Wie Panacea Skincare sein Geschäft mit Asana skaliert

„Viele Unternehmen, denen es in der Anfangsphase gut geht, insbesondere solche, die einen Product-Market-Fit erreicht haben, verfügen nicht über eine solide Grundlage“, sagt Terry Lee, Gründer von Panacea Skincare, einer neuen, von koreanischer Schönheitspflege inspirierten Marke. „Dann geraten die Dinge aus dem Gleichgewicht, sei es bei der Kommunikation oder bei der Abstimmung innerhalb des Teams.“

Als Unternehmer im Herzen ist sich Terry dieser Tatsache sehr wohl bewusst.

Bevor er Panacea gründete, war Terry COO bei MeUndies, wo er Angestellter Nummer sieben war (heute sind es über 100) und dazu beitrug, den Jahresumsatz des Unternehmens von 5 Mio. US-Dollar auf 50 Mio. US-Dollar zu steigern. Was war ein entscheidender Faktor für dieses rasante Wachstum? Struktur, Teamausrichtung und effektive Kommunikation.

Terry hat nun bei Panacea einen neuen Weg eingeschlagen und weiß aus seinen früheren Erfahrungen beim Aufbau von Unternehmen, dass es mehr als eine innovative Idee und eine Übereinstimmung zwischen Produkt und Markt braucht, um erfolgreich zu sein. Das erste Tool, auf das er zurückgreift, um Hilfe zu erhalten? Asana.

„Wenn man ein Unternehmen gründet, gibt es so viele To-dos, und die Ressourcen sind begrenzt – Zeit, Geld, Personal“, so Terry. „Man trägt viele verschiedene Hüte und braucht daher eine effektive Möglichkeit, den Überblick über alles zu behalten.“

Asana unterstützt Panacea bei der Organisation seiner gesamten Arbeit, bei der Verwaltung aller Geschäftsprozesse und bei der Sicherstellung einer einheitlichen Ausrichtung, damit das Unternehmen schnell vorankommen, wachsen und erfolgreich skalieren kann. Und da Terry eine ehrgeizige Vision für Panacea hat, führt er viele der Vorgehensweisen ein, von denen er weiß, dass sie für Struktur im Unternehmen sorgen, damit das Unternehmen von Anfang an auf Erfolgskurs ist.

Hier sind die drei wichtigsten Vorgehensweisen, die Terry und sein Team seit der Gründung von Panacea eingeführt haben (Hinweis: Dabei kommt auch ein wenig Hilfe von Asana ins Spiel 😉).

Behalten Sie jedes Detail im Auge

Aufgrund seiner Erfahrungen bei MeUndies wusste Terry, dass sein Team bei der Entwicklung der Idee und des Businessplans für Panacea alles an einem zentralen Ort erfassen musste. Dafür entschied er sich für Asana. Die Einfachheit und Flexibilität von Asana eignen sich perfekt für ihre Anforderungen und ermöglichen es ihnen, ihre Arbeit (Projekte, Aufgaben, Dateien usw.) so zu strukturieren und zu organisieren, wie es für ihr Business am sinnvollsten ist.

Wir haben Asana tatsächlich für die Markteinführung von Panacea verwendet. Es war wirklich wichtig, dass wir beim Aufbau des Business alles an einem Ort verfolgen konnten.”

Sie erstellten zunächst ein Projekt und begannen dann, während der Entwicklung ihres Businessplans und ihres Unternehmens alles in Aufgaben zu erfassen – von rechtlichen Unterlagen über die Produktentwicklung bis hin zu Marketingaktivitäten. Obwohl das Team zunächst nicht sicher war, ob es wirklich alles in Asana nachverfolgen musste, erkannte es schnell den Nutzen – Asana sorgte dafür, dass alles an einem Ort zentralisiert und organisiert war – und entschied sich, Asana zu verwenden.

Mit einem zentralen Ort zum Speichern und Verfolgen aller Informationen bot Asana dem Panacea-Team die nötige Struktur, um auf dem gleichen Stand zu bleiben, als es im November 2017 seinen Soft-Launch erfolgreich durchführte.

Wandeln Sie Diskussionen in umsetzbare Aufgaben um

Nachdem sie im Unternehmen eine erste Struktur geschaffen hatten, indem sie ihre gesamte Arbeit und alle Informationen in Asana erfassten und organisierten, wusste Terry aus seiner Zeit bei MeUndies, dass sie Kommunikationsregeln festlegen mussten. Diese Richtlinien und Vorgehensweisen sind unerlässlich, um die von ihnen aufgebaute Struktur aufrechtzuerhalten, damit sie mit einem kleinen Team schnell skalieren können.

„Wenn man wie wir gerade erst mit drei Personen anfängt, verläuft die Kommunikation über die Arbeit reibungslos, weil man nebeneinander sitzt. Man braucht keine umfangreiche Struktur oder Architektur, die bereits vorhanden ist“, sagt Terry. „Aber sobald man mehr als 6–8 Personen hat, wird die Kommunikation komplexer, und man muss sich bewusst darum kümmern.“

Ab einer Teamgröße von 6–8 Personen wird die Kommunikation komplexer, und Sie müssen bewusst darauf achten.”

Um ihre Kommunikation zu strukturieren, wandten sich Terry und das Team erneut an Asana. Wenn nun Diskussionen (persönlich, über Slack oder per E-Mail) über neue Produktideen oder mögliche Marketinginitiativen zu Aktionspunkten führen, werden diese in Asana als Aufgaben mit verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten erfasst, sodass sie nachverfolgt werden können.

So ist allen klar, wer für welche Arbeit verantwortlich ist, was zu erledigen ist und wann die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn das Team dann Fragen, Feedback oder Ideen hat, kommentiert es die entsprechende Aufgabe, damit alles miteinander verknüpft bleibt, anstatt quer durch den Raum zu rufen: „Hey, hast du das schon erledigt?“ oder „Hey, wirst du das erledigen?“ Dies trägt dazu bei, dass die Teamkollegen Verantwortung übernehmen, dass die Arbeit erledigt wird und dass ein Archiv entsteht, auf das bei zukünftigen Bedürfnissen zurückgegriffen werden kann.

Das Team nutzt außerdem in hohem Maße die mobile Asana-App, um Aufgaben zu erfassen und Arbeitsvorgänge von unterwegs aus zu verfolgen. Da die gesamte Arbeit bei Panacea in Asana nachverfolgt und verwaltet wird, können die Teammitglieder unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf Dateien zugreifen, Aufgaben kommentieren und über den Fortschritt auf dem Laufenden bleiben.

Standardprozess für die Einführung neuer Teammitglieder erstellen

Obwohl das Panacea-Team derzeit klein ist, verfolgt es ehrgeizige Einstellungspläne und entwickelt derzeit eine gründliche und umfassende Einstellungs-Roadmap.

Bevor sie jedoch eine große Anzahl neuer Teammitglieder einstellen, erstellen Terry und das Team einen standardisierten Einführungsprozess, den sowohl Personalverantwortliche als auch neue Angestellte befolgen müssen. Dies verleiht dem Onboarding-Prozess nicht nur Struktur, sondern ermöglicht es den einstellenden Führungskräften auch, die Verantwortung für den Prozess zu übernehmen (anstelle der HR-Abteilung), und ihre neuen Angestellten erhalten vom ersten Tag an die Informationen, die sie benötigen, um in ihrer Position erfolgreich zu sein. Bei MeUndies war dies ein Prozess, der Terry und dem Team geholfen hat, schnell und effektiv zu skalieren – und sie hoffen auf die gleichen Ergebnisse bei Panacea.

Um den Prozess zu standardisieren, erstellen Terry und das Team in Asana eine Projektvorlage für die Einführung neuer Angestellter, die von den Führungskräften verwendet werden kann und die alle Dokumente und Informationen enthält, die neue Angestellte benötigen, um in ihrer neuen Rolle bei Panacea sofort loszulegen – Personalformulare, Unternehmensrichtlinien, Links zu wichtigen Webseiten und Tools, Umfragen usw. Auf diese Weise erhält jeder neue Angestellte dieselben Informationen und kann jederzeit in Asana darauf zurückgreifen.

„Das Tolle ist, dass Sie mit einem Tool wie Asana die Flexibilität haben, einen Prozess wie diesen zu erstellen, der sowohl effizient ist (da Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen) als auch den einstellenden Führungskräften die Verantwortlichkeit für das Onboarding ihres neuen Teammitglieds überträgt“, sagt Terry.

Denken Sie daran, stets mit gutem Beispiel voranzugehen

Heute verlassen sich Terry und Panacea bei der Führung ihres gesamten Unternehmens auf die Struktur, die sie in Asana aufgebaut haben – sie ist in alles, was sie tun, integriert. „Ich bin der festen Überzeugung, dass man von oben heraus führen und das, was man predigt, auch selbst vorleben muss“, sagt Terry. „Wir sind wirklich von Asana überzeugt und die Power-User in unserem Team. Wir möchten mit gutem Beispiel vorangehen und den richtigen Präzedenzfall schaffen.“

Obwohl sie noch immer ein kleines Team sind und gerade erst loslegen, wissen sie, dass sie ihre ehrgeizigen Wachstumspläne nur umsetzen können, wenn sie organisiert und aufeinander abgestimmt bleiben und effektiv kommunizieren. Dazu stützen sie sich auf die Struktur und die Prozesse, die sie mit Asana aufgebaut haben.

Neben der Leitung von Panacea berät Terry auch andere junge Unternehmen in Los Angeles und hilft ihnen, ihr Unternehmen auf langfristigen Erfolg vorzubereiten. Eine seiner ersten Empfehlungen? Verfolgen und verwalten Sie alles für Ihr Unternehmen in Asana.