Lernen Sie David Joe (DJ), Head of Marketing, Anthony Smith, Executive Producer, und Nick Monge, Projektmanager für Videoproduktion und Medien, kennen. Dieses Trio von Insomniacs aus drei verschiedenen Bereichen des Unternehmens verwendet Asana, um Projekte in nahezu allen Bereichen des Geschäfts zu koordinieren – einschließlich des massiven Wechsels von Live-Präsenzveranstaltungen zu einem umfassenden Angebot an virtuellen Konzerten. Sie waren Teil des Auswahlprozesses, um ein neues Tool zu finden, das das Unternehmen zusammenbringen und allen zu einer effizienteren Zusammenarbeit verhelfen konnte.

Von den Clubs in Los Angeles zu Insomniac

DJ, der seit 2018 bei Insomniac arbeitet, und Anthony, der seit 2011 mit Insomniac zusammenarbeitet, haben beide ihre ersten Erfahrungen in der Unterhaltungsbranche gesammelt, während sie einen Club in Los Angeles, Kalifornien, leiteten. Sie kennen die Branche in- und auswendig und haben eine Beziehung zu Insomniac aufgebaut, nachdem das Unternehmen vor fast zehn Jahren mit ihrem Club für eine Veranstaltung zusammengearbeitet hatte.

Als DJ und Anthony zum ersten Mal mit Insomniac zusammenarbeiteten, bestand ihre Aufgabe darin, das Unternehmen von oben nach unten zu betrachten und Ineffizienzen zu identifizieren, bei deren Behebung sie helfen konnten. Einer der ersten Bereiche, bei denen sie Verbesserungspotenzial sahen, war das Projektmanagement, insbesondere die Art und Weise, wie Teams miteinander koordiniert wurden. Die Leitung eines Clubs mit mehreren Dutzend Mitarbeitenden für eine einzige Nacht unterscheidet sich erheblich von der Leitung und Planung eines mehrtägigen Musikfestivals, um nur ein Beispiel zu nennen. Es gibt unzählige laufende Vorgänge und Beteiligte, von der Auswahl und Vorbereitung des Veranstaltungsortes bis hin zur Koordination am Veranstaltungstag. Da so viele Mitarbeiter von Insomniac aus der Clubszene kamen, musste das gesamte Unternehmen seine Art der Projektverwaltung überdenken.

„Wir hatten einen Punkt erreicht, an dem unsere Tools genauso weit entwickelt sein mussten wie wir selbst“, sagte Nick, der seit 2013 bei Insomniac ist. „Wir brauchten alle, alle zusammen, in einem lebendigen, dynamischen System, und wir mussten alle anfangen, im Einklang zu arbeiten.“

Obwohl jedes Team seine eigenen Prozesse und Methoden zur Verwaltung von Projekten hatte – von Dokumenten und Tabellenkalkulationen bis hin zu Klemmbrettern mit Ausdrucken – führte ein solcher Flickenteppich an Lösungen dazu, dass Aufgaben übersehen wurden, es zu Missverständnissen zwischen den Teams kam und Informationen isoliert von anderen Teams aufbewahrt wurden. Diese Probleme wurden besonders deutlich, je größer die Projekte wurden.

„Ich habe nicht genug Zeit, um überall zu sein und mit allen zu sprechen, wenn ich an einem Projekt mit tausend Einzelteilen arbeite“, sagte Anthony.

Um alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zur Zusammenarbeit zu bewegen, benötigte Insomniac ein Tool, das in der Lage war, riesige Projekte – wie mehrtägige Festivals – zu bewältigen und die Anforderungen zahlreicher Abteilungen wie Produktion, Finanzen, Personalwesen und Marketing zu erfüllen.

Alle im gleichen Takt arbeiten lassen

Als Anthony und DJ begannen, sich mit Projektmanagement-Lösungen zu befassen, stellten sie fest, dass viele Tools Einschränkungen aufwiesen, die es Insomniac nicht ermöglichten, alle Teams im gesamten Unternehmen wirklich zusammenzubringen. Sie brauchten ein Tool, das alle Beteiligten organisiert und auf dem Laufenden halten konnte, unabhängig vom Team und vom Projekt. Außerdem wollten sie ein Tool, das visuell ansprechend und intuitiv zu bedienen ist. Zu diesem Zeitpunkt stießen sie auf Asana.

Indem Asana es den Mitarbeitenden ermöglichte, Aufgaben in mehreren Projekten zu organisieren, konnte Insomniac eine vollständig abgestimmte Zusammenarbeit zwischen den Teams sicherstellen. Mit Asana konnten sie jedes Projekt auf dem neuesten Stand halten und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten, ohne ständig Nachrichten und E-Mail-Updates zu versenden. Die Zeitleistenfunktion war auch für die Eventplanung und -umsetzung entscheidend, da sie sicherstellte, dass die Fälligkeitsdaten korrekt aufeinander abgestimmt waren. Außerdem kamen Kommentare und Unteraufgaben bei Insomniac sehr gut an. Aufgaben für bestimmte Arbeitsergebnisse und Einträge konnten bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden, während alle Details strukturiert und leicht auffindbar blieben.

Außerdem fanden sie Asana visuell ansprechend und stellten fest, dass es sich gut für die Arbeit mit Kreativen eignete.

Wir sind ein Entertainment-Unternehmen, ein Plattenlabel und einer der größten Musik-Streaming-Anbieter weltweit. Wir haben mehrere Bekleidungs- und Modemarken. Wir sind ein sehr kreatives Unternehmen und benötigen Tools, die gut zu uns passen und auch ansprechend zu bedienen sind.

Anthony Smith, Executive Producer

Als DJ und Anthony bereit waren, Asana dem CEO von Insomniac vorzustellen, war er von dem, was sie gefunden hatten, begeistert und bereit, das Unternehmen vollständig auf das Tool umzustellen.

„Wir haben unsere Argumente dargelegt und alles im Detail beschrieben“, sagte Anthony über den Prozess. „Wir haben uns wirklich intensiv mit den Funktionen von Asana auseinandergesetzt, wussten, was wir mit dem Tool vorhatten, und hatten die volle Unterstützung der Geschäftsleitung, um es umzusetzen.“

Optimierung der Arbeitsabläufe bei Insomniac mit Asana

Obwohl Anthony und DJ die Zustimmung des CEO für Asana erhielten, wollten sie eine reibungslose Einführung und unternehmensweite Akzeptanz sicherstellen. Dazu wandten sie sich zunächst an die Leiter aller Abteilungen – vom Marketing über die Finanzabteilung bis hin zu allen anderen –, um Unterstützung für Asana zu gewinnen.

Da Asana ein großes Problem im Unternehmen lösen sollte – ineffiziente Prozesse und ein ineffizientes Projektmanagement – hörten die Abteilungsleiter DJ und Anthony zu, vertrauten ihnen und brachten ihre eigenen Teams mit Begeisterung an Bord. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Asana vollständig in ihre täglichen Workflows integrieren, hatten DJ, Anthony und Nick einen Plan, um alle in den Best Practices für Asana zu schulen. Dann breitete sich COVID-19 auf der ganzen Welt aus.

Einführung in Asana und Remote-Arbeit – gleichzeitig

Nicht nur fand die erste Asana-Schulung aufgrund der Pandemie remote statt, sondern Insomniac befand sich auch mitten in der Umstellung seines Geschäfts von Präsenzveranstaltungen auf Live-Streams. Glücklicherweise hatten sie bereits mit der Einführung von Asana begonnen, und die Mitarbeiter fingen an, ihr neues Tool zu nutzen.

„Wir haben das gesamte Geschäftsmodell unseres Unternehmens innerhalb eines Monats von Präsenzveranstaltungen zu Live-Streams umgestellt“, sagte DJ. „Ehrlich gesagt wären wir ohne die Hilfe von Asana wahrscheinlich nicht an diesem Punkt angelangt. Asana war in den ersten Phasen dieser umfassenden Umstellung von entscheidender Bedeutung.“

In einer Zeit, in der sich viele Menschen isoliert und allein fühlen, sieht Insomniac in den Livestreams eine noch größere Bedeutung. Seit der Umstellung ihres Geschäftsmodells haben sie unzählige Rückmeldungen darüber erhalten, wie viel Freude und Verbundenheit sie ihren Fans vermittelt haben.

Seit der Einführung von Asana sind die Vorteile enorm – und das nicht nur im Hinblick auf den Übergang von Präsenzveranstaltungen zu Live-Streams.

Der Lockdown, den unsere Branche aufgrund von COVID erlebte, zwang uns dazu, alles auf Online-Prozesse umzustellen und gleichzeitig einen Weg zu finden, um unsere Angestellten auch aus der Ferne miteinander zu vernetzen und auf Kurs zu halten. Mit Asana konnten wir genau das tun und viele unserer Probleme im Zusammenhang mit Workflows und Logistik lösen. Der Zeitpunkt unserer Zusammenarbeit mit Asana war entscheidend, und nachdem wir das Team schnell einarbeiten konnten, wurde Asana zum Rückgrat unserer Arbeit.

Pasquale Rotella, CEO / Gründer von Insomniac.

Dank Asana weiß Anthony sofort, welche Projekte nach Plan verlaufen oder unplanmäßig ausgeführt werden, und an wen er sich wenden muss, wenn er weitere Informationen benötigt. Da die von ihnen veranstalteten Events stark terminabhängig sind, hilft die Zeitleiste dabei, die Arbeit reibungslos und termingerecht abzuwickeln.

Vor Asana musste Nick jeden Tag jeden Designer nach dem Status seiner Arbeit fragen, und jetzt kann er den Status des Projekts selbst in Asana nachverfolgen. Führungskräfte können sich ein Projekt ansehen und darauf vertrauen, dass alles nach Plan verläuft, ohne ihr Team mikromanagen zu müssen. Darüber hinaus ist die interne E-Mail-Nutzung bei Insomniac stark zurückgegangen, da der Großteil der Kommunikation jetzt in Asana stattfindet.

„Mit Asana haben wir das Projektmanagement im Unternehmen auf ein höheres Niveau gehoben, sodass jetzt alle Geschäftsbereiche in Asana abgewickelt werden“, so Nick. „Die zentrale Verwaltung aller Vorgänge war für uns eine wesentliche Verbesserung.“

Der nächste Schritt von Insomniac

Sobald die Welt wieder ihre Türen öffnet, plant Insomniac, sein Geschäft wieder auf Live-Veranstaltungen und Festivals mit persönlicher Teilnahme umzustellen. Obwohl es viel Unsicherheit darüber gibt, wie die Welt nach COVID aussehen wird, ist eines sicher: Das Team von Insomniac wird Asana-Vorlagen und -Frameworks für eine weitere enorme Umstellung seines Geschäfts erstellen.

Nach der Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen wird der nächste Schritt für das Unternehmen darin bestehen, Asana auch bei Live-Events und Festivals einzusetzen. Anthony sieht eine Zukunft, in der Projektmanager mit Tablets über Veranstaltungen gehen und Asana-Aufgaben in der App abhaken, anstatt wie bisher mit dem klassischen Klemmbrett und Papier zu arbeiten. Da Asana in Zukunft eine so wichtige Rolle spielen wird, hat die Einführung des Tools für Insomniac höchste Priorität, um das Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.