Журнал звонков

Если вы проводите много времени за телефоном, то знаете, как много времени отнимает ведение и отслеживание заметок о звонках. Многие деловые операции проводятся по телефону: от холодных звонков потенциальным клиентам до отслеживания запросов на продажу и налаживания новых отношений с клиентами. Поэтому потеря заметок (или неразборчивый почерк!) может стать огромной проблемой.

К счастью, в этом вам помогут шаблоны журналов звонков. Эти дублируемые журналы помогают отслеживать ежедневные звонки, включая информацию о собеседниках и задачах, поставленных по итогам разговора, чтобы вам больше не приходилось беспокоиться о потере заметок о звонках. 

Что такое журнал звонков?

Регистрация звонков — это практика записи деталей входящих и исходящих телефонных звонков в журнал. Как правило, журналы звонков используют команды, которые ведут много дел по телефону, например телемаркетологи или продавцы. Но любая команда, которая хочет вести подробный учёт общения, может извлечь пользу из регистрации звонков. 

Обычно в журнал заносятся такие данные, как источник звонка, дата, время начала и окончания, цель, а также любые итоговые заметки или задачи. Так вы будете точно знать, о чём говорили и что делать дальше.

Что такое шаблон журнала звонков?

Шаблон журнала звонков — это шаблонная версия журнала звонков, которую можно использовать многократно. Шаблоны журналов звонков служат фреймворком для всех ваших записей о звонках. Хотя контент шаблона журнала звонков будет меняться, его структура останется неизменной, что сократит предварительную работу по созданию журнала звонков для каждого варианта использования или дня. 

А что самое главное? Создание редактируемого шаблона журнала звонков в инструменте для управления проектами исключает риск того, что вы потеряете или неправильно истолкуете свои заметки о звонках. Кроме того, использование цифрового журнала звонков позволяет сразу увидеть важный контекст, например цель звонка, дальнейшие действия и любые другие заметки, относящиеся к звонку. С шаблоном журнала звонков вы никогда не будете задаваться вопросом: «Что я имел в виду?» снова. 

Возможности, которые даёт цифровой шаблон журнала звонков:

• Просматривать все заметки о звонках в одном месте

• Отслеживать информацию о клиентах, связанную с вызовами

• Отслеживать результаты звонков, например, сколько холодных звонков привели к новым клиентам

• Просматривать задачи, возникающие в результате звонков, например, какие клиенты запросили дополнительную информацию или требуют последующего контроля

• Улучшать методы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

• Прикреплять к заметкам о звонках соответствующие документы, например из Google Документов или Google Таблиц

• Выстраивать отношения с клиентами и предвидеть их потребности, просматривая журналы звонков, чтобы узнать, по каким вопросам клиенты часто звонят и почему 

• Лучше понимать производительность команды и эффективность маркетинговых кампаний, отслеживая такие детали звонков, как их продолжительность и коэффициент конверсии

Распространенные типы шаблонов журналов звонков

Хотя шаблоны журнала звонков могут пригодиться любой команде, которая хочет оптимизировать и стандартизировать процессы регистрации звонков и ведения заметок, существует несколько распространённых вариантов их использования, в том числе:

• Шаблон журнала звонков по продажам: регистрируйте информацию и результаты, связанные с коммерческими звонками, включая имя и компанию потенциального клиента, цель звонка и необходимость последующего взаимодействия с потенциальным клиентом. 

• Шаблон журнала звонков для нынешних клиентов: отслеживайте входящие и исходящие звонки нынешним клиентам, чтобы легко контролировать и выстраивать отношения с ними.  

• Шаблон журнала звонков для медицинских учреждений или пациентов: записывайте информацию о пациентах, например, их врачах, симптомах, полученных инструкциях и необходимости последующего наблюдения у врача. 

• Шаблон журнала ежедневных или еженедельных звонков: записывайте входящие и исходящие звонки, чтобы отслеживать отношения с клиентами или продажи. 

• Шаблон журнала звонков в службу поддержки или обслуживания клиентов: отслеживайте информацию о входящих звонках в службу поддержки или обслуживания, включая данные о том, кто инициировал звонок и какая услуга требуется.

Что должен включать шаблон журнала звонков?

Чтобы получить максимальную отдачу от шаблона журнала звонков, убедитесь, что он содержит важную информацию о звонках и клиентах. Добавление в шаблон тегов для сведений о клиентах и задач сократит время, затрачиваемое на запись наиболее важной информации о звонках, и позволит вам перейти к более важным задачам, например к продажам.

Вот что нужно включить в базовый шаблон журнала звонков:

• Имя человека, которому поступил звонок

• Компания получателя звонка 

• Контактная информация получателя звонка

• Дата и время звонка

• Продолжительность звонка

• Цель звонка

• Нужно ли связаться с клиентом

• Место для заметок по звонку или задач, которые нужно выполнить после звонка

Интегрированные функции

• Нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий, то есть «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, настраивать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила высвобождают время вашей команды для квалифицированной и стратегической работы.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, не указана дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и одобрить задачу, прежде чем она будет опубликована, на сайте, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

Вопросы и ответы