План по связям с общественностью

Связи с общественностью повышают осведомленность и укрепляют доверие вашей аудитории. Вот почему так важно, чтобы ваш PR был последовательным и организованным, иначе вы будете выглядеть в лучшем случае неопрятно, а в худшем — совершенно хаотично. Но как добиться такого уровня согласованности в крупной организации, где «много рук»? Ответ: создав пошаговое руководство по процессу планирования PR, также известное как шаблон планирования связей с общественностью.

Что такое шаблон для планирования связей с общественностью?

Шаблон для планирования связей с общественностью — это сохранённая схема процесса планирования PR. Этот шаблон служит пошаговым руководством, позволяющим любому участнику вашей команды создать и построить PR-план, в котором ни одна деталь не останется без внимания. 

Считайте шаблон плана по связям с общественностью планом действий для всего, что вам нужно сделать, чтобы провести успешную PR-кампанию. Создавая шаблон плана по связям с общественностью, вы гарантируете, что каждый медиаплан будет включать в себя ключевые детали, такие как план медиаэмбарго, публикации и журналисты, к которым вы обращаетесь, и многое другое. 

Зачем нужен шаблон плана по связям с общественностью?

Работа по связям с общественностью часто носит межфункциональный характер. Хотя вы (как ответственный за PR) отвечаете за построение отношений со СМИ и составление плана общения, вы, вероятно, полагаетесь на помощь других команд. Часто это включает в себя согласование с маркетинговой стратегией вашей компании и планирование времени контент-маркетинга с вашей PR-кампанией. Или же вам может потребоваться поработать с командой разработчиков продукта, чтобы проверить технические характеристики. Независимо от того, в какой компании вы работаете, PR-работу редко выполняют в одиночку.

А этапы PR-процесса часто имеют решающее значение. Например, вы можете поручить юридической команде проверить все пресс-релизы или ввести эмбарго на контент, которое заканчивается в 6 утра. Отслеживая все эти мелкие, но важные детали в одном месте, вы можете быть уверены, что они не будут забыты, независимо от того, кто проводит PR-кампанию.

Вот почему так важно иметь надёжный процесс. Использование шаблона для планирования связей с общественностью поможет вам координировать работу между отделами, гарантируя, что каждый важный шаг будет включён. Если вы создадите шаблон плана по связям с общественностью на платформе для управления работой, вы также сможете напрямую связываться с командами и получать общее представление о том, что и когда происходит. Это позволит отслеживать, не пропущены ли какие-либо элементы.

Что должно быть в шаблоне плана по связям с общественностью

Шаблон плана по связям с общественностью должен учитывать конкретные потребности вашей команды. При создании шаблона начните с приведённых ниже разделов, а затем настройте его в соответствии с потребностями своей команды.

• Ресурсы. Включите всю информацию, которую вы уже собрали о своей целевой аудитории, исследованиях рынка и стратегии связей с общественностью. Это даст вам два преимущества: вы получите удобный доступ к документам, необходимым для PR-кампании, и сможете показать, как этот план соотносится с более крупными целями и инициативами в области связей с общественностью.

• Исполнители. Назначьте соответствующие разделы и задачи конкретным участникам команды, чтобы заинтересованные стороны знали, кто отвечает за выполнение тех или иных действий. Это поможет им быстрее получать ответы на вопросы, отправляя их нужным людям.

• Средства массовой информации: укажите все платформы, с которыми вы связываетесь для распространения информации. Скорее всего, это будут традиционные издания, но можно пойти дальше. Проводите кампанию в социальных сетях? Укажите лидеров мнений. Общаетесь с командами маркетинговых коммуникаций в других компаниях? Перечислите их здесь. 

• Отчётность. Последняя часть шаблона плана по связям с общественностью должна показывать, как вы собираетесь измерять успех. Будьте конкретны: вы хотите получить рейтинг, награды или краткосрочные всплески? Каждая цель отличается от другой и поэтому требует разных типов отчётности.

Как использовать шаблон плана по связям с общественностью

Шаблон плана по связям с общественностью — это не просто план, а живой документ, который защищает вашу компанию от критических ошибок в глазах общественности. В этом смысле самый большой и самый важный вариант использования вашего шаблона заключается в том, что он действует как пошаговое руководство по процессу PR вашей компании.

В зависимости от конкретной ситуации эти шаги могут включать:

• Связь с клиентами до выпуска для подтверждения цитат.

• Проверка с юридической или исполнительной командой по мере необходимости.

• Обращение к журналистам для размещения информации в СМИ.

• Координация эмбарго на публикацию новостей, чтобы срочная информация выходила в нужное время.

• Использование шаблона пресс-релиза для создания ключевых сообщений для новых объявлений.

• При необходимости планирование выпуска с точностью до минуты, чтобы убедиться, что вы делитесь нужными деталями с нужными людьми в нужное время.

• Направление последующих вопросов соответствующим руководителям после крупных объявлений.

• Сбор показателей для анализа общей реакции на кампанию. 

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в сфере PR или опытным профессионалом, шаблон плана поможет вам каждый раз создавать максимально эффективные кампании по связям с общественностью.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и нестандартные поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии вы можете легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам будет проще выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок. 

• Цели. Цели в Asana напрямую связаны с работой, которую вы выполняете для их достижения, что позволяет участникам команды легко понять, над чем они работают. Чаще всего наши цели существуют отдельно от работы, которая необходима для их достижения. Связав цели команды и компании с работой, которая их поддерживает, участники команды получают аналитику в реальном времени и ясность в отношении того, как их работа напрямую способствует успеху команды и компании. В результате участники команды могут принимать более взвешенные решения. При необходимости они могут определять проекты, которые соответствуют стратегии компании, и отдавать приоритет работе, приносящей ощутимые результаты. 

Рекомендуемые приложения

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Box. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Box, встроенной в панель задач Asana.

Вопросы и ответы