Bidragshantering: En guide för ideella organisationer

Som ideell ledare vet du förmodligen hur komplex processen för bidragshantering är. Från att söka efter rätt bidrag till att hantera rapporteringskrav och lämna in ansökningar kan det vara en tidskrävande uppgift. Som tur är finns det ett sätt att effektivisera processen. 

Med hjälp av programvaruverktyg kan du organisera och prioritera dina bidragsansökningar fram till slutliga godkännanden. Med en process på plats kan du lägga mer tid på att skapa meningsfulla arbetsflöden som stöder ditt uppdrag. Kan du föreställa dig allt gott du skulle kunna göra med så mycket tid tillbaka i vardagen? 

I den här artikeln definierar vi hela processen för bidragshantering, visar dig hur du implementerar den och ger dig tips som kan hjälpa dig på vägen.

Vad är bidragshantering?

Bidragshantering är en process som hjälper ideella organisationer att administrera bidragsförslag genom att prioritera och behandla bidragsansökningar. 

Systemet för bidragshantering administrerar hela bidragscykeln, vilket inkluderar att organisera bidragspengar, spåra bidrag och behandla bidragsansökningar samt att följa upp dem efter tilldelningen och slutligen avsluta bidraget. 

Systemet består av tre olika delar:

• Bidragsgivning: Bidragsgivning består av finansieringsmöjligheter som tilldelas av den federala regeringen. 

• Finansiering: Ideella organisationer måste uppfylla bidragskraven för att komma ifråga för finansiering. 

• Berättigande: För att vara berättigad kan du behöva tillhandahålla information om anställda, intressenter, bidragsrapporter, bidragsvinster, typer av tidigare förvärvade bidrag och framtida finansieringsmål.  

En stor del av bidragshanteringsprocessen innebär att skriva bidrag, vilket är där dedikerade teammedlemmar fysiskt skriver bidragsförslaget med den information de har samlat in.

Bidragsgivare vs bidragssökande

Bidragshantering innebär två nyckelroller: bidragsgivare och bidragssökande. Båda är viktiga för den övergripande processen. Andra roller som är involverade i processen inkluderar bidragsgivare och finansiärer som hjälper till med att tilldela bidragsmedel, även om de vanligtvis inte är företagsinriktade.

En bidragsgivare skiljer sig från en bidragssökande baserat på deras roller och ansvarsområden. 

• En bidragsgivare är någon som ansvarar för att skapa bidrag. Den här rollen innebär en mängd olika leveranser, inklusive att sätta upp strategiska mål, utvärdera regler och bevilja bidrag. En bidragsgivare arbetar för en federal myndighet inom bidragsavdelningen.

• En bidragssökande är någon som söker efter bidragsmöjligheter, vilket troligen är den position du befinner dig i. Det innebär att identifiera behov, samla in intern information och skriva och ansöka om bidrag. Det kan vara en organisation som en 501(c)(3) eller ett litet företag.

Båda dessa roller spelar viktiga roller i en effektiv bidragshanteringsprocess och arbetar ofta tillsammans för att uppnå sina önskade resultat av en framgångsrik livscykel för bidrag. Nedan beskriver vi processen och stegen för en bidragssökare som arbetar för en ideell organisation.

Processen för bidragshantering

Bidragets livscykel består av tre separata faser: före tilldelning, tilldelning och efter tilldelning. Varje fas säkerställer att bidragsprocessen går smidigt från början till slut, inklusive inledande planering till slutlig avslutning av bidraget. 

Processen är avgörande för att nya bidrag ska bli framgångsrika och kan hjälpa dig som bidragssökande att organisera information för att effektivt ansöka om bidragsförslag. 

Överväg den här checklistan med steg för att komma igång med ett bidragsförslag:

1. Samla in intern information: Samla in information om kassaflöde, antal anställda och volontärer för ansökningsprocessen. 

2. Sök efter bidragsmöjligheter: Sök i bidragsdatabasen för att få uppdateringar om nya möjligheter och för att se behörighetskrav. 

3. Ansök om relevanta bidrag: Hitta rätt bidrag för din organisation baserat på ekonomiska behov och behörighet för finansiering. 

4. Genomför bidragsfinansieringen: När du har tilldelats bidraget använder du finansieringen för att genomföra dina uppdrag. 

5. Avsluta bidragsförslaget: Spara nödvändig information i ett gemensamt utrymme som kan nås var som helst, när som helst.

De här stegen hjälper dig att hålla dig i fas med nödvändiga uppgifter varje gång du ansöker om ett nytt bidragsprogram.

Vi går igenom var och en av dessa faser och förklarar vilka åtgärder som behöver vidtas i varje fas för att skapa en grundlig bidragsansökan.

1. Förfasen

Fasen innan tilldelningen omfattar alla uppgifter innan bidragsmottagaren väljs. Detta inkluderar planering, insamling av intern information, att hitta bidragsmöjligheter och slutligen att ansöka om bidrag. 

Den här fasen är viktig för den övergripande organisationen av bidragens livscykel eftersom målet är att samla in information och sprida den till bidragsgivare. Utan en tydlig handlingsplan kan du förlora tid som annars kan läggas på organisationens uppdrag. 

Det finns tre steg i den inledande fasen före tilldelningen:

• Bidragsplanering: Planeringen består i att samla in intern information om intäkter, teamstorlek och insamlingsbehov. När du har samlat in den här informationen kan du börja söka efter bidragsmöjligheter som passar bristerna inom din ideella organisation. Det kan vara ett specifikt mål som kräver finansiering eller ett nytt uppdrag som du vill starta. 

• Bidragsmöjlighet: För att hitta möjligheter måste du först organisera den information du samlade in i det första steget i enkla kvalificeringspunkter. Till exempel kan det krävas att du har en viss intern kapacitet och expertis för att få finansiering. Du kan sedan söka efter bidrag, till exempel genom att använda ditt lands bidragsdatabas. Du kan också välja att använda en programvara för arbetshantering för att effektivisera din möjlighetspipeline. 

• Bidragsapplikation: När du har samlat dina kvalifikationer och hittat ett bidrag som matchar dina behov är det dags att ansöka. Bidrag med specifika kriterier kommer att ha nödvändig information listad i en bidragsmöjlighet. Använd den informationen för att skriva din bidragsansökan och skicka den till lämplig kontakt. 

Några frågor att ställa sig innan man ansöker om finansiering är:

• Har jag ett tydligt finansieringsmål?

• Känner jag till intäktsprognoserna?

• Hur många volontärer har vi på personalen?

• Kommer finansieringen att hjälpa oss att lyckas med våra uppdrag?

När du har skickat in din applikation går du vidare till bidragsfasen där du får ett meddelande om huruvida du har beviljats ett bidrag. 

2. Tilldelningsfasen

I tilldelningsfasen väljer bidragsgivaren ut bidragsmottagarna. Bidragssökande kommer att meddelas och, om de väljs, förses med ett avtal om bidragsvillkoren. 

Det kan handla om villkor kring storleken på ditt volontärteam eller de bidragsmedel du använder för olika initiativ. Dessa villkor beror på vilken typ av bidrag det är och hur stort belopp som ges. När avtalet har undertecknats av både bidragssökande och finansiär kommer bidraget att tilldelas officiellt. 

Om du inte väljs ut för bidraget kommer bidragsprocessen att avslutas i den här fasen och du kan gå vidare till steget för att avsluta bidraget, vilket innebär att lagra information för senare utvärdering.

3. Process för bidragsförslag efter tilldelning

När bidraget har tilldelats och avtalet har undertecknats är det dags att arbeta med att genomföra bidraget. Det innebär att ta emot finansieringen och använda den i din organisation. 

Den andra fasen består av två steg:

• Genomförande av bidraget: Under genomförandefasen kommer du att få den federala finansieringen och börja använda den för ditt avsedda initiativ. Du kan behöva skicka periodiska rapporter som bevisar att du följer de överenskomna villkoren och tjänsten och den övergripande projektprestandan. 

• Avslutande av bidraget: När du har implementerat finansieringen kan du gå vidare till att avsluta bidragsprojektet. Det innebär att man sparar uppgifter om finansieringsbelopp, till exempel vad de användes till, för att kunna hänvisa till dem i framtiden. Det är också dags att reflektera över dina business-mål och överväga om bidraget var användbart. Om du gör det kan det hjälpa dig med framtida bidragsansökningar. 

De här två stegen hjälper till att genomföra och avsluta bidragsprocessen, som är en återkommande cykel för de flesta ideella organisationer. Du kommer att upprepa de här stegen för alla nya bidragsansökningar för att få statlig finansiering.

Hantera bidrag effektivt

Vad är skillnaden mellan att bara få bidrag och att verkligen maximera dess inverkan för din ideella organisation? Oavsett om du har att göra med ett statligt bidrag, ett bidrag till ideella organisationer eller något annat formulär av finansiering, är effektiv bidragshantering nyckeln till att maximera effekten av de ekonomiska resurser som anförtrotts dig. Nedan utforskar vi de viktigaste stegen för att hantera bidrag effektivt för både nya och erfarna bidragsadministratörer.

Utforma en projektplan

Framgångsrik bidragshantering börjar med en detaljerad projektplan. Den bör beskriva projektets mål, avsikter, tidslinjer, budget och nyckelpersoner. Planen fungerar som en översikt för projektets genomförande och en referenspunkt för att övervaka framsteg i realtid och göra nödvändiga justeringar.

Skapa tydlig kommunikation

Bidrag involverar ofta flera intressenter och partnerskap. Genom att etablera tydliga kanaler och protokoll för kommunikation säkerställer du att alla inblandade informeras om projektets förlopp, utmaningar och förändringar.

Det innebär att anordna regelbundna möten, uppdateringar och kanske till och med särskilda webbseminarier för att hålla alla parter informerade. Dessa processer förbättrar inte bara samarbetet utan ser också till att alla har samma uppfattning om projektets mål och framsteg.

Implementera rigorösa metoder för ekonomisk förvaltning

Korrekt finansiell rapportering är avgörande för att säkerställa att bidragsmedel används på ett lämpligt och effektivt sätt. Det innebär att man inrättar separata redovisningssystem för att spåra bidragsutgifter och upphandlingar, genomför regelbundna revisioner och följer den budget som anges i projektplanen. Det är viktigt att föra detaljerade register och kvitton för alla transaktioner som rör bidraget.

Övervaka prestanda

Att övervaka projektets framsteg mot sina mål är avgörande för att fatta beslut och göra förbättringar i tid. Övervakning i realtid gör det möjligt för en bidragsadministratör att lösa problem snabbt och hålla projektet i fas. Denna kontinuerliga tillsyn är nyckeln till att slutföra projektmilstolpar och följa bidragsavtal.

Säkerställ efterlevnad av bidragskrav

Efterlevnad är inte förhandlingsbar i bidragshantering. Från de invecklade aspekterna av en statlig bidragsprocess till de specifika villkoren för ett bidrag till en ideell organisation är det avgörande att förstå och följa alla bidragskrav. Detta inkluderar efterlevnad av rapporteringsscheman, ekonomiska riktlinjer och andra bestämmelser som anges i bidragsavtalet. Regelbundna efterlevnadskontroller och personalutbildning kan bidra till att förebygga eventuella felsteg.

Förbered dig för granskningar och slutrapportering

Granskningar och slutrapportering är viktiga delar i bidragens livscykel. För att förbereda sig för dem krävs det att man upprätthåller detaljerade och organiserade register över alla projektaktiviteter, utgifter och resultat. Förberedelser för dessa utvärderingar innebär att man upprätthåller omfattande register över projektaktiviteter, utgifter och resultat. En väl förberedd bidragsadministratör bör vara redo att visa projektets framgång och den effektiva användningen av bidragsmedel.

Fokus på hållbarhet och påverkan

Slutligen ser effektiv bidragshantering bortom det omedelbara projektet för att överväga långsiktig hållbarhet och inverkan. Det innebär att planera för hur projektets fördelar kommer att fortsätta efter bidragsperioden och mäta effekterna på målgruppen eller problemet. Att visa hållbarhet och positiva resultat kan stärka partnerskap och stödja framtida bidragsmöjligheter.

Tips för bidragsapplikation

När det gäller att ansöka om bidrag finns det några tips du kan implementera för att säkerställa att det är så effektivt som möjligt. 

Det kan till exempel handla om att skapa en bidragskalender för att säkerställa att du håller rätt tempo och implementera lösningar för bidragshantering för att effektivisera processen. Vi kommer att gå igenom var och en av dessa bästa praxis och förklara hur du kan använda dem för din egen process för bidragsansökningar.

Skapa en bidragskalender

Att skapa en projektkalender är ett utmärkt sätt att se till att hela teamet är samordnat under processen för bidragsansökan. Det kan också hjälpa dig att spåra och organisera vilka bidrag du har ansökt om för att förhindra dubbelarbete.  

Kalendern bör innehålla följande: 

• Deadline för applikationsfönstret.

• Interna tidslinjer för uppgifter.

• Återkommande datum som är kopplade till bidragsprocessen. 

Om du vill få ut mesta möjliga av kalendern ska du leta efter kommunikationsfunktioner så att teamet kan samarbeta direkt i kalendern. Det bästa vore om du försöker hitta ett verktyg med tidslinjefunktioner så att du kan koppla uppgifter till organisationens mål. 

Automatisera den manuella applikationsprocessen

Business Process Automation kan hjälpa till att effektivisera ditt arbetsflöde, vilket ger dig mer tid att fokusera på det viktigaste arbetet. Och som en ideell organisation innebär mer tid att du kan hjälpa samhället. 

Överväg automatisering av programvara för att effektivisera applikationsprocessen och ta bort manuellt arbete. Genom att automatisera processen kan du ställa in och ändra slutdatum, lämna över arbetet till rätt teammedlem och öka den tvärfunktionella synligheten. 

Skapa ett resursbibliotek

Att ansöka om bidrag kan vara en tidskrävande uppgift. Det kräver att olika dokument samlas in för att bevisa behörighet för bidragsgivare och bidragsgivare. Genom att skapa ett organiserat mallbibliotek kan du enkelt få tillgång till information när du behöver den.

För att skapa ett resursbibliotek kan du organisera relevanta dokument som visar bevis på information såsom intäkter, nuvarande finansiering och teamets storlek. Lagra sedan dessa dokument i ett gemensamt verktyg som alla intressenter kan komma åt när som helst, oavsett var de befinner sig. 

Implementera arbetshanteringsverktyg

Att använda en programvara för arbetshantering kan hjälpa dig att övervaka och effektivisera processen för bidragsförslag. Det gör det möjligt att hantera bidragsprogram på ett och samma ställe, skapa arbetsflöden på ett ögonblick och, viktigast av allt, nå dina mål. 

Med en programvara för arbetshantering kan du minska mängden improduktivt arbete och lägga mer tid på att uppnå organisationens mål. För inspiration om hur andra ideella organisationer har använt programvara för bidragshantering kan du läsa om hur Hope for Haiti förbättrar livsvillkoren för fler haitier med Asana.

Effektivisera processen för bidragshantering

Implementera en process för bidragshantering för att säkerställa att din ideella organisation får den finansiering som behövs för att göra skillnad. Om du följer tipsen ovan kommer din nästa applikationsprocess att fungera smidigt och skapa en effektivare process för bidragsansökningar. 

Är du redo att komma igång med din egen plan för bidragshantering? Ta reda på hur Asana hjälper ideella organisationer att effektivisera bidragshanteringen så att de kan lägga mer tid och resurser på sitt uppdrag.