Wie ein Medienunternehmen mit AI Studio manuelle Zeit einspart und die Zusammenarbeit verbessert

Das Medienunternehmen We Are Era, das zur RTL Group (Bertelsmann) gehört, ist Europas führende Studio- und Talentagentur, die in Bereichen wie Talentmanagement, Produktion digitaler Inhalte und Branded Entertainment tätig ist und Communities auf allen Plattformen erreicht.

Um die hohe Qualität ihrer Projekte auch bei steigender Nachfrage sicherzustellen, setzt das Unternehmen auf klar strukturierte Prozesse und moderne Tools. Schon vor dem Einsatz von KI war Asana bei We Are Era fest im Arbeitsalltag integriert, mit über 400.000 Aufgaben und einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 90 Tagen pro Jahr. Nun hat We Are Era ihre Prozesse noch einmal deutlich verbessert, durch die Integration von Asana AI Studio. Das Ziel: Routinen automatisieren und die interne wie externe Zusammenarbeit optimieren.

Wie genau We Are Era zusammen mit dem AI Studio diese Schritte umgesetzt hat, erfahren Sie hier.

Warum We Are Era auf Automatisierung setzt

Als Agentur mit vielen parallel laufenden Projekten und funktionsübergreifenden Teams war die Belastung durch manuelle Aufgaben trotz der bereits etablierten Prozesse weiterhin hoch. Follow-ups, Vertragsabstimmungen und Statusberichte kosteten wertvolle Zeit und führten immer wieder zu Reibungsverlusten, intern und extern.

Gemeinsam mit der COO analysierte Laura Heidkamp, wo die größten Hebel für Effizienzgewinne liegen. Das Ziel war es, Prozesse gezielt zu vereinfachen, mit einem messbaren Nutzen: mehr Zeit für kreative Arbeit, weniger Reibung durch repetitive Aufgaben.

Diese 3 Prozesse konnte We Are Era mit dem AI Studio optimieren

Die folgenden drei Praxisbeispiele sollen zeigen, wie We Are Era das AI Studio in bestehende Workflows integrieren konnte, vom Vertrieb bis hin zum Onboarding - mit klarem Fokus auf Effizienz, Klarheit und Zeitgewinn

1. Zeit einsparen und Deals absichern durch automatisierte Follow-Ups

In einem stark projektgetriebenen Umfeld ist es für We Are Era entscheidend, neue Geschäftsmöglichkeiten effizient zu identifizieren und schnell darauf zu reagieren. Doch der Abstimmungsaufwand im Vertrieb war hoch: Wöchentlich kamen bis zu 15 Personen aus Sales, Account Management und Kampagnenplanung zusammen, um offene HubSpot-Deals zu besprechen.

Diese Treffen kosteten nicht nur über 1.000 Euro pro Woche, sondern blockierten auch wertvolle Zeit mit dem Risiko, dass potenzielle Abschlüsse durch Verzögerungen verloren gingen.

Mit dem AI Studio wurde dieses Problem durch einen intelligenten Reminder-Workflow gelöst: Sobald ein Deal zu lange unbearbeitet bleibt oder ein Fälligkeitsdatum näher rückt, erinnert die KI automatisch an ein Update. Das Ergebnis:

• Reduktion der Frequenz der Meetings von wöchentlich auf monatlich

• Klarere Verantwortlichkeiten im Tool selbst

• Entlastung des Teams und höhere Aktualität der Daten

Dieser aktualisierte AI Studio-Workflow reduzierte die Kosten für das teure Meeting, verbesserte die Transparenz und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und verringerte das Risiko, dass sich Verkaufsabschlüsse verzögern.

2. Onboarding- und Vertragsprozesse vereinfachen - für reibungslose Abläufe

We Are Era betreut täglich eine Vielzahl von Creatorn und ist verantwortlich für deren reibungsloses Onboarding sowie die vertragliche Abwicklung. Zu den wiederkehrenden Aufgaben zählen unter anderem das Einholen von Unterlagen, das Anlegen von Aufgaben für Teammitglieder und das Nachfassen bei offenen Punkten. 

Vor der Umstellung auf Asana AI Studio bedeutete das: Aufgaben manuell anlegen, Informationen zusammensuchen und Erinnerungen über Microsoft Teams verschicken - mit dem Risiko, dass Schritte vergessen oder nicht dokumentiert werden.

Mit dem AI Studio von Asana wurde ein formbasierter Intake-Prozess entwickelt:

1. Das Formular sammelt alle relevanten Informationen.

2. Die Aufgabe wird automatisiert mit einer personalisierten Nachricht an den Talentmanager gesendet.

3. Zudem wird eine Zuweisung per benutzerdefinierten Feldern je nach Teamzugehörigkeit durchgeführt.

Diese Automatisierung hat 1-2 Stunden pro Woche und Mitarbeiter eingespart und das Risiko von Informationsverlusten und vergessenen Schritten verringert. Jetzt sind die administrativen Details des Onboardings von Creatorn und der Bearbeitung ihrer Verträge automatisiert und leicht nachverfolgbar in Asana.

3. Stakeholder auf dem Laufenden halten - mit Statusberichten auf Knopfdruck

In einem dynamischen Agenturumfeld ist es essentiell, dass Führungskräfte, Projektteams und externe Stakeholder jederzeit den Überblick behalten. Nur so lassen sich Kapazitäten sinnvoll planen, Prioritäten richtig setzen und Entscheidungen fundiert treffen, ohne Reibungsverluste durch endlose Rückfragen oder manuelles Reporting. 

Früher bedeutete das für We Are Era: Statusberichte manuell aufbereiten, E-Mails schreiben, Update-Calls führen. Jetzt werden Projektzusammenfassungen und Ziel-Updates im passenden Stil für das Management und für die operativen Teams auf Knopfdruck erstellt.

• Der Smart Status liefert eine Executive Summary auf Knopfdruck.

• Das Feature wird vor allem für Team-Updates und Reporting genutzt.

• Die Teams erhalten nun qualitativ hochwertige Berichte, ohne selbst Zeit dafür aufwenden zu müssen.

Diese automatisierten Berichte erleichtern nicht nur die Kommunikation, sondern sorgen auch für ein einheitliches Verständnis innerhalb des Unternehmens. Besonders bei funktionsübergreifenden Projekten ist das ein klarer Vorteil, den We Are Era nutzt.

Die Ergebnisse für We Are Era: Weniger Meetings, mehr Klarheit, höhere Skalierbarkeit

Seit der Einführung von AI Studio hat sich der Arbeitsalltag bei We Are Era spürbar verändert:

• Wöchentliche Meetings reduziert: Dies gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich mehr auf strategische Themen zu fokussieren.

• Klarere Kommunikation im Tool: Die Kommunikation kann nun vermehrt zentral über Asana stattfinden, statt über mehrere Tools wie Microsoft Teams oder E-Mail.

• Weniger manuelle Aufgaben: Dadurch bleibt den Teams mehr Raum für kreative Arbeit.

• Verbesserte Kundeneinbindung. Die Workflows können direkt mit der Kundschaft in Asana geteilt werden.

Die Informationen im Projekt haben sich nicht verändert – aber die Art, wie wir mit ihnen arbeiten. Das ist der Unterschied, den AI Studio macht. ”

Hinzu kommt: Die Akzeptanz im Unternehmen für die Nutzung von Asana ist hoch. Dies ist zurückzuführen auf praxisnahe Trainings, internes Mentoring und einfach nachvollziehbare Workflows. Auch das AI Studio wird zunehmend als natürlicher Bestandteil der Arbeitsweise verstanden.

Der nächste Schritt: KI im Recruiting einsetzen

Die bisherigen Optimierungen haben We Are Era dazu motiviert, noch weitere Prozesse zu optimieren. Aktuell arbeitet das HR-Team gemeinsam mit Laura an einem weiteren AI-gestützten Workflow: der Automatisierung von Stellenanzeigen. Dies beinhaltet:

• Ein Intake-Formular für Teamleads zur Anforderung neuer Stellen und

• Einen Workflow für standardisierte, markenkonforme Ausschreibungstexte.

Das Ziel besteht darin, das Recruiting zu beschleunigen, weniger Rückfragen zu erhalten und einen einheitlichen Auftritt zu gewährleisten.

Auch hier liegt der Fokus klar auf Entlastung und Effizienz: 1 Stunde pro Woche Einsparung erhofft sich das Unternehmen von diesem Workflow. Zudem wird geplant, zukünftig die Projektkommunikation im Recruiting ausschließlich in Asana abzubilden.

Fazit: Asana AI Studio als natürliche Erweiterung erfolgreicher Strukturen

We Are Era zeigt eindrucksvoll, wie man auf Basis bewährter Prozesse mit Asana AI Studio neue Potenziale erschließt:

• Automatisierung statt Mehraufwand

• Klarheit statt Chaos

• Kreativität statt Routine

Nach der erfolgreichen Skalierung klassischer Asana-Workflows ist die Nutzung von AI Studio der logische nächste Schritt: Ein echter Produktivitäts-Booster, der sich in messbarer Zeitersparnis, klareren Workflows und verbesserter Zusammenarbeit auszahlt.

Für alle Teams, die operative Exzellenz und kreative Höchstleistungen kombinieren wollen, ist dieser Weg ein klarer Benchmark.