庫存

無論您是監督餐廳庫存、追蹤辦公室用品，還是跨團隊管理設備，Asana 的可自訂庫存範本都能為您的團隊提供一個共用系統，以監控您擁有的內容、位置以及需要關注的內容。 無需再在試算表或電子郵件中追蹤更新。

這個簡單的庫存範本可幫助您記錄項目、指派後續事項、維持流程的一致性，最重要的是，在最大限度地減少錯誤的同時擴展您的庫存追蹤。

誰能從此庫存範本中受益？

在 Asana 中，我們看到團隊很容易忘卻跨部門的供應、工具或庫存。 若沒有集中式系統，重複訂單或錯過重新訂購點等小問題會迅速升級為延誤或缺貨。

無論您是管理食品庫存、補貨還是跨零售地點追蹤產品，此庫存範本都能幫助您隨時掌握每個項目名稱、SKU 和單價的變化。

此庫存核對清單範本非常適合需要以清晰、可重複的方式追蹤其管理內容的團隊和個人：

• 小型企業主在共用的 Business 版庫存系統中追蹤庫存水準、重新訂購點和定價。

• 商店經理監控線上和店內管道的庫存、銷售點用品和產品供應情況。

• 建築施工人員在不同工作之間管理原材料、設備和其他特定於現場的庫存。

• 處理設備庫存、保固詳細資料和硬體記錄的 IT 和設施團隊。

• 非營利組織和學校，從書籍和工具到捐贈商品，管理跨地點的多種類型庫存。

• 將家居項目組織成首頁庫存以進行保險、搬遷或個人記錄保存的個人。

• 負責醫療保健、零售、物流或教育等行業基本庫存追蹤的任何人。

為什麼要使用 Asana 庫存範本？

我們看到團隊從庫存試算表轉換為 Asana，並立即感覺更能掌控其庫存管理。 與其猜測重新排序的層級或翻查標籤頁以獲得成本詳細資料，不妨將所有內容置於一個清晰的協作工作空間中。 結果如何？ 減少延誤、更快補貨，並就訂購內容和時間做出更好的決策。

藉助此庫存追蹤範本，您可以：

• 在一處位置追蹤項目名稱、SKU、數量和儲存位置；非常適合庫存控制和資產追蹤。

• 新增單位成本、總價值和狀態欄位，以提高可視度，並幫助團隊根據即時資料採取行動。

• 在庫存過低之前，使用重新訂購點和自訂規則自動補貨。

• 新增並組織供應商聯絡人，並追蹤上次交易的日期，以做出明智的採購決策。

• 使用 Asana AI 來偵測差距、推薦自動化，並簡化整個庫存管理工作流程中的重複任務。

• 從辦公室用品到 IT 設備，內建功能支援各種庫存類型，讓您的庫存系統保持彈性。

• 授予團隊成員存取共用資料的權限，從而減少孤島，並實現更快、更明智的決策。

如何使用此庫存範本

1. 複製庫存清單範本。 點選「使用範本」，即可在 Asana 中啟動您的版本。 為其命名，使其符合您的設定，例如「倉庫用品」、「IT 硬體」或「設施庫存」。

2. 將每個項目記錄為任務。 為您追蹤的每個項目建立一個任務。 使用產品名稱或標籤的任務標題，並新增零件編號或 SKU 等識別碼，以便輕鬆搜尋。

3. 新增追蹤欄位。 使用數量、儲存位置、單位成本、總價值、重新訂購閾值和項目狀態等欄位自訂專案。 這樣您就可以清楚地瞭解庫存、存放地點以及需要注意的事項。

4. 記錄供應商資訊和訂單歷史記錄。 使用任務描述儲存供應商名稱、聯絡詳細資料和訂單連結。 新增欄位或評論，以便追蹤項目上次訂購或接收的時間。

5. 按類型或位置組織。 使用區段按類別 (如工具、家具、消耗品) 或儲存位置 (如 A 室、主衣櫃或倉庫 3) 將項目分組。 這樣一來，您就能更輕鬆地找到所需的內容。

6. 指派後續事項和補貨任務。 如果需要重新排序或檢查某些內容，請將其指派給合適的人員並設定截止日期。 您還可以將收據、發票或保固文件直接附加到任務中。

7. 選擇適合您工作流程的檢視方式。 使用清單檢視以獲得簡單的項目日誌，使用看板檢視以追蹤項目狀態，或使用時間軸檢視以監控排定的稽核或替換週期。 儀表板可以顯示摘要，例如總庫存價值或已標記的項目。

8. 使用內建工具簡化您的流程。 使用規則，在庫存不足時自動發送提醒。 使用「檔案」和「訊息」標籤頁，將供應商檔案和備註保留在一處。 Asana 可協助您減少試算表，並讓流程順暢運作。

改善庫存管理的 Asana 功能

• 自訂欄位：為每個庫存項目新增結構化資料，例如單價、庫存水準、序號或保固結束日期。 您可以使用這些欄位對任務進行排序和篩選，以便快速確定需要注意的事項。

• 時間軸檢視：查看一段時間內的庫存活動。 無論您是追蹤補貨週期、保固到期還是季節性項目，時間軸檢視都能幫助您規劃並避免最後一刻的混亂。

• 規則：使用自動化來預先處理庫存問題。 例如，當庫存水準低於特定閾值時，您可以觸發任務指派或 Slack 通知。

• 跨專案任務：讓庫存任務在多個專案 (例如營運、IT 或財務) 中保持可��，而無需複製任務。 這是改善跨團隊協調的簡單方法。

• 表單：讓團隊成員透過標準化表單提交補貨請求或報告缺少的項目。 每個項目都會成為庫存範本中的任務，以便輕鬆追蹤。

• 核准：透過內建核准功能，簡化重新訂購流程。 將核准階段新增至任何庫存任務，以便團隊主管或財務經理快速審查並提供核准。

• 狀態更新：在同一處分享庫存週期、補貨進度或即將進行的稽核的快速更新。 這些更新與您的專案相關，因此每個人都能隨時掌握最新資訊，而無需追蹤電子郵件。

推薦的整合

• Tableau ：將庫存資料轉換為動態儀表板。 藉助 Asana + Tableau 整合，您可以視覺化呈現缺貨、補貨頻率和項目價值等趨勢。 

• Microsoft Excel ：將庫存表匯出至 Excel，以便離線存取或與組織外的團隊成員分享。 非常適合列印、進階資料輸入或與其他 Microsoft 工具同步。 

• Google 試算表：將庫存清單與試算表同步，以執行自訂報告或建立可列印的核對清單。 非常適合希望在即時系統旁邊使用熟悉試算表檢視的團隊。 

• Gmail ：將供應商電子郵件或重新排序確認轉換為可追蹤的任務。 無需複製和貼上，只需點擊即可將電子郵件直接傳送至您的庫存系統。 

• Slack ：使用 Slack 訊息自動化低庫存警示和重新訂購核准。 您還可以將 Slack 對話轉換為任務，以便將非正式更新與庫存工作流程連結起來。 

• Dropbox ：將供應商合約、保固或手冊附加至任何庫存項目。 透過 Dropbox 整合，每個文件都會與其支援的項目一起儲存。 

關於庫存範本的常見問題