Organize as solicitações para resolvê-las sempre dentro do prazo

O modelo de fluxo de trabalho de acompanhamento de solicitações da Asana oferece à sua equipe uma maneira simples de gerir as solicitações de trabalho recebidas em um único local centralizado. Todos os envios passam pelo mesmo sistema de recebimento. Você pode ver o que requer atenção, quem é responsável por cada tarefa e como cada item progride em direção à finalização. Com a Automatização e o suporte da IA, você dedica mais tempo ao trabalho de alto valor em vez de classificar manualmente as solicitações.

• Reúna cada solicitação com um fluxo de trabalho de acompanhamento pronto.

  Um formulário de solicitação integrado e um ID exclusivo para cada envio garantem um processo padrão de acompanhamento de solicitações, enquanto os comentários exclusivos da equipe mantêm as discussões internas privadas e dão à sua equipe um único lugar para coordenar as próximas etapas.

• Responda às solicitações mais rapidamente sem adicionar trabalho extra ao dia de ninguém.

  A IA nomeia automaticamente cada solicitação, solicita aos solicitantes as informações ausentes e elabora respostas para que a equipe gaste menos tempo buscando detalhes e mais tempo realizando ações.

• Organize cada solicitação com status personalizados.

  Os tipos de status personalizados ajudam a equipe a categorizar as solicitações e acompanhar o progresso desde o recebimento até a finalização.

• Nunca perca de vista os prazos ou as próximas etapas.

  As regras atribuem automaticamente as datas de conclusão com base no tipo de solicitação, o que ajuda a gerir a carga de trabalho e os cronogramas com menos esforço manual.

• Monitore o progresso e o desempenho num só lugar.

  Um painel de desempenho exibe o volume de solicitações, os tempos de resposta e as tendências, proporcionando uma visualização em tempo real de como as solicitações avançam no fluxo de trabalho.

Quando usar modelos de monitoramento de solicitações

Um modelo de acompanhamento de solicitações ajuda a gerir as solicitações contínuas de equipes internas, clientes e partes interessadas. Os solicitantes compartilham informações importantes antecipadamente, o que permite que os revisores decidam quais ações tomar a seguir e como priorizar cada solicitação. Um modelo proporciona um processo confiável de acompanhamento de solicitações para pedidos de instalações, tarefas operacionais, suporte de TI, criação de ativos de mídias sociais, integração de novos membros da equipe e qualquer novo projeto.

Com um modelo de pedidos de trabalho da Asana, é possível:

• Otimizar a forma como você gerencia as solicitações de projetos recebidas ao longo do dia.

• Substituir e-mails, chats e planilhas por um processo de recebimento de trabalho completo que reúne tudo em um único lugar.

• Atribuir e agendar o trabalho, definir dependências de tarefas, delegar recursos e acompanhar o progresso em cada ciclo de vida da solicitação de trabalho.

Equipes de todos os setores contam com modelos de formulário de solicitação de trabalho para executar as solicitações em andamento e entregar um trabalho de alta qualidade sem atrasos.

Como usar um modelo de acompanhamento de solicitações de trabalho

O modelo de acompanhamento de solicitações da Asana oferece à equipe uma maneira simples de coletar, revisar e gerir as solicitações de trabalho recebidas em um só lugar. Ele funciona como um colega de equipe que organiza cada envio e o conduz pelas etapas de revisão, triagem, execução, aprovações e geração de relatórios.

Receba solicitações por meio de um formulário

Use o formulário de solicitação de trabalho ou o formulário de recebimento de projetos para reunir detalhes de contato, resumos e quaisquer informações necessárias para cada envio. Cada solicitação recebe uma ID exclusiva, permitindo que as equipes acompanhem e consultem os itens. Se alguém enviar uma solicitação de reparo de instalações, o formulário captura os detalhes do local para que a equipe saiba exatamente por onde começar.

Analise e qualifique as solicitações com IA

A IA nomeia cada solicitação recebida, identifica as informações ausentes e elabora respostas para agilizar o recebimento. A assistência da IA reduz a classificação manual e ajuda as equipes a processar as solicitações na ordem correta. Se um solicitante omitir campos obrigatórios, a IA pode fazer perguntas de acompanhamento antes de iniciar o trabalho.

Organize as solicitações por status

Use o campo de status para ordenar os itens em estágios como novo, em andamento, pendente ou concluído. Os tipos de status personalizados dão às equipes uma visão do que requer atenção e do que avançou. Se uma solicitação de marketing estiver pendente de aprovações, o status mostrará exatamente em que ponto ela se encontra no processo de aprovação.

Defina automaticamente as datas de conclusão para as solicitações

Atribua regras que definam as datas de conclusão com base no tipo de solicitação. A automatização e a priorização mantêm o trabalho dentro do prazo e evitam atrasos entre as equipes. Se uma solicitação de serviço sempre exige um prazo de três dias, a regra adiciona a data de conclusão imediatamente.

Acompanhe o progresso com os painéis

Use o painel de desempenho para analisar o volume de solicitações, as tendências de finalização e os gargalos. Essas métricas ajudam as equipes a entender como o trabalho avança e onde otimizar o fluxo do processo de recebimento. Se houver um pico mensal nas solicitações de design, o painel facilita a identificação do padrão.

O modelo de acompanhamento de solicitações da Asana oferece às equipes um único lugar para coletar, revisar e concluir o trabalho recebido. Ele atua como um colega de equipe que organiza as solicitações, informa sobre as próximas etapas e conduz as solicitações pelo fluxo de trabalho. A IA cuida das tarefas de recebimento, como nomear as solicitações e reunir os detalhes que faltam, e as regras mantêm o trabalho em andamento sem atualizações manuais adicionais. Os painéis mostram a carga de trabalho e o tempo para que as equipes entendam o progresso em cada etapa.

Transforme a forma como a sua equipe gerencia os fluxos de trabalho de acompanhamento de solicitações com a IA Asana.

• Analise os pedidos de trabalho com a IA. A IA analisa cada envio e ajuda a entender o escopo, os cronogramas e os próximos passos da proposta de projeto.

• A IA nomeia automaticamente cada solicitação. A IA lê cada envio e gera um nome do projeto exclusivo, para que a sua lista seja fácil de ler.

• A IA faz o acompanhamento para obter informações ausentes. A IA envia uma mensagem de acompanhamento quando faltam informações importantes.

• A IA elabora respostas. A IA sugere respostas com base nos detalhes e no status do formulário de solicitação. Você pode revisar, personalizar e enviar cada mensagem com apenas alguns cliques.