16 tips om affärsetikett för alla yrkesverksamma

Människor i affärsvärlden har olika förväntningar på ögonkontakt, kroppsspråk, klädkod och bordsskick, bara för att nämna några. Även om många företag har gått över till en mer avslappnad kultur kan det räcka långt att förstå rätt business-etikett. I den här artikeln förklarar vi vad business-etikett är och några av de grundläggande reglerna att bekanta sig med. 

Vad är business-etikett?

Business-etikett är en typ av beteende som teammedlemmar förväntas följa för att upprätthålla företagets image och respektera varandra. Business-etikett kan variera från kultur till kultur, men när alla förstår och följer en viss uppsättning standarder kan det skapa en känsla av enighet. 

Business-etikett är ibland outtalad, men oftast kommer teammedlemmarna överens om de grundläggande reglerna så att alla presenterar en enad bild. När teammedlemmar följer affärsetiketten skapar det effektiv kommunikation på arbetsplatsen. 

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

De fem grunderna i Business-etikett

Grunderna i business-etikett varierar från kultur till kultur, och det kan vara särskilt skrämmande att förstå business-etikett om du arbetar för ett företag med en annan kultur än den du växte upp i. Det finns dock några universella konstanter som kan hjälpa dig att hålla dig till status quo när du lär dig den specifika gruppdynamiken och teamnormerna på ditt företag. 

De här fem viktiga Business-etiketterna kan hjälpa dig att göra ett bra första intryck och visa respekt för dina teammedlemmar. 

1. Var i tid

Oavsett om det är en intervju eller ett dagligt standup-möte, visar punktlighet i en arbetsmiljö att du respekterar allas schema. Om punktlighet inte är något du har prioriterat tidigare kan du friska upp minnet med några tidshanteringstips för att hålla dig organiserad och medveten om din att göra-lista. 

Det finns nyanser när det gäller att vara i tid – i vissa kulturer är det vanligt att vara lite sen till allt. Men om du är osäker, dyka upp i tid och justera därifrån om det behövs.

2. Erkänn ditt team

Att erkänna andra är en del av Business-etiketten för både avslappnade och formella arbetsmiljöer. När någon kommer in i rummet på en Business-middag eller ett möte, hälsa på dem och säg hej på lämpligt sätt – antingen genom att skaka hand eller följa någon annan kulturell sedvänja. 

Samma regel gäller om du arbetar från startsidan och deltar i dagliga Zoom-möten. Du kanske inte behöver vara med framför kameran i varje Business-möte, men att säga vad du tycker och ta dig tid att uppmärksamma dina teammedlemmar kan visa alla att du lyssnar och få andra att känna sig sedda. 

3. Klä dig på lämpligt sätt

Att klä sig på ett lämpligt sätt är subjektivt och beror på om du arbetar på ett kontor eller från startsidan. Vissa företag som arbetar på kontoret varje dag förväntar sig att alla klär sig i Business Casual-kläder eftersom mycket av arbetet innebär att träffa intressenter eller kunder. Andra företag som arbetar i en hybridmiljö kan uppmuntra teammedlemmar att klä sig avslappnat för att främja komfort och produktivitet. 

Om du är osäker på lämplig Business-klädsel kan du fråga din chef eller arbetsledare om tips. Det är särskilt vanligt att känna sig osäker om du precis har börjat på ett nytt jobb, men var inte rädd för att skicka ett snabbt e-postmeddelande före din första dag för att få en känsla av kontorspolicyn. Alternativt kan du tänka tillbaka på din intervju och försöka komma ihåg vad alla hade på sig så att du kan klä dig därefter. 

4. Respektera delade utrymmen

Även om du arbetar på distans kan du ibland gå till kontoret eller dela virtuella utrymmen med dina teammedlemmar. Kontorsutrymmen som du kan dela med teammedlemmar inkluderar kök, badrum, skrivare och kopieringsrum samt loungeområde. Virtuella utrymmen som du kan dela inkluderar Google Drive-mappar och programvara för projekthantering. 

Sättet du behandlar delade utrymmen på kommer att återspegla dig som en professionell person, så det är viktigt att du märker saker korrekt, håller dig organiserad och respekterar andra som också använder dessa utrymmen. Business-etikett gäller för delade utrymmen, oavsett om du städar efter dig själv fysiskt eller följer företagets processer online.

5. Bygga upp emotionell intelligens

Emotionell intelligens är förmågan att känna igen, reglera och förstå känslor hos dig själv och andra. Effektiv emotionell intelligens kan hjälpa dig att känna empati med teammedlemmar och övervinna utmaningar. Även om emotionell intelligens inte är en direkt regel för affärsetikett, kommer det att hjälpa dig på arbetsplatsen, oavsett vilka konflikter som uppstår. 

Tänk dig till exempel att du ligger efter med arbetet och att din chef plötsligt lägger till ett stort, tidskänsligt projekt. Med emotionell intelligens kan du prata med din chef för att förstå arbetets relativa prioritet. Eftersom du redan ligger efter med arbetet kan du uttrycka din oro över att bli överbelastad och tillsammans med din chef komma fram till en lösning på vilket arbete du kan avprioritera eller delegera mindre viktiga uppgifter.

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna

Business-etikett för distansarbetare

Med övergången till alltmer virtuella team har definitionen och utövandet av affärsetikett förändrats. Personligen kan du behöva en artig men bestämd handslagning och rätt klädsel, men när du arbetar på distans måste du känna till grunderna i e-post-, telefon- och videoetikett.

E-post och teamkommunikation

Att skriva ett e-postmeddelande eller kommunicera med teamet via verktyg som Slack eller  Asana verkar enkelt, men professionell kommunikation på nätet skiljer sig från personlig kommunikation. Tänk på tipsen nedan för korrekt e-postetikett och onlineetikett.

• Korrekturläs: Att korrekturläsa dina e-postmeddelanden är en viktig tumregel som du inte bör ignorera. Även om din e-post- eller projekthanteringsplattform kan ha ett inbyggt korrigeringsverktyg bör du också gå igenom ditt mejl innan du skickar ut det, för säkerhets skull.

• Var artig och professionell: Även om du inte pratar ansikte mot ansikte med din e-postmottagare, kommer ditt tonfall att lysa igenom i dina ord. Det är viktigt att vara artig och professionell i texten. Du kan till exempel använda positiva fraser som: ”Jag hoppas att du... tack för... bara en vänlig påminnelse... hör av dig... ser fram emot att höra från dig.”

• Svara i tid: När en annan teammedlem eller kund kontaktar dig gör de det av en anledning. God e-post- och teamkommunikation innebär att svara personer i tid, även om det innebär att du måste ställa in ett automatiskt svar när du är frånvarande. Du behöver inte svara inom några minuter, men sträva efter att svara inom en eller två Business-dagar.

• Håll det kortfattat: Att hålla din e-posttext kortfattad kan få fram ditt budskap snabbt och spara tid för din läsare. Om du gömmer det viktigaste budskapet i ett långt mejl är det mindre troligt att läsaren svarar på det sätt du hoppas. 

Kom ihåg att det kan göra skillnad vem du skriver till när det gäller ditt e-postmeddelande eller onlineinnehåll. Om du till exempel kommunicerar med andra teammedlemmar via Asana och Slack kan du skriva i en mer avslappnad ton, medan e-postmeddelanden till kunder bör vara mer formella.

Telefonetikett

Business-kommunikation sker ofta via telefonsamtal. När du pratar med kunder eller affärspartners på telefon kan du överväga följande sätt att upprätthålla business-etiketten. 

• Ring inte oanmäld: Alla i Business-världen har ett schema att följa, oavsett om de arbetar med en strikt projekttidslinje eller försöker prioritera en tung arbetsbelastning. När du behöver prata med någon i telefon, skicka ett e-postmeddelande först för att schemalägga samtalet. Att ringa oanmäld kan anses vara dåligt uppfostrat eftersom den som tar emot samtalet kanske inte är beredd att prata med dig. 

• Använd en rimlig ton och klarhet: Din röst är viktig vid arbetssamtal. Du måste hålla en artig ton när du pratar med teammedlemmar eller kunder och vara medveten om din volym och klarhet. Om du talar för högt eller mumlar under ett arbetssamtal kanske mottagaren inte uppfattar ditt budskap på det sätt du vill. Ton och kommunikation kan också variera beroende på kultur, så tänk på kulturell intelligens när du pratar i telefon.

• Lämna meddelanden snabbt: Precis som med e-postmeddelanden i arbetet är det viktigt att svara på röstmeddelanden i arbetet snabbt. Du kan få e-postmeddelanden från teammedlemmar eller kunder som vill boka in telefonsamtal. Svara snabbt på dessa e-postmeddelanden och ange den bästa tiden du är tillgänglig för att prata i telefon. 

• Skapa ett professionellt röstmeddelande: Att skapa ett professionellt röstmeddelande för när du inte är tillgänglig är korrekt Business-etikett eftersom det låter folk veta vem du är, vad du gör och att du inte är tillgänglig. De kan sedan lämna meddelanden som förklarar varför de ringer. 

Videomöten

Videosamtal är ett av de mest populära sätten för distansarbetare att hålla kontakten. Med den här kommunikationsmetoden får du fördelen av att prata med många av dina teammedlemmar i realtid, vilket innebär att det finns några grundläggande videovett och etikett som du bör känna till. 

• Stäng av mikrofonen: Ett av de största problemen som teammedlemmar möter vid videosamtal är bakgrundsljud från dem som inte talar. Det här problemet har en enkel lösning: stäng av mikrofonen när du inte är talaren. Genom att stänga av mikrofonen kan du se till att den är tyst så att andra kan få den fulla uppmärksamheten i det virtuella rummet. 

• Engagera dig med din kropp: När du är i ett videosamtal kan andra se hur du interagerar icke-verbalt med talaren. Om du tittar ner eller är för avslappnad på din plats kan det uppfattas som att du inte är intresserad av konversationen. Om du sitter rakt, ser alert ut och använder icke-verbal kommunikation för att visa att du är engagerad, vet talaren att du är uppmärksam.

• Avbryt inte: Att avbryta någon under ett videosamtal kan vara särskilt störande. Tekniken kan inte alltid hålla jämna steg med flera personer som försöker prata i ett videosamtal, så avbrott kan leda till fel och förvirring för alla inblandade. 

• Klä dig på ett lämpligt sätt: Även om videomöten kanske bara visar dina kläder från midjan och uppåt, är det ändå viktigt att klä sig på ett lämpligt sätt. Din klädsel för videosamtal bör följa företagets klädkod. Tänk också på din personliga hygien när du är framför kameran. 

Att arbeta hemifrån gör det mindre vanligt att du interagerar med teammedlemmar och kunder personligen, men glöm inte att virtuella interaktioner fortfarande lämnar bestående intryck. Om du är osäker kan du närma dig dessa interaktioner med samma Business-etikett och omsorg som du skulle göra för en personlig konversation.

Förbättra teamkommunikationen med Business-etikett

Målet med affärsetikett är att presentera en enad företagsimage, främja ömsesidig respekt för teammedlemmar och förbättra kommunikationen på arbetsplatsen. När team kommunicerar effektivt uppnår de bättre resultat. 

Effektiv kommunikation slutar inte där. Programvara kan hjälpa ditt team att samarbeta för att hålla deadlines och uppnå mål. Med en programvara för teamkommunikation kan du underlätta bättre kommunikation mellan teammedlemmar genom att se till att alla får rätt information vid rätt tidpunkt. 

Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team

I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.

Ta del av insikterna