Som ett litet företag som hanterar en stor mängd komplicerade projekt behövde vi ett sätt att hantera den komplexiteten. Med Asana kan våra team komma åt exakt det de behöver i hundratals projekt, så att alla vet vad de ska göra och när, vilket håller våra lanseringar i fas.

Katie Sissons, programchef

Öka effektiviteten och samordningen i olika projekt

Beauty Pie fokuserar på att utveckla innovativa skönhets- och hälsoprodukter och hanterar över 100 nya produktutvecklingar (NPD) och 50 förbättringar av befintliga produkter (EPD) varje år. För att effektivisera sina processer och skala bättre vände de sig till Asana för att effektivisera arbetsflöden och centralisera information mellan team.

Genom att skapa mallar för processer, ge tydlig insyn i ansvarsområden och konsolidera verktyg gör Asana det möjligt för team inom fler än 12 Business-funktioner – såsom produktutveckling, drift, marknadsföring på plats och marknadsföring – att samarbeta sömlöst. Asana förenklar komplexa, tvärfunktionella projekt och hjälper team att hantera arbetsbelastningar och ansvarsområden, vilket håller intressenterna samordnade och ger ledarskapet insikter i realtid för att hålla projekten i fas. Med Asana som grund för effektivitet kan Beauty Pie skala upp samtidigt som de upprätthåller höga kvalitetsstandarder och driver innovation inom skönhets- och hälsobranschen.

Främja Asana-implementering

Beauty Pie hade en tydlig vision om hur de ville att en arbetshanteringsplattform skulle stödja deras komplexa produktlanseringar och tvärfunktionella projekt. Efter att ha identifierat brister i förloppsspårningen visste de att de behövde ett skalbart, intuitivt verktyg för att förenkla processer och hantera de hundratals uppgifter och ömsesidiga beroenden som varje projekt innebär. Efter att ha utvärderat alternativen valde de Asana för dess förmåga att effektivisera tvärfunktionell hantering, tilldela uppgifter och hantera arbetsbelastningar, samt plattformens multihoming-funktion, som gör det möjligt för dem att spåra ömsesidiga beroenden mellan projekt.

För att säkerställa en smidig övergång samarbetade Beauty Pie med den digitala konsultfirman Generation Digital. Företaget hjälpte till att identifiera teammästare för att driva Asana-adoptionen och vägledde Beauty Pie genom förändringshanteringen – genom att fastställa bästa praxis för utbildning och kommunikation och leda en datarevision för att överföra relevanta processer. I dag, med över 200 användare i team som marknadsföring, kreativt arbete, drift, projekthantering, marknadsföring på plats och ledarskap, är Asana avgörande för hur Beauty Pie hanterar projekt – och driver samarbete och klarhet på alla avdelningar.

När vi väl hade introducerat Asana utsåg vi mästare i hela verksamheten för att leda lanseringen. De blev snabbt entusiastiska över plattformen och hjälpte sina team att se fördelarna. Det har varit fantastiskt att se nyckelpersoner ta ägarskap och inse värdet för sina team.

Rose Dyer, global chef för projektportfölj och ESG

Samordna komplexa projekt- och produktlanseringar

Produktutvecklingsteamet på Beauty Pie hanterar över 100 produktlanseringar varje år. Eftersom varje lansering sträcker sig över 12–24 månader och kräver samarbete mellan team som reglering, leveranskedja, kvalitet, förpackning och marknadsföring kan det vara en utmaning att hålla alla samordnade. För att effektivisera processen vände sig Beauty Pie till Asana för att hantera hela lanseringslivscykeln.

Innan Asana saknade Beauty Pie standardiserade arbetsflöden, vilket gjorde det svårt att hålla lanseringarna i fas. Nu ger Asana den klarhet och struktur som teamen behöver för att samarbeta effektivt och hålla deadliner. Plattformens flexibilitet gör det möjligt för projektledare att standardisera processer samtidigt som de anpassar arbetsflöden så att de passar varje projekts unika behov.

Standardiserade arbetsflöden förbättrar projekteffektiviteten

• Asanas anpassningsbara mallar ger varje produktlansering en enhetlig struktur och hjälper team att hantera upprepbara uppgifter under hela lanseringslivscykeln.

• Projektledare kan justera arbetsflöden efter behov och samtidigt dra fördel av samstämmigheten i standardiserade processer, vilket minskar förarbetet.

• Varje uppgift har en tilldelad ägare, så att alla vet exakt vad de är ansvariga för – och när – vilket håller projekten i fas och säkerställer att deadliner hålls.

• Varje team har också sin egen uppgiftstavla för lanseringen, så när en teammedlem är borta kan en annan enkelt ta över dennes tilldelade arbete utan att det går förlorat.

Synlighet för viktiga milstolpar håller projekten i fas

• Team spårar viktiga milstolpar och beroenden för alla produktlanseringar i Asana, vilket ger både ledarskap och medarbetare insyn i projektstatus i realtid.

• Anpassade fält, till exempel produktkategorier och prioritering, hjälper team att snabbt identifiera uppgifter med hög prioritet, så att de kan fokusera på kritiskt arbete och få ut produkter på marknaden i tid.

Asanas flexibilitet har gjort det möjligt för oss, som ett växande företag, att bygga vidare på befintliga processer utan att behöva börja om från början varje gång.

Katie Sissons, programchef

Förbättra synligheten och samarbetet

Eftersom flera team arbetade med projekt samtidigt behövde Beauty Pie bättre insyn i ansvarsområden. Asanas multihoming-funktionalitet gör det enkelt för team som reglering, leveranskedja, kvalitet och marknadsföring att fokusera på sina specifika uppgifter inom större produktlanseringsprojekt, vilket förbättrar ägarskapet och hjälper teamen att hålla sig fokuserade på sina prioriteringar.

Multi-homing förenklar ägarskapet för uppgifter

• Team använder multihoming för att se sina uppgifter i olika projekt utan att bli överväldigade av arbete som inte är relaterat. 

• Med dedikerade projekttavlor kan team se alla sina relevanta uppgifter på ett och samma ställe, vilket gör det lättare att hantera deadlines och undvika flaskhalsar.

Tydlig synlighet förbättrar arbetsbelastningshanteringen

• Asana ger teamen en tydlig överblick över projekttidslinjer och beroenden, vilket hjälper dem att upptäcka hinder i ett tidigt skede. Om förseningar i ett skede hotar en lansering kan teamen snabbt anpassa sig för att hålla sig på rätt spår.

• Mindre team som arbetar med flera projekt kan hantera sin arbetsbelastning i en enda vy, vilket minskar förvirringen och säkerställer att inget glöms bort. 

Sömlösa integreringar förbättrar samarbetet

• Integreringar med verktyg såsom Slack, Google Drive, Zendesk och Jira Cloud gör det möjligt för Beauty Pie att ansluta sin befintliga teknik direkt till Asana.

• Team kan kommunicera i realtid, dela dokument och hantera uppgifter från en central knutpunkt, vilket minskar behovet av att växla mellan appar och förbättrar samarbetet mellan olika team.

Vi provade ett annat verktyg för vår lanseringsprocess, men det kändes mer som ett tjusigt kalkylark. Det var inte bra för att spåra projektstatus eller tilldela uppgifter mellan team. När vi väl hade börjat använda Asana stod det klart att vi inte behövde det andra verktyget längre. Asana gav oss den synlighet och klarhet vi behövde.

Rose Dyer, global chef för projektportfölj och ESG

Förbättra risk- och portföljhantering

Förutom att hantera produktlanseringar använder Beauty Pie Asana för att följa upp projektrisker, hantera viktiga initiativ och kommunicera potentiella problem mellan team. Med veckovisa statusrapporter och insikter i realtid ger Asana intressenterna tydlig insyn i viktiga projekt, så att de kan se förloppet på ett ögonblick och rapportera uppdateringar till högsta ledarskapet. Genom att spåra risker och projektstatus på ett och samma ställe tar Beauty Pie snabbt itu med potentiella problem, håller teamen samordnade och minimerar störningar.

Centraliserad riskspårning hjälper ledare att reagera tidigt

• Varje projekt har ett särskilt avsnitt för risker där team loggar potentiella risker, inklusive viktiga detaljer som orsak, effekt, begränsningsstrategier, sannolikhet och inverkan.

• Med Asanas regelfunktion läggs risker automatiskt till i flera projekt i en huvudrisklogg, vilket ger intressenter insyn i alla projektrisker utan att skapa oreda i enskilda planer.

• Den övergripande riskloggen gör det möjligt för den högsta ledningen att enkelt bedöma risker, vilket säkerställer att kritiska problem identifieras och åtgärdas tidigt.

Portföljhantering effektiviserar beslutsfattandet

• Asana hjälper Beauty Pie att hantera hela deras portfölj av viktiga projekt, där varje projekts status spåras och rapporteras till intressenter med hjälp av inbyggda statusuppdateringar.

• Anpassade fält som risknivåer och projektprioritet gör det möjligt för team att snabbt bedöma projektstatus och upptäcka utmaningar som kan påverka tidslinjer eller leveranser.

• Intressenter kan se förlopp och riskdata på ett och samma ställe, vilket håller ledarskapet informerat och säkerställer att beslut fattas baserat på realtidsinformation.

Vår risklogg på portfolionivå visar varje risk i alla projekt, vilket ger viktiga intressenter full insyn på ett och samma ställe. När en risk flaggas läggs den automatiskt till i registret, så att inget missas och projektplanerna förblir organiserade.

Rose Dyer, global chef för projektportfölj och ESG

Ta steget in i framtidens skönhet med anslutet arbete

Med Asana som drivkraft för deras operativa framgång är Beauty Pie redo för en trygg och hållbar tillväxt. Som vinnare av Asanas Tech Visionary Award planerar de att fortsätta att driva innovation genom att använda AI för att automatisera uppgifter och minska antalet fel, vilket gör att teamen kan fokusera på värdefullt arbete.

Genom att integrera AI-drivna insikter och prediktiv analys kommer Beauty Pie att fortsätta att optimera projekthanteringen, säkerställa anpassning till strategiska mål och främja ett starkare samarbete mellan team. När de utökar användningen av Asana planerar de att sätta en ny standard för effektivitet och samarbete i hela organisationen och visa vad som är möjligt när arbetet verkligen är sammanlänkat.