Parfums Christian Dior incorpora fragancias nuevas en el mercado mucho más rápido gracias a Asana

¿Qué tienen en común Charlize Theron, Natalie Portman y Robert Pattinson? Bueno, además de ser algunas de las estrellas más famosas sobre el planeta, todos han sido la cara de alguna de las fragancias de la Casa de Parfums Christian Dior. Desde el lanzamiento del primer perfume en 1947, la Casa ha sido reconocida por lo visionario de su marca y lo atemporal de sus productos. Actualmente, es parte de la familia LVMH, el grupo de lujo más grande del mundo.

Cuando el departamento de Marketing de Parfums Christian Dior decide crear una fragancia nueva, los equipos responsables de la planificación y los procesos asumen juntos el compromiso de ocuparse del recorrido completo desde el inicio hasta el lanzamiento al mercado. Thibault Delavault, gerente de Planificación y Procesos de Marketing, se encuentra a la cabeza del equipo que coordina el trabajo de más de 350 empleados de distintos departamentos. Es quien se ocupa de que todos cumplan sus hitos. La planificación y los procesos son el eje que atraviesa a todos, a los responsables de los envases, las ventas, la Investigación y Desarrollo, los Asuntos Legales, la publicidad y mucho más.

Antes de que el equipo de Thibault empezara a usar Asana, dependían de complicadas hojas de cálculo para dar seguimiento a la información y a los estados. Ingresaban la información de forma manual, la extraían para enviarla por email y después volvían a ingresar las actualizaciones de forma manual. Por ejemplo, si esperaban que alguien aprobara un conjunto de fotografías, tenían que acordarse de enviar un email pidiéndolo. Estos ciclos podían fácilmente causar una demora de una semana.

Thibault se dio cuenta de que dedicaba la mitad de su tiempo a verificar información en hojas de cálculo. Trabajaba principalmente con los “pormenores del trabajo”, en vez de ocuparse de la planificación estratégica o las actividades calificadas. Según el Índice de la anatomía del trabajo, para el que se encuestó a trabajadores del conocimiento de diferentes empresas, alrededor de un 60 % del tiempo se dedica a la coordinación del trabajo. Y es una pérdida engañosa de tiempo, poco visible, porque la mayoría de nosotros, según la encuesta, creemos que dedicamos solamente un 35 % del tiempo a esas tareas.

No cabía duda de que Parfums Christian Dior debía dejar de ingresar la información de forma manual y debía buscar una herramienta de gestión del trabajo que acelerara sus procesos.

La recomendación de Givenchy Parfums

Thibault habló con gente de Givenchy Parfums, otra Casa de LVMH, que adoptó Asana para transformar los procesos de desarrollo y lanzamiento de sus perfumes y productos cosméticos. El equipo de Planificación y Desarrollo de Givenchy Parfums gestiona hasta 80 proyectos a la vez y coordina a 200 empleados en 19 funciones diferentes. Descubrieron que Asana es fácil de usar y pudieron reducir los emails innecesarios y las reuniones sobre actualizaciones de estado, vencimientos y requisitos, porque ahora la información estaba toda en un mismo y único lugar. Asana colaboró para que Givenchy pudiese lanzar en 2018 una reformulación de su fragancia insignia, L’Interdit, en aproximadamente 120 países.

Thibault notó que con Asana podría unir a muchos de los departamentos de Dior y, a la vez, Asana sería lo suficientemente flexible como para poder adaptarla a los distintos flujos de trabajo, tanto a los de publicidad como los de redes sociales o de análisis de productos. También serviría para que los ejecutivos de la empresa vieran la suficiente cantidad de detalle necesaria como para entender cuál es el flujo y el estado de un proyecto sin tener que recurrir a la microgestión. Además, el personal de Dior es joven y dinámico, así que para Thibault también era muy importante que Asana contara con una aplicación móvil intuitiva y divertida.

Los empleados que representan la Generación Z prefieren mantenerse alejados de los emails y las hojas de cálculo. Por el contrario, Asana es divertida, lo que ayudará a que Dior se transforme en un empleador más atractivo para los jóvenes que quieren un entorno digital con las herramientas que necesitan para trabajar mejor.”

Trabajamos con Servicios Profesionales de Asana para preparar el flujo perfecto de trabajo

El equipo de Thibault y el de Servicios Profesionales de Asana trabajaron juntos durante la transición a la plataforma para asegurarse de que los flujos de trabajo quedasen preparados para funcionar bien por mucho tiempo más. Los miembros del equipo de Asana pasaron una semana con Parfums Christian Dior en sus oficinas de París para brindar capacitaciones presenciales, con proyectos de lanzamientos reales de fragancias.

Primero, hicieron una prueba piloto en Asana con un grupo reducido de miembros del equipo; después la ampliaron al resto y desarrollaron todos los perfumes en la plataforma. A continuación, incorporaron los productos de maquillaje y cuidado de la piel y, en muy poco tiempo, todos los desarrollos de productos y publicidad se empezaron a producir en Asana.

Desarrollar un perfume no es lo mismo que desarrollar un producto para el cuidado de la piel. Tampoco es lo mismo desarrollar un producto que una publicidad. Necesitábamos una herramienta que se pudiese ajustar a todas las opciones y con Asana logramos la transformación perfecta a partir de las hojas de cálculo y todo el trabajo que ya se había creado.”

Los departamentos trabajan en estrecha colaboración gracias a la transparencia

El equipo encargado de la planificación y los procesos ahora gestiona las actualizaciones de estado, las notas de los proyectos y los plazos en un solo lugar: Asana. No hay necesidad de buscar en las hojas de cálculo, molestar a los colegas pidiendo actualizaciones ni buscar archivos en las carpetas compartidas porque ahora todo está conectado con la tarea correspondiente en Asana. Gracias al tiempo que se ahorra, el equipo tiene más disponibilidad para avanzar con los productos y enfocarse en hacer el trabajo que les encanta. Y Thibault puede dedicarse a pensar en proyectos interesantes en lugar de en la información que tiene que buscar para proporcionársela al equipo.

También hay mucha más transparencia en todo el equipo, y eso permite que los distintos departamento trabajen sincronizados. El equipo de Operaciones, por ejemplo, ahora puede ver lo que ocurre durante el desarrollo de una fórmula, y el equipo de desarrollo digital ahora sabe qué sucede durante la promoción comercial. Sencillamente, es mucho más fácil trabajar con objetivos comunes. Mientras tanto, el equipo directivo obtiene una descripción completa de todo lo que sucede en la empresa.

Las aprobaciones también son mucho más fáciles. Solo basta con hacer clic en la aplicación móvil de Asana. Las tareas ya no se pasan por alto y todos saben quién hace qué, algo que, en definitiva, resulta en un lanzamiento mucho más rápido de los productos Parfums Christian Dior en el mercado.

Es bueno contar con diferentes vistas en Asana: las vistas detalladas son útiles para el equipo, mientras que con las vistas de alto nivel, el equipo directivo puede ver todos los proyectos de la marca al mismo tiempo.”

Desarrollamos el futuro de las fragancias y los cosméticos en Asana

El equipo se prepara para trasladar gran parte de sus flujos de trabajo a Asana durante el 2021. También tienen planeado producir Paneles e Informes de progreso en Asana a través de una integración con Power BI. A medida que el equipo avanza con las innovaciones en los nuevos flujos y procesos con el espíritu emprendedor de Christian Dior, su Casa no cesa de brindar productos no solo a las estrellas de cine más glamorosas, sino al mundo entero.