Trinny London perfecciona la captación de nuevos clientes con Asana

La marca de maquillaje fácil de lujo, moderno y “para cualquier ocasión” de Trinny London ha llegado a neceseres de todo el mundo. En solo cuatro años, la empresa ha crecido hasta contar con más de 170 empleados. Sin embargo, esta increíble trayectoria generó preocupaciones sobre cómo mantener este nivel de crecimiento a largo plazo con la captación de nuevos clientes.

En las industrias de consumo, las redes sociales son fundamentales para construir una comunidad de personas que sientan afinidad con la marca, y Trinny London no es la excepción. Para crear contenido increíble a fin de atraer a nuevos clientes, Trinny London necesita ejecutar una operación altamente interdisciplinaria. Al igual que muchas empresas emergentes, primero utilizó herramientas básicas para gestionar sus proyectos y campañas. “Teníamos una hoja de cálculo gigantesca en la que intentábamos catalogar todo el contenido y vincularlo entre los equipos”, dijo Shannon O'Hara, productora. “Las hojas de cálculo nos dieron una visión general, pero requerían mucho trabajo manual para mantenerlas actualizadas”. Tenía que haber una mejor solución

Según el Índice de la anatomía del trabajo, las personas pueden ahorrar seis horas y cinco minutos cada semana solo al mejorar los procesos. Trinny London decidió implementar una nueva herramienta de estilo Kanban. Inmediatamente fue más fácil ver las tareas, realizar un seguimiento del progreso e identificar las dependencias funcionales. Pero esto generó un nuevo problema: el exceso de comunicaciones. “Todas las bandejas de entrada se llenaron de notificaciones”, explicó Shannon.

Trinny London decidió evaluar más herramientas de gestión del trabajo. Se dio cuenta de que necesitaba una con verdaderas funciones de automatización y características listas para usar. “Necesitábamos un sistema más sofisticado, uno que funcionara como una hoja de cálculo, pero con visibilidad en tiempo real y notificaciones automáticas; todo esto sin abrumar a las personas”, dijo Shannon.

Asana cumplía con todos los requisitos

Los equipos de Asana y Trinny London comenzaron la implementación con un solo caso de uso: ayudar con los lanzamientos de productos. Jemima Childs, coordinadora de producción de videos, dijo: “Asana hizo que el proceso fuera muy claro. Parecía que todos sabían dónde estaban y qué tenían que hacer”. Shannon continuó: “Si no estoy en mi computadora, me mantengo al día con las notificaciones a través de la integración con Slack. Todo está en un solo lugar, así que no es necesario revisar mis emails cuando vuelvo a mi escritorio”.

Probar las capacidades de Asana a pequeña escala simplificó la implementación. Sin embargo, la satisfacción del equipo no solo se atribuyó a cómo Asana mejoró la gestión del trabajo, sino que se extendió a todos los pequeños detalles. “Me gusta poder reconocer el trabajo de mis colegas a través de emojis. Es muy motivador y marca una gran diferencia”, dijo Jemima.

La base correcta

“Cuando usábamos nuestra hoja de cálculo inicial y la herramienta estilo Kanban, siempre era necesario perseguir a las personas para saber en qué estado se encontraba el trabajo. Se duplicaba la carga de trabajo en lugar de reducirla”, dijo Jemima. Sin embargo, la claridad de Asana para obtener información sobre nuevos anuncios, organizarlos y registrar los comentarios permitió a Trinny London mejorar el trabajo de sus empleados, una inversión que, según el Índice de la anatomía del trabajo, más de una cuarta parte de los trabajadores desearían que sus empleadores hicieran para lograr una mejor colaboración. “Mi función preferida es la posibilidad de agregar una tarea a varios tableros. De esta manera, la comunicación ocurre en una única tarea, pero puede verse en todas partes. Esto ha sido un punto de inflexión para nosotros”, dijo Shannon.

Trinny London usa Asana para mejorar su inversión publicitaria. Como explicó Demi Mistry, coordinadora de redes sociales de pago, “Antes, era muy difícil encontrar dónde estaba todo o saber qué imágenes se debían usar con qué texto. Con Asana conocemos exactamente el propósito, la descripción, los enlaces y los activos relacionados de cada anuncio, así como el estado del progreso y los próximos pasos. Asana nos ayuda a cargar el contenido en el administrador de anuncios de Facebook y a probarlo más rápido. Cuando sabemos qué funciona, podemos incluir más información y mejorar el rendimiento de las ventas”.

Ejecución impecable

Asana también permite a Trinny London alinear a los equipos interdisciplinarios que impulsan la captación de nuevos clientes a medida que el negocio crece.

Los tableros centralizados y compartidos proporcionan una vista única de todas las tareas, con actualizaciones de estado claras y colaboradores que se incorporan a los proyectos cuando es necesario. “Debido a que trabajamos con todos los equipos de marketing, Asana es ideal para gestionar todas las tareas. Tenemos cuatro tableros exclusivos para las sesiones de fotos: uno para organizar las sesiones, otro para los retoques, otro para la edición y otro para las tareas de diseño adicionales”, dijo Penny Bavister, coordinadora de Operaciones de Diseño. “Para mantenernos encaminados, creé una regla para que cuando una tarea se marque como finalizada, se mueva automáticamente al siguiente tablero. Si falta algo, otra regla cambia su estado y la devuelve al tablero anterior para que se siga trabajando en ella”.

Shannon comentó: “Asana nos ayudó a automatizar el proceso de aprobación de comentarios, lo que definitivamente agilizó el trabajo e hizo que todo fuera más claro”.

Además, el Índice de la anatomía del trabajo reveló que la mayoría de los trabajadores solo pueden dedicar el 14 % de su tiempo a la estrategia prospectiva, y Trinny London cree que Asana representa una gran oportunidad. “Mi trabajo anterior ahora funciona por sí solo”, explicó Shannon. “Asana me ha dado más tiempo para centrarme en la planificación de alto nivel, mirar hacia adelante y enfocarme en futuros lanzamientos y proyectos”.

Resultados visibles

Un KPI clave del equipo de producción de videos era aumentar los tiempos de visualización de un minuto en todo el sitio web y el contenido en video de YouTube. Esto alienta a más espectadores a “dar me gusta y suscribirse”, lo que en última instancia genera ingresos. “Para crear nuevos briefs en video, le pedimos al equipo editorial que complete un formulario de Asana, el cual crea una tarea en el tablero de producción de videos. De este modo, tenemos una lista visual de solicitudes, que hace que sea más fácil evaluar las cargas de trabajo y el estado de los diferentes activos, antes de asignar el brief al equipo de diseño o redacción”, explicó Jemima.

Antes, las solicitudes entrantes se gestionaban por email, y el volumen era tal que a menudo se pasaban por alto acciones o había problemas de comunicación, uno de los principales resultados del agotamiento según el Índice de la anatomía del trabajo. Ahora, el 99 % de la comunicación interna pasa por Asana. Además, las personas se sienten responsables de las tareas que se les asignan, pueden acceder a la información que necesitan y saben que pueden influir en el resultado de su trabajo, lo que las motiva a asumir la responsabilidad. Como comentó Jemima, “Asana nos ha dado una manera de gestionar mejor las cargas de trabajo”.

Preparados para el éxito

Con Asana integrada en el ritmo del negocio, Trinny London ahora tiene la plataforma adecuada para crecer y diversificarse, y seguir siendo relevante para los futuros clientes. “Durante el próximo año, la atención se centrará en aumentar nuestra presencia en los mercados en crecimiento, lo que incluye EE. UU., Alemania y Canadá”, dijo Demi. “Asana será de gran ayuda para organizar los nuevos lanzamientos en estos países, así como para mantener el negocio como siempre”.

Trinny London ahora confía en su capacidad para adquirir nuevos clientes a largo plazo, porque Asana le brinda al equipo la plataforma que necesita para gestionar y ejecutar el trabajo sin problemas.