Como navegar pelas mudanças organizacionais
Resumo
"Ch-ch-ch-ch-changes"
David Bowie estava certo: a mudança acontece, quer gostemos ou não. Na vida e no Business, estamos em constante evolução. E, às vezes, as mudanças são tão grandes que os seus efeitos podem ser sentidos por toda a organização.
O que é mudança organizacional?
A mudança organizacional ocorre quando uma empresa passa por uma grande transição que afeta a maioria ou a totalidade dos seus funcionários. Esse tipo de mudança é de grande alcance porque afeta a cultura, a infraestrutura, as tecnologias ou os processos internos da empresa. Em outras palavras, a mudança organizacional altera a experiência cotidiana da equipe. Às vezes, essas grandes transições são meticulosamente planejadas, e outras vezes acontecem sem qualquer aviso prévio.
Aqui estão alguns exemplos de mudança organizacional:
Mudança de liderança, como a integração de um novo CEO ou chefe de departamento.
Fusões ou aquisições de empresas.
Reestruturação de negócios.
Introdução de novas tecnologias, como a mudança de e-mail para um software de gestão de projetos.
Atualização das metas da empresa à medida que ela cresce, como mudar da geração de leads para o upselling.
Mudanças organizacionais vs. gestão de mudanças organizacionais
Os termos mudança organizacional e gestão de mudanças organizacionais geralmente andam de mãos dadas. Isso porque, sempre que ocorrem grandes transições, é importante planejar como você orientará os funcionários para garantir que todos estejam preparados para o sucesso no novo ambiente. É disso que se trata a gestão de mudanças organizacionais: preparar-se para qualquer nova mudança organizacional e administrá-la.
Por outro lado, a mudança organizacional por si só apenas descreve a transição, não o processo que você implementou para gerir a mudança. Isso significa que, sempre que você antecipar ou vivenciar uma mudança organizacional, também deve começar a preparar o seu processo de gestão de mudanças para planejar como lidar com as transições.
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O espectro da mudança
A mudança organizacional pode ser grande, pequena ou algo intermediário, e é aí que entra o espectro da mudança. De um lado do espectro está a mudança incremental, que representa transições menores que a sua empresa faz ao longo do tempo. Do outro lado está a mudança transformacional, que representa grandes transições quando a empresa reinventa os processos ou a infraestrutura existentes. Descrevemos abaixo a diferença entre mudanças incrementais e transformacionais, mas tenha em mente que a sua situação específica pode não se encaixar diretamente em um desses grupos. Pode ser que a sua situação esteja em algum ponto intermediário.
Mudança incremental
As mudanças incrementais são transições menores que a sua empresa faz ao longo do tempo. A mudança incremental muitas vezes anda de mãos dadas com o crescimento constante e a melhoria contínua, porque, à medida que as organizações crescem, os processos, estratégias e recursos antigos podem não funcionar tão bem quanto antes. As mudanças incrementais têm um impacto menos imediato do que as transformacionais, mas podem se acumular ao longo do tempo. Isso significa que ainda é importante orientar a equipe nas transições incrementais e garantir que todos tenham o apoio e a clareza de que precisam.
Exemplo de mudança incremental: a sua empresa está expandindo o reconhecimento da marca produzindo conteúdo em diferentes canais on-line. Como resultado, você tem mais ativos de marca do que pode acompanhar, incluindo fotografias, designs e vídeos. Para organizar tudo, você investe em uma nova ferramenta de gestão de ativos digitais (DAM). Embora isso seja necessário para a sua empresa crescer e organizar o trabalho, pode levar a algumas dificuldades de crescimento, como ensinar as partes interessadas a usar uma nova ferramenta, migrar conteúdo e criar processos para garantir que o conteúdo seja adicionado à DAM corretamente.
Mudança transformacional
As mudanças transformacionais são transições em larga escala nas quais a empresa deve reinventar completamente os processos ou a infraestrutura existentes. Em vez de se adaptar lentamente ao longo do tempo, a organização faz uma grande mudança de uma só vez. Quando não são bem geridas, as mudanças transformacionais podem criar confusão e ambiguidade, o que, por sua vez, pode afetar negativamente o moral e o desempenho da equipe. Portanto, é importante criar um plano de gestão de mudanças para orientar a sua organização ou equipe em transições maiores.
Exemplo de mudança transformacional: a sua empresa só opera nos EUA no momento, mas você decidiu expandir internacionalmente. Como resultado, você criará um novo escritório internacional, uma equipe de vendas e uma infraestrutura para operar no exterior.
Tipos de mudança organizacional
A mudança organizacional ocorre em três formas principais: mudanças de estratégia, mudanças de processo e mudanças estruturais. Aqui está uma visão geral de cada tipo, com exemplos.
Mudanças de estratégia
As mudanças de estratégia são alterações no plano estratégico, nas metas de negócios ou na declaração de visão da sua empresa. Esse tipo de mudança organizacional afeta as metas individuais da equipe e a forma como os membros devem priorizar o trabalho.
Exemplo de mudança de estratégia: à medida que a sua empresa cresce, o foco pode mudar da criação de novos produtos para o refinamento dos produtos existentes. Isso significa que os objetivos de negócios também devem mudar, passando do aumento do reconhecimento da marca e do inventário para o aumento da fidelidade e da satisfação dos clientes. Para a equipe de produto, isso pode significar menos foco na criação de recursos e mais foco nos testes de usuário.
Mudanças de processo
As mudanças de processo são mudanças na forma como os funcionários realizam o seu trabalho. Isso pode incluir mudanças nos processos existentes ou a implementação de fluxos de trabalho totalmente novos. As mudanças de processo geralmente têm um impacto significativo na experiência diária da sua equipe.
Exemplo de mudança de processo: imagine que a sua empresa criou um novo processo de revisão jurídica para todas as comunicações externas. Isso tem um impacto direto na equipe de marketing, porque agora há uma etapa adicional de revisão jurídica no fluxo de trabalho de criação de conteúdo.
Mudanças estruturais
Mudanças estruturais são mudanças na forma como a sua organização ou equipe está organizada. Quando feitas incorretamente, as mudanças estruturais podem criar confusão sobre quem é responsável pelo quê e quem deve ser informado e quando.
Exemplo de mudança estrutural: imagine que a sua startup acabou de criar uma nova equipe de recursos humanos para gerir um número crescente de novas contratações. Como resultado, os gerentes de contratação individuais não são mais responsáveis pelo processo de integração do início ao fim. Devido a essas mudanças na sua estrutura organizacional, você precisa determinar quais tarefas de integração se enquadram no âmbito do RH e quais tarefas os gerentes de contratação devem concluir.
Três armadilhas da mudança organizacional e como evitá-las
A mudança organizacional é como alguém que faz um mergulho de bomba em uma piscina. Após o impacto inicial, as ondas se formam e se expandem para fora, eventualmente perturbando toda a superfície da piscina. Da mesma forma, uma mudança na sua organização pode causar ondas de interrupção que afetam todos os funcionários.
No entanto, um pouco de planejamento extra pode ajudar você e a sua equipe a navegar sem problemas por um ambiente de trabalho em mudança. Para começar, apresentamos aqui as três principais armadilhas das mudanças organizacionais e como evitá-las.
Declínio da motivação e da cultura da empresa
É da natureza humana sentir resistência à mudança, especialmente se não se sabe por que essa mudança está acontecendo e o que o futuro pode reservar. Isso significa que, sem uma comunicação eficaz, grandes transições podem causar uma queda no moral da empresa e dos funcionários.
Esse impacto costuma ser o mais difícil de identificar, mas o mais importante de abordar. A cultura organizacional molda e define o ambiente de trabalho e, sem uma boa cultura, a equipe não estará motivada nem preparada para o sucesso.
Por exemplo, você pode encontrar muita resistência dos funcionários ao apresentar uma nova ferramenta de gestão de RH à sua equipe. As pessoas estão acostumadas com o software atual e, embora não seja o ideal, pode parecer mais fácil manter o que já se conhece do que gastar tempo e energia aprendendo a usar outra ferramenta. Sem o contexto adequado, essa mudança pode parecer mais um obstáculo no caminho da equipe e afetar negativamente o moral.
Contudo, não é realista evitar a mudança para sempre, especialmente quando novos processos podem ajudar a equipe a evitar a tediosa organização para o trabalho e facilitar a colaboração. A mudança organizacional pode prejudicar o moral quando não é feita corretamente, mas, com os processos certos, você pode usar a mudança para construir uma cultura da empresa ainda mais forte.
Como gestor, você pode proteger (e até melhorar) a cultura em tempos de mudança. Veja como:
Use um processo de gestão de mudanças. Um processo de mudança é essencial para comunicar por que a mudança é importante, o que a equipe pode esperar e como ter sucesso no futuro. Por exemplo, na Asana, desenvolvemos o estilo Asana de fazer mudanças para ajudar as equipes a implementarem novas ferramentas ou tecnologias em toda a organização. Com base em um modelo de gestão de mudanças desenvolvido pelo Dr. John Kotter, o estilo Asana de fazer mudanças inclui etapas para definir o motivo, estabelecer métricas para o sucesso e celebrar as vitórias iniciais da equipe.
Estabeleça metas compartilhadas. Criar e comunicar metas claras ajuda a equipe a entender por que a mudança organizacional é importante. As metas ajudam a incentivar a motivação intrínseca e a manter a equipe entusiasmada com o futuro. Por exemplo, você pode criar esta meta inteligente ao fazer a transição para uma nova ferramenta de gestão de RH: “Até o final do primeiro trimestre, reduzir em 50 % o tempo gasto em tarefas de RH (como solicitar e aprovar folgas, gerir remunerações e enviar avaliações de desempenho)”.
Pratique a inteligência emocional. A mudança é difícil, e é importante reconhecer que pessoas diferentes lidam com a mudança de maneiras diferentes. Cultivar as suas habilidades de inteligência emocional ajuda a entender as suas próprias emoções e reconhecer as emoções de outras pessoas com precisão, para que você possa se comunicar com empatia, construir relacionamentos mais fortes e gerenciar conflitos de forma eficaz. Durante os períodos de transição, a inteligência emocional ajuda a entender como a equipe está se saindo e a dar o apoio necessário.
Peça feedback. Pedir feedback ajuda de duas maneiras. Primeiro, o feedback ajuda a entender as preocupações da equipe e a melhorar os processos e a comunicação da equipe. E, em segundo lugar, pedir feedback demonstra que você valoriza a contribuição de cada membro da equipe, especialmente quando toma medidas concretas para resolver as preocupações da equipe. O feedback é especialmente importante em tempos de mudança organizacional, porque a sua equipe pode encontrar mais obstáculos ou dificuldades do que o habitual.
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Paralisia na tomada de decisões
Grandes transições podem trazer muita incerteza. Sem uma comunicação clara, a mudança organizacional pode dificultar saber o que priorizar e quem é responsável pelo quê. E, devido a essa ambiguidade, a sua equipe pode não ter a orientação e as informações necessárias para tomar boas decisões.
Aqui está um cenário: imagine que você trabalha em uma equipe de desenvolvimento de produtos e a sua empresa acabou de criar uma nova equipe de pesquisa de usuários (UXR), composta por cinco pesquisadores recém-contratados. Antes, você só testava os produtos para se certificar de que funcionavam corretamente. Mas agora você tem recursos adicionais para testar e aprimorar os seus produtos. No entanto, esses novos recursos vêm com uma dose de ambiguidade. Você ainda conduz os testes ou essa é a responsabilidade da equipe de UXR? Quando você deve incluí-la no processo de criação do produto? Quem decide se uma funcionalidade do produto é bem-sucedida ou não? Todas essas perguntas podem dificultar a tomada de decisões.
Felizmente, essa incerteza pode ser resolvida com algumas estratégias diferentes:
Crie um gráfico RACI para as principais iniciativas. Um gráfico RACI define quem é responsável, prestador decontas, consultado e informado para cada tarefa, marco ou entregável dentro de um projeto. A criação de um gráfico RACI estabelece funções e responsabilidades claras e reduz a confusão sobre quem deve ser incluído e quando. Continuando com o exemplo acima, você poderia criar um gráfico RACI para definir as responsabilidades das partes interessadas no processo de teste do produto. Você também pode criar gráficos RACI ad hoc para produtos especialmente complicados ou complexos que possam exigir um processo ligeiramente diferente.
Conecte as metas ao trabalho. A tomada de decisões é, na verdade, um ato de priorização: para tomar uma decisão, é preciso decidir se uma opção é mais importante do que outra. E, antes de decidir o que é importante, é necessário saber como o seu trabalho diário contribui para as metas mais abrangentes. Isso significa que criar metas claras (e conectá-las ao trabalho da equipe) é uma das melhores maneiras de ajudar a equipe a tomar boas decisões em tempos de mudança organizacional. Por exemplo, imagine que a sua equipe de desenvolvimento de produtos tenha a meta de melhorar a satisfação do usuário em 30 % este ano. Se todos na equipe estiverem alinhados a essa meta, eles podem decidir mais facilmente trabalhar com a equipe de UXR para otimizar os produtos existentes em vez de criar novos.
Centralize a colaboração em um só lugar. Quando se trata de tomada de decisões, a clareza é fundamental. Você precisa garantir que todos os membros da equipe e partes interessadas tenham acesso a informações atualizadas sobre cada projeto. Afinal, de que adiantam os gráficos RACI e os objetivos do projeto se ninguém sabe onde encontrá-los? É por isso que centralizar a colaboração em uma ferramenta de gestão de projetos pode garantir que a equipe tenha os recursos e as informações necessários para tomar boas decisões em tempos de mudança. Por exemplo, a Asana permite compartilhar informações de projetos e tarefas, para que os principais detalhes sejam compartilhados onde o trabalho realmente acontece. Você também pode conectar o trabalho diretamente às metas, para que fique claro como cada tarefa contribui para os objetivos gerais.
Desempenho instável dos negócios
Às vezes, a mudança organizacional não se deve ao crescimento, mas a uma disrupção imprevista nos negócios, como perda de receita, violação de segurança ou perda de funcionários importantes. O desempenho do seu negócio pode estar em risco quando esse tipo de mudança repentina acontece, especialmente se você não tiver um plano de contingência para emergências.
Muitos de nós vivenciamos exatamente isso durante a pandemia de COVID-19. As empresas que costumavam depender de visitantes presenciais foram forçadas a levar seus negócios para o ambiente on-line. Os museus tiveram que criar exposições virtuais, os restaurantes passaram rapidamente para a entrega em domicílio e as empresas de turismo se esforçaram para organizar experiências on-line. Cada um desses tipos de negócios teve de mudar as suas metas gerais para passar das vendas presenciais para as vendas on-line, além de ajustar os processos da empresa para produzir diferentes tipos de produtos. E, para completar, também tiveram de aprender a operar em um ambiente de trabalho remoto. Com tudo isso para lidar, não é de surpreender que muitas organizações tenham experimentado — e ainda estejam experimentando — um desempenho de Business instável devido a essas mudanças organizacionais abrangentes.
Mas isso não significa que você estará condenado na próxima vez que ocorrer uma disrupção imprevista nos negócios. O segredo é ser proativo. Com um pouco de trabalho preparatório agora, você pode criar um plano para gerir os riscos decorrentes de mudanças organizacionais inesperadas, de modo a poder começar a operar e manter o seu desempenho o mais estável possível. Veja o que fazer:
Realize uma análise de impacto nos negócios. Uma análise de impacto nos negócios ajuda a prever as consequências das interrupções nos processos de negócios, para que você tenha os dados necessários para criar estratégias de recuperação de forma proativa. Ela ajuda a responder a perguntas como quais processos são mais importantes para manter o seu negócio em funcionamento, quais recursos você precisa para operar com sucesso e quanto tempo levará para retomar o rumo certo após uma interrupção. Os dados coletados durante as avaliações ajudam a planejar com antecedência como lidar com eventos imprevistos quando eles ocorrerem.
Crie um plano de contingência. Um plano de contingência é a sua estratégia de backup. Ele estabelece a forma como se responderá a imprevistos que mudarem o rumo dos seus planos, como a necessidade de mudar as suas metas de negócios, ou o que fazer se você perder receita e precisar reestruturar a sua empresa. Você pode criar um plano de contingência para cada risco significativo identificado na análise de impacto nos negócios. Assim, quando ocorrer uma mudança organizacional imprevista, você poderá entrar em ação.
Estabeleça uma base sólida. Quando a sua empresa tem uma cultura forte, comunicação clara e ferramentas de colaboração eficazes, você pode enfrentar até mesmo as tempestades mais fortes. Isso significa que é importante melhorar continuamente os seus processos ao longo do tempo, em vez de apenas manter o status quo, para que você esteja preparado para o sucesso quando a mudança ocorrer. Isso pode significar criar um processo de integração de alto nível para ajudar a fortalecer a cultura organizacional, estabelecer um ciclo regular para dar e receber feedback ou investir em uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar a equipe a coordenar o trabalho diário.
Aprenda a aceitar a mudança
As mudanças organizacionais podem ser difíceis, mas também são a forma como crescemos. E, quando conseguimos passar por grandes transições de forma eficaz, preparamos as nossas equipes para o sucesso em um mundo em constante mudança.
Se há uma lição a tirar deste artigo, é que a clareza e a comunicação são essenciais em tempos de mudança organizacional. Saiba como a Asana pode ajudar a sua equipe a obter clareza ao conectar as metas ao trabalho, permitir que as pessoas colaborem diretamente nas tarefas e tornar as informações facilmente acessíveis.
Guia de gestão de mudanças para líderes
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