se hace. Usan un proyecto diferente para cada plan de acción climática por ciudad y comienzan siempre con una plantilla personalizada en la que se describen los pasos a seguir. Cada uno de los planes está compuesto por 50 paquetes de trabajo, como por ejemplo, el de producción de un plan de reducción de gases de efecto invernadero, para ayudar a que una ciudad cumpla con sus objetivos a fin de combatir el cambio climático. Cada paquete de trabajo, representado por una tarea puede demandar muchos meses de dedicación e incluir decenas de subtareas. Quienes lideran el equipo confían en Asana para facilitar los controles semanales y para mantener conversaciones acerca de cómo avanza el trabajo.

Estudio de caso de Asana - C40 - Anuncio sobre el cambio climático

Al dar seguimiento a 50 paquetes de trabajo en 97 ciudades con Asana (más de 4800 flujos de trabajo), los integrantes del equipo de Planificación y Mediciones pueden dividir el trabajo en pasos más fáciles de gestionar y, además, tienen una idea más concreta con respecto a cómo trabajar y con quién hacerlo. También es muy útil para crear los informes trimestrales que se presentan a los donantes, basados en el progreso de los proyectos y los logros obtenidos que muestran los KPI. Brindan transparencia y actualizaciones extra a quienes financian el trabajo.

“Asana ofrece la posibilidad de contar con procesos claros y coherentes, para que todos den seguimiento a los proyectos y estén siempre al tanto de los avances”.
- Chris Schmalz, gerente de TI

Seguimiento del presupuesto

La elaboración del presupuesto es esencial para las organizaciones sin fines de lucro y el caso de C40 no es ninguna excepción. Chris usa Asana para gestionar y dar seguimiento a los presupuestos dedicados a software de la organización. Con un proyecto, los miembros del equipo pueden solicitar y autorizar compras, reunir facturas y obtener las aprobaciones del equipo de Compras. En el proyecto, con los campos personalizados, se muestran los detalles como el precio y el monto de las facturas. En consecuencia, Chris y otros miembros del equipo pueden ver detalles generales del presupuesto de un solo vistazo.

Conexión del trabajo entre distintas herramientas

En C40 también se integra a Asana con otras herramientas. Las conversaciones del equipo se transforman en tareas concretas en Asana gracias a la integración con Slack. Y con Velocity y las Hojas de cálculo de Google, los equipos convierten los KPI y la información de progreso de los proyectos en informes detallados para donantes y colaboradores clave. Con estas integraciones se garantiza que el trabajo no se duplique y que la información esté siempre conectada entre las diferentes herramientas que usa el equipo. Según el Índice de la anatomía del trabajo, la duplicación del trabajo no solo es algo que sucede en C40 y que la empresa quiera corregir. De hecho, a escala global, los empleados pierden 236 horas por año en trabajos duplicados. C40 ahorra mucho tiempo con la simplificación del trabajo y al evitar la duplicación, todo esto gracias a las integraciones de Asana.

“Gracias a la posibilidad que ofrece Asana de integración con otras aplicaciones como Velocity, eliminamos la duplicación del trabajo y nos aseguramos de que la información sea precisa y de que se pueda acceder a ella desde muchas herramientas”.
- Chris Schmalz, gerente de TI

Simplifica, perfecciona y ahorra

Asana ha sido de gran ayuda para que C40 lograra simplificar los flujos de trabajo complejos en los que trabajan diferentes departamentos, ya que permite gestionarlos y dar seguimiento a los trabajos en un mismo lugar. Para el equipo de Planificación y Mediciones, esto implica que todos puedan trabajar con mayor independencia. Para el equipo de Chris, los flujos de trabajo complicados, como los de incorporación o desvinculación de personal, se dividen de manera que todos sepan qué hace falta hacer y quién es el responsable de cada actividad. En vez de esperar a que algo falle, Asana se usa desde el primer día. Ahora, los empleados se sienten empoderados y con todo lo necesario para lograr que C40 cumpla con sus objetivos globales.

Con la visibilidad extra que aporta Asana a los proyectos en curso, los equipos de C40 han logrado reducir la cantidad de reuniones, porque pueden consultar el estado del trabajo en cualquier momento. Y como Asana se integra con otras herramientas que usan, el equipo ya no pierde tiempo buscando información. Chris está tranquilo porque sabe que los presupuestos de TI siempre están al día y toda la información relevante se encuentra en un mismo lugar. Así, ahorra tiempo y dinero.

“Asana me permite entender mejor los costos del equipo todos los días, porque la información está siempre donde la necesito y es muy fácil actualizarla en caso de que algo cambie”.
- Chris Schmalz, gerente de TI

C40 tiene grandes planes para el año próximo. Piensa transformarse en una organización más integrada, en la que trabajen juntos varios departamentos a la vez; tanto desde el punto de vista de las herramientas de uso interno como con respecto al trabajo que se hace en todo el mundo para combatir el cambio climático. En la organización se espera mejorar mediante los flujos de trabajo conjuntos entre varios equipos y las conexiones internas con la ayuda de Asana, para lograr resultados favorables más rápido y con mayor eficiencia, en la lucha contra el cambio climático.