Whitney Gantt, Director of Production, überwacht den Prozess, um Produkte vom Kunsthandwerker zum Kunden zu bringen. Die Produktentwicklungs-, Design- und Produktionsteams von The Citizenry koordinieren bis zu 10 Markteinführungen gleichzeitig, wobei jede sehr komplex und zeitkritisch ist. Eine Einführung in der Frühjahrssaison kann beispielsweise bis zu 50 Artikel umfassen, wie Kissen aus Mexiko, Teppiche aus Indien und Wandbehänge aus Malawi, und rund 100 Aufgaben, um jedes Produkt auf den Markt zu bringen.

Das Team verwaltete den Projektstatus und die Fälligkeitsdaten zuvor in Tabellen, was im Zuge des Unternehmenswachstums nicht mehr funktionierte:

• Sie verbrachten zu viel Zeit mit der manuellen Dateneingabe für die Zeitpläne der Markteinführungen.

• Sie konnten Informationen für Berichte an Stakeholder nicht beliebig aufteilen und anordnen, sodass sie dieselben Daten an mehreren Stellen aktualisieren mussten, z. B. in Präsentationen.

• Wichtige Schritte bei einer Markteinführung wurden oft bis zum Schluss vergessen, da es keinen standardisierten Prozess gab, den man befolgen konnte.

Als The Citizenry mehr Angestellte einstellte, um an Produkteinführungen mitzuarbeiten, benötigte das Unternehmen eine Work-Management-Plattform, um die Transparenz projektübergreifend zu verbessern.

Die Dateneingabe war sehr zeitaufwendig, aber wir dachten: „Wenn wir das in Asana verlagern, ist es flexibel genug, um die Daten so zu exportieren, wie wir es brauchen.“

Whitney Gantt, Director of Production

Eine zentrale Home für Hunderte von Fristen

The Citizenry suchte nach einem Tool, das reibungslose Übergaben zwischen den Abteilungen ermöglichen würde, da fast jeder im 25-köpfigen Unternehmen an einer Produkteinführung beteiligt ist, vom Marketing über E-Commerce bis hin zu Fulfillment und Produktentwicklung.

Asana bot die benötigte Funktionalität: Es zentralisierte alle Aufgaben und Fristen und ermöglichte es ihnen, zwischen mehreren Ansichten wie Kalendern und Listen zu wechseln. Asana war auch benutzerfreundlich und optisch ansprechend, was für ein designorientiertes Unternehmen wichtig war.

Prozesse als Team aufbauen

Whitney und ihr Team erstellten Workflows in Asana, um die Tabellenansicht nachzubilden, an die sie gewöhnt waren. Ein Teammitglied schulte jeden Angestellten und half ihm, seine eigene persönliche To-do-Liste zu erstellen – ein einfaches Projekt, um den Dreh mit Asana herauszubekommen. Als die Mitarbeiter begannen, den Mehrwert von Asana zu erkennen, fügten sie weitere Workflows hinzu und sammelten Feedback, um sicherzustellen, dass die Architektur ihren Bedürfnissen entsprach. Durch die gemeinsame Erstellung dieser Prozesse wurden Teamkollegen für die Plattform gewonnen.

Teamkollegen aktualisieren jetzt Aufgaben in Asana vor wöchentlichen Produktentwicklungs-Meetings, was die Akzeptanz stärkt und Zeit beim Informationstransfer spart.

Wir haben viel Zeit bei der Dateneingabe gespart, und Asana bietet uns eine schnelle Feedback-Schleife, die die Notwendigkeit minimiert, zu jemandem an den Schreibtisch zu gehen oder ein Meeting zu vereinbaren.

Whitney Gantt, Director of Production

Termingerechte Einführungen, termingerechte Produktbereitstellung

Seit The Citizenry Asana verwendet, ist es einfacher, den Stab zwischen den Teams zu übergeben. Abhängigkeiten und Zeitpläne sind klar, und die Mitarbeiter wissen genau, was wann passiert. Sie haben zwei bis drei Stunden pro Person und Woche bei der Dateneingabe eingespart – da Asana die einzige Informationsquelle ist, müssen sie dieselben Informationen nicht an drei oder vier Stellen aktualisieren.

Mit einem klaren Prozess und einem sichtbaren Projektstatus können Whitney und ihr Team proaktiv fragen, was bei einer Markteinführung fehlt, anstatt auf Überraschungen und vergessene Schritte zu reagieren. Bei neuen Produkteinführungen wird eine Asana-Projektvorlage als Ausgangspunkt verwendet, die im Laufe der Zeit verbessert wird.

Die kürzlich erfolgte Einführung von Produkten aus Japan durch The Citizenry zeigt, wie viel reibungsloser Produkteinführungen dank der einfachen Informationsübergabe geworden sind. Es gibt weniger Verzögerungen bei der Markteinführung und eine strengere Kontrolle des Lagerbestands – sie verfolgen jetzt Bestandsprobleme in einem Asana-Projekt und haben das Feedback zu Bestandsproblemen dank klarer Verantwortlichkeit und Informationskonsolidierung um mindestens 60 % beschleunigt.

Die Optimierung der Bestandsverwaltung bedeutet weniger versäumte Liefertermine und überverkaufte Artikel, und sie können mehr Artikel vorverkaufen, die sonst als „nicht vorrätig“ gelten würden. Schließlich führt ein besserer Informationsfluss zu besseren Geschäftsergebnissen – der Bericht zur Anatomie der Arbeit stellt fest, dass 64 % der Unternehmen, die Work Management Software verwenden, angeben, dass ihr Unternehmen auf Effizienz ausgerichtet ist, gegenüber 27 % der Unternehmen, die kein solches System haben.

Wir konnten die Anzahl der Produkte reduzieren, die wir über den vorrätigen Bestand hinaus verkauft haben, und gleichzeitig die Häufigkeit senken, mit der wir Kunden um Verständnis für eine verspätete Lieferung bitten mussten

Andrea Georgi, E-Commerce Director

Fairer Handel und ein stationärer Standort

Was erwartet The Citizenry? Wie sich herausstellt, ein echtes Ladengeschäft – im New Yorker Stadtteil SoHo. Darüber hinaus führen sie 2020 Produkte aus drei neuen Ländern ein und arbeiten daran, ihre Fair-Trade-Zertifizierung zu erhalten. Das Unternehmen wendet seit Jahren Fair-Trade-Praktiken an, aber es ist an der Zeit, die Anerkennung zu formalisieren und die Prozesse zu dokumentieren. Während sie weiter skalieren, möchten sie perfekt im Einklang mit ihren Werten bleiben. Denn es steht viel Wachstum bevor.

Asana hat uns dabei geholfen, Hindernisse für Markteinführungen zu identifizieren – Dinge, an die wir oft erst ganz am Ende eines Markteinführungszyklus denken.

Anita Akella, Director of Product Development