Управление грантами: руководство для некоммерческих организаций

Как руководитель некоммерческой организации, вы наверняка знаете, насколько сложен процесс управления грантами. От поиска подходящих грантов до обработки требований к отчетности и подачи заявок — это может занять много времени. К счастью, есть способ упростить этот процесс. 

С помощью программных инструментов вы можете систематизировать и расставлять приоритеты в заявках на гранты до их окончательного подтверждения. Наладив процесс, вы сможете уделять больше времени созданию значимых Рабочих нагрузок, которые поддерживают вашу миссию. Представьте, сколько полезных дел можно было бы сделать за это время! 

В этой статье мы расскажем о процессе управления грантами, покажем, как его реализовать, и дадим советы, которые помогут вам в этом.

Что такое управление грантами?

Управление грантами — это процесс, который помогает некоммерческим организациям управлять заявками на гранты, расставляя приоритеты и обрабатывая Приложения. 

Система управления грантами охватывает весь жизненный цикл гранта, включая организацию грантовых средств, отслеживание грантов и обработку Приложений на получение грантов, а также их сопровождение после присуждения и окончательное закрытие гранта. 

Эта система включает в себя три отдельные части:

• Предоставление грантов: предоставление грантов состоит из возможностей финансирования, которые предоставляются федеральным правительством. 

• Финансирование: некоммерческие организации должны соответствовать требованиям для получения гранта. 

• Право на участие: чтобы получить право на участие, вам может потребоваться предоставить информацию о сотрудниках, заинтересованных сторонах, отчётах о грантах, прибыли от грантов, типах ранее полученных грантов и будущих целях финансирования.  

Большая часть процесса управления грантами связана с составлением заявок, когда специальная команда физически пишет заявку на грант с использованием собранной информации.

Грантодатели и соискатели грантов

В управлении грантами участвуют две ключевые роли: грантодатели и соискатели грантов. Обе эти роли являются ключевыми для всего процесса. В процессе также участвуют лица, предоставляющие гранты, и спонсоры, которые помогают в выделении грантовых средств, хотя обычно не связаны с бизнесом.

Грантодатель отличается от соискателя гранта своими функциями и обязанностями. 

• Грантодатель — это лицо, ответственное за создание грантов. Эта роль включает в себя множество задач, в том числе постановку стратегических целей, оценку нормативных актов и присуждение грантов. Грантодатель работает в федеральном агентстве в отделе грантов.

• Соискатель гранта — это тот, кто ищет возможности для получения гранта, и, скорее всего, именно в такой роли вы сейчас находитесь. Это включает в себя выявление потребностей, сбор внутренней информации, а также написание и подачу заявок на гранты. Это может быть организация, например 501(c)(3), или малый бизнес.

Обе эти роли играют жизненно важную роль в эффективном процессе управления грантами и часто работают вместе для достижения желаемых результатов успешного жизненного цикла гранта. Ниже мы описываем процесс и этапы, которые вам предстоит пройти в качестве соискателя гранта.

Процесс управления грантами

Жизненный цикл гранта состоит из трех отдельных этапов: подготовка, получение и последующая деятельность. Каждый этап обеспечивает плавное протекание процесса от начала до конца, включая первоначальное планирование и окончательное закрытие гранта. 

Этот процесс имеет важное значение для общего успеха нового грантового финансирования и может помочь вам, соискателю гранта, организовать информацию для эффективной подачи заявки на грант. 

Рассмотрим следующий список дел для начала работы с заявкой на грант:

1. Соберите внутреннюю информацию: соберите информацию о движении денежных средств, количестве работников и волонтёров для процесса подачи заявки. 

2. Поиск возможностей для получения грантов: выполните поиск в базе данных грантов, чтобы узнать о новых возможностях и требованиях к кандидатам. 

3. Подайте заявку на соответствующие гранты: найдите подходящие гранты для вашей организации с учетом финансовых потребностей и права на финансирование. 

4. Используйте грантовое финансирование: получив грант, используйте его для выполнения своих задач. 

5. Закрытие заявки на грант: сохраните необходимую информацию в общем пространстве, к которому можно получить доступ в любом месте и в любое время.

Эти шаги помогут вам не сбиться с пути при выполнении необходимых заданий каждый раз, когда вы подаете заявку на участие в новой грантовой программе.

Мы рассмотрим каждый из этих этапов и объясним, что необходимо предпринять на каждом из них, чтобы создать полноценную заявку на грант.

1. Этап до присуждения гранта

Этот этап включает в себя все задания, которые необходимо выполнить до выбора получателя гранта. Сюда входит планирование, сбор внутренней информации, поиск возможностей для получения грантов и, наконец, подача заявок на них. 

Этот этап важен для общей организации жизненного цикла гранта, поскольку его цель — собрать информацию и передать ее грантодателям. Без четкого плана действий вы можете потерять время, которое можно было бы потратить на миссию вашей организации. 

На начальном этапе подготовки к получению гранта есть три шага:

• Планирование гранта: планирование заключается в сборе внутренней информации о доходах, размере команды и потребностях в сборе средств. Собрав эту информацию, можно приступить к поиску возможностей для получения грантов, которые соответствуют потребностям вашей некоммерческой организации. Это может быть конкретная цель, требующая финансирования, или новая миссия, которую вы хотели бы начать. 

• Возможность получения гранта: чтобы найти возможности, сначала необходимо организовать информацию, собранную на первом этапе, в простые квалификационные баллы. Например, для получения финансирования может потребоваться наличие определенной внутренней емкости и опыта. Затем можно искать гранты, например, используя базу данных грантов вашей страны. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления работой, чтобы оптимизировать процесс обработки возможностей. 

• Приложение для подачи заявки на грант: как только вы соберете необходимые данные и найдете грант, соответствующий вашим потребностям, пришло время подать заявку. В объявлениях о грантах с конкретными критериями будет указана необходимая информация. Используйте эту информацию, чтобы написать Приложение на грант и отправить его соответствующему контактному лицу. 

Прежде чем подавать заявку на финансирование, задайте себе следующие вопросы:

• Есть ли у меня четкая цель финансирования?

• Знаю ли я прогнозы по доходам?

• Сколько у нас волонтеров?

• Поможет ли это финансирование нам в достижении наших целей?

После отправки заявки вы перейдёте к этапу присуждения гранта, где будете уведомлены о результатах. 

2. Этап присуждения гранта

На этом этапе грантодатель выбирает получателей гранта. Соискатели гранта будут уведомлены и, в случае выбора, получат соглашение с условиями гранта. 

Они могут включать условия, касающиеся размера вашей волонтерской команды или грантовых средств, которые вы используете для различных инициатив. Эти условия зависят от типа гранта и размера выделяемой суммы. После подписания соглашения соискателем и спонсором грант будет официально присуждён. 

Если вы не будете выбраны для получения гранта, процесс на этом этапе завершится, и вы сможете перейти к этапу закрытия гранта, который включает в себя хранение информации для последующей оценки.

3. Процесс после присуждения гранта

После присуждения гранта и подписания соглашения наступает время для работы над его реализацией. Это включает в себя получение финансирования и его применение в вашей организации. 

Второй этап состоит из двух шагов:

• Исполнение гранта: на этапе исполнения вы получите федеральное финансирование и начнете использовать его для реализации своей инициативы. Возможно, вам придется отправлять периодические отчеты, подтверждающие соблюдение согласованных условий и услуг, а также общую эффективность проекта. 

• Закрытие гранта: после реализации финансирования можно перейти к закрытию грантового проекта. Это включает в себя хранение данных о суммах финансирования, например, о том, на что они были использованы, для справки в будущем. На этом этапе также можно проанализировать бизнес-цели и оценить полезность гранта. Это поможет вам в будущих заявках на гранты. 

Эти два шага помогают выполнить и завершить процесс получения гранта, который является повторяющимся циклом для большинства некоммерческих организаций. Вы будете повторять эти шаги для всех новых заявок на гранты, чтобы получить федеральное финансирование.

Как эффективно управлять грантами

В чём разница между простым получением гранта и его максимально эффективным использованием в интересах вашей некоммерческой организации? Независимо от того, имеете ли вы дело с федеральным грантом, грантом для некоммерческих организаций или любой другой формой финансирования, эффективное управление грантами является ключом к максимальному увеличению воздействия вверенных вам финансовых ресурсов. Ниже мы рассмотрим ключевые шаги по эффективному управлению грантами как для новых, так и для опытных администраторов.

Разработайте план проекта

Успешное управление грантами начинается с составления подробного плана проекта. В нём должны быть изложены цели, задачи, сроки, бюджет и ключевые сотрудники проекта. Этот план служит дорожной картой для реализации проекта и ориентиром для мониторинга прогресса в реальном времени и внесения необходимых корректировок.

Наладьте четкую коммуникацию

Гранты часто предполагают участие нескольких заинтересованных сторон и партнеров. Создание чётких каналов и протоколов коммуникации гарантирует, что все участники будут в курсе хода выполнения проекта, проблем и изменений.

Это означает организацию регулярных встреч, обновлений и, возможно, даже специальных вебинаров для информирования всех сторон. Эти процессы не только улучшают сотрудничество, но и гарантируют, что все будут в курсе целей и прогресса проекта.

Внедрите строгие методы финансового управления

Надлежащая финансовая отчётность необходима для обеспечения надлежащего и эффективного использования грантовых средств. Это включает в себя создание отдельных систем бухгалтерского учета для отслеживания расходов и закупок, проведение регулярных аудитов и соблюдение бюджета, изложенного в плане проекта. Важно вести подробные записи и сохранять квитанции по всем операциям, связанным с грантом.

Мониторинг эффективности

Мониторинг прогресса в достижении целей проекта имеет важное значение для своевременного принятия решений и внесения улучшений. Мониторинг в режиме реального времени позволяет администратору гранта быстро решать проблемы, соблюдая график проекта. Такой непрерывный контроль является ключом к завершению важных этапов проекта и соблюдению условий грантовых соглашений.

Обеспечение соответствия требованиям гранта

Соблюдение требований не подлежит обсуждению при управлении грантами. Понимание и соблюдение всех требований к грантам имеет решающее значение, будь то сложные условия федерального гранта или специфические условия гранта для некоммерческой организации. Это включает в себя соблюдение графиков отчетности, финансовых правил и любых других условий, изложенных в соглашении о гранте. Регулярные проверки соответствия и обучение персонала помогут предотвратить любые ошибки.

Подготовка к аудиту и итоговой отчётности

Аудит и итоговая отчетность являются ключевыми компонентами жизненного цикла гранта. Подготовка к ним требует ведения подробных и организованных записей обо всех мероприятиях, расходах и результатах проекта. Подготовка к этим оценкам включает в себя ведение исчерпывающего учёта деятельности по проекту, расходов и результатов. Хорошо подготовленный администратор гранта должен быть готов продемонстрировать успех проекта и эффективное использование грантовых средств.

Сосредоточьтесь на устойчивости и влиянии

Наконец, эффективное управление грантами выходит за рамки непосредственного проекта и учитывает долгосрочную устойчивость и воздействие. Это означает планирование того, как преимущества проекта будут сохраняться после периода гранта, и измерение воздействия на целевую группу населения или проблему. Демонстрация устойчивости и положительных результатов может укрепить партнерские отношения и поддержать будущие возможности получения грантов.

Советы по приложению заявки на грант

Существует несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно подавать заявки на гранты. 

К ним относятся такие вещи, как создание календаря грантов для обеспечения надлежащего темпа и внедрение решений по управлению грантами для оптимизации процесса. Мы рассмотрим каждый из этих передовых методов и объясним, как их можно использовать в процессе подачи заявок на гранты.

Календарь грантов

Календарь проекта — отличный способ обеспечить согласованность действий всей команды в процессе подачи заявки на грант. Он также поможет вам отслеживать и систематизировать заявки на гранты, чтобы избежать дублирования работы.  

Календарь должен включать следующее: 

• Приложение с дедлайном

• Сроки выполнения внутренних заданий

• Любые повторяющиеся даты, связанные с процессом получения гранта 

Чтобы получить максимум от своего календаря, ищите функциональные возможности для общения, чтобы ваша команда могла сотрудничать непосредственно в календаре. В идеале вам нужен инструмент с функцией хронологии, чтобы можно было связать задания с целями организации. 

Автоматизируйте ручной процесс приложения

Автоматизация бизнес-процессов может помочь оптимизировать рабочую нагрузку, освободив вам больше времени для важной работы. А для некоммерческой организации больше времени означает больше пользы для общества. 

Рассмотрите возможность автоматизации программного обеспечения, чтобы упростить процесс подачи заявки и избавиться от ручной работы. Автоматизируя процесс, вы можете устанавливать и переносить даты сдачи, передавать работу нужному участнику команды и повышать межфункциональную видимость. 

Создайте библиотеку ресурсов

Подача заявки на грант может быть трудоемким заданием. Для этого требуется собрать различные документы, чтобы предоставить грантодателям и лицам, предоставляющим гранты, доказательства соответствия требованиям. Создав упорядоченную библиотеку шаблонов, вы сможете легко получать доступ к информации, когда она вам понадобится.

Чтобы создать библиотеку ресурсов, соберите соответствующие документы, подтверждающие такие данные, как доход, текущее финансирование и размер вашей команды. Затем сохраните эти документы в общем инструменте, к которому все заинтересованные стороны могут получить доступ в любое время, где бы они ни находились. 

Внедрите инструменты управления работой

Использование программного обеспечения для управления работой поможет вам контролировать и оптимизировать процесс подачи заявок на гранты. Оно позволяет управлять грантовыми программами в одном месте, быстро настраивать рабочую нагрузку и, самое главное, достигать поставленных целей. 

С помощью программного обеспечения для управления работой можно сократить объем рутинной работы и уделять больше времени достижению миссии организации. Чтобы узнать, как другие некоммерческие организации используют программное обеспечение для управления грантами, посмотрите, как фонд Hope for Haiti повышает уровень жизни большего числа гаитян с помощью Asana.

Оптимизируйте процесс управления грантами

Внедрите процесс управления грантами, чтобы ваша некоммерческая организация получала необходимое финансирование для достижения своих целей. Следуя приведенным выше советам, вы сможете упростить процесс подачи заявок и повысить его эффективность. 

Готовы приступить к разработке собственного плана управления грантами? Узнайте, как Asana помогает некоммерческим организациям оптимизировать управление грантами, чтобы они могли сосредоточить больше времени и ресурсов на своей миссии.