Wie eine australische Supermarktkette seine funktionsübergreifenden Genehmigungen mit AI Studio transformiert

Für große, verteilte Organisationen erfordert jede Neuerung in der physischen Umgebung – sei es der Austausch eines unwichtigen Geräts oder ein umfassender Rollout – sorgfältige Koordination. Beteiligte aus Bereichen wie Sicherheit, Betrieb und Finanzen müssen eingebunden werden, um Abstimmung sicherzustellen, Risiken zu minimieren und Compliance einzuhalten.

Solche Unternehmen setzen oft auf einen Governance-Freigabeprozess, um alles zu prüfen und zu genehmigen, was in die Filialen kommt – von Ausstattung und Beschilderungen bis hin zu Technologie-Pilotprojekten und Layoutänderungen.

Governance ist zwar wichtig, aber ohne die richtigen Systeme entwickelt sie sich leicht zum Engpass. Manuelle Überprüfungen, inkonsistente Vorgaben und überfüllte Meetings zu Genehmigungen bremsen den Fortschritt und belasten die Zusammenarbeit. In einem schnelllebigen Geschäft kosten solche Verzögerungen nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Weshalb Woolworths eine smarte Lösung für das Genehmigungsmanagement suchte

So erging es dem Asana-Kunden Woolworths, eine der größten australischen Supermarktketten. Bei über 1.000 Filialen und Dutzenden von Teams, die in Entscheidungen vor Ort eingebunden sind, benötigte Woolworths eine effizientere Möglichkeit, Genehmigungen zu verwalten, ohne dabei Abstriche bei der Genauigkeit zu machen.

Lachlan Drummond, Head of Value Engineering bei Woolworths, leitet einen Arbeitsablauf, leitet einen Arbeitsbereich, der auf die Senkung der Investitionskosten im gesamten Unternehmen abzielt. Eine der Kernaufgaben dabei ist das Management von Safety and Capital Governance (SCG), einem umfassenden Prozess zur Prüfung aller Dinge, die in die physischen Geschäfte gelangen. Damit ist gewährleistet, dass alle nötigen Prüfungen und Abstimmungen – von Sicherheitsfreigaben bis hin zu kaufmännischen Beiträgen – erfolgen; und Woolworths kann sicherstellen, dass die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit in den Filialen umgesetzt werden.

Während der SCG-Prozess unerlässlich war, erkannte Lachlan, dass seine hohe Komplexität Chancen zur Optimierung bot. Die Frage lautete: Wie lassen sich Engpässe reduzieren, die Transparenz erhöhen und Genehmigungen schneller erteilen, ohne die Sorgfalt aufs Spiel zu setzen? Daraufhin begann er, nach innovativen Technologien zu suchen.

In einem praxisnahen Asana-Workshop zu AI Studio erkannten Lachlan und sein Team die Chance, ihren SCG-Workflow mithilfe von Automatisierung von Grund auf neu zu gestalten.

„Wenn alle Informationen vorliegen und Sie eine Genehmigung brauchen, sollten Sie diese Daten einfach in den Prozess integrieren und mit Ihrer Arbeit fortfahren können, statt wochen- oder monatelang auf die Genehmigung zu warten“, sagte Lachlan. „Das gibt uns echte Handlungsfreiheit.“

Die Herausforderungen: manuelle Überprüfungen, inkonsistente Vorgaben und Belastung durch zu viele Meetings

Um interne Standards einzuhalten und Safety and Capital Governance zu managen, nutzte das Woolworths-Team eine gemeinsame Präsentation, um funktionsübergreifende Genehmigungen für alle Dinge zu erfassen, die in die Geschäfte gelangen. Die Teams füllten die Details manuell aus und kennzeichneten sich dann je nach Arbeitsumfang als genehmigende Personen oder als nicht zuständig.

Mit der Zeit traten die Schwächen des Prozesses immer deutlicher zutage:

• Kein einheitliches Format: Teams reichten Informationen auf unterschiedliche Weise ein, was es den Beteiligten erschwerte, den richtigen Kontext schnell zu erfassen.

• Übermäßige Abhängigkeit von Meetings: Die zweiwöchentlichen Calls wuchsen auf 50–60 Teilnehmende an – viele dieser Meetings waren gar nicht nötig.

• Eingeschränkte Verantwortlichkeit: Da Genehmigungen in Präsentationen und E-Mail-Threads versteckt waren, fehlte ein klarer Audit Trail.

„Manche änderten das Format der Präsentation oder fügten zusätzliche Folien hinzu“, so Lachlan über den früheren Prozess. „Es war nicht unbedingt widersprüchlich, aber es führte dazu, dass genehmigende Personen wichtige Informationen auf unterschiedlichen Wegen erhielten.“

Sie brauchten eine intelligentere Möglichkeit, Genehmigungen zu verwalten – und zwar eine, die auf die Größe der Filialen abgestimmt war.

Wie Woolworths mit AI Studio seinen Genehmigungsprozess automatisierte

Gemeinsam mit Martyne O’Brien aus dem PMO-Team, die die Implementierung leitete, entwickelten Lachlan und sein Team mit AI Studio einen neuen Workflow zur Standardisierung des SCG-Genehmigungsprozesses.

Und so funktioniert es:

Schritt 1: Ein standardisiertes Formular erfasst relevante Informationen

Der erste Schritt bestand darin, die gemeinsam genutzte Präsentationsdatei durch ein strukturiertes Formular zur Erfassung von Informationen zu ersetzen, das es dem Team ermöglichte, im Voraus konsistente Informationen zu sammeln, ohne die Formatierungs- oder Versionskontrollprobleme, die mit dieser Art Dokument einhergehen.

Mit dem neuen Formular geben die einreichenden Personen wichtige Details an, z. B. worum es bei dem Vorhaben geht, warum es wichtig ist, welchen Teil des Unternehmens sie betrifft usw., ergänzt durch unterstützende Dokumente oder Medien. Diese Standardisierung stellt sicher, dass jede Einreichung den richtigen Kontext enthält, sodass die Beteiligten schnell verstehen können, was angefordert wird, und fundierte Entscheidungen ohne unnötiges Hin und Her treffen können.

Schritt 2: KI empfiehlt die passenden genehmigenden Personen

Als Nächstes benötigte das Team eine Möglichkeit, die richtigen Genehmigenden zu finden, ohne sich auf manuelles Sortieren oder starre Regeln verlassen zu müssen. Mit AI Studio können Teams Anweisungen hochladen und Referenzmaterialien wie Dokumente oder PDFs bereitstellen, um die Entscheidungsfindung der KI zu unterstützen. Indem sie der KI einen spezifischen Kontext für die Arbeit sowie klare Anweisungen und Grenzen für ihre Einschätzung und den Betrieb innerhalb von Workflows geben, können Teams darauf vertrauen, dass die KI im richtigen Moment die richtigen Entscheidungen trifft.

Damit die KI erkennt, welche Abteilungen Freigaben erteilen müssen, hat das Woolworths-Team PDFs früherer SCG-Einreichungen als Referenzmaterial hochgeladen. Anschließend wiesen sie die KI an, neue Einreichungen anhand dieses historischen Kontexts zu prüfen und die relevanten Beteiligten zu identifizieren, woraufhin automatisch an die passenden Prüfer weitergeleitet wurden.

Wenn sich ein Vorhaben beispielsweise auf die Lebensmittelzubereitung bezieht, weist das System das Lebensmittelsicherheitsteam zu. Wenn es sich um einen neuen Wandtyp handelt, wird nur das Bauteam benachrichtigt – andere Abteilungen werden nicht informiert.

Schritt 3: Genehmigungen werden automatisch zugewiesen

Basierend auf ihrer Bewertung erstellt die KI Unteraufgaben für jede genehmigende Person. Die Aufgaben enthalten Fälligkeiten und Kontext aus dem ursprünglichen Formular und werden automatisch einem vorkonfigurierten Genehmigungsprojekt hinzugefügt, das als zentraler Ort für Beteiligte dient, um Zuweisungen, offene Punkte und prüfbereite Inhalte nachzuverfolgen.

Schritt 4: Nach der Genehmigung wird das Vorhaben zur Überprüfung eingeplant

Sobald alle erforderlichen Unteraufgaben als erledigt markiert sind, fügt die KI das Vorhaben zur Agenda des zweiwöchentlichen SCG-Meetings hinzu. Jede Sitzung ist auf 10 Themen begrenzt, damit die Prüfer genügend Zeit für eine sorgfältige Bewertung haben.

Ist die nächste Tagesordnung voll, plant die KI das Vorhaben automatisch für das darauffolgende Meeting ein. Alles wird in Asana nachverfolgt – inklusive Zeitstempeln und Verantwortlichkeiten – wodurch eine klare Aufzeichnung der Genehmigungen erstellt wird.

„Das verändert tatsächlich die Dynamik“, sagte Lachlan. „Heute ist es eher ein Push: Die Beteiligten bekommen automatisch die Infos, die sie für ihre Freigabe brauchen – statt mühsam nach Details suchen zu müssen.“

Erste Vorteile: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Klarheit

Das Team von Woolworths erkannte bereits in der Testphase erste positive Auswirkungen. Sie rechnen unter anderem mit folgenden Vorteilen:

• Kleinere, fokussiertere Meetings: Teilnehmende sind auf die Einreichenden, eine Kerngruppe von Genehmigenden und das PMO beschränkt – weniger unnötige Gespräche, mehr Raum für substanzielle Diskussionen.

• Klarere Kommunikation: Standardisierte Angaben reduzieren Hin und Her und erleichtern es Beteiligten, Anfragen rasch zu bewerten.

• Mehr Verantwortlichkeit: Jede Genehmigung ist mit einem Zeitstempel versehen und rückverfolgbar – so lässt sich leicht erkennen, wer was wann genehmigt hat.

„Es steckt weiterhin Arbeit und Aufwand dahinter“, sagte Lachlan über die Transformation, „doch jetzt geht es um den Austausch und die Vorbereitung für die Filialen – nicht um Papierkram.“

Nächster Schritt: Auf den frühen Erfolgen aufbauen

Das Team bereitet sich darauf vor, den Workflow auf die gesamte Abteilung auszuweiten und prüft, wie sich das Modell auch auf andere Genehmigungsprozesse anwenden lässt, etwa für einen internen Innovationsfonds.

Durch die Verwendung von AI Studio zur Koordination von Workflows zwischen Teams und KI optimiert Woolworths seinen Genehmigungsprozess, verbessert die Verantwortlichkeit und hilft den Mitarbeitenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die richtigen Updates, die passende Ausstattung und darauf, Ideen schneller in die Filialen zu bringen.