Varför projekt misslyckas: 7 anledningar (och deras lösningar)

De flesta projektledare har upplevt hur frustrerande det kan vara med ett misslyckat projekt. Faktum är att i en undersökning som utfördes 2021 av Project Management Institute, svarade de utfrågade att 12 % av projekten inom deras organisation hade misslyckats under det senaste året. Men även om du inte är ensam om att vilja förhindra projektmisslyckanden, innebär det faktum att du läser den här artikeln att du redan har tagit ett viktigt steg. Så här är några tips för att planera i förväg och stoppa de vanligaste projekten i deras spår. 

Vad är ett misslyckat projekt?  

Ett projekt kan betraktas som ett misslyckande av följande skäl: 

• Projektet uppfyllde inte målen.

• Du fick inte den leverans du ville ha.

• Arbetet blev inte slutfört i tid.

Misslyckande är dock subjektivt. Ofta uppnår ”misslyckade” projekt fortfarande betydande resultat, även om du missade en deadline eller inte uppnådde en leverans. Och även om det aldrig känns bra att misslyckas, är det ofta en naturlig del av att sätta upp ambitiösa mål. 

Här på Asana tror vi till exempel att om du lyckas 100 % av gångerna var du förmodligen inte tillräckligt ambitiös i din planering. Med det sagt är det viktigt att se till att projekten misslyckas av rätt skäl, som att sätta upp ett utökat mål för att inspirera till framåtanda, snarare än på grund av en fallgrop som kan undvikas. 

7 vanliga orsaker till misslyckade projekt (och deras lösningar)

Lyckligtvis går det att lösa de här vanliga problemen. Med lite förhandsplanering kan du förhindra misslyckanden.  

1. Otydliga mål

Problem: Teamet är inte samordnat kring projektmålen och det finns inget sätt att mäta framgång. 

Projektmål är de saker du vill uppnå när projektet är slut. De bör vara specifika, tidsbundna mål som du kan mäta när projektet är avslutat. Utan tydliga mål är det svårt att hålla teamet samordnat eller ens veta om projektet var en framgång eller ett misslyckande. 

Tänk dig till exempel att ditt team designar en ny betalningssida för din mobilapp. Utan ett tydligt mål (till exempel ”minska den genomsnittliga betalningstiden för slutanvändare med 30 % under andra kvartalet”) är det svårt att veta vilka nya funktioner som kommer att göra sidan framgångsrik. Och när projektet är över är det svårt att mäta prestationer utan ett konkret mål att jämföra med.

Otydliga mål är ett vanligt problem. Enligt index för Arbetets anatomi 2021, där över 10 000 kunskapsarbetare deltog, förstod mindre än hälften av alla anställda hur deras dagliga arbete bidrog till större mål. 

Lösning: Fastställ tydliga mål som en del av planeringsprocessen.

Effektiva projektmål samordnar teamet och ger en referenspunkt för att mäta framgång. Definiera mål innan du börjar så att de kan vägleda projektet. Ännu bättre är att involvera teamet i processen för att definiera målen, så att alla är samordnade redan från början. 

Det är en bra idé att sätta upp mål som en del av den övergripande projektplanen, som även beskriver projektets intressenter, leveranser, tidslinje och mycket mer. 

2. Omfattningskrypning

Problem: Projektleveranserna ändras när arbetet fortskrider.

Omfattningskrypning är svårt att upptäcka eftersom det ofta sker långsamt – man kan till och med säga att det smyger sig på. Det är vad som händer när projektleveranser överskrider projektomfattningen och du får mer arbete än du räknat med. 

Tänk dig till exempel att du har planerat att publicera 10 bloggartiklar den här månaden som en del av en ny produktlansering. Men du får en förfrågan från en intressent om att lägga till ytterligare två inlägg för att stödja en annan produkt. Den nya förfrågan gör att dina resurser är överbelastade och du måste skjuta upp alla deadlines för publicering. 

Omfattningskrypning är en viktig orsak till missade deadliner och misslyckade projekt. Faktum är att i en undersökning som utfördes 2021 av Project Management Institute, svarade de utfrågade att 34 % av projekten inom deras organisation hade upplevt omfattningskrypning under det senaste året. 

Lösning: Definiera och dela projektomfattningen innan du börjar.

När du definierar omfattningen i förväg är det lättare att leverera resultat i tid och inom budget. Du kan planera resurser i förväg och se till att sista minuten-förfrågningar inte överväldigar ditt team. En dokumenterad projektomfattning är också ett bra verktyg för att tacka nej till extra förfrågningar från intressenter. I exemplet ovan innebär det att hålla sig till de ursprungliga 10 blogginläggen och leverera projektet i tid. 

Du kan dokumentera projektomfattningen med en omfattningsbeskrivning. Det kan vara en del av projektplanen eller ett separat dokument. När du har skapat omfattningsbeskrivningen bör du dela den med dina intressenter. När de har en tydlig förståelse för vad som ingår och inte ingår i projektet är det mindre troligt att de kommer med ytterligare förfrågningar. Och när du får en extra förfrågan kan du använda en ändringskontrollprocess för att avgöra om den är tillräckligt viktig för att läggas till i projektomfattningen. 

3. Orealistiska förväntningar

Problem: Det går inte att nå framgång.

Inspirerande mål kan hjälpa till att driva på, men de bör ändå vara uppnåeliga. Om projektmålen är för ambitiösa kan det leda till stressade teamkollegor och missade deadliner. 

Tänk dig till exempel att ditt försäljningsteam har ett utökat mål på 100 provisioner den här månaden. Men två teammedlemmar är på semester, så resten av teamet måste arbeta övertid för att uppnå målet. Det innebär att det inte finns tillräckligt med resurser för att uppnå målet, och framgång är troligen utom räckhåll. 

Alltför ambitiösa mål kan vara kryptonit för projekttidslinjer. Enligt index för Arbetets anatomi 2021 är den vanligaste orsaken till missade deadliner orealistiska förväntningar. 

Lösning: Skapa SMART-projektmål.

Med lite förhandsplanering kan du fortfarande sätta upp inspirerande mål som inte kräver extra arbetstimmar. För att skapa ambitiösa (men uppnåeliga) mål bör du se till att de är SMART: specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade. Metoden för smarta mål klargör hur framgång ser ut, samtidigt som den ger en tydlig projektöversikt och en mållinje för projektet. Om du ser till att målen är uppnåeliga och inom projektomfattningen kan du minska projektrisken och förbereda teamet för framgång. 

4. Begränsade resurser

Problem: Du har inte de resurser du behöver för att få jobbet gjort. 

Resurser är allt du behöver för att slutföra ett projekt, till exempel budget, personal, tid, utrymme eller verktyg. Brist på resurser kan försena ett projekt eller till och med stoppa det. 

Tänk dig till exempel att du arbetar med en annonskampanj för en ny produkt. Deadline närmar sig, men din budget för frilansvideoredigering har tagit slut. Eftersom du bara har en intern redigerare måste du skjuta upp kampanjens lansering. I det här fallet har du fått slut på både budget och arbetskraft som du behöver för att leverera arbetet i tid. 

Lösning: Gör en resurshanteringsplan i förväg. 

Ibland är det svårt att förutse oplanerade händelser som budgetnedskärningar. Men med lite planering kan du ofta se till att ditt team har det de behöver för att uppnå projektmålen. En resurshanteringsplan beskriver mängden och typen av resurser som behövs för projektet, så att du vet exakt vad som krävs innan du börjar. Använd sedan bästa praxis för resursfördelning för att identifiera exakt när varje resurs ska tilldelas varje projekt. Det kan till exempel omfatta anställdas arbetskapacitet, budget, teknisk utrustning eller till och med en arbetsyta. 

5. Dålig kommunikation

Problem: Teammedlemmarna förstår inte hur och när de ska kommunicera uppdateringar. 

Numera är kommunikation mer komplex än någonsin. Enligt index för Arbetets anatomi 2021 växlar människor i genomsnitt mellan 10 appar 25 gånger per dag för att utföra sitt arbete, och 27 % av arbetstagarna uppger att de missar åtgärder och meddelanden när de byter app. 

Med dagens överbelastning av appar är det svårt att veta när och var du ska visa viktiga projektuppdateringar. Det innebär att arbetet kan vara i riskzonen om projektets teammedlemmar inte är överens om vilka kommunikationskanaler som ska användas, när de ska användas eller vem som ska kommunicera vad. 

Tänk dig till exempel att du leder ett team på distans som är utspritt över Nordamerika och Europa. Du förlitar dig på en blandning av kommunikationsverktyg för att få saker gjorda, inklusive e-post, meddelanden, videokonferenser och delade dokument. Men ditt team har ingen dokumentation om när de ska använda varje kanal, så teammedlemmarna delar ofta viktiga uppdateringar i kanaler som bara vissa personer ser. Som ett resultat missar du viktiga detaljer och arbetet dupliceras ofta. 

Lösning: Skapa och dela en kommunikationsplan.

En tydlig kommunikationsplan beskriver hur du ska vidarebefordra viktig, pågående projektinformation. Den ger teamet klarhet om vilka verktyg som ska användas för vad, anger hur ofta uppdateringar ska delas (och vem som ska dela dem) och identifierar när viktiga intressenter ska kopplas in. Med en gedigen kommunikationsplan kan du lägga mindre tid på att jaga information och mer tid på att ta itu med dina projektmål. 

En kommunikationsplan innehåller vanligtvis frekvens, kanal, målgrupp och ägare för varje typ av kommunikation som kommer att användas. Du kan till exempel inkludera följande information för veckovisa uppdateringar av projektstatus:  

• Typ av kommunikation: uppdatering av projektstatus

• Frekvens: varje vecka

• Kanal: e-post

• Målgrupp: projektteam

• Ägare: projektledare

6. Förseningar i planeringen

Problem: Missade deadlines leder till stress och stora projektförseningar.  

En missad deadline här, ett försenat möte där – det kan verka oviktigt i stunden, men kan i slutändan leda till stressat arbete, stressade teamkollegor och betydande projektförseningar. 

Föreställ dig till exempel följande: du planerar en museiutställning och ditt logistikmöte med utställningslokalen har skjutits upp några gånger. Nu är det två veckor kvar till den stora öppningen och ditt team måste skynda sig genom planeringsprocessen för att hinna i tid – eller så kan du till och med behöva skjuta upp evenemanget. Schemaläggningsförseningar som dessa blir allt vanligare. Enligt index för Arbetets anatomi 2021 missas 26 % av deadlinerna varje vecka. 

Lösning: Inkludera ett projektschema som en del av projektplanen. 

Minns du den användbara projektplanen vi nämnde tidigare? Den innehåller vanligtvis ett detaljerat projektschema. Ett projektschema beskriver varje steg som behöver slutföras, vem som är ansvarig för arbetet och när varje uppgift ska vara klar. 

Ett effektivt projektschema ger teamet klarhet om hur delarna hänger ihop. På så sätt kan du enkelt identifiera vilka viktiga milstolpar som är beroende av andra, så att du kan arbeta bakåt från slutdatum för att säkerställa att det finns tillräckligt med tid för att slutföra varje steg. Du kan också inkludera teamet i schemaläggningsprocessen för att ta hänsyn till allas tidslinje och ansvar. 

7. Bristande transparens

Problem: teammedlemmarna kan inte hitta viktig projektdokumentation. 

Du har skapat en fantastisk projektplan med ett projektschema, en kommunikationsplan, en resurshanteringsplan och SMART-mål. Vad ska du göra nu? 

Om dokumenten är statiska och inte lättillgängliga för teamet kan det vara svårt att kommunicera uppdateringar utan tidskrävande statusmöten. Och även då kan information gå förlorad i mängden. 

Lösning: Använd ett arbetshanteringsverktyg för att samla projektinformation på ett ställe. 

Arbetshantering hjälper dig att organisera arbetsflöden och skapa processer så att teamet kan samarbeta på lång sikt. Ett bra arbetshanteringsverktyg fungerar som en central referenskälla för projektinformation, dokumentation och status. Vi är (uppenbarligen) partiska när vi rekommenderar Asana, eftersom det ger team ett levande system där alla kan se och hantera arbete och teamprioriteringar på det sätt som fungerar bäst för dem. Men oavsett vilket verktyg du använder gör projekthanteringsprogramvaran det möjligt för ditt team att få tillgång till den information de behöver och hålla sig uppdaterade med de senaste projektuppdateringarna. Det innebär att du kan sluta använda Excel-spårare som snabbt blir inaktuella och se till att ditt projektteam har information i realtid när de behöver den.

Gör dina projekt felsäkra

Nu när du är medveten om de vanligaste orsakerna till projektmisslyckanden kan du använda de här verktygen för att göra dina projekt mer framgångsrika: 

En projektstadga för att presentera projektet för intressenterna.

En projektplan för att hålla arbetet i fas. Detta omfattar: 

• mål och projektavsikter

• Framgångsvärden.

• Intressenter och roller

• Omfattning och budget

• Milstolpar och leveranser

• Tidslinje och schema

• En kommunikationsplan.

En resurshanteringsplan för att hantera teamets arbetsbelastning. 

Ett riskregister för att identifiera potentiella motgångar.

Ett kickoff-möte för att komma överens om viktiga detaljer och få stöd från intressenter.

Ett projekthanteringsverktyg för att samordna allt.

Vägen till ett framgångsrikt projekt

Du har förmodligen förstått vad det handlar om: när det gäller riskhantering och att undvika projektmisslyckanden är förhandsplanering nyckeln. Genom att ge ditt team möjlighet att planera strategiskt och ta hänsyn till alla projektets rörliga delar kan du skapa en meritlista av framgångar och nå viktiga mål. Så lycka till med planeringen och alla framtida projekt!