Erstellen Sie Ihr erstes Projekt

Nachdem Sie einige Aufgaben erstellt haben, werden Sie vielleicht feststellen, dass einige davon mit ähnlichen Aufgaben in Zusammenhang stehen. Diese können Sie nun zu einem Projekt zusammenfassen. Wenn Sie die erste Person aus Ihrem Unternehmen sind, die Asana benutzt, empfehlen wir Ihnen, zwei oder drei Teamkollegen einzuladen, die ebenfalls an einem Projekt beteiligt sind. So können Sie gemeinsam in Asana an einem Projekt arbeiten. Falls Ihr Team bereits Asana benutzt, können Sie in der Seitenleiste die bereits existierenden Projekte einsehen.

Wie werden Projekte verwendet?

Projekte werden in Teams angelegt und speichern Aufgaben. Es gibt viele Gründe ein Projekt zu erstellen. Sie können beispielsweise größere Vorhaben mit mehreren Beteiligten oder komplexen Workflows nachverfolgen, Teamziele planen (und erreichen), Fristen einhalten oder auch Ihre Ideen organisieren.

Finden Sie hier eine schnelle Asana-Lektion über Projekte.

Auch wenn der spezifische Prozess oder das Projekt, mit dem Sie ein Asana-Projekt zuerst ausprobieren, ganz von Ihrem Team abhängt, sollten Sie sich einen Prozess mit den folgenden Merkmalen aussuchen:

  • Er ist einfach und konkret
  • Erfordert ein hohes Maß an Teamzusammenarbeit
  • Ziele, Pläne und Ergebnisse sind klar definiert
  • Der Prozess funktioniert derzeit nicht gut oder ist zusammengeflickt
  • Es lohnt sich für Ihr Team, diesen zu erfassen und nachzuverfolgen

Sehen Sie sich Beispielprojekte an oder starten Sie mit einer Vorlage

Ein Projekt einrichten

Projekte in Asana sind flexibel genug für eine Vielzahl von Anwendungen, so dass die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt sind. Wenn Sie Ideen brauchen, schauen Sie sich einen der folgenden allgemeinen Workflows an:

Wenn Sie derzeit Projekte mit Tabellen planen und verwalten, können Sie unseren CSV-Importer verwenden, um Ihr Projekt schnell in Asana zu importieren.

Benutzen Sie diese Vorlage, um zu sehen, wie ein Asana-Projekt aussieht, und passen Sie es dann an, um loszulegen.

Hier ist der grundlegende Ablauf zur Erstellung eines Projektes:

1. Erstellen und benennen Sie Ihr Projekt

Ein Projekt in Asana erstellen

Klicken Sie auf den +-Button in der oberen Leiste und wählen Sie Projekt. Geben Sie Ihrem Projekt einen aussagekräftigen und zielorientierten Namen, wie z.B. „Webseiten-Start” oder „Kunden-Event”. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Sie können Ziele, Links zu Referenzmaterialien oder eine Projektübersicht einfügen.

Überlegen Sie, welche Teamkollegen an dem Projekt arbeiten und es sich anschauen werden. Wählen Sie ein geeignetes Team, in dem sich das Projekt befinden soll. Wenn Sie ein neues Team erstellen müssen, können Sie dies im + Button-Menü tun.

Als nächstes wählen Sie zwischen der Listen- oder Board-Ansicht. Ein Listenprojekt ist ideal, wenn Sie eine To-Do-Liste erstellen oder Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet werden (z.B. Eventplanung). Board-Projekte (Kanban) sind wie digitale Haftnotizen und eignen sich hervorragend für Arbeiten, die sich durch verschiedene Phasen bewegen, nach verschiedenen Kategorien gruppiert sind oder in Fällen, in denen Sie Bildmaterial anzeigen lassen möchten (z.B. Designanfragen, gruppiert nach Designern).

Wenn Sie Asana Premium verwenden, können Sie verschiedene Sichtbarkeitseinstellungen wählen. Andernfalls wird Ihr Projekt für das von Ihnen ausgewählte Team öffentlich zugänglich sein.

2. Planen und organisieren Sie Ihr Projekt

Beginnen Sie, Aufgaben zu erstellen – für jeden wichtigen Meilenstein oder Arbeitsvorgang, der Ihnen hilft, Ihre Projektziele zu erreichen. Geben Sie jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, damit Fristen klar sind.

Drücken Sie einfach die Eingabetaste in der Listen- oder Board-Ansicht eines Projekts, um Aufgaben hinzuzufügen.

Gruppieren Sie als nächstes Ihre Aufgaben, indem Sie Abschnitte (Listen-Ansicht) oder Spalten (Board-Ansicht) hinzufügen. Sie erstellen einen Abschnitt auf die gleiche Weise wie eine Aufgabe, fügen jedoch einfach einen Doppelpunkt am Ende des Aufgabennamens hinzu. In Board-Projekten klicken Sie einfach auf Spalte hinzufügen.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Aufgaben beginnen, können Sie die Zeitleiste verwenden, um den Zusammenhang aller Arbeitsvorgänge zu überblicken. Außerdem können Sie Ihren Plan mit Ihren Teamkollegen teilen und ihn während des Projekts abändern, so dass Sie Ihre Fristen einhalten.

3. Fügen Sie Projektmitglieder hinzu

Laden Sie ein paar Beteiligte als Projektmitglieder ein, damit Sie sehen, wer woran bis wann arbeitet, und Sie alles in Asana nachverfolgen können. Projektmitglieder können verschiedene Arten von Benachrichtigungen über Aktivitäten im Projekt erhalten, je nachdem, wie involviert sie sein möchten.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Projektmitglieder ein bestimmtes Projekt ändern, können Sie das Projekt auf Kommentarzugriff setzen.

4. Starten Sie eine Projektdiskussion

Wenn Sie mit der Erstellung von Projekten beginnen, werden Sie vielleicht feststellen, dass einige Kommentare und Fragen zu Aufgaben (oder allgemeine Fragen) für jeden Beteiligten des Projekts wertvoll sind. Sie können eine Projektdiskussion erstellen, um den Informationsaustausch unter den Teammitgliedern zu starten. So vermeiden Sie umständliche E-Mail-Nachrichten und erhalten trotzdem wertvolles Feedback.

5. Verfolgen Sie den Status

Projekte bilden eine großartige Möglichkeit, Ihre Arbeit zu organisieren. Mit der Fortschritts-Ansicht können Sie wöchentliche Statusaktualisierungen veröffentlichen und Ihr Team wissen lassen, wie die Arbeit im Projekt verläuft. Dort sehen Sie auch ein Diagramm, das anhand der Fertigstellung von Aufgaben generiert wird, und welches das Projekt-Fälligkeitsdatum anzeigt, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft und Sie Ihr Ziel erreichen.

Wenn das Projekt erledigt ist, können Sie es entweder aktiviert lassen, archivieren oder löschen. Wir empfehlen die Archivierung, damit Sie immer noch auf fertiggestellte Projekte zurückgreifen können, aber diese nicht Ihre bestehenden Projekte durcheinander bringen.

Fügen Sie weitere Projekte zu Asana hinzu

Sobald Sie Ihr erstes Projekt erstellt haben, möchten Sie vielleicht weitere Wege erkunden, wie Projekte in Asana verwendet werden können, wie z. B. das Erstellen von eigenen Vorlagen für gängige Workflows. Egal, ob Sie die erste Person oder ein neuer Nutzer in einem bestehenden Team sind, es gibt weitere nützliche Wege, Asana zu verwenden. Wir werden auch diese detaillierter behandeln, während Sie sich im Handbuch vorarbeiten.

Schauen Sie sich „Wie funktioniert Asana” an

Bevorzugen Sie ein Video? Beginnen Sie mit Ihrem ersten Projekt, indem Sie unsere Tipps in „Wie funktioniert Asana” beachten.

Jetzt, da Sie bereits ein wenig mit Asana vertraut sind, laden Sie ein paar Teamkollegen ein, um in Asana loszulegen, oder beginnen Sie mit anderen zusammenzuarbeiten, die bereits Asana verwenden.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.