Morning Coworking eröffnet und betreibt mit Asana erfolgreiche Coworking Spaces in Paris

Die moderne Arbeitswelt verändert sich ständig, mit Remote-Mitarbeitern, kleinen Teams und Unternehmern, die die Zukunft der Arbeit und Zusammenarbeit gestalten. Unternehmen wie Morning Coworking verbessern diese Zukunft mit ihren Coworking Spaces, die Komfort und Wohlbefinden sowie Gemeinschaft und Vernetzung fördern. Und diese Art von Arbeitsumgebung funktioniert – Morning Coworking betreibt derzeit 20 Büros in ganz Paris, und bis Ende 2018 werden fünf weitere Standorte eröffnet.

Das ist keine Kleinigkeit, wie Tania Boros, Leiterin des operativen Betriebs, bereits weiß. Tania koordiniert mit ihrem vierköpfigen Team alle 20 Standorte sowie die dort ansässigen Mitarbeiter. Sie haben intensiv daran gearbeitet, den perfekten Prozess zu entwickeln, um neue Standorte zu eröffnen und sicherzustellen, dass sie erfolgreich sind.

Sie sind mit der Aufgabe betraut, sich schnell weiterzuentwickeln und dabei aber auch noch auf Menschen, Prozesse und Zielsetzung zu achten. Sie nutzen Asana, um sicherzustellen, dass alle drei Dinge im Einklang sind, so dass jeder aus der ganzen Stadt (oder Welt) auf den gemeinschaftlichen, produktiven Raum zählen kann, den Morning Coworking schafft.

Das Erfolgsgeheimnis für erfolgreiche Coworking Spaces

Coworking Spaces zu schaffen, in denen außergewöhnliche Menschen (mit ihren Ideen) interagieren und arbeiten, erfordert viel Koordination und Vertrauen. Das Team von Morning Coworking muss stets auf dem gleichen Stand sein, wenn es darum geht, die Standorte der Coworking Spaces zu sichern, sie mit Mitarbeitern zu besetzen und erfolgreich zu betreiben – und das alles so schnell wie möglich. Tania hat alle Hände voll zu tun, aber mit Asana kann sie gelassen bleiben.

Schnelles Arbeiten mit Vorlagen

Die meisten Unternehmen müssen schnell agieren, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und ihre hochgesteckten Ziele zu erreichen, aber für Morning Coworking ist Schnelligkeit besonders wichtig und dies wirkt sich auf ihr Ergebnis aus. „Einige Räumlichkeiten sind nur für zwei bis drei Jahre an uns vermietet, deshalb müssen wir sie so schnell wie möglich in Betrieb nehmen, um Einnahmen zu erzielen“, sagt Tania.

Um einen Coworking Space zu eröffnen, müssen Tania und ihr Team Genehmigungen einholen, Mietverträge unterzeichnen, den Umbau koordinieren, Einrichtungsgegenstände auswählen, technische Konfigurationen installieren und vieles mehr. „Mit Asana haben wir den gesamten Prozess der Eröffnung eines neuen Coworking Spaces auf ein bis drei Monate verkürzt. Jetzt können wir, dank Asana und unseren Baupartnern und Lieferanten (die ihre Lieferzeiten sogar verkürzt haben!), mehrere Coworking Spaces gleichzeitig eröffnen. Anstatt einen nach dem anderen können wir jetzt vier Coworking Spaces gleichzeitig eröffnen.“

Wie schafft es Morning Coworking, bei so vielen verschiedenen und wichtigen Themen in nur wenigen Wochen den Überblick zu behalten? Das alles geht mit Vorlagen.

Tanias Team verwendet die gleiche Vorlage für jeden neuen Standort, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Auf diese Weise können sie schnell mit einem neuen Projekt beginnen. Sie müssen nur die Vorlage kopieren. In jedem Projektabschnitt werden in Verbindung stehende Aufgaben für Verwaltung, IT, Architektur, Logistik und mehr zusammengefasst. Das erleichtert das Auffinden von Informationen, sobald das Projekt läuft – so muss man nicht aufwändig E-Mails und Dokumente durchsuchen.

Das Team von Morning Coworking verwendet auch benutzerdefinierte Felder, um zu zeigen, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet, so dass Tania schnell einen Blick auf das Projekt werfen kann, ohne nach Statusaktualisierungen für Dutzende von Aufgaben fragen zu müssen. In Kombination mit Aufgabenabhängigkeiten weiß jeder, woran er wann arbeiten soll. „Asana hilft uns wirklich, die Gewissheit zu haben, dass jeder zur richtigen Zeit am richtigen Teil des Plans arbeitet.“

Gebäude, die Tanias Team betreut, stehen normalerweise Monate oder Jahre leer, bevor Morning Coworking sie übernimmt. Manchmal sind die Immobilien in einem schlechten Zustand, bevor sie umgebaut werden. Hier ist ein Blick auf das Vorher und Nachher von ein paar ihrer Coworking Spaces:

Mitarbeiter in jedem Büro einbeziehen und unterstützen

Aber sobald ein Coworking Space eröffnet wird, verlangsamt sich das Tempo nicht. Mit nur einem Mitarbeiter an jedem Standort gibt es unzählige Aufgaben, um sicherzustellen, dass alles richtig gehandhabt wird – von den IT-Anforderungen bis hin zur Einbeziehung der Coworker. Morning Coworking möchte auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter darauf vorbereit sind, mit verschiedensten Situationen umzugehen. Sie sollen sich motiviert fühlen, ihre Funktion optimal ausüben zu können, um die Coworking Spaces zu verbessern – beides Dinge, die dank Asana erreicht werden können.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg von Morning Coworking ist der Einarbeitungsprozess für „Morning Manager“. Morning Manager sind dafür verantwortlich, sich um alle Bedürfnisse und Probleme zu kümmern, die in einem Workspace auftreten können. „Unsere Morning Manager halten die Coworking Spaces zusammen und sorgen dafür, dass die Community wächst“, sagt Tania. Und wiederum sind Vorlagen die Rettung.

„Asana ist wirklich hilfreich bei der Mitarbeitereinführung, da wir eine Vorlage erstellen können, um sicherzustellen, dass wir die Mitarbeiter in allem geschult haben. Die Manager können so auch erneut im Projekt nachschauen, wenn sie Fragen haben.“

Die Vorlagen verdeutlichen Prozesse und bewährte Methoden – und sie sind leicht zu finden, da sie alle in Asana enthalten sind. Die Vorlage hilft Morning Coworking auch dabei, sich schnell weiterzuentwickeln, damit nicht für jeden neuen Manager das Rad neu erfunden werden muss oder möglicherweise etwas vergessen wird. Manager sind besser in der Lage, auf jede Situation zu reagieren und sie wissen, dass sie es richtig machen. Dadurch können sie mehr Verantwortung mit weniger Stress übernehmen.

Wenn Probleme und Fragen auftreten, können die Manager Asana nutzen, um Lösungen zu finden. Beispielsweise könnten sich Manager fragen, wie der Prozess abläuft, um Ausstattung zu kaufen oder von wem sie Informationen zum Budget erhalten. Das Morning Coworking Team hat Projekte für jeden einzelnen Coworking Space, um den Überblick über erforderliche Aktionen, den Prozess zum Einchecken neuer Kunden und anstehende Veranstaltungen zu behalten.

Außerdem werden Budgets und Rechnungen mit Asana erfasst und verwaltet, um jeden Monat einen noch reibungsloseren Abschluss sicherzustellen. So kann sich Tania auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren, um Fragen schnell zu beantworten und Lösungen zu finden, die per E-Mail und Chat einfach nicht möglich wären.

„In Asana ist es so leicht, jedes Detail im Auge zu behalten, ohne dass es komplexer wird. Wir verwenden Asana, um Rechnungen zu verwalten und sicherzustellen, dass es keine Unregelmäßigkeiten gibt. Wir können jeden Monat Berichte und Ausgaben rechtzeitig einreichen und wissen, dass es keine Fehler gibt.“

Die wichtigsten Ziele nachverfolgen

Mit neuen Problemen, die in jedem Workspace zu bewältigen sind, kann man sich leicht in den Details des Alltags verzetteln und die größeren Ziele aus den Augen verlieren. Dies könnte dazu führen, dass weniger Komfort und Beständigkeit herrschen, für die Morning Coworking bekannt ist. Oder es könnte auch sein, dass sich die Morning Manager demotiviert fühlen, wenn sie nicht mehr wahrnehmen, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt.

Morning Coworking ist hier, um eine sensationelle Gemeinschaft zu schaffen und sicherzustellen, dass die Menschen großartige Erfahrungen im Coworking Space machen. Das gilt sowohl für unsere Kunden als auch für unsere eigenen Mitarbeiter. Asana hilft uns dabei, beiden gerecht zu werden.”

Zum Glück sind Tania und ihr Team mit Ihrem Asana-Projekt einen Schritt voraus, indem Sie ihre OKRs in Asana verfolgen. In dem Projekt werden die größeren Ziele des Unternehmens nachverfolgt, wie die Zertifizierung der Coworking Spaces als hundertprozentig umweltfreundlich (aufgrund von Energieverbrauch, Recycling und mehr) und die Eröffnung eines Coworking Space pro Monat im Jahr 2019. Zudem werden auch die größeren Ziele jedes Einzelnen festgelegt.

Ungefähr jeden Monat überprüft das Team die OKRs, um zu sehen, wie sie vorankommen und um Lösungen zu finden, wenn etwas nicht im Zeitplan ist oder aktualisiert werden muss. Es werden auch die Ziele der Mitarbeiter überprüft und anstehende Projekte aufgezeigt, die für das Wachstum relevant sein könnten.

Schneller und nachhaltiger Erfolg

In nur wenigen Jahren hat Morning Coworking einen neuen Standard für Workspaces gesetzt, indem komfortable Räume mit motivierten Mitarbeitern und einer Kundschaft, die an die Community glaubt, geschaffen wurden. Immer mehr Standorte werden eröffnet und das Team von Tania ist bereit, sich schnell weiterzuentwickeln. Gleichzeitig wird jeder Schritt im Prozess gut evaluiert und der Blick auf die großen Ziele gerichtet.

Dank Asana kann sich Morning Coworking auf die richtigen Details konzentrieren und sicherstellen, dass sie der am schnellsten wachsende und beliebteste Coworking Space in Paris sind.