Ausência do trabalho: quatro maneiras de se preparar para as férias com a Asana

Há algo melhor do que tirar as merecidas férias? É o seu momento de descansar, relaxar e fazer uma pausa das responsabilidades diárias do seu trabalho. Mas preparar-se para as férias pode ser estressante. Você tenta concluir as tarefas, entregar os projetos e garantir que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas, para que nada seja esquecido enquanto você estiver fora. No entanto, com um pouco de planejamento prévio, não precisa ser assim.

Apresentamos aqui quatro maneiras de usar a Asana para que você possa relaxar e aproveitar as suas merecidas férias, sabendo que o seu trabalho está progredindo no escritório:

1. Crie um projeto de ausência temporária para a sua equipe

É prática comum bloquear o calendário quando se está de férias. Mas o seu calendário nem sempre está vinculado às pendências da equipe, por isso é fácil esquecer ao planejar o trabalho ou atribuir tarefas. Uma solução fácil? Crie um projeto de ausência temporária na Asana para você e a sua equipe consultarem.

Ao monitorar quando os colegas de equipe estarão ausentes, você pode levar isso em conta ao planejar o trabalho e atribuir as solicitações. Como as tarefas podem residir em vários projetos na Asana, adicione as suas tarefas de ausência temporária aos principais projetos, como pedidos de criação ou lançamentos de produtos, para que todos fiquem a par. Dessa forma, eles podem planejar o trabalho futuro levando em conta as suas férias.

Como criar um calendário de ausências da equipe na Asana:

1. Clique no botão de adição rápida na barra de navegação superior e selecione Projeto.

2. Crie um novo projeto para o cronograma de ausências da sua equipe.

3. Vá para a guia Calendário e clique no ícone de filtro no canto superior direito para salvá-lo como visualização padrão para todos.

4. Adicione os colegas de equipe como membros do projeto para que possam adicionar tarefas para o período de férias.

5. Ao adicionar novas tarefas, use as datas de início e de conclusão para que a duração do seu tempo de folga seja clara.

6. Certifique-se de que a tarefa seja atribuída a quem estiver de férias.

7. Inclua detalhes importantes na descrição da tarefa, como informações de contato de emergência.

8. Adicione a tarefa a outros projetos que possam ser afetados pelas suas férias, para que todos saibam quando você estiver ausente.

2. Faça um plano de ausência do trabalho

À medida que o seu tempo de folga se aproxima, pense em todo o trabalho que você tem atualmente em andamento ou que precisa ser feito enquanto estiver ausente. Crie um plano que descreva quem assumirá cada parte do trabalho e quaisquer responsabilidades importantes enquanto você estiver fora. Dessa forma, todos saberão a quem recorrer para tirar dúvidas e obter atualizações.

Para férias curtas, você pode documentar o seu plano diretamente na tarefa de ausência do trabalho. Para licenças mais longas, como uma viagem de várias semanas ou uma licença familiar, talvez seja melhor criar um projeto dedicado ao seu plano. Inclua informações sobre os principais trabalhos em que você está envolvido, quem é responsável por eles, quaisquer documentos que os colegas de equipe possam precisar e como entrar em contato com você se algo acontecer. Adicione os colegas de equipe e qualquer outra pessoa que precise estar ciente do seu plano de ausência temporária à tarefa ou ao projeto para que todos estejam informados.

3. Reatribua as tarefas que devem ser concluídas durante a sua ausência

É inevitável que haja trabalhos que você não conseguirá concluir antes de sair, como publicar atualizações de status semanais ou revisar trabalhos que ainda não estão prontos. Com base nas responsabilidades descritas no seu plano, reatribua essas tarefas ao colega de equipe apropriado para que ele possa lidar com elas enquanto você estiver fora. Em seguida, comente na tarefa para que outros colegas de equipe saibam quem será responsável pelo trabalho e possam prosseguir enquanto você estiver ausente.

4. Atualize o seu perfil na Asana para Ausente

Depois de criar o seu plano de ausência e concluir ou reatribuir todo o seu trabalho, basta definir o seu status como “ausente” antes de sair. Isso mostrará o seu avatar como ausente para que todos saibam que você não está disponível. Se quiser facilitar o acesso às informações, você também pode atualizar o seu perfil com detalhes de quem contatar enquanto estiver fora, de forma semelhante a uma mensagem tradicional de ausência do escritório.

Para definir o seu status como Ausente na Asana:

1. Clique no seu avatar no canto direito da barra superior e selecione Minhas configurações de perfil no menu suspenso.

2. Atualizem a seção Sobre mim com um link para a tarefa ou projeto de ausência, ou incluam quem deve ser contatado durante a ausência. Não se esqueça de atualizar essas informações quando voltar.

3. Ative o indicador de férias e defina a data em que você retornará.

4. Clique em Atualizar perfil para definir o seu status como Ausente.

Bônus: voltem a ficar em dia com a Caixa de entrada e tarefas de lembrete

Esperamos que vocês voltem das férias sentindo-se relaxados e revigorados. Para manter essa sensação, acessem Minhas configurações de perfil e, em seguida, a aba Recursos. Ative as tarefas de lembrete na caixa de entrada e as tarefas de acompanhamento no painel direito para criar facilmente tarefas de lembrete à medida que você lê as notificações.

Ao percorrer a Caixa de entrada, arquive as atualizações que não requerem acompanhamento depois de lê-las, ou crie uma tarefa de acompanhamento clicando em Criar tarefa de lembrete no canto inferior esquerdo das notificações. Dessa forma, você pode se atualizar sobre tudo o que perdeu primeiro e, em seguida, acompanhar as tarefas mais tarde, quando estiver de volta ao ritmo.

A preparação antes da viagem é essencial para umas férias tranquilas

Ao fazer um planejamento prévio das férias, você terá a tranquilidade de saber que o seu trabalho está sendo realizado enquanto estiver fora. E, caso algo aconteça (porque, convenhamos, não é possível se planejar para todos os cenários), você sempre pode acessar o seu trabalho a partir dos nossos aplicativos móveis (disponíveis para iOS e Android). Agora é hora de sair de férias. Você merece.

Como você se prepara antes de sair do escritório? Compartilhe as suas dicas nos comentários abaixo!