Modelo de plano de alocação de recursos

Ao planejar um projeto, queremos saber se estamos maximizando o potencial de todos os recursos. Com um modelo de plano de alocação de recursos, é fácil padronizar esse planejamento.

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Tudo parece estar pronto para você começar uma nova iniciativa, mas antes de avançar é preciso saber quais recursos, de fato, serão usados. Quais são as ferramentas, o orçamento e os membros de equipe necessários para executar o projeto com eficiência e quantos desses recursos você tem à disposição? O modelo de plano de alocação de recursos pode ajudar a dar o contexto dos recursos para a sua equipe e para colaboradores de outros setores.  

O que é um modelo de plano de alocação de recursos?

É a estrutura básica de um plano de alocação de recursos que pode facilmente ser duplicada para criar planos adicionais. Trata-se de uma ótima ferramenta para quem busca tornar o processo de alocação mais consistente ou criar vários planos diferentes de uma só vez.

No contexto deste artigo, um recurso é um componente necessário para a execução de um projeto específico. O termo pode se referir a tempo, equipe, funções ou finanças. 

O que é um plano de alocação de recursos?

O plano de alocação de recursos é uma lista de recursos dos quais você precisará para realizar um projeto específico. Nele, estão inclusos os recursos necessários, a data prevista para utilização e o custo e quantidade de cada recurso. Deve-se alinhar o plano de alocação de recursos ao escopo, cronograma e orçamento do projeto. 

Qual é a diferença entre o modelo de alocação de recursos e o de gestão de recursos?

O modelo de alocação de recursos tem como intuito ajudar a designar os recursos disponíveis a iniciativas específicas. Já o modelo de plano de gestão de recursos é um pouco mais direcionado, pois busca auxiliar na gestão da capacidade produtiva da equipe para você entender onde os seus esforços estão concentrados.

Quando usar um modelo de plano de alocação de recursos

O modelo de plano de alocação de recursos é mais útil durante as fases de planejamento do projeto ou de início do projeto. Ele pode ajudar a desenvolver o escopo, cronograma e orçamento do projeto, entre outras especificações. 

O que consta num modelo de plano de alocação de recursos?

Um bom modelo tem de incluir todas as informações pertinentes aos recursos do projeto, como: 

  • Nome do recurso: pode ser uma pessoa ou o tipo de recurso necessário a um projeto específico.

  • Tarefa relacionada: o trabalho ou a tarefa específica na qual o recurso será usado.

  • Função no projeto: caso o recurso seja uma pessoa, esta informação refere-se ao conjunto de habilidades que o funcionário fornecerá ao projeto.

  • Capacidade máxima: o máximo de capacidade oferecida por um recurso.

  • Disponibilidade: a capacidade que ainda resta a um recurso antes de atingir a capacidade máxima.

  • Datas de início e finalização do projeto: o período durante o qual o projeto estará em andamento.

Recursos integrados

  • Gestão de recursos. A Gestão de recursos fornece uma imagem visual da capacidade da equipe ao facilitar a visualização do que os membros estão trabalhando em cada projeto, em um único lugar. Essa informação instantânea permite detectar conflitos, tomar ações em relação aos riscos e manter os projetos em dia por meio da reatribuição ou do reagendamento das tarefas. Verifique a Gestão de recursos com frequência para se certificar de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou ociosos. Caso uma dessas situações ocorra, as tarefas de baixa prioridade podem ser facilmente reatribuídas ou reagendadas para desbloquear as iniciativas de alta prioridade.

  • Portfólios. Os portfólios facilitam a organização e o monitoramento dos vários projetos da sua equipe em uma única visualização. Obtenha uma visão abrangente do progresso de todos os seus projetos e aprofunde-se quando quiser obter mais detalhes para lidar com os riscos identificados. Além disso, compartilhe atualizações entre os programas e mantenha as partes interessadas a par de tudo sem precisar agendar uma reunião de status.

  • Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

Perguntas frequentes

Como faço para criar uma planilha de plano de alocação de recursos?

Embora muitos planos de alocação de recursos sejam criados em planilhas com fórmulas e formatações complexas, a melhor forma de desenvolvê-los é com uma plataforma de gestão de trabalho. Desse modo, todos os membros da equipe e os principais interessados podem ficar a par da disponibilidade e da forma de uso dos recursos durante a execução do projeto.

O que é um modelo de plano de alocação de recursos?

É a estrutura básica de um plano de alocação de recursos que pode ser usada para criar outros planos semelhantes. Com esse modelo, fica mais fácil padronizar e fazer cópias de um projeto para que todos na equipe preparem os mesmos tipos de informação durante o planejamento do projeto. O modelo é recomendado para melhorar a consistência entre as equipes ou para criar vários planos de alocação de uma só vez.

Como calcular a alocação dos recursos?

A melhor forma de calcular a alocação de recursos é com uma ferramenta que monitora automaticamente a carga de trabalho dos recursos. Uma plataforma de gestão de trabalho como a Asana pode ajudar a visualizar o volume de trabalho dos recursos e também calcula as horas de trabalho de forma automática, dispensando o uso de planilhas.

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