Wir stellen AI Meetings und Tables vor: Meetings bringen die Arbeit voran, Daten bleiben aktuell

Bei Kampagnen-Kick-offs und Programmbesprechungen treffen Teams wichtige Entscheidungen. Doch häufig bleibt unklar, wer die nächsten Schritte übernimmt. Die Entscheidungen landen in einem Transkript oder einem separaten Notiz-Tool, statt dort, wo die Arbeit stattfindet. Wer für die Umsetzung verantwortlich ist, erfährt nicht rechtzeitig von neuen Vorgaben. Aufgaben bleiben liegen oder werden doppelt erledigt. Teams verbringen ihre Zeit damit, Updates einzuholen, statt ihre Kampagnen- und Programmziele voranzubringen.

Aktuelle Entscheidungen sind jedoch nur ein Teil der Grundlage. Für erfolgreiche Programme brauchen Teams auch verlässliche Informationen. Agenturlisten, Lieferantenverzeichnisse und Inhaltskataloge sind für betriebliche Abläufe und Kampagnenstarts entscheidend. Oft liegen diese Daten allerdings in Tabellen, die nicht mit den zugehörigen Projekten und Aufgaben verknüpft sind. Änderungen werden dadurch leicht übersehen, und wichtige Informationen fehlen, wenn Entscheidungen getroffen werden.

Diese Rückfragen und Nacharbeiten haben Folgen: Kampagnen ziehen sich in die Länge, Markteinführungen verzögern sich und ein Wettbewerber nutzt die Gelegenheit, die Sie sich sichern wollten.

Deshalb stellen wir heute AI Meetings und Tables vor. Beide Funktionen verbinden Entscheidungen und Daten direkt mit Ihrer Arbeit. AI Meetings schlägt aus besprochenen Aktionspunkten Aufgaben und Verantwortliche vor, die Sie prüfen und bestätigen können. Tables bringt die Informationen, auf denen Ihre Arbeit aufbaut, direkt in Asana. Gemeinsam erweitern beide Funktionen den Work Graph® und liefern Ihrem Team und Asana AI, von AI Studio über Asana Dash bis hin zu AI Teammates, den aktuellen Kontext für die nächsten Schritte.

AI Meetings: Vom Gespräch zur Umsetzung

Ein Transkript hält fest, was gesagt wurde. Es klärt jedoch nicht automatisch, wer als Nächstes was erledigt. AI Meetings verbindet Gespräche mit den Aufgaben, die daraus entstehen. Die Grundlage ist der Work Graph: Er bildet die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, Projekten, Zielen und Aufgaben ab und liefert Ihrem Team sowie AI Teammates den nötigen Arbeitskontext.

Über die Asana-Desktop-App kann AI Meetings Gespräche in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet transkribieren und zusammenfassen. Ihre Termine lassen sich über Google Kalender oder Outlook synchronisieren. AI Meetings schlägt außerdem passende Projekte vor. Zusammenfassungen können Links zu bestehenden Aufgaben in Asana enthalten und so die besprochenen Themen mit laufenden Arbeiten verbinden. Sie entscheiden, ob Sie das Meeting einem Projekt hinzufügen oder mit anderen Beteiligten teilen.

Aktionspunkte werden zu Aufgaben – Sie behalten die Kontrolle

AI Meetings schlägt aus den besprochenen Aktionspunkten Aufgaben vor und empfiehlt jeweils eine verantwortliche Person oder einen AI Teammate. Die Teilnehmenden können diese Vorschläge prüfen und einzeln oder gemeinsam bestätigen. Erst nach der Bestätigung werden daraus Aufgaben.

Aufgaben für einen AI Teammate enthalten den Kontext des Meetings: die Diskussion, die Entscheidungen und die verknüpften Aufgaben. So kann der AI Teammate seine Arbeit auf das stützen, was Ihr Team tatsächlich besprochen und beschlossen hat.

Frühere Gespräche helfen bei der nächsten Entscheidung

Ohne eine gemeinsame Dokumentation beginnt die nächste Besprechung oft mit denselben Fragen: Was hatten wir beschlossen? Was ist seitdem passiert? Meetings dauern länger, während die eigentliche Arbeit warten muss.

Fragen Sie stattdessen Asana Dash, Ihren persönlichen KI-Assistenten. Dash kann die besprochenen Themen mit dem aktuellen Arbeitsstand verknüpfen: Welche Aufgaben sind erledigt, welche noch offen und wer ist verantwortlich? So gehen Sie besser vorbereitet in die nächste Entscheidung und können auch die Hintergründe früherer Beschlüsse nachvollziehen.

Sie entscheiden, wer was sehen kann

Transkripte, Zusammenfassungen und Aktionspunkte sind standardmäßig privat. Vor, während oder nach dem Meeting können Sie Beteiligte hinzufügen oder das Meeting mit einem Projekt verknüpfen. Die Personen, mit denen Sie das Meeting dadurch teilen, erhalten Zugriff auf den gesamten Meeting-Eintrag, einschließlich Transkript, Zusammenfassung und Aktionspunkten.

Tables: Aktuelle Informationen direkt mit Ihrer Arbeit verbinden

Meetings sind nur ein Teil des Ganzen. Ihre Arbeit hängt auch von korrekten und aktuellen Businessdaten ab, etwa Produktkatalogen, Veranstaltungsorten, Ausrüstungsbeständen oder Sammlungen von Markeninhalten. Diese Informationen liegen häufig in einer Tabellenkalkulation oder einem separaten Tool, während die zugehörigen Aufgaben in Asana verwaltet werden. Ihr Team muss zwischen Systemen wechseln und läuft dabei Gefahr, mit veralteten oder unvollständigen Informationen zu arbeiten.

Tables schließt diese Lücke. Mit der Funktion verwalten Sie wichtige Informationen als Datensätze direkt in Asana. Datensätze ergänzen die bestehenden Objekte wie Projekte, Portfolios und Ziele. Erstellen Sie eine neue Tabelle oder importieren Sie vorhandene Daten per CSV, API oder MCP. Anschließend verknüpfen Sie die Datensätze mit den Aufgaben und Projekten, die diese Informationen benötigen.

Einmal aktualisieren, in verknüpften Projekten aktuell halten

Die Kontaktdaten einer Agentur können heute in einem Dutzend Kampagnenprojekten, einer Tabelle und verschiedenen Posteingängen liegen. Ändert sich die Ansprechperson, muss jemand alle Kopien aktualisieren. Wird eine übersehen, landet das nächste Briefing womöglich bei der falschen Person.

Mit einem Agenturverzeichnis in Tables können Sie die Angaben über Lookup-Felder in verknüpften Projekten anzeigen. Aktualisieren Sie die Kontaktdaten im zentralen Datensatz, übernehmen die entsprechenden Lookup-Felder die Änderung. So greifen die verknüpften Projekte auf dieselben aktuellen Informationen zu.

Mehr Kontext für Ihr Team und Ihre KI

Wenn Businessdaten und Aufgaben getrennt verwaltet werden, fehlt Ihrem Team und Ihrer KI möglicherweise wichtiger Kontext. Welche Dienstleister unterstützen ein gefährdetes Projekt? Welche Kontaktdaten müssen nach einer Vertragsverlängerung aktualisiert werden?

Datensätze im Work Graph bringen diese Informationen mit der zugehörigen Arbeit zusammen. Fragen Sie Asana Dash beispielsweise, welche Agenturen Ihre Kampagnen im vierten Quartal unterstützen. Oder beauftragen Sie einen AI Teammate damit, Datensätze im Verlauf der Arbeit zu aktualisieren. Dabei gelten die jeweiligen Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen.

Gemeinsam besser: Ein Work Graph® mit immer mehr Kontext

AI Meetings und Tables lösen unterschiedliche Probleme. Ihren besonderen Nutzen entfalten sie im Zusammenspiel: Entscheidungen aus Meetings und Datensätze aus Tables ergänzen den Work Graph. Ihr Team, Asana Dash und AI Teammates können dadurch mit einem gemeinsamen, aktuellen Kontext arbeiten.

Kehren wir zum Kampagnen-Kick-off zurück, diesmal mit AI Meetings und Tables. Das Team vereinbart die nächsten Schritte. AI Meetings schlägt passende Aufgaben und Verantwortliche vor, darunter einen AI Teammate, der das Agentur-Briefing erstellen soll. Nach der Bestätigung erhält dieser den Kontext des Meetings für seine Aufgabe.

Für das Briefing greift der AI Teammate auf den Agenturdatensatz in Tables zu. So verwendet er die aktuellen Kontaktdaten statt einer E-Mail aus dem vergangenen Quartal. Ändert sich später die Ansprechperson, genügt eine Aktualisierung des Datensatzes, damit die verknüpften Lookup-Felder in den Kampagnenprojekten die neuen Angaben anzeigen.

Vor der nächsten Besprechung können berechtigte Teammitglieder Asana Dash fragen, was beschlossen wurde und welche Aufgaben noch in Bearbeitung sind.

Das Ergebnis: klarere nächste Schritte, weniger Informationsverluste zwischen Tools und bessere Voraussetzungen für einen pünktlichen Kampagnenstart.

Jetzt loslegen

AI Meetings und Tables sind jetzt in Asana Advanced und höheren Abos verfügbar.

Verknüpfen Sie Ihren Kalender und lassen Sie AI Meetings aus Ihrer nächsten Teambesprechung konkrete Aufgaben vorschlagen. Das kurze Einrichtungsvideo zeigt Ihnen, wie es funktioniert.

Bringen Sie anschließend mit Tables die Informationen, auf denen Ihre Arbeit aufbaut, direkt in Asana und verknüpfen Sie sie mit den zugehörigen Projekten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre erste Tabelle erstellen.