Stage-gate-processen: Hur man förebygger projektrisker

Stage-Gate-processen förebygger projektrisker genom att fastställa områden för granskning i varje fas av projektets livscykel. Den används oftast inom produktutveckling för att säkerställa att produkterna är av högsta kvalitet innan lansering. Du skapar granskningar mellan projektfaser, och varje granskning definierar kriterier som projektet måste uppfylla för att gå vidare. Metoden hjälper dig att undvika fel under hela projektets livscykel för att öka chansen att projektet blir framgångsrikt. 

Vad är Stage-Gate-processen inom projekthantering?

Stage-Gate-processen, även kallad fas-Gate-processen, är en metod som förbättrar projektresultat och förebygger risker genom att lägga till granskningar eller områden för granskning i hela projektplanen. Det här ramverket används oftast för produktutvecklingsprojekt, men det är användbart för alla komplexa projekt.

Processen delar upp projekt i faser, och granskningarna mellan varje fas fungerar som kontrollpunkter. När du använder det här ramverket delar du in projektuppgifterna i faser baserat på viktiga milstolpar. Bestäm sedan förutsättningarna för varje fas. Se till att projektet uppfyller de här förutsättningarna innan du går vidare till nästa fas.

Målet med Stage-Gate-processen är att förbättra beslutsfattandet och projektresultaten. Om du inte upptäcker misstag i ditt projekt i ett tidigt skede kan de bygga på varandra och bli svårare att åtgärda. Men om du ofta hänvisar till projektplanen när du går igenom den kommer du att se fel tydligare och kan åtgärda dem direkt. Att ha flera kontrollpunkter ger också klarhet när teammedlemmar arbetar tillsammans med projektuppgifter.

När ska man använda Stage-Gate-processen?

Stage-Gate-processen används oftast för att förbättra produktutvecklingsprocessen. Produktutvecklingsprojekt är ofta stora projekt med tvärfunktionella team. Stage-Gate-processen förenklar projektet genom att tillhandahålla kontrollpunkter för att hålla alla informerade. Du kan använda den här processen när du utvecklar produkter eller när du arbetar med andra komplexa initiativ, till exempel en webbplatsöversyn eller en marknadsföringskampanj.

​​Använd Stage-Gate-processen:

• med ett tvärfunktionellt team

• med ett stort distansteam

• När du arbetar med ett komplext projekt. 

Typer av projekt som drar nytta av Stage-Gate-processen:

• Ny produktutveckling.

• Företagsomfattande initiativ, såsom en marknadsföringskampanj eller en processöversyn.

Om du arbetar med ett tvärfunktionellt team kan Stage-Gate-processen förbättra samarbetet. Granskningarna hjälper teammedlemmarna att lita på varandra och känna sig trygga i sitt arbete eftersom de vet att andra team har tagit itu med projektproblem. Om du arbetar på distans kan den här processen också effektivisera kommunikationen i teamet och minska antalet frågor och funderingar du får.

De sex faserna i Stage-Gate-processen

Stage-Gate-processen består av sex olika faser, där noll är den första. Varje fas representerar ett utvecklingsområde. Dela upp projekttidslinjen och motsvarande uppgifter i de här faserna så att projektplanen har en logisk utveckling.

Fas 0. Upptäckt 

Upptäcktsfasen är för projektidéer. Samla in information och anordna en brainstorming-session för att identifiera vad du försöker åstadkomma.

Fas 1. Omfattning

När du har en tydlig idé går du vidare till nästa fas, att definiera omfattningen. Definiera projektkraven, identifiera intressenterna och fastställ projektmål.

Fas 2. Business case 

Därefter skapar du ett business case för att stärka projektplanen och använder research för att motivera projektmålen.

Fas 3. Utveckling

Utvecklingsfasen är den fas där idéerna blir verklighet. Det är då ditt projektteam skapar projektleveranser, till exempel en produkt, en rapport eller en kampanj.

Fas 4. Testa och validera

Vid produktutveckling testar man produkten för att säkerställa att den uppfyller både projektmål och branschstandarder. För projekt som inte inkluderar en produkt kan du använda den här fasen för att finslipa dina leveranser. Leta efter områden som kan förbättras innan du avslutar. 

Fas 5. Lansering

Det sista steget innebär att lansera din produkt eller skicka leveranser till viktiga intressenter.

Mellan de här faserna finns det granskningar. Grindar hjälper dig att gå vidare genom varje projektfas genom att bekräfta genomförbarheten och noggrannheten i den föregående fasen.

De fem granskningarna i Stage-Gate-processen

Grindarna i Stage-Gate-processen beror på vad du har åstadkommit i föregående fas. Till exempel är fas noll upptäckt, så den första granskningen kommer att vara en granskning av kvaliteten på projektidén. På så sätt går du inte vidare med en idé som inte är genomförbar.

Port 1. Idékvalitet

Granska kvaliteten och genomförbarheten av projektidén.

Granskning 2. Granskning av genomförande

Se till att projektets mål och krav är realistiska för idén du har i åtanke.

Port 3. Business-motivering

Bedöm om ditt business case är logiskt och kontrollera effektiviteten i din motsvarande handlingsplan.

Port 4. Granskning av handlingsplan

Kontrollera om du har slutförd allt i din handlingsplan korrekt.

Port 5. Kontroll före lansering

Granska dina leveranser för kvalitet och noggrannhet innan du påbörjar lanseringsprocessen.

De tre uppgifterna inom varje port

För varje port har du tre uppgifter:

1. Ange kraven för vad projektet behöver för att gå vidare. 

2. Ange kriterierna för hur ni ska mäta projektets framgång. 

3. Avsluta varje gate genom att skapa möjliga resultat. 

Använd följande frågor för att vägleda processen:

Vilka krav behöver projektet för att gå vidare?

• Vilka är leveranserna?

• Milstolpar

Vilka kriterier kan vi använda för att mäta projektets framgång?

• Strategisk passform

• Produkt och konkurrensfördel

• Marknadens attraktionskraft

• Teknisk genomförbarhet

• Kärnkompetenser

• Finansiell risk och belöning

Vilka är de möjliga resultaten?

• Kör: Projektet är tillräckligt genomförbart för att drivas.

• Kill: projektet är inte genomförbart.

• Vänta: Projektet är pausat men kan fortsätta under vissa förutsättningar.

• Återanvänd: Projektet behöver ytterligare justeringar för att gå vidare.

Även om det här är de vanligaste granskningarna och kriterierna för Stage-Gate-processen kan du anpassa dem enligt din projektplan. Om du till exempel bygger en produktlanseringskampanj kan dina kriterier skifta mot digitala kriterier i stället för produktfokuserade mätningar.

Processmall för Stage-Gate

Nedan följer ett exempel på Stage-Gate-processen, med varje fas och gate märkt. Projektet måste gå igenom varje gate innan det går vidare till nästa projektfas.

Använd mallen nedan för att fylla i processen för din nästa produktinnovation eller marknadsföringsstrategi.

Fördelar med att använda Stage-Gate-processen

Stage-Gate-processen kan öka effektiviteten i projekt- eller produktlanseringen genom att säkerställa att slutresultatet uppfyller förväntningarna. 

Andra fördelar med Stage-Gate-processen:

• Minskad risk: Att kontrollera projektet vid varje gate minskar projektrisken eftersom du kan identifiera problem snabbt och åtgärda dem när de uppstår.

• Ökad teamprestation: teammedlemmar kan göra sitt bästa när de vet att deras projekt är felfritt och på rätt spår för att lyckas.

• Förbättrade projektresultat: Du kommer att leverera förstklassiga resultat när du noggrant granskar projektet.

• Effektivare teamsamarbete: Teammedlemmar kan arbeta tillsammans utan problem när de har klarhet i projektförloppet.