如何應對組織變革
摘要
「變化萬千」
David Bowie 說得對，無論我們喜歡與否，變化都會發生。 在生活和 Business 版中，我們都在不斷發展。 有時候，變化的規模之大，足以讓整個組織都能感受到其餘波。
什麼是組織變革？
組織變革發生在 Business 版經歷重大轉變時，影響到大部分或所有員工。 這種類型的變革影響深遠，因為它會影響公司文化、基礎架構、技術或內部流程。 換句話說，組織變革會改變您團隊的日常體驗。 有時候，這些重大轉變是經過精心規劃的，而其他時候，它們會在沒有任何事先通知的情況下發生。
以下是一些組織變革的範例：
變更領導層，例如引導新的執行長或部門主管。
公司合併或收購。
Business 版重組。
引入新技術，例如從電子郵件轉換為專案管理軟體。
隨著公司成長更新公司目標，例如從潛在客戶開發轉向追加銷售。
組織變革與組織變更管理
組織變革和組織變更管理這兩個術語通常是相輔相成的。 這是因為每當發生重大轉變時，都必須規劃如何引導員工，確保每個人都能在新環境中取得成功。 這就是組織變更管理的全部內容，即為任何新的組織變革做好準備並進行管理。
另一方面，組織變革本身僅描述了轉變，而非您為管理變革而制定的流程。 這意味著，每當您預期或經歷組織變革時，您也應該開始準備變更管理流程，以規劃如何應對轉型。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
變革範圍
組織變革可以是大型、小型或介於兩者之間，這就是變革範圍發揮作用的地方。 在這個範圍的一端是漸進式變革，這代表您的公司隨著時間的推移所做的較小的轉變。 另一端是轉型變革，這代表公司重塑現有流程或基礎設施時的重大轉變。 我們在下方概述了漸進式變革和轉型變革之間的差異，但請記住，您的特定情況可能不會直接落入其中一個類別。 相反，您可能會發現自己處於兩者之間。
漸進式變革
漸進式變革是公司隨著時間推移所進行的較小型的轉變。 增量變革通常與穩定成長和持續改進同時進行，因為隨著組織的發展，舊的流程、策略和資源可能無法像以前那樣發揮作用。 與轉型變革相比，增量變革的即時影響較小，但隨著時間的推移，它們可能會累積起來。 這意味著引導團隊完成漸進式轉型，並確保每個人仍然擁有所需的支持和明晰（度）仍然很重要。
漸進式變革範例：您的公司透過在不同的線上管道生產內容來提升品牌知名度。 因此，您擁有的品牌資產超過您可以追蹤的範圍，包括攝影、設計和影片。 為了組織所有內容，您投資了一個新的數位資產管理工具 (DAM)。 雖然這對於公司的發展和組織工作來說是必要的，但它可能會導致一些成長中的痛點，例如教導專案關係人如何使用新工具、遷移內容以及建立流程以確保內容正確地新增到 DAM 中。
變革型變更
轉型變革是大規模的轉變，您的公司必須徹底重塑現有的流程或基礎設施。 您的組織不會隨著時間的推移而緩慢適應，而是一次性進行重大變革。 當變革管理不善時，轉型變革可能會造成混亂和模稜兩可，進而對團隊的士氣和績效產生負面影響。 因此，建立變更管理計劃以指導您的組織或團隊完成更大的轉變非常重要。
轉型變革範例：您的公司目前僅在美國境內營運，但您已決定向國際擴張。 因此，您將建立新的國際辦公室、銷售團隊和基礎設施，以便在海外運營。
組織變革的類型
組織變革主要有三種表單：策略變更、流程變更和結構變更。 以下是每種類型的概述，並附有範例。
策略變更
策略變更是指對公司的策略計劃、Business 版目標或願景宣言所做的變更。 這種類型的組織變革會影響您的個人團隊目標，以及團隊成員應如何安排工作的優先順序。
策略變更範例：隨著公司的發展，您的重點可能會從創造新產品轉變為改進現有產品。 這意味著您的Business 版目標也必須從提高品牌知名度和庫存轉變為提高客戶忠誠度和滿意度。 對於您的個別產品團隊而言，這可能意味著更少關注功能建立，更多關注使用者測試。
流程變更
流程變更是員工工作方式的變更。 這可能包括對現有流程的變更或實施全新的工作流程。 流程變更通常會對團隊的日常體驗產生重大影響。
流程變更範例：想像一下，您的公司為所有外部溝通建立了一個新的法務審核流程。 這對您的行銷團隊有直接影響，因為現在內容建立工作流程中增加了額外的法律審查步驟。
結構變更
結構變更是對組織或團隊組織方式的變更。 若處理不當，結構變更可能會造成混淆，導致人、事、時的混亂。
結構變更範例：想像一下，您的新創公司剛剛成立了一個新的人力資源團隊，用於管理不斷增加的新員工。 因此，個別招聘經理不再負責從頭到尾的到職流程。 由於組織結構發生這些變化，您需要確定哪些到職任務屬於人力資源部 (HR) 的職權範圍，哪些任務應由招聘經理完成。
組織變革的 3 個陷阱，以及如何避免
組織變革就像有人在泳池裡玩砲彈跳水。 在最初的衝擊之後，波浪形成並向外擴散，最終破壞整個泳池表面。 同樣地，組織內的一個變化可能會引發影響每位員工的干擾浪潮。
不過，多一點規劃可以幫助您和您的團隊順利應對不斷變化的工作環境。 為了幫助您入門，以下是組織變革的三個主要陷阱，以及如何加以避免。
士氣和公司文化下滑
對變革產生抗拒是人類的天性，特別是當您不知道為什麼會發生變革，以及未來可能會發生什麼時。 這意味著，若沒有有效的溝通，重大轉變可能會導致公司和員工放棄。
這種影響通常最難確定，但卻是最需要解決的問題。 組織文化塑造並定義您的工作環境，若沒有良好的文化，您的團隊將無法獲得動力並為成功做好準備。
例如，在向團隊引入新的人力資源部 (HR) 管理工具時，您可能會遇到許多員工的阻力。 人們對目前的軟體感到滿意，儘管它並非理想之選，但堅持使用您所熟悉的工具，總比花時間和精力學習如何使用另一個工具更容易。 若沒有適當的脈絡，這種變化可能會成為團隊道路上的另一個障礙，並對士氣產生負面影響。
但永遠避免變革是不現實的，特別是當新流程可以幫助您的團隊避免乏味的工作附帶事務，並使他們更容易進行協作時。 組織變革在做得不對時可能會降低士氣，但透過正確的流程，您可以利用變革來建立更強大的公司文化。
作為經理，您可以在變革期間保護 (甚至改善) 文化。 以下是方法：
使用變更管理流程。 變革流程對於溝通變革的重要性、團隊的期望以及如何取得成功至關重要。 例如，在 Asana 中，我們開發了Asana 變革之路，以協助團隊在組織層級推出新工具或技術。 Asana 變革之路以John Kotter 博士設計的變更管理模型為基礎，其中包含定義原因、建立成功指標以及慶祝團隊初步勝利的步驟。
建立共同目標。 建立並傳達明確的目標，有助於您的團隊瞭解組織變革的重要性。 目標有助於鼓勵內在動機，並讓團隊對未來充滿期待。 例如，您可以在轉換為新的人力資源管理工具時建立此智能目標：「在第一季度結束時，將花費在人力資源任務 (例如請假和核准休假、管理薪酬和提交績效評估) 上的時間減少 50%。」
練習情緒智商。 變革很難，重要的是要認識到不同的人會以不同的方式應對變革。 培養情商技能有助於您瞭解自己的情緒並準確識別他人的情緒，從而以同理心進行溝通、建立更牢固的關係並有效管理衝突。 在過渡期間，情商有助於您瞭解團隊的表現，並為他們提供所需的支持。
徵求回饋。 徵求回饋有兩種幫助。 首先，回饋有助於您瞭解團隊的疑慮，並改善流程和團隊溝通。 其次，徵求回饋表明您重視每位團隊成員的意見，尤其是在您採取具體步驟解決團隊疑慮時。 在組織變革期間，回饋尤其重要，因為您的團隊可能會遇到比平時更多的障礙或成長痛點。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
決策癱瘓
重大轉變可能會帶來許多不確定性。 如果沒有清晰的溝通，組織變革可能會使人難以瞭解優先順序以及誰負責什麼。 由於這種模稜兩可的情況，您的團隊可能無法獲得做出良好決策所需的指導和資訊。
以下是一個情境：想像一下，您在一個產品開發團隊中工作，而您的公司剛剛成立了一個全新的使用者研究 (UXR) 團隊，其中包括五位新招募的研究人員。 在這之前，您只會測試產品，確保它們正常運作。 但現在您有了額外的資源來測試和改進產品。 然而，這些新資源帶來了一定程度的模稜兩可。 您是否仍要推動測試，還是這是 UXR 團隊的職責？ 何時應將他們納入產品建立流程？ 誰來決定產品功能是否成功？ 所有這些問題都可能使決策變得困難。
幸運的是，這種不確定性可以透過幾種不同的策略來解決：
為關鍵計劃建立 RACI 表。 RACI 表列出了專案中每個任務、里程碑或交付項目的執行者、當責者、指導者和知悉者。 建立 RACI 表可建立明確的角色和責任，並減少關於誰應該在何時加入的困惑。 若要繼續上述範例，您可以建立 RACI 表，以概述產品測試流程中專案關係人的職責。 您還可以為特別棘手或複雜的產品建立臨時 RACI 表，這些產品可能需要略有不同的流程。
將目標與工作連結起來。 決策實際上是一種優先順序排定的行為，要做出決策，您必須決定一個選項是否比另一個選項更重要。 在決定什麼是重要的事情之前，您需要知道您的日常工作如何向上銜接至總體目標。 這意味著建立明確的目標 (並將其與團隊的工作連結起來) 是幫助團隊在組織變革期間做出良好決策的最佳方式之一。 例如，假設您的產品開發團隊今年的目標是將使用者滿意度提高 30%。 如果團隊中的每個人都與該目標保持一致，他們就可以更輕鬆地決定與 UXR 團隊合作，以優化現有產品，而不是建立新產品。
在同一處集中協作。 在決策方面，明晰（度）是關鍵。 您需要確保每個團隊成員和專案關係人都能存取每個專案的最新資訊，因為畢竟，如果沒有人知道在哪裡可以找到 RACI 表和專案目標，那麼它們又有什麼用呢？ 這就是將協作集中在一個專案管理工具中的原因，這樣可以確保您的團隊擁有在變革時期做出良好決策所需的資源和資訊。 例如， Asana可讓您分享專案和任務資訊，因此關鍵詳細資料會在實際工作發生時分享。 您還可以將工作直接與目標連結起來，以便清楚瞭解每個任務如何為您的整體目標做出貢獻。
不穩定的 Business 版
有時候，組織變革並非由於成長，而是由於不可預見的業務中斷，例如收入損失、安全漏洞或關鍵員工流失。 當這類突然的變化發生時，您的 Business 版績效可能會面臨風險，特別是當您沒有制定應急計劃時。
我們當中有很多人在 COVID-19 疫情期間經歷了這種情況。 過去依賴現場訪客的 Business 版被迫將業務轉移至線上。 博物館必須建立虛擬展覽，餐廳迅速轉向首頁外送，旅遊公司則爭先恐後地策劃線上體驗。 這些 Business 版類型都必須改變其總體目標，從面對面銷售轉向線上銷售，並調整其公司流程以生產不同類型的產品。 最重要的是，他們還必須學習如何在遠端工作環境中運作。 由於這些全面性的組織變革，許多組織經歷了 (並且仍在經歷) 不穩定的 Business 版績效，這並不奇怪。
但這並不代表下次發生不可預見的 Business 版中斷時，您就會注定失敗。 關鍵是要積極主動。 現在，您可以透過一些準備工作，建立一個計劃來管理因意外組織變化而產生的風險，這樣您就可以立即啟動並盡可能保持穩定的績效。 以下說明如何進行：
進行 Business 版影響分析。 Business 版影響分析可協助您預測業務流程中斷的後果，以便您擁有主動建立復原策略所需的資料。 它有助於回答以下問題：哪些流程對於維持業務運作最為重要、成功運作需要哪些資源，以及發生中斷後需要多長時間才能恢復正常。 您在評估期間收集的資料有助於提前規劃如何在發生意外事件時進行處理。
建立應變計劃。 應變計劃是您的備用策略。 其中列明了當非預期事件導致 Business 版偏離進度時應如何應對，例如需要變更 Business 版目標時如何調整，以及失去收入並需要重組公司時應該怎麼做。 您可以針對 Business 版影響分析中確定的每一種重大風險制定應變計劃。 然後，當發生不可預見的組織變化時，您就能夠立即採取行動。
奠定堅實的基礎。 當您的 Business 版擁有強大的文化、清晰的溝通和有效的協作工具時，您甚至可以抵禦最強烈的風暴。 這意味著隨著時間的推移，持續改進流程非常重要，而非僅僅堅持現狀，這樣您就能在變革發生時為成功做好準備。 這可能意味著建立一流的到職流程，以幫助鞏固您的組織文化，建立定期循環以提供和接收回饋，或投資專案管理工具，以幫助您的團隊協調日常工作。
學會擁抱變革
組織變革可能很困難，但這也是我們成長的方式。 當我們能夠有效地應對重大轉變時，我們就能讓團隊在不斷變化的世界中取得成功。
如果您應該從本文中獲得一個收穫，那就是在組織變革時期，明晰度和溝通至關重要。 瞭解Asana如何透過將目標與工作連結起來、讓人們直接在任務上進行協作，並使資訊易於存取，從而幫助您的團隊獲得明晰度。
領導者的變更管理指南
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