Trinny Londons lyxiga sortiment av enkel, modern smink som kan användas överallt har hittat in i sminkväskor över hela världen – på bara fyra år har företaget vuxit till över 170 anställda. Denna otroliga utveckling ledde dock till frågor om hur man långsiktigt kan upprätthålla den här tillväxtnivån genom att förvärva nya kunder.

Enligt index för Arbetets anatomi kan individer spara sex timmar och fem minuter varje vecka enbart genom förbättrade processer. Trinny London beslutade sig för att implementera ett nytt verktyg i Kanban-stil och upptäckte omedelbart att det blev lättare att se uppgifter, följa upp förloppet och identifiera funktionella beroenden. Men det skapade ett nytt problem: överkommunikation. "Folk fick en lavin av aviseringar i sina inkorgar", förklarade Shannon.

Trinny London bestämde sig för att utvärdera fler arbetshanteringsverktyg och insåg att de behövde något med kraftfulla automatiseringar som hade alla de funktioner de behövde direkt från start. "Vi behövde ett mer sofistikerat system – något som fungerade som ett kalkylark, men med en vy i realtid och automatiska aviseringar, och utan att överösa medarbetarna med information", säger Shannon.

Asana uppfyllde alla krav

Asanas och Trinny Londons team inledde implementeringen med ett enda användningsfall: att hjälpa till med produktlanseringar. Jemima Childs, videoproduktionskoordinator, säger: ”Asana gjorde processen så tydlig. Det kändes som om alla visste var de befann sig och vad de behövde göra.” Shannon fortsatte: ”När jag inte har tillgång till min bärbara dator håller jag koll på aviseringar via Slack-integreringen. Allt finns på ett ställe, så det har inte tagit över mina e-postmeddelanden när jag sätter mig vid datorn igen.”

Att testa Asanas funktioner i liten skala gjorde implementeringen enklare. Men teamets tillfredsställelse berodde inte bara på hur Asana förbättrade arbetshanteringen – den sträckte sig till alla små detaljer. ”Jag gillar att man kan visa uppskattning för kollegor med hjälp av emojier. Det är väldigt motiverande och det gör stor skillnad”, säger Jemima.

Rätt grund

"När vi använde vårt ursprungliga kalkylark och verktyg i Kanban-stil var vi ständigt tvungna att leta efter kollegor för att få uppdateringar. Det fördubblade arbetsbelastningen istället för att halvera den", säger Jemima. Men den klarhet som Asana ger för att sammanfatta nya annonser, organisera dem och registrera feedback har gjort det möjligt för Trinny London att förbättra arbetet för sina anställda – en investering som enligt index för Arbetets anatomi över en fjärdedel av alla arbetstagare önskar att deras arbetsgivare skulle göra för att främja bättre samarbete. "Min favoritfunktion är möjligheten att lägga till en uppgift till flera tavlor. På så sätt behöver vi bara kommunicera i en uppgift och den är synlig överallt. Det här har varit banbrytande för oss", säger Shannon.

Trinny London använder Asana för att optimera sina annonskostnader. Demi Mistry, koordinator för betalda sociala medier, förklarade: "Tidigare var det väldigt svårt att veta var allt fanns och att matcha rätt bilder med rätt text. Asana ger mig fullständig överblick över varje annons syfte, beskrivning, relaterade länkar och tillgångar, samt status och nästa steg. Asana hjälper oss att snabbare ladda upp saker till Facebooks annonshanterare och testa dem. När vi vet vad som fungerar kan vi få fler saker sammanfattade och förbättra avkastningen på försäljningen.”

Felfritt utförande

Asana gör det också möjligt för Trinny London att samordna sina tvärfunktionella team som driver förvärvandet av nya kunder i takt med att verksamheten utvecklas.

Centraliserade, delade tavlor ger en översikt över alla uppgifter, med tydliga statusuppdateringar och medarbetare som involveras i ett projekt vid behov. "Eftersom vi samarbetar med alla team inom marknadsföring är Asana ett utmärkt verktyg för att hantera alla uppgifter. Vi har fyra tavlor enbart för fotograferingar: en för att organisera fotograferingarna, en för retuschering, en för redigering och en för ytterligare design”, säger Penny Bavister, koordinator för designverksamheten. ”För att hålla oss i rätt fas har jag skapat en regel så att när en uppgift markeras som slutförd flyttas den automatiskt till nästa tavla. Om något saknas sänker en annan regel dess status och skickar tillbaka den till föregående tavla för ytterligare arbete.”

Shannon kommenterade: ”Asana har hjälpt oss att automatisera processen för godkännanden av feedback, vilket definitivt har snabbat upp arbetet och gjort allt tydligare.”

Dessutom visade index för Arbetets anatomi att de flesta anställda bara kan lägga 14 % av sin tid på framåtblickande strategi, och Trinny London anser att Asana gav dem en enorm möjlighet. ”Min tidigare roll fungerar nu av sig själv”, förklarade Shannon. ”Asana har gett mig mer tid att arbeta med planering på en högre nivå och att blicka framåt mot framtida lanseringar och projekt.”

Synliga resultat

En viktig KPI för videoproduktionsteamet var att öka antalet visningar på en minut för allt videoinnehåll på webbplatsen och YouTube. Detta uppmuntrar fler läsare att "gilla och prenumerera", vilket i slutändan genererar intäkter. "För att fånga upp nya videosammanfattningar ber vi redaktionsteamet att fylla i ett Asana-formulär, vilket skapar en uppgift på videoproduktionstavlan. Då har jag en visuell lista över förfrågningar, så det är lättare att bedöma arbetsbelastningen och statusen för olika tillgångar innan jag tilldelar sammanfattningen till design- eller textteamet”, förklarade Jemima.

Tidigare hanterades inkommande förfrågningar via e-post, och volymen innebar att åtgärder ofta missades eller att det förekom missförstånd – en av de främsta konsekvenserna av utbrändhet enligt index för Arbetets anatomi. Nu sker 99 % av den interna kommunikationen via Asana. Dessutom känner medarbetarna ägarskap över de uppgifter de tilldelas, har tillgång till den information de behöver och känner att de kan påverka resultatet av sitt arbete, vilket motiverar dem att ta ansvar. Som Jemima kommenterade: ”Asana har gett oss möjlighet att hantera arbetsbelastningen på ett bättre sätt.”

Rätt förutsättningar för att lyckas

Med Asana integrerat i verksamhetens rytm har Trinny London nu rätt plattform för att skala upp och diversifiera så att företaget förblir relevant för framtida kunder. "Under det kommande året kommer fokus att ligga på att öka vår närvaro på tillväxtmarknader, inklusive USA, Tyskland och Kanada", säger Demi. "Asana kommer att vara till stor hjälp när det gäller att organisera lanseringarna i de nya länderna och att upprätthålla den ordinarie verksamheten."

Trinny London är nu övertygade om sin förmåga att få nya kunder på lång sikt, eftersom Asana ger teamet den plattform de behöver för att hantera och utföra arbetet felfritt.