Como empresa pequeña que gestiona un gran volumen de proyectos complejos, necesitábamos una forma de manejar esa complejidad. Con Asana, nuestros equipos pueden acceder exactamente a lo que necesitan en cientos de proyectos, para que todos sepan qué hacer y para cuándo, y así mantener nuestros lanzamientos encaminados.

Katie Sissons, gerente sénior de Programas

Impulsar la eficiencia y la alineación entre proyectos

Con un enfoque en el desarrollo de productos innovadores de belleza y bienestar, Beauty Pie gestiona más de 100 desarrollos de productos nuevos (NPD) y 50 mejoras de productos existentes (EPD) cada año. Para optimizar sus procesos y crecer mejor, recurrieron a Asana para agilizar los flujos de trabajo y centralizar la información entre los equipos.

Al crear plantillas para los procesos, proporcionar una visibilidad clara de las responsabilidades y consolidar las herramientas, Asana permite que los equipos de más de 12 funciones de la empresa, como Desarrollo de Productos, Operaciones, Merchandising en el sitio y Marketing, colaboren sin problemas. Asana simplifica los proyectos complejos e interdisciplinarios, lo que ayuda a los equipos a gestionar las cargas de trabajo y las responsabilidades, mantiene a las partes interesadas alineadas y brinda al liderazgo análisis de datos en tiempo real para mantener los proyectos al día. Con Asana como base para la eficiencia, Beauty Pie puede crecer mientras mantiene altos estándares de calidad e impulsa la innovación en el ámbito de la belleza y el bienestar.

Promover la adopción de Asana

Beauty Pie tenía una visión clara de cómo quería que una plataforma de gestión del trabajo respaldara sus complejos lanzamientos de productos y proyectos interdisciplinarios. Después de identificar ineficiencias en el seguimiento del progreso, tenían claro que necesitaban una herramienta escalable e intuitiva para simplificar los procesos y gestionar los cientos de tareas e interdependencias involucradas en cada proyecto. Después de evaluar las opciones, eligieron a Asana por su capacidad para agilizar la gestión interdisciplinaria, asignar tareas y gestionar las cargas de trabajo, así como por la capacidad de alojamiento de tareas en varios proyectos de la plataforma, que les permite dar seguimiento a las interdependencias entre los proyectos.

Para garantizar una transición sin inconvenientes, Beauty Pie se asoció con la empresa de consultoría digital Generation Digital. La firma ayudó a identificar a los impulsores del equipo para impulsar la adopción de Asana y guio a Beauty Pie a través de la gestión del cambio, estableciendo las Mejores prácticas para la capacitación y la comunicación, y liderando una auditoría de datos para transferir los procesos relevantes. Hoy en día, con más de 200 usuarios en equipos como marketing, creativo, operaciones, gestión de proyectos, merchandising en el sitio y liderazgo, Asana es esencial para la forma en que Beauty Pie gestiona los proyectos, ya que impulsa la colaboración y la claridad en todos los departamentos.

Una vez que incorporamos Asana, designamos impulsores en toda la empresa para liderar la implementación. Rápidamente se entusiasmaron con la plataforma y ayudaron a sus equipos a ver los beneficios. Ha sido excelente ver a personas clave asumir la responsabilidad y reconocer el valor para sus Equipos.

Rose Dyer, directora global de Cartera de Proyectos y ESG

Coordinar proyectos complejos y lanzamientos de productos

El equipo de desarrollo de productos de Beauty Pie gestiona más de 100 lanzamientos de productos cada año. Dado que cada lanzamiento abarca de 12 a 24 meses y requiere la colaboración entre equipos como Regulatorio, Cadena de Suministro, Calidad, Embalaje y Marketing, mantener a todos alineados puede ser un desafío. Para agilizar el proceso, Beauty Pie recurrió a Asana para gestionar todo el ciclo de vida del lanzamiento.

Antes de Asana, Beauty Pie carecía de flujos de trabajo estandarizados, lo que dificultaba mantener los lanzamientos al día. Ahora, Asana proporciona la claridad y la estructura que los equipos necesitan para colaborar de manera efectiva y cumplir con las fechas límite. La flexibilidad de la plataforma permite a los jefes de proyecto estandarizar los procesos y, al mismo tiempo, ajustar los flujos de trabajo para que se adapten a las necesidades únicas de cada proyecto.

Los flujos de trabajo estandarizados mejoran la eficiencia de los proyectos

• Las plantillas personalizables de Asana brindan a cada lanzamiento de producto una estructura consistente, lo que ayuda a los equipos a gestionar las tareas repetibles a lo largo de todo el ciclo de vida del lanzamiento.

• Los jefes de proyecto pueden ajustar los flujos de trabajo según sea necesario y, al mismo tiempo, beneficiarse de la consistencia de los procesos estandarizados, lo que reduce el trabajo inicial.

• Cada tarea tiene un encargado asignado, por lo que todos saben exactamente de qué son responsables y para cuándo deben hacerlo, lo que mantiene los proyectos en el camino correcto y garantiza que se cumplan las fechas límite.

• Cada equipo también tiene su propio Tablero de tareas de lanzamiento, por lo que cuando un miembro del equipo está ausente, otro puede hacerse cargo fácilmente del trabajo asignado sin que se pierda.

La visibilidad de los hitos clave mantiene los proyectos en el camino correcto

• Los equipos dan seguimiento a los hitos clave y las dependencias para todos los lanzamientos de productos en Asana, lo que brinda tanto al liderazgo como a los colaboradores visibilidad en tiempo real del estado del proyecto.

• Los campos personalizados, como las categorías de productos y la priorización, ayudan a los equipos a identificar rápidamente las tareas de alta prioridad, lo que les permite centrarse en el trabajo crítico y lanzar los productos al mercado a tiempo.

La flexibilidad de Asana nos ha permitido, como empresa en crecimiento, aprovechar los procesos existentes sin tener que empezar de cero cada vez.

Katie Sissons, gerente sénior de Programas

Mejorar la visibilidad y la colaboración

Con varios Equipos trabajando en proyectos a la vez, Beauty Pie necesitaba una mejor visibilidad de las responsabilidades. La funcionalidad de alojamiento de tareas en varios proyectos de Asana hace que sea más fácil para equipos como el de Asuntos Regulatorios, Cadena de Suministro, Calidad y Marketing centrarse en sus tareas específicas dentro de proyectos de lanzamiento de productos más grandes, lo que mejora la responsabilidad y ayuda a los equipos a mantenerse centrados en sus prioridades.

El alojamiento de tareas en varios proyectos simplifica la responsabilidad de las tareas

• Los equipos utilizan el alojamiento de tareas en varios proyectos para ver sus tareas en todos los proyectos sin sentirse abrumados por el trabajo no relacionado. 

• Con los tableros de proyectos dedicados, los equipos pueden ver todas sus tareas relevantes en un solo lugar, lo que facilita la gestión de las fechas límite y evita los cuellos de botella.

La visibilidad clara mejora la gestión de recursos

• Asana brinda a los equipos una visión clara de los cronogramas y las dependencias de los proyectos, lo que los ayuda a detectar los obstáculos con anticipación. Si los retrasos en una etapa amenazan un lanzamiento, los equipos pueden adaptarse rápidamente para mantenerse al día.

• Los Equipos más pequeños que trabajan en varios proyectos pueden gestionar su carga de trabajo en una sola vista, lo que reduce la confusión y garantiza que nada se pase por alto. 

Las integraciones fluidas mejoran la colaboración

• Las integraciones con herramientas como Slack, Google Drive, Zendesk y Jira Cloud permiten a Beauty Pie conectar su tecnología existente directamente a Asana.

• Los equipos pueden comunicarse en tiempo real, compartir documentos y gestionar tareas desde un lugar central, lo que reduce el cambio de aplicaciones y mejora la colaboración entre equipos.

Probamos otra herramienta para nuestro proceso de lanzamiento, pero parecía más una hoja de cálculo elegante. No era ideal para dar seguimiento al estado del proyecto o asignar tareas entre los equipos. Una vez que incorporamos Asana, quedó claro que ya no necesitábamos la otra herramienta. Asana nos dio la visibilidad y la claridad que necesitábamos.

Rose Dyer, directora global de Cartera de Proyectos y ESG

Mejora de la gestión de riesgos y portafolios

Además de gestionar los lanzamientos de productos, Beauty Pie usa Asana para hacer seguimiento de los riesgos del proyecto, gestionar las iniciativas clave y comunicar los posibles problemas a todos los equipos. Con informes de estado semanales y análisis de datos en tiempo real, Asana brinda a las partes interesadas una visibilidad clara de los proyectos importantes, lo que les permite ver el progreso de un vistazo e informar las actualizaciones a los directivos sénior. Al dar seguimiento a los riesgos y al estado del proyecto en un solo lugar, Beauty Pie aborda rápidamente los posibles problemas, mantiene a los equipos alineados y minimiza las interrupciones.

El seguimiento centralizado de los riesgos ayuda a los líderes a responder con anticipación

• Cada proyecto tiene una sección dedicada a los riesgos donde los equipos registran los riesgos potenciales, incluidos detalles clave como la causa, el efecto, las estrategias de mitigación, la probabilidad y el impacto.

• Con la funcionalidad de reglas de Asana, los riesgos se alojan automáticamente en varios lugares en un registro maestro de riesgos, lo que brinda a las partes interesadas visibilidad de todos los riesgos del proyecto sin saturar los planes individuales.

• El registro maestro de riesgos permite al liderazgo sénior evaluar fácilmente los riesgos, lo que garantiza que los problemas críticos se identifiquen y aborden con anticipación.

La gestión de portafolios agiliza la toma de decisiones

• Asana ayuda a Beauty Pie a gestionar todo su portafolio de proyectos clave, con el seguimiento del estado de cada proyecto y la presentación de informes a las partes interesadas mediante actualizaciones de estado integradas.

• Los campos personalizados, como los niveles de riesgo y la prioridad del proyecto, permiten a los equipos evaluar rápidamente el estado del proyecto e identificar los desafíos que podrían afectar los cronogramas o los entregables.

• Las partes interesadas pueden ver los datos de progreso y riesgo en un solo lugar, lo que mantiene al liderazgo alineado y garantiza que las decisiones se tomen en función de la información en tiempo real.

Nuestro registro de riesgos a nivel de portafolio muestra todos los riesgos en todos los proyectos, lo que brinda a las partes interesadas clave una visibilidad completa en un solo lugar. Cuando se marca un riesgo, se agrega automáticamente al registro, para que nada se pase por alto y los planes del proyecto se mantengan ordenados.

Rose Dyer, directora global de Cartera de Proyectos y ESG

Adentrarse en el futuro de la belleza con el trabajo conectado

Con Asana impulsando su éxito operativo, Beauty Pie está preparada para un crecimiento seguro y sostenible. Como ganadora del Tech Visionary Award de Asana, planea seguir impulsando la innovación al aprovechar la IA para automatizar tareas y reducir errores, lo que libera a los equipos para que se centren en el trabajo de alto valor.

Al integrar el análisis de datos impulsado por IA y el análisis predictivo, Beauty Pie continuará optimizando la gestión de proyectos, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos y fomentando una colaboración más sólida entre los equipos. A medida que expanden su uso de Asana, prevén establecer un nuevo estándar de eficiencia y colaboración en toda la organización, mostrando lo que es posible cuando el trabajo está verdaderamente conectado.