當聽到「資產」這個詞時，我們當中的許多人都會想到財務。但資產可以是公司所擁有的任何物件 (無論大小)，例如您的辦公空間或最新網路廣播節目的原始音訊檔案。您的公司在任何時刻都可能擁有許多不同類型的資產。如果沒有合適的工具和系統來為您提供支援，管理所有這些業務資產可能會變成一件複雜的事。
這就是資產管理範本派上用場之處。
什麼是資產管理？
資產管理是一套組織、儲存和協調您的業務資產的流程。換句話說，它是針對您資產的一種特定類型的專案管理。您的資產管理流程可能包括確定資產的價值、監督資產的生命週期、尋找從資產中獲得更多價值的方法，或建立資產庫存目錄。
由於資產管理涉及許多不同的組成部份，這種跨職能的工作通常會在不同的角色層級、部門和團隊之間進行。例如，一項財務資產管理專案可能有財務長、團隊負責人和個人貢獻者共同參與，這種情況並不罕見。
資產管理的類型
財務資產管理只是資產管理的其中一個類型。其他還有以下這幾種：
數位資產管理：管理數位檔案、服務或產品，例如媒體檔案或公司部落格。
固定資產管理：管理公司的固定資產 (即無法快速轉換為現金的資產)，例如辦公空間內的水管管線。
IT 資產管理：管理公司的硬體和軟體，例如 Microsoft 軟體訂閱和雲端儲存空間。
企業資產管理：管理實體的基礎設施，例如機械或公司車輛維護。
財務資產管理：管理財務資產，例如股票和房地產投資。
什麼是資產管理範本？
資產管理範本是資產管理工作流程的大綱。它為團隊成員和同事提供了一套清晰的資產管理步驟供其遵循，能夠減少混淆及困惑，並產生更一致的結果。
例如，假設您負責每個月追蹤公司的汽車使用情況。首先，資產管理流程的一個關鍵步驟，是查看員工在該月份中簽出車輛的頻率指標。您可以將其 (以及其他關鍵步驟) 儲存在範本中。這樣，當您不在辦公室時，即使其他人需要管理資產，他們也能確切知道該採取哪些步驟。
資產管理範本的優勢
無論您是小型企業、新創公司還是大型企業，建立資產管理範本都可幫助您保持資產 (以及負責資產的團隊) 井井有條。這是因為您的資產管理範本可以做到：
最佳化資產追蹤：若您知道您擁有哪些資產，以及這些資產位於何處，便較不容易遺忘您的資產。
協調跨職能工作：使用範本可確保所有團隊和部門都以相同的方式管理資產。
提供可視度：專案關係人可以查看您管理資產的狀況，這對高層執行長或您與客戶合作時特別有用。
請注意，並非所有資產管理範本都是以相同的方式建立。如果您在專案管理工具中建立範本，它就會變成動態的範本。您可以根據需要輕鬆更新、分享和複製資訊。動態範本為您提供了更多的功能，相比之下，若使用簡單的 Excel 試算表範本，每當資產價值發生變化或取得新資產時，您都必須手動更新範本。
誰應該使用資產管理範本？
雖然任何人都可以建立和使用資產管理範本，但某些特定的公司、團隊和行業將會受益更多。
以下這些行業或部門可透過將資產管理流程範本化而獲得莫大助益，另外為您附上使用案例的範例：
IT 團隊：當同事向 IT 部門請求產品或服務時，請使用數位化的資產管理範本來分流和完成這些請求。例如，如果您正在分發軟體授權，您可以儲存一個資產管理範本，用以自動接收新的請求、將它們分配給團隊成員進行分發，並將新的軟體授權發送給請求者。
製造：使用範本來簡化您的資產管理系統，包括追蹤您的資產庫存，以及跨部門協調資產的製造工作。
人力資源：與 IT 類似，人力資源團隊可以使用數位資產管理範本來為員工協調專業服務。
如何使用資產管理範本
資產管理沒有嚴格的教戰手冊可遵循。資產可以是許多不同的東西，您的公司可能會有自己的管理偏好。這代表您需要一個靈活且易於使用的範本。或者，您更有可能需要建立多個範本。
但是，該如何為所有這些不同的功能建立、儲存和使用範本呢？如果您需要不同的範本來管理數位資產、固定資產和 IT 資產怎麼辦？答案是：請使用工作管理軟體來構建您的資產管理範本。建立好數位範本後，您可以使用它來協調所有相關的資產材料——連接風險管理計劃、與您的資源管理系統互相整合，並針對如何使用和提升資產價值建立一份清晰的藍圖。
您可以建立不同類型的資產管理範本，包括：
資產追蹤範本
資產庫存範本
資產管理流程範本
針對特定類型資產的資產管理範本 (例如數位、企業或財務資產管理範本)
無論您建立的是何種類型的資產管理範本，將以下這些區段納入其中都會有所幫助：
日期：列出購買日期、生產日期，或發佈日期。這有助於追蹤您的資產。
指派對象：此項資產的負責人是誰？該名人員應負責回答與該資產有關的問題或提供更新。
資產類型：若您的公司或團隊需要管理不同類型的資產，您可以在此處將其細分。某些資產看起來模棱兩可 (例如軟體訂閱可能會是 IT 資產或數位資產)，在您的範本中釐清資產類型可以減少混淆。
優先層級：您管理此資產的重要性有多大？這可向專案關係人和團隊成員顯示哪些資產對業務而言具有更高的優先性。
狀態：該資產目前是否由某位團隊成員管理？請讓專案關係人看到每項資產的狀態，這樣他們就不用擔心您是否以適當的方式管理資產。
特定的資產詳細資訊：根據資產的類型，您可能需要納入其他詳細資訊。例如，如果資產是您持有的房地產，您可以納入購買價格、您已產生的任何收入以及潛在利潤。
可與您的範本一起使用的整合及應用程式
Asana 提供許多功能和應用程式整合，可與您的資產管理範本一起使用。
整合功能
清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式，可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，故您不僅可以查看任務標題和截止日期，還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作，藉此毫不費力地實現協作。
看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視，使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織，但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示，卡片中包含各種相關資訊，包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況，並一目了然地掌握您專案所在的位置。
自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。
核准。有時候，您需要的不僅只是完成任務而已，您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型，提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來，任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動，以及他們的工作是否已獲核准。
推薦的應用程式
OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。
Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。
Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具，直接把檔案附加至 Asana 中的任務。
常見問題
資產管理範本的用途是什麼？
資產管理這個詞指的是什麼？
資產管理的範例有哪些？
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