電子郵件行銷行事曆範本

特別對於像電子郵件的行銷內容而言，時機就是一切。傳送電子郵件的時間點和電子郵件實際內容本身同等重要。太早寄出郵件，會有嚇跑潛在客戶或尚未就緒就發佈公司公告的風險；太晚寄出郵件，則可能錯失機會。

這是為什麼您的電子郵件行銷策略需要加入組織化排程的原因。使用電子郵件行銷行事曆，可預先安排您的電子郵件計劃。對於有多個團隊傳送大量電子郵件的較大型組織，需要某個工具來確保全公司所有電子郵件能以相同方式進行排程，而這正是電子郵件行銷行事曆範本發揮作用之處。

什麼是電子郵件行銷行事曆範本？

電子郵件行銷行事曆範本是可重複使用的行事曆，可為預定的行銷電子郵件進行組織和排程。許多公司的專屬電子郵件行銷團隊都使用行事曆來安排郵件傳送，但他們不是唯一傳送行銷電子郵件的人。社交媒體、內容行銷和產品團隊也可推出他們自己的電子郵件行銷活動。無論是誰使用電子郵件，都應確保大家共有一個顯示電子郵件發送內容和時間的行事曆。這有助於您找出潛在的危險訊號，並協調全公司的電子郵件，讓電子郵件不會過早或過遲傳送。

使用範本可確保無論哪個團隊，都可依您的電子郵件行銷行事曆按照相同方式進行規劃。而且，如果您有一個可讓各部門輕鬆分享的範本，人人都可輕鬆檢視即將截止的電子郵件活動。這有助於協調電子郵件的題目、主題和發佈，確保不同團隊不會一次傳送大量電子郵件而可能變成客戶的垃圾郵件。

舉例來說，如果您是一家電子商務公司，正計劃發送黑色星期五促銷的行銷電子郵件，您可使用電子郵件行銷行事曆範本，來協調跨團隊間所有黑色星期五活動的電子郵件，確保每封郵件都有正確的時間設定，且保持訊息的一致性。

您需要電子郵件行銷行事曆範本嗎？

您有在使用電子郵件嗎？若有的話，您需要電子郵件行銷行事曆範本。今日幾乎每個數位行銷計劃都使用電子郵件行銷作為整體行銷策略的一部分，這是為什麼擁有一個具有連貫性的計劃來設定傳送電子郵件的時間是如此重要。一般來說，範本會告訴公司每個人如何建立自己的電子郵件行銷行事曆。

當有許多不同人員和團隊一次傳送電子郵件，且他們可能擁有相同的目標受眾時，標準化的行事曆十分實用。即使您變更了傳送給不同清單的內容類型，但若無行事曆作為參照，將有重複傳送電子郵件並成為客戶的垃圾郵件的風險，也沒有人會希望收到由同一公司發出的三封具有相同主題的電子郵件。電子郵件行銷行事曆範本鼓勵每個傳送電子郵件的團隊建立自己的行事曆，便可迅速輕鬆知道電子郵件的傳送者、傳送內容和時間。

建立您的範本後，使用它來：

• 標準化和簡化電子郵件排程的工作流程：將範本建置為逐步指南，讓團隊成員明確知道該如何建立自己的電子郵件行銷行事曆。

• 與團隊成員分享：與傳送電子郵件的各個負責人分享範本，以確保沒有重複的主題或題目，才不至於向您的受眾發送垃圾郵件。

• 建構特定的電子郵件活動類型： 概述特定類型的活動應該如何排程，例如為新產品的發佈，建立一個特定產品的電子郵件行事曆範本。 

數位電子郵件行銷行事曆範本的優點

視您用來建立範本的軟體而定，這套範本是一個具有彈性和可調整的工具。舉例來說： 

在專案管理軟體這類的動態工具中，電子郵件行銷行事曆範本可以做到…...

• 組織電子郵件內容管理排程，讓您不會錯過任何一個活動。

• 讓所有專案關係人以宏觀視角，檢視目前的電子郵件行銷行事曆。

• 儲存重要指標以判斷電子郵件的成功程度，例如電子郵件開啟和點閱率 (CTR)。

在像 Excel 或 Google 試算表這類的靜態工具中，電子郵件行銷行事曆範本無法做到…...

• 使用自動化或輕鬆連結其他團隊。 

• 向專案關係人即時更新轉換率或取消訂閱率這類重要指標。

電子郵件行銷行事曆範本應納入哪些內容

除了內容行事曆範本或社交媒體行銷範本等其他行銷範本外，電子郵件行銷行事曆範本是您套件內的另一個行銷工具。一個成功的電子郵件行銷行事曆不需要很複雜，但它確實需要適用於您的團隊。以下是一些應納入的基本詳細資料： 

• 活動：這尤為關鍵，若您希望將特定的活動連結回至上層的行銷計劃的話。

• 指派對象： 在行事曆中顯示每個電子郵件、活動或任務的負責人。

• 重要日期：此處可納入任務的截止日期 (例如，電子郵件文字內容的截止時間) 和每封電子郵件的傳送日期。  

• 電子郵件清單：若您有細分的電子郵件清單，顯示哪個清單將收到行銷電子郵件。

• 內容： 如果想要的話，可納入電子郵件的全部內容，包括主旨列和內文文案。或將電子郵件行事曆保持較為簡潔的樣貌，向外連結至內容文件。

• A/B 測試：在行事曆中追蹤 A/B 測試，藉以檢視電子郵件的績效。

• 指標： 密切關注到達率、開啟率、點閱率和其他電子郵件報告指標的重要分析數據。 

• 目標：列出每封電子郵件欲達成的明確行銷目標、業務計劃或內容行銷策略。 

可與您的範本合併使用的整合及應用程式

善加利用 Asana 的全方位功能，將創新功能和整合應用程式用於您的專案。

整合功能

• 行事曆檢視。行事曆檢視是一種讓您能夠以行事曆的格式看到所有即將截止和過去工作的專案檢視。它可清楚地追蹤即將完成的工作和即將截止的期限，讓您的專案關係人深入瞭解每個任務的個別截止日期，以及專案工作排定的較大週期。接著點選任務，以便檢視關聯的自訂欄位、依存項、子任務等更多資訊。

• 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在同一處查看所有工作，因此可以在衝突發生前輕鬆識別並予以處理，從而確保按時實現所有目標。 

• 目標。在 Asana 中，目標會直接連結至您在執行的工作，以利達成。這使得團隊成員可以輕易查看自己工作的目標方向。我們的目標往往與要達成目標所做的工作分別獨立開來。因此，把團隊和公司目標與支持這些目標的工作連結起來，團隊成員就能即時洞察並清楚瞭解自己的工作如何直接為團隊 (以及公司) 的成功帶來貢獻。如此一來，團隊成員就能做出更佳的決策。必要時，他們也可識別支持公司策略的專案，並且優先執行締造可觀成果的工作。

• 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式，可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，故您不僅可以查看任務標題和截止日期，還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作，藉此毫不費力地實現協作。

推薦的應用程式

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通，以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud，將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結，以提供出色的客戶體驗。

• Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合，您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來，您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

• Outlook。來自機構的審查工作，或來自合作夥伴的設計資產請求等行動項目會透過電子郵件湧入，而您現在則可直接從 Outlook 建立 Asana 中的任務。接著，您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並新增至專案，以便與其他相關的工作連結起來。 

常見問題