Im Sommer 2018 wurde an der Telfer School ein neuer Marketing- und Kommunikationsdirektor ernannt, der eine neue Richtung für die Abteilung einschlug. In dieser Zeit wuchs auch das Marketing-Team um neue Mitglieder, und Carla De Ciccio kam als Content-Stratege hinzu, um einen Story-basierten Marketingansatz zu entwickeln.

Mit einem Neuanfang freute sich das Marketing-Team darauf, seine neue Vision umzusetzen und zu verwirklichen. Allerdings fehlte es ihnen an historischem und institutionellem Wissen, da viele Teammitglieder neu waren. Während dies für manche eine Herausforderung darstellen könnte, sah das Telfer-Marketingteam darin eine spannende Gelegenheit, eine neue Strategie umzusetzen und neue Prozesse zu entwickeln, um bessere, wirkungsvollere Kampagnen und Inhalte zu liefern.

Als sie mit der Erstellung dieser neuen Prozesse begannen, erkannten Carla und das Team schnell, dass sie ein Tool benötigten, um die Arbeit aller Beteiligten zu zentralisieren, damit sie an einem Ort zusammenarbeiten und Einblick in die Projekte der anderen haben konnten, um eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Glücklicherweise hatten Teammitglieder in früheren Rollen bereits Work Management Tools verwendet und wussten, dass diese ihnen helfen würden, die von ihnen angestrebte Content-First-Strategie umzusetzen.

Ein digitaler Anführer werden

Carla, die vor ihrem Wechsel in die Hochschulbildung in der Tech-Branche tätig war, hatte Asana bereits zuvor verwendet und stellte es dem Team vor, in der Hoffnung, ihre Marketingkampagnen, die Inhaltserstellung und die Aktualisierung der Website zu optimieren.

Als das Marketingteam die Grundlagen seines neuen Tools beherrschte, nutzte es dies auch als Chance, seine Prozesse auf eine agilere Arbeitsweise umzustellen. Obwohl sie zwei große Veränderungen auf einmal umsetzten, fand sich das Team schnell in Asana zurecht, da die Benutzererfahrung und die Funktionalität den Apps ähnelten, die sie täglich nutzen.

Agiles Projektmanagement im Hochschulbereich

Kurz nach der Einführung von Asana feierte das Team seinen ersten großen Erfolg, als es seine Kolleg*innen aus dem Engagement-Team in das Tool holte, um gemeinsam an der jährlichen Gala der Schule zu arbeiten – einer Veranstaltung, die monatelange funktionsübergreifende Planung erfordert. Das Engagement-Team hatte das riesige Projekt zuvor in einer Tabelle verfolgt, in der man leicht den Überblick über Details verlieren oder sich verirren konnte. Aber Carla und das Marketing-Team wussten, dass es einen besseren Weg gab.

Sie arbeiteten mit dem Engagement-Team zusammen, um ihre Marketing-Anfragen in Asana zu erfassen, sodass Verantwortlichkeiten und Fristen klar definiert waren. Außerdem konnte das Team Beispiele von früheren Galas an Aufgaben anhängen, sodass die Marketing-Mitarbeiter mehr Kontext darüber hatten, was in der Vergangenheit getan worden war. Infolgedessen verlief das Projekt besser als je zuvor, und die Mitarbeiter der gesamten Schule konnten eine neue Art der Projektverwaltung in Asana anstelle von Tabellenkalkulationen kennenlernen.

Jetzt nutzt das Marketingteam Asana für all seine Projekte – von kleinen Aufgaben wie Event-Flyern bis hin zu großen Projekten wie der Neugestaltung der Website – und das Tool ist vollständig in alle Arbeitsabläufe integriert. Zu den größten Erfolgen zählen die Formulare für eingehende Marketinganfragen, das Kampagnenmanagement mit der Zeitleiste und die Aktualisierung und Weiterentwicklung der Website mit der Asana API.

Insbesondere Joey Beland-Kilbride, der Webentwickler der Schule, hat die Asana API so sinnvoll eingesetzt, dass das Marketingteam mit allen Beteiligten des gesamten Unternehmens und darüber hinaus zusammenarbeiten kann, auch wenn sie Asana nicht verwenden. Wenn nun ein Marketingmitarbeiter eine Aufgabe kommentiert, erhält der Anfragende (der Asana nicht benutzt) eine E-Mail über die Aktualisierung. Wenn die anfragende Person dann auf die E-Mail antwortet, wird ihre Nachricht automatisch als Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt. All diese Verbesserungen in der Kommunikation haben es dem Marketingteam dank Joeys Integration ermöglicht, mehr qualitativ hochwertige Inhalte für die gesamte Schule zu produzieren – und dabei bei allem zu helfen, von der Schülerrekrutierung bis hin zur Alumni-Bindung.

Unsere Stakeholder stellen jetzt höhere Anforderungen an uns. Daher sind Tools wie Asana sehr wichtig, um sicherzustellen, dass wir nichts übersehen, und um Prioritäten zu setzen und unsere Ziele wirklich klar zu erkennen.

Carla De Ciccio, Content-Stratege

Die Veränderung in der Arbeitsweise der Marketingabteilung durch Asana hat den Alltag weniger stressig gemacht und es dem Team ermöglicht, größere Ziele schneller und reibungsloser zu erreichen. Jetzt hat das Marketing-Team folgende Vorteile:

• Kann die Arbeit besser priorisieren, da jeder einen Überblick über alle laufenden Projekte hat.

• Stakeholder haben mehr Einblick in die Arbeit des Marketingteams und können sehen, wie ihre Anfrage in das Gesamtbild passt, was das Vertrauen in das Team und seine Fähigkeiten stärkt.

• Arbeitsvorgänge werden nicht übersehen, da sie an einem zentralen Ort erfasst werden, was es einfacher macht, Projekte schnell und unkompliziert abzuschließen.

• Der automatisierte Prozess für die Erfassung von Anfragen hat dem Team Zeit gespart und die Effizienz erheblich gesteigert, da alle benötigten Informationen im Voraus erfasst werden.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.

Carla De Ciccio, Content-Stratege

Ein Blick in die Zukunft der Marketingstrategien von Telfer

Mit Blick auf die Zukunft konzentriert sich das Team darauf, die unteren 20 % der Aufgaben zu eliminieren, die zuvor ihre Zeit in Anspruch genommen haben, wie z. B. die Koordination von Arbeit und die Kommunikation, damit sie ihre Zeit in wirkungsvollere Arbeit investieren können.

Letztendlich ist es das Ziel des Marketing-Teams, bei der digitalen Transformation führend zu sein, was einen Wettbewerbsvorteil für die Schule und das Team darstellt. Asana wird ein wichtiger Baustein sein, um dieses Ziel zu erreichen.