Mall för produktkatalog

När team jonglerar med pdf-filer, kalkylark och bildmappar slösar de bort tid och missar detaljer. Med en mall för produktkataloger centraliserar de allt på ett och samma ställe.

Den här kostnadsfria katalogmallen erbjuder en strukturerad, samarbetsinriktad plattform som gör det möjligt att snabbt uppdatera och publicera din katalog för dina team. Lägg till SKU:er en gång och använd dem överallt. Spåra versioner, bifoga foton, hantera prisuppdateringar och dirigera granskningar i ett enda arbetsflöde.

Anta att du behöver en kostnadsfri mall för produktkatalog för att komma igång, en mall för produktkatalog online som teamkollegor kan söka i eller en redigerbar mall för produktkatalog som du kan anpassa för att passa din process. I så fall sparar den här layouten tid och minskar fel över hela tavlan.

Vem kan använda sig av mallar för produktkataloger?

Förra kvartalet bytte teamen på Asana en säsongskatalog från ett lapptäcke av kalkylark till ett enda projekt. Ändringen minskade katalogfrågorna med hälften och påskyndade lanseringsöverlämningar.

En produktkatalogsmall gör det möjligt för alla team att hantera SKU:er, specifikationer och bilder i stor skala. E-handelsteam publicerar annonser snabbare och försäljningsteam delar korrekta Excelfiler, marknadsföringsplaner och sortiment. Verksamheten spårar lager och marknadsföringen hämtar godkända tillgångar direkt.

Produktkatalogmallar är mångsidiga och kan användas i olika branscher. Återförsäljare sammanställer säsongsbetonade sortiment, grossister delar uppdaterade data och tillverkare spårar certifieringar. Om du hanterar SKU:er, UPC:er eller varianter hjälper den här mallen till att hålla din katalog organiserad och pålitlig.

Varför använda Asanas produktkatalogmall

En marknadsföringschef berättade för oss: "När datan fanns i ett Asana-projekt matchade vår katalog äntligen vad kunden såg." Det är kraften i ett delat, spårbart system.

Med Asana omvandlas din katalog från ett statiskt dokument till ett dynamiskt arbetsflöde. Du lägger till produkter en gång och uppdaterar sedan detaljerna i sitt sammanhang. Anpassade fält standardiserar attribut såsom pris, tillgänglighet och varianter. Regler automatiserar granskningar och prisjusteringar. Godkännanden säkerställer kvaliteten innan något publiceras. Eftersom det är samarbetsinriktat förhindrar du versionsspridning och redigeringar utanför katalogen.

• Lansera snabbare med en mall för en onlineproduktkatalog som teamkollegor kan söka och filtrera.

• Minska omarbetning med en redigerbar mall för produktkatalog som standardiserar fält och tillgångsgranskningar.

• Spara tid genom att använda arbetsflödesregler som automatiskt tilldelar prissättning eller kopierar uppdateringar till rätt ägare.

• Minimera katalogfel genom att kräva fält och godkännanden för specifikationer och bilder.

Så här använder du den här mallen för produktkataloger

Använd den här mallen för produktkataloger för att skapa ett organiserat och användarvänligt arbetsflöde. Flytta varje punkt genom de vänstra faserna, medan kolumnerna högst upp visar ägarskap, tidpunkt, beredskap, kanaler och pris. Du kan samla in tillförlitlig produktinformation en gång och sedan återanvända den för en försäljningskatalog, en onlinekatalog eller en utskrivbar katalogbroschyr utan att behöva göra om arbetet.

Steg 1. Kopiera mallen och ange ägare

Skapa projektet från produktkatalogmallen och tilldela en ägare som kommer att underhålla fälten och vyerna. Bjud in teamkollegor som skriver text, skapar bilder, fastställer priser, hanterar efterlevnad och hanterar försäljning så att uppdateringar flödar genom ett enda system. Inkludera en sammanfattning som förklarar hur varje roll använder kolumnerna och bidrar till arbetsflödet.

Förklara när teamkollegor uppdaterar innehållsstatus, vad de registrerar i granskningsfeedback och var de bifogar filer. Referensstil för teckensnitt och färgpalett för att säkerställa att katalogens layout och grafiska design är konsekvent över säsongerna. Hänvisa nya medarbetare till korta handledningar inom projektet så att alla kan lära sig processen snabbt.

Steg 2. Lägg till produkter i kärninnehållsutveckling

Skapa en uppgift för varje produkt eller variant i utveckling av kärninnehåll. Använd uppgiftstiteln för att ange produktnamnet och fyll i produktkategori för att gruppera produktlinjen efter de familjer du faktiskt säljer. Tilldela en huvudansvarig för texten och ställ in ett slutdatum för det första utkastet så att arbetet fortskrider i tid.

Skriv produktinformation i uppgiftstexten och lägg till specifikationspunkter som du planerar att återanvända i olika kanaler. Inkludera detaljer såsom material, mått, funktion och pris så att teamen kan skapa korrekta sidor. Den här strukturen stöder en klädkatalog, en möbelkatalogmall eller en fastighetstjänstekatalog med samma pålitliga fält.

Steg 3. Förfina namn och visuella element i design och branding

Flytta uppgiften till Design och branding när författaren har skickat in texten. Be din varumärkesperson att bekräfta namngivningsregler, teckensnitt och färgpalett så att din kataloglayout förblir konsekvent och iögonfallande. Samla frågor i kommentarer så att du kan ta bort gissningar innan godkännanden.

Registrera ändringar i Granskningsfeedback så att historiken förblir kopplad till SKU. Ändra innehållsstatus till Redo för granskning när du har löst öppna punkter och tilldelat nästa ägare.

Du kan anpassa den här redigerbara mallen för produktkataloger när din mall för katalogdesign utvecklas till en minimalistisk lookbook eller en broschyrmall.

Steg 4. Hantera tillgångar i Bildsamling och redigering

Flytta uppgiften till Bildsamling och redigering för fotografering och retuschering. Tilldela fotografen eller redigeraren och ställ in ett slutdatum som stämmer överens med din lanseringsplan, så att team inte behöver vänta på tillgångar. Bifoga dina egna bilder, råfiler och slutförda filer så att hela dokumentationen finns på ett och samma ställe.

Spåra förloppet med bildkvalitetsvärden, till exempel ”Redigeras” eller ”Godkänd”, och spara kvalitetskontrollkommentarer direkt på själva bilden. Designers kan enkelt komma åt högkvalitativa resurser för mockup-arbete eller Adobe InDesign-projekt utan att behöva söka igenom mappar. Team använder sedan de duplicerade filerna för sociala medier, en vikt broschyr eller en utskrivbar katalogmall.

Steg 5. Ange pris- och beställningsinformation

Flytta uppgiften till Prissättning och beställningsinformation när texten och bilderna är klara. Inkludera priser, grossistvillkor och paketregler i fälten eller i uppgiftstexten så att säljare inte behöver gissa. Tagga Ekonomi för att bekräfta siffrorna innan du delar dem med partner.

Använd Plattformskompatibilitet för att tagga kanaler som Shopify, Amazon eller ett wholesale-ark. Ändra innehållsstatus till "Prissättning bekräftad" när ekonomiavdelningen har godkänt och meddela sedan nästa ägare. Siffrorna flödar nu automatiskt in i både försäljningskatalogen och onlinekatalogen, vilket eliminerar behovet av en separat ombyggnad.

Steg 6. Skicka godkännanden i Granskning och godkännanden

Skicka uppgiften genom granskning och godkännanden för att samla in de sista godkännandena. Inkludera godkännanden för text och bilder så att godkännare kan klicka på ”Godkänn” eller ”Begär ändringar” på ett och samma ställe och lägga till skäl i sammanhanget. Nämn nästa ägare för att hålla farten uppe.

Spåra regulatoriska kontroller med certifieringsstatus och tagga din juridiska avdelning vid behov. Samla in förfrågningar i granskningsfeedback så att hela beslutsspåret förblir kopplat till SKU. Ändra innehållsstatus till Godkänd när granskarna är överens och flytta punkten till publicering.

Steg 7. Publicera och paketera i Slutförande och distribution

Flytta godkända produkter till Slutförande och distribution och paketera efter målgrupp. Skapa sparade vyer som endast hämtar den information som varje grupp behöver och dela länkar så att personer kan visa data utan att redigera källan.

Du underhåller en produktkatalog, medan varje målgrupp ser ett specifikt segment av den.

• Försäljningskatalog: filtrera till status för godkänt innehåll och vald plattformskompatibilitet så att representanterna ser punkter som de kan sälja nu med synliga priser och produktinformation redo för snabba offerter. Lägg till en sammanfattning om användning för att hjälpa nya representanter att lära sig snabbt.

• Webbplats live: Filtrera till den nuvarande säsongen i produktkategori och uteslut punkter utan godkänd bildkvalitet så att webbplatsen förblir korrekt och konsekvent. Inkludera en fältuppsättning för märken om ditt team kör kampanjer på sociala medier.

• Designöverlämning: filtrera till godkända punkter och inkludera tillgångslänkar så att designer kan skapa en lookbook, produktbroschyr eller katalog utan extra förfrågningar. Team som föredrar Adobe InDesign- eller PSD-filer kan snabbt hitta det de behöver.

Följ upp med en snabb punktkontroll där intressenter granskar en liten export och verifierar namn och bilder. Du behåller mästaren som en central referenskälla medan varje vy ger exakt vad ett team behöver. Den här metoden sparar timmar varje cykel och håller hela produktlinjen konsekvent.

Steg 8. Använd de översta kolumnerna som kontrollpanel

Behandla kolumnerna som dagliga spakar för hastighet och noggrannhet. Tilldela varje uppgift och ställ in ett slutdatum för att hålla arbetet i rörelse, så att ingen undrar vem som äger nästa steg. Använd produktkategori för att planera sortiment och säsongsbetonade sammanställningar som tydligt kartlägger webbplatsen och för att skriva ut delar.

• Innehållsstatus: Visa exakt förlopp och utför överlämningar i varje steg för att säkerställa att ingen väntar på uppdateringar.

• Bildkvalitet: Ange när e-handel kan publiceras och när designteam bör skapa en iögonfallande spridning eller en minimalistisk layout. Team kan ta fram en modell eller dra och släppa en bild på en sida utan att behöva begära en ny fil.

• Certifieringsstatus: Identifiera efterlevnadsbehov innan lanseringsdatum och för att hålla risker synliga för reglerade kategorier.

• Granska feedback: Lagra beslut och ändringar i sitt sammanhang så att team undviker att upprepa samma frågor. Designers referensanteckningar om teckensnitt och färgpaletter när de bygger sidor.

• Plattformskompatibilitet: Markera kanalberedskap och aktivera en skrivskyddad partnervy så att byråer bara ser vad de behöver.

Steg 9. Automatisera överlämningarna

Skapa regler som automatiskt utlöser nästa steg, vilket eliminerar behovet av manuella påminnelser. När innehållsstatusen blir "Redo för granskning" kan du tilldela godkännaren och meddela teamet så att uppgiften inte stannar. När bildkvaliteten är godkänd kan du meddela e-handels- och designteamet så att båda grupperna kan publicera i tid.

Meddela försäljningsavdelningen när plattformskompatibilitet lägger till deras kanal så att representanterna kan förbereda pitchar i förväg. Skriv en kommentar när certifieringsstatusen är "Godkänd" så att den juridiska avdelningen meddelas om stängningen. Din redigerbara produktkatalogmall förbättrar nu arbetet med mindre insats i varje funktion.

Steg 10. Håll ordning på katalogen

Arkivera utgångna punkter eller flytta dem till ett särskilt avsnitt under Slutförande och distribution. Sortera efter innehållsstatus varje vecka, upptäck stoppade utkast och omtilldela ägare innan deadlines glider förbi. Granska fälten varje kvartal och ta bort de som du inte använder, så att systemet förblir enkelt och effektivt.

Lägg till en sammanfattning om namnregler, teckensnitt och färgpalett i projektbeskrivningen för att säkerställa en enhetlig design. Team som hanterar en Business-, Service- eller Fashion-katalog följer samma riktlinjer. Du upprätthåller ett ramverk medan varje linje anpassar sig till sin marknad.

Steg 11. Skapa snabba exporter och delbara filer

Öppna försäljnings- eller Business-katalogvyn och exportera den när en partner begär ett Excelfil. Filter baserade på plattformskompatibilitet och innehållsstatus säkerställer att exporten är korrekt utan extra steg. Representanter skickar en länk för skrivskyddad åtkomst så att partner alltid ser nuvarande punkter.

Designteam använder samma vy för att sätta ihop en utskrivbar produktkatalog, en dubbelsidig broschyr eller en online-whiteboard. De kanske föredrar Adobe InDesign- eller PSD-arbetsflöden, och de bifogade filerna stöder båda sätten. Sociala team hämtar också tillgångar från samma uppgifter för konsekventa inlägg.

Steg 12. Rapportera om hälsa

Skapa en panel som visar procentandelen SKU:er med godkänd bildkvalitet, punkter efter certifieringsstatus och genomsnittligt antal dagar från utkast till godkännanden. Dela panelen med ledarskapet så att de kan svara på vanliga frågor utan att behöva kontakta projektägaren.

Gå till botten med flaskhalsar genom att sortera sena slutdatum eller gruppera efter fas. Justera ägare eller regler där du ser stopp och se cykeltiden förbättras. Din produktkatalogmall körs nu sömlöst från intag till leverans, vilket eliminerar behovet av extra filer eller fragmenterade trådar.

Asana katalogeringsfunktioner

Asanas funktioner förvandlar en produktkatalogmall till mer än bara en lista. De tillhandahåller verktyg för att organisera detaljer, kontrollera kvalitet och publicera snabbare. Här är några av våra favoriter för katalogiseringsprojekt.

Anpassade fält

Spåra SKU:er, priser, varianter och tillgänglighet med hjälp av strukturerade fält för att säkerställa korrekta data. Menyer med ett val säkerställer kategorikonsistens, medan nummerfält hanterar prissättning. Obligatoriska fält förhindrar att produktinformation saknas, vilket håller din katalog korrekt.

Projektvyer

Byt vy efter dina behov. Använd listvyn för att organisera produktinformation, tavelvyn för att övervaka status, Kalender för att se lanseringsdatum och Tidslinje för att samordna mellan olika team. Vyer håller din kataloglayout flexibel och användarvänlig.

Regler och automatisering

Eliminera repetitiva överlämningar. Skapa regler för att tilldela en granskare när statusen ändras, meddela försäljningsavdelningen när priserna uppdateras eller varna e-handelsavdelningen när bilder godkänns. Automatisering håller ditt arbetsflöde igång utan extra insats.

Godkännanden och kvalitetskontroll

Samla in slutliga godkännanden i Asana. Godkännare granskar text, bilder eller prototyper direkt i uppgiften och lämnar kommentarer i sitt sammanhang. Det garanterar högkvalitativa kataloger, oavsett om du förbereder en broschyr, en lookbook eller en onlinekatalog.

formulär

Standardisera processen för att lägga till nya produkter i systemet. Med formulär kan teamkollegor eller leverantörer skicka in SKU:er, specifikationer eller bilder på ett konsekvent sätt, vilket säkerställer att inget glöms bort. Varje inlämning genererar en uppgift med förifyllda fält, vilket sparar tid och minimerar misstag.

Rapportering och paneler

Få en tydlig bild av katalogens hälsa. Spåra antalet SKU:er som är redo att lanseras, identifiera punkter som saknar bilder eller mät den genomsnittliga granskningstiden. Paneler hjälper dig att hålla din produktlinje organiserad och upprätthålla hög kvalitet.

Rekommenderade integreringar för din mall för produktkatalog

Integreringar kopplar ditt katalogarbetsflöde till de verktyg du redan använder. De håller datan korrekt och förser varje team med nödvändiga tillgångar utan att de behöver byta plattform. Bläddra i det slutförda galleriet på asana.com/apps.

Google Drive

Bifoga specifikationsblad, produktbroschyrer eller bilder från Drive direkt till uppgifter. Team använder alltid den senaste versionen, oavsett om de behöver filer för en onlinekatalog eller en utskrivbar broschyr.

Dropbox

Lagra högupplösta bilder och designfiler i Dropbox och länka dem sedan till din katalog. Uppdateringar visas omedelbart, vilket säkerställer att marknadsförings-, försäljnings- och designteam alla arbetar med samma tillgångar.

Figma

Anslut din katalog till designarbete i Figma. Team kan granska layouter, lookbooks eller katalogmodeller och lämna feedback på ett och samma ställe. Detta håller kreativa team och produktteam samordnade.

Slack

Skicka kataloguppdateringar till Slack-kanaler för att hålla försäljnings- och e-handelsteam informerade och uppdaterade. Varningar kan inkludera prisändringar, nya produktlinjer eller godkända tillgångar. Detta håller teamen uppdaterade utan ytterligare kontroller.

Zapier

Automatisera åtgärder mellan Asana och dina verktyg för e-handel eller publicering. Till exempel när en SKU når "Redo att lansera" kan du utlösa en uppdatering i Shopify eller meddela marknadsföringsteamet att förbereda ett inlägg på sociala medier.

Vanliga frågor om mallar för produktkataloger