Vad är arbetskraftshantering (WFM) och hur kan det fungera för ditt team?

Vill du förbättra teamets produktivitet och övergripande prestanda? Personalhantering kan effektivisera teamets arbetsflöde och driftskostnader. Det leder till ökad effektivitet, bättre engagemang från anställda och högre teammoral. 

Vi kommer att beskriva hur du effektivt kan implementera en egen strategi för personalhantering, från nyckelfunktioner till fördelar med personalhantering. 

Vad är personalhantering?

Personalhantering är en uppsättning processer som används för att öka teamets produktivitet och effektivitet. Från callcenter till hälsovårdstjänster har många branscher använt sig av WFM för att framgångsrikt optimera sina processer. 

Personalhantering omfattar alla aktiviteter som behövs för att upprätthålla en produktiv personalstyrka. Den här metoden består av en mängd olika arbetskraftstekniker, inklusive: 

• Personalhantering (HRM)

• Humankapitalhantering

• Prestationshantering

• Datainsamling

• Budgetering och prognos

WFM-uppgifter liknar ofta HCM-uppgifter (Human Capital Management), som är ett ramverk för att rekrytera, hantera och utveckla anställdas värde. Den största skillnaden mellan de två är att HCM syftar till att maximera ROI medan WFM syftar till att maximera anställdas prestation och produktivitet. 

Vilka är de viktigaste funktionerna i en WFM-strategi?

Från att anställa anställda till prognos, det finns många delar som utgör en process för arbetskraftshantering.

Även om en projektledare inte nödvändigtvis kan hantera alla dessa uppgifter är det bra att se till att viktiga initiativ fungerar smidigt genom att samarbeta med avdelningsledare och samla in feedback från teamet. Det är särskilt viktigt med tanke på att nästan 70 % av arbetstagarna anser att de skulle vara bättre rustade för att nå målen om de hade tydligare processer för att hantera arbetet.

Låt oss fördjupa oss i var och en av de olika delarna i personalhanteringen och hur de fungerar för att skapa en lösning som du kan implementera för ditt team. 

Tidsspårning

Tidsspårning kan verka enkelt, men det handlar om mer än att bara stämpla in och ut. Tidsspårning är inte bara bra för att analysera effektivitet, utan det är också användbart för att identifiera mönster för övertid eller undertid. 

Genom att implementera en tidsspårningsprocess kan du:

• spåra framtida arbetsbelastning

• Anställa ett lämpligt antal teammedlemmar.

• Delegera uppgifter på rätt sätt.

Effektiv tidsspårning kan också hjälpa dig att förbättra din tidshantering och skapa en övergripande produktiv daglig rutin. Det bästa sättet att göra det på är att använda ett arbetshanteringsverktyg för att spåra arbetet i realtid. 

Med effektiva verktyg och bästa praxis för tidshantering har varje teammedlem självständighet att utföra sitt arbete på bästa sätt. 

Schemaläggning av personal

Förutom tidsspårning är det också viktigt att korrekt förutse och schemalägga bemanningsbehov. Det hjälper till att skapa en framgångsrik process för arbetskraftshantering som erbjuder balans mellan arbete och privatliv. Oavsett om du har flera bemanningsnivåer inom din organisation eller leder ett team på samma nivå kan schemaläggning av anställda vara komplicerat. 

Du behöver ett system som tar hänsyn till variabler som semester, tillgänglighet, arbetsbelastning och frånvaro för att skapa ett schema som fungerar för hela teamet. 

Schemaläggningsansvar för arbetskraftshantering inkluderar:

• Hantera schemaläggning av personal

• Lösa problem med över- eller underbemanning

• Prognos för teamtillväxt

Med ett pålitligt schemaläggningssystem på plats kan företag vara säkra på att de inte kommer att vara underbemannade under kritiska tider eller överbemannade när verksamheten saktar ner.

Prognos och budgetering

Att analysera historiska data kan hjälpa dig att förutse när arbetskraftsbehovet förändras så att du kan optimera implementering och balansera arbetsbelastningen. Till exempel kan en butik behöva dubbelt så många medarbetare under semestertider än de skulle behöva under lågsäsong. 

Andra sätt att använda WFM-processer för prognos inkluderar:

• Hantera hög personalomsättning

• Redogörelse för ”krympning” eller oproduktiv tid 

• Förbereda sig för speciella dagar eller evenemang när arbetsbelastningen påverkas avsevärt.

• Granska tidigare projektdata för korrekta arbets- och resursuppskattningar

Du kan också inkludera planering av arbetskraft i din budget. För de flesta företag är humankapital (dina anställda) sannolikt den mest kostsamma och mest rörligautgiften. 

En process för arbetskraftsplanering automatiserar schemaläggning, skiftbyten och efterlevnad av arbetslagstiftningen för att säkerställa att du inte spenderar mer än du behöver på arbetskraftskostnader. Faktum är att studier har visat att lösningar för arbetskraftshantering har den högsta avkastningen på investeringar av alla investeringar i personalavdelningsteknik. 

Utvärderingar av anställda

Även om prestationsutvärderingar kan vara tidskrävande är de viktiga för att utvärdera teamets prestationer, produktivitet och övergripande upplevelse för de anställda. Dessa mätvärden kan också vara värdefulla för att mäta kundnöjdhet baserat på teammedlemmarnas prestationer.

Hantering av teamprestationer omfattar:

• Spåra anställdas upplevelser

• Mäta anställdas produktivitet.

• Mäta kundupplevelse och tillfredsställelse.

Varje team har olika sätt att hantera teamprestationer, men att genomföra kvartalsvisa utvärderingar är ett sätt att uppnå dessa resultat.  

Löner och förmåner

Oavsett om du har ett dedikerat team för löner och förmåner eller inte, är det en annan viktig del av en större plan för personalhantering. Det inkluderar daglig lön och förmåner, men det kan också omfatta eventuella ytterligare incitament som du erbjuder dina anställda. 

Det finns en mängd olika uppgifter som härrör från löneadministration, bland annat:

• Analysera arbetskraftskostnader.

• Spåra betald ledighet 

• Spåra tidrapporter

• Erbjuda anställda incitament som happy hours

Utöver det faktum att löner måste betalas ut kan en förbättrad lön och förmåner vara ett utmärkt sätt att förbättra anställdas prestationer och moral. 

Utbildningshantering

Att skapa ett utbildningsprogram för nya och befintliga anställda är avgörande för att bygga en framgångsrik personalstyrka. Du bör inte bara skapa utbildningsmaterial för att introducera nya medlemmar, utan även ge möjligheter till fortsatt tillväxt och utveckling. 

Utbildningsmaterial kan vara:

• Introduktionsmaterial

• Stöd för verktygshantering

• Branschnyheter

• Externa utbildningsresurser 

När du skapar ett utbildningsprogram är det viktigt att organisera dokument och material i ett gemensamt utrymme där alla teammedlemmar enkelt kan hitta information. Det kan göras med hjälp av ett digitalt verktyg eller till och med en delad mapp. 

Regulatorisk efterlevnad

Ett system för personalhantering kan göra det lättare att följa löne- och arbetslagar, övertidskrav och andra anställdpolicyer i ditt område. Kontrollera alltid med ett internt juristteam för att säkerställa att processen för personalhantering tar hänsyn till alla nödvändiga överväganden. 

Fördelar med arbetskraftshantering

Genom att införa en robust process för personalhantering kan ditt team känna sig bemyndigat att göra skillnad.

I en perfekt värld där alla delar av en framgångsrik process för personalhantering är på plats, skulle du se en positiv inverkan på ett brett spektrum av uppgifter och avdelningar. Här är några av de främsta fördelarna med personalhantering. 

Ökad produktivitet

Produktiviteten är som högst när arbetet delegeras och kommuniceras korrekt. Genom att göra prognoser för arbetsbelastningen, spåra tid, betala rättvist och kommunicera prestationer kan personalhantering hjälpa teamets produktivitet att blomstra. 

Med ökad produktivitet kommer ditt team inte bara att se en förbättring av mängden arbete som skapas utan också av kvaliteten på arbetet. Det är en win-win-situation för både organisationer och enskilda teammedlemmar. 

Effektiv kommunikation

En effektiv process för personalhantering kan förbättra kommunikationen och självständigheten, särskilt när man arbetar med flera team. Även om en person kan ansvara för de flesta uppgifterna i personalhanteringen bör du uppmuntra viktiga intressenter i hela organisationen att dela med sig av sina observationer och feedback för att skapa effektivare processer. 

Med en WFM-strategi som kopplar samman uppgifter, arbetsflöden och system kan du effektivisera kommunikationskanaler och minska belastningen på ditt interna kommunikationsteam. Effektiv kommunikation kommer inte bara att bidra till att förbättra teamsamarbetet, utan det kan också hjälpa till att hålla arbetet på rätt spår och uppfylla kvalitetsstandarder. 

Förbättrad moral

Teamets moral kan påverkas av ett antal variabler, både negativt och positivt. Oavsett om det beror på arbetsbelastning, lön och förmåner, schemaläggning eller alla dessa faktorer, kan moralen vara avgörande för ett produktivt team. 

Lyckligtvis finns det åtgärder du kan vidta för att förbättra moralen med hjälp av en plan för arbetskraftsplanering. Både nyfikenhet och empati skapar en engagerande dynamik mellan chefer och teammedlemmar. De här enkla men kraftfulla egenskaperna kan bidra till att förbättra den övergripande arbetsmiljön för ditt team och bidra till en hög moral. 

Resursmaximering

Med ökad produktivitet och förbättrad kommunikation och spårning kan du maximera resursanvändningen. Det kommer inte bara att öka mängden arbete som du kan skapa, utan det kommer också att sänka arbetskostnaderna.

Resurser kan vara allt från en materiell produkt till något immateriellt såsom tid – båda är ovärderliga och bör inte slösas bort.

Minskade kostnader

Att automatisera tidsspårning, schemaläggning och löneberäkningar sparar inte bara chefer och löneavdelningar arbetstimmar utan eliminerar också kostsamma mänskliga fel och efterlevnadsrisker. Tiden som läggs på de här tråkiga uppgifterna kan sedan användas på mer produktiva sätt. 

Processer för personalhantering ger också organisationer de data de behöver för att justera bemanningsnivåerna. Använd en mall för bemanningsplan för att förutse förändringar i arbetsbelastningen. Anpassa sedan teamets kapacitet till efterfrågan för att sänka arbetskraftskostnaderna och förhindra oplanerad övertid.

Kvalitetsarbete

I slutändan är det kvaliteten du levererar som avgör vad du får tillbaka. Om kvaliteten inte är tillräckligt bra kommer intäkterna inte att bli så stora. Därför är kvalitetsförbättringar en viktig del av personalhanteringen.

Oavsett om du tror att kvaliteten på ditt arbete är så bra som den kan bli eller inte, finns det alltid utrymme för förbättringar. Processoptimeringar kan vara allt från produktändringar till webbplatsutveckling och mycket mer. Möjligheterna är verkligen oändliga.

Kommer personaladministration att fungera för dig?

En process för arbetskraftshantering är en uppsättning tekniker som hjälper till att förbättra interna processer, automatisera där det är möjligt och skapa en roligare arbetsplats. Det är inte varje dag du hittar alla dessa i en organisation, men med lite hjälp kan du se till att din organisation bockar av dessa rutor och mer.