So bleibt Fedegari dank Asana den Marktanforderungen einen Schritt voraus und kann Projekte schneller abwickeln

Herausforderungen

• Schnellere Projektkoordination erforderlich: Der Markt verlangt einen schnelleren abteilungsübergreifenden Informationsfluss und prompte Reaktionen. In der Vergangenheit konzentrierten sich Teams eher auf eine vertikale, abteilungszentrierte Optimierung und nutzten Excel, E-Mails und informelle Kommunikation, um komplexe Engineering-Projekte zu verwalten.

• Zunehmende betriebliche Komplexität: Wachstum, neue Mitarbeitende und stärker kundenspezifische Projekte führten zu Workflows, die schwer zu verwalten und zu skalieren waren.

• Druck zur Beschleunigung der Bereitstellung: Kunden forderten kürzere Fristen, aber die manuelle Planung und die teamübergreifende Koordination begrenzten das Tempo der Projektausführung.

Lösungen

• Standardisierte Projekt-Workflows: Erstellung produktspezifischer Vorlagen in Asana mit bis zu 150 vorgefertigten Aufgaben und automatischen Aufgabenzuweisungen.

• KI-gestützte Kapazitätsplanung: Es wurden KI-Regeln erstellt, um Arbeitsergebnisse basierend auf der Arbeitsbelastung der Abteilungen und der verfügbaren Kapazität automatisch zu planen.

• Verbundene Systemintegrationen: Asana wurde mit dem CRM-, Power-BI- und ERP-System des Unternehmens integriert, um eine einzige Informationsquelle für die Projektdurchführung zu schaffen.

Ergebnisse

• Die Durchlaufzeiten von Projekten wurden um 30 % verkürzt, wodurch die Produktionszyklen von 10 Monaten auf 7 Monate reduziert werden konnten, während gleichzeitig eine pünktliche Lieferquote von 100 % beibehalten wurde.

• Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Qualität, wodurch die Projektabweichungen innerhalb von drei Jahren um 50 % reduziert werden konnten.

• Beschleunigte Projektkoordination und schnellere Reaktion auf Kundenanfragen, wobei die Bearbeitungszeiten für Änderungsanfragen durch automatisierte Workflows und Echtzeit-Zusammenarbeit von Wochen auf nur 24 Stunden verkürzt wurden.

Wir haben unsere Arbeitskoordination verbessert, indem wir die Abhängigkeit von Chats, endlosen E-Mail-Verläufen oder Folge-Meetings minimiert haben. Asana organisiert den Workflow zwischen den Abteilungen, sodass sich unsere Teams mehr auf die Umsetzung als auf die Koordination konzentrieren können.”

Asana für das Projektmanagement bei komplexen Entwicklungsprojekten

Fedegari stellt hochspezialisierte Sterilisationsprozesse her, wobei jeder Auftrag eine detaillierte technische Planung, abteilungsübergreifende Koordination und strenge Lieferfristen erfordert.

In der Vergangenheit war das Unternehmen auf Tabellen und informelle Kommunikation angewiesen. Um auf Markttrends zu reagieren, die mehr Geschwindigkeit und Genauigkeit erfordern, und um auf hochgradig kundenspezifische Lösungen umzustellen, entschied sich Fedegari für die Einführung von Asana und die Entwicklung einer standardisierten Struktur für die Verwaltung komplexer Projekte – von der Auftragsannahme bis zur Lieferung.

Wir haben Dutzende von Vorlagen erstellt … Wir konnten wirklich jedes einzelne Modell und jede einzelne Konfiguration unserer Systeme abbilden. Wir müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.”

Asana für die Ressourcenplanung und das Arbeitspensum-Management

Entwicklerteams sind bei der Verwaltung großer Mengen technischer Arbeitsergebnisse häufig mit Ressourceneinschränkungen konfrontiert. Um dieses Problem zu lösen, nutzt Fedegari Asana AI, um die Kapazität der einzelnen Abteilungen zu analysieren und auf der Grundlage der aktuellen Workloads automatisch Empfehlungen für die Planung von Aufgaben zu geben. So können die Teams effizient planen und die Projektzeitpläne optimieren.

• Vorausschauende Aufgabenplanung mit Asana AI: Asana AI analysiert automatisch die Arbeitsauslastung und schlägt die erste verfügbare Woche für neue Projektergebnisse vor, wodurch die Vorplanung beschleunigt wird und mehrere Wochen eingespart werden können.

• Ressourcenflexibilität und -abstimmung: Portfolios bieten der Führungsebene Transparenz über alle Wertströme hinweg und ermöglichen es den Teams, Ressourcen zwischen neuen Maschinenaufträgen und Überarbeitungsprojekten aufzuteilen.

• Proaktive Risikominderung: Durch das Testen der KI-gestützten Analyse einer benutzerdefinierten Risikodatenbank kann das Team Projektanweisungen anpassen und potenzielle Verzögerungen vermeiden, bevor sie auftreten.

Zuvor erforderte die Planung eine umfassende Abstimmung zwischen den Abteilungen. Jetzt schlägt das System bereits das bestmögliche Szenario vor.”

Asana für betriebliche Transparenz und Datenanalytik

Da in jedem Projekt Hunderte von Aufgaben anfallen und mehrere technische Fachbereiche beteiligt sind, benötigte Fedegari einen umfassenden Überblick über die Umsetzung und die Leistung.

Durch die Integration von Asana mit Reporting- und Business-Intelligence-Systemen verbessert das Unternehmen seine Fähigkeit, Betriebsdaten in handlungsweisende Analytik umzuwandeln.

• Zentralisierte Projekttransparenz: Dashboards ermöglichen die Nachverfolgung des Projektstatus, der zu erbringenden Leistungen und der abteilungsübergreifenden Workflows in Echtzeit.

• Integrierte Datenanalytik: Durch Power-BI- und CRM-Integrationen werden Betriebs- und Kundendaten in handlungsweisende Erkenntnisse umgewandelt.

• Automatisiertes Störungsmanagement: Kundenanfragen, Abweichungen und Störungen am Standort werden automatisch in Aufgaben in Asana umgewandelt, wodurch die Reaktion und die Lösung optimiert werden.

Asana ist unsere zentrale Informationsquelle für das durchgängige Projektmanagement. Die Daten fließen in andere Systeme ein, aber die Quelle ist Asana. ”

Da Fedegari weiter wächst und immer komplexere Projekte umsetzt, plant das Unternehmen, den Einsatz von Automatisierung und KI in Asana auszubauen.

Zu den zukünftigen Initiativen gehört die Ausweitung der KI-gestützten Risikoanalyse, um Projektrisiken im Voraus zu ermitteln und Workflows noch weiter zu optimieren. Indem Fedegari weiterhin auf seiner Asana-Basis aufbaut, möchte das Unternehmen Projekte schneller und zuverlässiger abwickeln und dabei die in stark regulierten Branchen erforderliche Präzision beibehalten.