Kyna English wurde zu Beginn der Covid-19-Pandemie gegründet. Tram hatte keine Schwierigkeiten, qualifizierte Lehrkräfte aus der ganzen Welt einzustellen, aber es war eine Herausforderung, ein globales Team zu koordinieren. Schülerprofile und Aufgaben im Bereich Kundensupport wurden in Tabellen nachverfolgt. Das Problem war, dass die Tabellen nicht immer aktualisiert wurden. Teammitglieder durchforsteten oft frühere Anruf- und Chatprotokolle, um aktuelle Informationen zu erhalten. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass Mitarbeitende mit verbesserten Prozessen 4,9 Stunden pro Woche einsparen können. Tram hatte sich das Ziel gesetzt, die Kundenbindung zu stärken und die Zahl der Schüler von einigen Hundert auf mehrere Tausend zu erhöhen. Sie wusste, dass dies mit besseren Arbeitsprozessen möglich war. 

Eine neue Art der Zusammenarbeit finden

Um Kyna English auszubauen und die Prozesse effizienter zu gestalten, benötigte Tram ein Tool, das folgende Anforderungen erfüllte:

• Eine Lösung, die eine hervorragende Zusammenarbeit ermöglicht, damit es einfacher ist, Informationen zu finden und die teamübergreifende Arbeit zu verwalten.

• Einfach zu bedienen sein, damit neue und bestehende Mitarbeiter schnell geschult werden konnten.

• Integrationen mit Chat- und E-Mail-Software ermöglichen sollte, um die Kundenkommunikation an einem zentralen Ort zu verfolgen.

Tram nutzte eine Testversion von Asana und entschied, dass die Plattform die richtige Wahl war, um das Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.

Asana war die richtige Wahl für Kyna English. Die Plattform ist intuitiv, lässt sich mit unserer E-Mail- und Chat-Software verknüpfen und speichert Informationen an einem zentralen Ort. Ich brauche nur eine Plattform, um über die Arbeit im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben.

Tram Ho, Gründerin und CEO von Kyna English

Die Einführung von Asana mithilfe von Flexidata

Kyna English arbeitete mit Flexidata, einem Asana Solutions Partner, zusammen, um Workflows und Berichtsfunktionen einzurichten. Es wurden Dashboards zur Berichterstellung eingerichtet, um das Arbeitspensum der Angestellten und den Projektfortschritt nachzuverfolgen. Die von Kyna English verwendete E-Mail- und Chat-Software wurde in Asana integriert, sodass Nachrichten als Aufgaben in der Plattform angezeigt werden.  Auch die Schülerprofile wurden aus Tabellen in Asana migriert. Das Ergebnis? Das Team von Kyna English ist wesentlich effizienter geworden und hat sein Ziel erreicht, Tausende von Schülern zu unterrichten.

Tausende von Lernenden mithilfe von Asana unterrichten

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit berichten 55 % der Mitarbeiter in Unternehmen, die ihren Fokus auf die Zusammenarbeit legen, von einem Umsatzwachstum in den letzten drei Jahren. Kyna English unterrichtet inzwischen über 3.000 Schüler und konnte die Kundenbindung deutlich verbessern.

Hier erhalten Sie einen Einblick in die Workflows und Funktionen, die dem Team von Kyna English am meisten geholfen haben.

Verfolgung von Schülerprofilen in Asana

Alle Schülerprofile werden als Projekte in Asana gespeichert. Informationen über die Persönlichkeitstypen der Schüler, ihre Lernpräferenzen, den Fortschritt im Unterricht, die Erwartungen der Eltern und die damit verbundenen Supportanfragen werden an einem zentralen Ort erfasst. Dieser umfassende Kontext erleichtert die Übergabe von Aufgaben an andere Mitarbeitende erheblich und hilft Führungskräften, schnellere Entscheidungen in Bezug auf Schülerkonten zu treffen. 

Asana hilft uns bei der Zusammenarbeit. Kundensupport ist kein zeitaufwändiger Prozess mehr. Es ist ganz einfach, Fälligkeitstermine für Kundenanfragen festzulegen und den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen.

Tram Ho, Gründerin und CEO von Kyna English

Visualisierung der Arbeitsbelastung und der Aufgaben von Mitarbeitenden

Dashboards sind so eingerichtet, dass Führungskräfte bei Kyna English die Arbeitsauslastung der Angestellten einsehen und nachverfolgen können, wie die Mitarbeitenden an ihren Aufgaben arbeiten. Diese Daten helfen Tram dabei, übersehene oder überfällige Aufgaben zu identifizieren und bessere Entscheidungen in Bezug auf Ziele und Ressourcen zu treffen.

Pläne zur Verdoppelung des Wachstums

Als Kyna English gegründet wurde, wurden die Dienstleistungen in Vietnam erbracht. Heute ist das Unternehmen in Indonesien und Thailand tätig und plant, weiter zu expandieren. Das Team von Kyna English hat sich zum Ziel gesetzt, die Anzahl der Schüler, die das Unternehmen unterrichtet, zu verdoppeln. Da die Workflows in Asana organisiert und kontinuierlich optimiert werden, hat das Team keinen Zweifel daran, dass es sein neues Ziel erreichen wird.