La gama de lujo de maquillaje fácil, moderno y “para usar en cualquier lugar” de Trinny London se ha abierto camino en los neceseres de todo el mundo. En solo cuatro años, la empresa ha crecido hasta tener más de 170 empleados. Sin embargo, esta increíble trayectoria generó inquietudes sobre cómo mantener este nivel de crecimiento a largo plazo con la captación de nuevos clientes.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, las personas pueden ahorrar seis horas y cinco minutos cada semana solo gracias a la mejora de los procesos. Trinny London decidió implementar una nueva herramienta de estilo Kanban e inmediatamente le resultó más fácil ver las tareas, dar seguimiento al progreso e identificar las dependencias funcionales. Pero esto generó un nuevo problema: el exceso de comunicación. “Las bandejas de entrada de las personas estaban inundadas de notificaciones”, explicó Shannon.

Trinny London decidió evaluar más herramientas de gestión del trabajo, al darse cuenta de que necesitaba algo con una sólida automatización que tuviera todas las funciones que necesitaba listas para usar. “Necesitábamos un sistema más sofisticado, algo que funcionara como una hoja de cálculo, pero con una vista en tiempo real y notificaciones automáticas, y que no abrumara a las personas”, dijo Shannon.

Asana cumplía con todos los requisitos

Los equipos de Asana y Trinny London comenzaron la implementación con un solo caso de uso: ayudar con los lanzamientos de productos. Jemima Childs, coordinadora de producción de video, dijo: “Asana hizo que el proceso fuera muy claro. Parecía que todos sabían en qué punto estaban y qué tenían que hacer”. Shannon continuó: “Si no estoy con mi computadora portátil, me mantengo al tanto de las notificaciones a través de la integración con Slack. Todo está en un solo lugar, así que no tengo que lidiar con un montón de emails cuando vuelvo a mi computadora”.

Probar las capacidades de Asana poco a poco hizo que la implementación fuera más sencilla. Pero la satisfacción del equipo no se debió únicamente a cómo Asana mejoró la gestión del trabajo, sino que también se extendió a todos los pequeños detalles. “Me gusta cómo puedes mostrar reconocimientos a tus colegas mediante emojis. Es muy motivador y marca una gran diferencia”, dijo Jemima.

La base adecuada

“Cuando usábamos nuestra hoja de cálculo inicial y la herramienta de estilo Kanban, siempre estábamos persiguiendo a las personas para obtener actualizaciones. La carga de trabajo se duplicaba en lugar de reducirse a la mitad”, dijo Jemima. Sin embargo, la claridad que ofrece Asana para crear briefs de nuevos anuncios, organizarlos y registrar los comentarios ha permitido a Trinny London mejorar el trabajo de sus empleados, una inversión que, según el Índice de la anatomía del trabajo, más de un cuarto de los trabajadores desearían que sus empleadores hicieran para fomentar una mejor colaboración. “Mi función favorita es la posibilidad de agregar una tarea a varios tableros. De esta manera, solo tenemos que comunicarnos en una tarea y es visible en todas partes. Esto ha sido un gran cambio para nosotros”, dijo Shannon.

Trinny London usa Asana para optimizar su inversión publicitaria. Como explicó Demi Mistry, coordinadora de redes sociales pagas, “Antes, era muy difícil saber dónde estaba todo y combinar las imágenes correctas con el texto correcto. Asana me brinda una visibilidad completa del propósito, la descripción, los enlaces y los recursos relacionados de cada anuncio, así como del estado de progreso y los próximos pasos. Asana nos ayuda a subir el contenido al administrador de anuncios de Facebook y a probarlo más rápido. Cuando sabemos qué funciona, podemos crear más briefs y mejorar el retorno sobre las ventas”.

Ejecución impecable

Asana también permite a Trinny London alinear sus equipos interdisciplinarios que impulsan la captación de nuevos clientes a medida que la empresa madura.

Los tableros centralizados y compartidos ofrecen una vista única de todas las tareas, con actualizaciones de estado claras y colaboradores involucrados en un proyecto cuando es necesario. “Como trabajamos con todos los equipos de Marketing, Asana es ideal para gestionar todas las tareas. Tenemos cuatro tableros exclusivos para sesiones de fotos: uno para organizar las sesiones, otro para el retoque, otro para el contenido editorial y otro para el diseño adicional”, dijo Penny Bavister, coordinadora de Operaciones de Diseño. “Para mantenernos al día, establecí una regla para que, cuando una tarea se marque como finalizada, se mueva automáticamente al siguiente tablero. Si falta algo, otra regla cambia su estado a uno inferior y la devuelve al tablero anterior para seguir trabajando en ella”.

Shannon comentó: “Asana nos ha ayudado a automatizar el proceso de aprobación de comentarios, lo que definitivamente aceleró las cosas y aclaró todo”.

Además, el Índice de la anatomía del trabajo reveló que la mayoría de los trabajadores solo pueden dedicar el 14 % de su tiempo a la estrategia prospectiva, y Trinny London considera que Asana le brindó una gran oportunidad. “Mi función anterior ahora se desempeña por sí sola”, explicó Shannon. “Asana me ha dado más tiempo para trabajar en la planificación de alto nivel y planificar los próximos lanzamientos y proyectos”.

Resultados visibles

Uno de los principales KPI del equipo de producción de videos era aumentar el tiempo de visualización de un minuto en todo el contenido de video del sitio web y de YouTube. Esto anima a más espectadores a dar “Me gusta” y suscribirse, lo que, en última instancia, impulsa los ingresos. “Para recibir briefs de videos nuevos, le pedimos al equipo editorial que complete un formulario de Asana, lo que crea una tarea en el tablero de producción de videos. Luego, tengo una lista visual de solicitudes, por lo que es más fácil evaluar las cargas de trabajo y el estado de los diferentes activos, antes de asignar el brief al equipo de diseño o de redacción”, explicó Jemima.

Anteriormente, las solicitudes entrantes se gestionaban por email y, debido al volumen, a menudo se pasaban por alto algunas acciones o había problemas de comunicación, una de las principales consecuencias del agotamiento según el Índice de la anatomía del trabajo. Ahora, el 99 % de la comunicación interna pasa por Asana. Además, las personas sienten responsabilidad por las tareas que se les asignan, pueden acceder a la información que necesitan y sienten que pueden influir en el resultado de su trabajo, lo que las motiva a asumir la responsabilidad. Como comentó Jemima, “Asana nos ha dado una forma de gestionar mejor las cargas de trabajo”.

Preparada para el éxito

Con Asana integrada en el ritmo del negocio, Trinny London ahora cuenta con la plataforma adecuada para escalar y diversificarse, de modo que siga siendo relevante para los futuros clientes. “Durante el próximo año, nos centraremos en aumentar nuestra presencia en los mercados en crecimiento, incluidos EE. UU., Alemania y Canadá”, dijo Demi. “Asana será de gran ayuda para organizar los lanzamientos en los nuevos países, así como para mantener el funcionamiento normal del negocio”.

Trinny London ahora confía en su capacidad para adquirir clientes nuevos a largo plazo, porque Asana le brinda al equipo la plataforma que necesita para gestionar y ejecutar el trabajo de manera impecable.