Deneb Petterson leitet das digitale Marketingprogramm von Clas Ohlson in Finnland. Deneb und sein Online-Marketing-Team sind dafür verantwortlich, durch überzeugende digitale Kampagnen, eine effektive Social-Media-Strategie und Online-Werbung Interesse an den Produkten des Unternehmens zu wecken und Traffic auf die Webseite zu lenken. Um all dies erfolgreich zu bewältigen und letztendlich Online-Bestellungen zu generieren, muss das gesamte Team eng aufeinander abgestimmt sein.

Als Deneb vor sieben Jahren die Leitung des Teams übernahm, nutzten die Teammitglieder Tabellen zur Planung und Verwaltung ihrer Arbeit, was eine Zusammenarbeit in Echtzeit unmöglich machte. Es konnte immer nur eine Person gleichzeitig in einer Datei arbeiten, sodass oft mehrere Versionen derselben Tabelle erstellt wurden und niemand wusste, welche die zentrale Informationsquelle war. Das Team verschwendete auch viel Zeit damit, seine Tabellen manuell zu aktualisieren, wenn die Arbeit voranschritt oder sich die Pläne änderten – wenn es überhaupt daran dachte, sie zu aktualisieren.

Deneb wusste, dass es eine bessere Möglichkeit für das Team geben musste, seine gesamte Arbeit zu verwalten und effektiver zusammenzuarbeiten. Wie es der Zufall wollte, plante er, um diese Zeit herum an der berühmten Slush-Konferenz in Helsinki teilzunehmen, und hoffte, seine Antwort zu finden, während er sich mit anderen Tech-Enthusiasten austauschte.

Die Suche nach einem Tool, das eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht

Während seiner Zeit auf der Slush unterhielt sich Deneb mit anderen Digital-Marketing-Experten und sprach über die Herausforderungen, die sein Team bei der Verwaltung seiner Kampagnen und seines Social-Media-Kalenders hatte. Einige Leute empfahlen ihm, sich Asana anzusehen. Nach einigen Recherchen stellte er fest, dass:

• Mehrere Personen konnten gleichzeitig innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe zusammenarbeiten

• Aktualisierungen wurden in Echtzeit angezeigt und waren für alle sichtbar

• Die Arbeit konnte in mehreren Layouts angezeigt werden, darunter eine Liste und ein Kalender

• E-Mails konnten an das Tool weitergeleitet werden, um verfolgbare Aufgaben zu erstellen, damit Arbeit nicht in ihren Posteingängen verloren ging

• Eine mobile App würde ihnen die Flexibilität geben, auf ihre Arbeit zuzugreifen, auch wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen

Asana erfüllte alle Anforderungen, die Deneb suchte. Sobald er also wieder im Büro war, führte er sein Team in Asana ein. Damit sich alle mit dem neuen Tool und der neuen Arbeitsweise vertraut machen konnten, veranstaltete er Schulungen, um allen zu zeigen, wie Asana funktioniert. Er erstellte auch Richtlinien und Standards dafür, wie das Team seine Arbeit strukturieren sollte, damit jeder seine Arbeit auf einheitliche Weise planen und verwalten konnte. Von da an ermutigte er sie, klein anzufangen, indem sie eines ihrer Projekte in Asana erstellten, und er stand zur Verfügung, um alle Fragen zu beantworten, die sie hatten.

Mit Asana erhalten Sie die Flexibilität, die Arbeit in verschiedenen Ansichten zu verwalten, je nachdem, was für das Projekt oder den Prozess am sinnvollsten ist. Zum Beispiel verwenden wir die Kalenderansicht, um unser Social-Media-Programm zu verwalten, damit wir leicht erkennen können, wann Beiträge live gehen.

Transparenz verbessert die teamübergreifende Abstimmung und Effektivität

Jetzt nutzt das gesamte finnische Büro Asana, um seine Arbeit zu verwalten. Alle können sehen, woran in den Teams gearbeitet wird, was ihnen hilft, auf dem Laufenden zu bleiben, da sie auf Basis derselben Informationen arbeiten. Hier sind einige Beispiele dafür, wie das finnische Büro von Clas Ohlson Asana nutzt, um effizienter zu arbeiten:

Strategische Planung: Sie verfolgen strategische Initiativen für das Jahr in Asana, damit jeder im Büro Einblick in die wichtigsten regionalen und unternehmensweiten Prioritäten hat. Dies hilft ihnen, sicherzustellen, dass sie ihre Zeit mit der richtigen Arbeit verbringen, und sie können klar erkennen, wie ihre individuellen Aufgaben zu größeren Zielen beitragen.

Verwaltung von Digital- und Social-Media-Kampagnen: Saisonale digitale Kampagnen sowie regelmäßige Social-Media-Beiträge sind wichtige Traffic-Treiber sowohl für ihren E-Commerce als auch für ihre stationären Standorte. Das Marketingteam verwendet Projektvorlagen, um jede neue Kampagne zu starten, da es jedes Mal dieselben Schritte befolgt. Dies ermöglicht es ihnen, sofort in die Ausführungsphase zu gelangen und Aktionspunkte mit nur einem Klick zuzuweisen. Im Verlauf der Kampagnen können sie auf den Projektzeitleisten sehen, wann die Arbeit erledigt wird, und die Arbeit verschieben, wenn es Abhängigkeits- oder Kapazitätskonflikte gibt. Und diese Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass jeder jederzeit Zugriff auf die neuesten Kampagnenpläne hat.

Wir starten 11 oder 12 Kampagnen für jede unserer fünf Saisons, und jetzt können wir mit Projektvorlagen so viel Zeit bei der Planung sparen. Außerdem können wir ganz einfach auf das zurückgreifen, was wir in der Vergangenheit gemacht haben, da sich alle unsere Pläne in Asana befinden.

Meetings: Um sicherzustellen, dass Meetings die Zeit aller Beteiligten effektiv nutzen, werden Tagesordnungen erstellt, damit klar ist, was besprochen wird, und Teamkollegen haben die Möglichkeit, Themen beizutragen, wenn neue Einträge auftauchen. Um Meetings weiterhin auf Kurs zu halten, verwendet das Team benutzerdefinierte Felder, um zu verfolgen, wie viele Minuten für jedes Thema aufgewendet werden. Aktionspunkte werden in Echtzeit erfasst und von unterwegs aus zugewiesen.

Digitale Kampagnen und E-Commerce auf die nächste Stufe bringen

Die Website von Clas Ohlson ist nicht nur für E-Commerce-Käufe, sondern auch für den Verkauf im Geschäft ein wichtiger Faktor. Das Team hat gerade eine neue Website gelauncht, die seinen treuen Kunden ein noch besseres Erlebnis bieten wird. Damit testen sie neue Marketingaktivitäten, die prädiktive Technologie beinhalten, um ein besser abgestimmtes Erlebnis mit gezielten Produktempfehlungen zu bieten. Um sicherzustellen, dass der neue Launch ein Erfolg wird, baute das Team auf Asana, um alle auf demselben Stand zu halten.

Jetzt, da wir alle unsere Arbeit in Asana verwalten, sind alle auf dem gleichen Stand und wir haben eine einzige Informationsquelle für unsere Kampagnen – wir müssen nicht mehr raten, ob wir die richtige Version des Plans vor uns haben.