Überarbeitung eines zehn Jahre alten Produktionsprozesses

Heidi Garthwaite ist Studio Manager bei Engage Interactive, wo sie den Produktionsprozess der Agentur überwacht und das Arbeitspensum von mehr als 30 digitalen Marketingspezialisten, Designern und Entwicklern verwaltet. In dieser Funktion steht sie im Zentrum der gesamten Kundenarbeit und -kommunikation und ist dafür verantwortlich, die Ergebnisse auf Kurs zu halten und das Wohlbefinden des Teams zu gewährleisten.

Kurz nachdem die Agentur ihr 10-jähriges Bestehen gefeiert hatte, wurde Heidi klar, dass das Team einen neuen Prozess für die Planung, Organisation und Durchführung der Arbeit benötigte. Engage Interactive und seine Kundenliste waren beide kürzlich gewachsen, und Heidi begann, die Belastung zu spüren, die die manuelle Verfolgung der Aufgaben jedes Teamkollegen in einer isolierten To-do-Liste mit sich brachte.

Eine neue Art zu arbeiten

Nach drei Monaten Recherche und drei Monaten, in denen mehrere Optionen getestet wurden, entschied sich Heidi für Asana als neues Work Management Tool der Agentur. Es war nicht nur die intuitivste Lösung, auf die sie gestoßen war (einige Teammitglieder nutzten die kostenlose Version bereits privat!), sondern auch die flexibelste. Mit Asana konnte Heidi problemlos Arbeitsvorgänge basierend auf Aufgabenattributen (z. B. Design, Web, Inhalt) zuweisen und verwalten, die Kapazitätsplanung optimieren und benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Status-Updates zu Kundenaufgaben und Fristen in Echtzeit zu erhalten.

Fristen einhalten und neue Meilensteine erreichen

Heute verwendet Engage Interactive Asana, um alles zu verwalten, von den komplexesten, digitalen Full-Service-Marken-Transformationen bis hin zur Versorgung der Küche. Jeder Kunde hat ein eigenes Projekt in Asana, und das Team verwendet Aufgaben, um die Arbeit in umsetzbare Kategorien wie das Verfassen von Inhalten und Web-Updates zu unterteilen. Diese Aufgaben werden dann zu einem Kapazitätsplanungsprojekt hinzugefügt, mit dem Heidi sicherstellt, dass alle mit maximaler Produktivität arbeiten. Sie haben sogar damit begonnen, die Integration von Asana mit Gmail zu prüfen, damit sie ihre gesamte geschäftskritische Kommunikation miteinander verknüpfen können.

Asana erfüllt alle Anforderungen und noch viel mehr. Es ist einfach zu bedienen, verfügt über zahlreiche Funktionen und entwickelt sich ständig weiter. Dies vereinfacht es uns mehr denn je, unsere Jobs zu erledigen und unseren Kunden preisgekrönte digitale Inhalte zu liefern.

Mit einem komplett überarbeiteten Work-Management-Prozess, einer spannenden Liste neuer Kundenprojekte und einem brandneuen Büro in Leeds besteht kein Zweifel daran, dass Engage Interactive gut auf die nächsten 10 Jahre als Agentur und darüber hinaus vorbereitet ist.