Lucid une os funcionários para alcançar as suas metas com a Asana

A Lucid ajuda as equipes a concretizar as suas ideias, transformando a complexidade em clareza, o texto pesado em elementos visuais e as informações isoladas em dados interligados. 96% das empresas da Fortune 500 usam a lousa virtual, a diagramação inteligente e os produtos de visualização na nuvem da Lucid para pintar uma imagem do seu futuro. O Lucidchart, o seu principal produto, ostenta mais de 30 milhões de usuários em 180 países, e mais de 800 desses usuários são os próprios funcionários da Lucid, que utilizam os produtos para idealizar e planejar o seu trabalho.

Esses planos tornam-se realidade com a ajuda da equipe de gestão de programa da Lucid, liderada pela diretora sênior Michelle Fisher. Os seus dez gestores de programa e de projetos são delegados a unidades de negócio por toda a Lucid para garantir que as coisas sejam feitas a tempo e dentro do orçamento. Também supervisionam o trabalho estratégico da empresa, como o estabelecimento de metas e as iniciativas interdisciplinares, que podem envolver centenas de colaboradores.

Quando Michelle ingressou na Lucid, essa equipe central ainda não existia. Ela entrou para ajudar o departamento de marketing a organizar-se e cumprir os seus compromissos. Na época, a comunicação e o planejamento estavam distribuídos por quatro plataformas de gestão de trabalho, e-mail, chat e reuniões. Era difícil ver como os projetos passavam de pessoa a pessoa e de equipe a equipe, e o marketing estava tão isolado, que, quando uma equipe interdisciplinar lhe enviava um pedido, o processo não ocorria de forma tranquila, e sim alvoroçada. Por exemplo:

• As pessoas não entendiam o que acontecia antes ou depois de entregarem sua parte do trabalho, por isso, quando alguém recebia um pedido, demorava muito tempo para ficar a par da situação. Isso se repetia a cada repasse de projeto.

• Havia muito trabalho desaproveitado quando alguns projetos iam parar num backlog ou desapareciam por completo.

• Os indivíduos começavam a trabalhar sem saber o que deveriam priorizar no dia em questão.

O marketing sabia que, se funcionassem de modo mais eficaz, impulsionariam o crescimento da Lucid. Como Michelle disse: “Se o marketing não produzir conforme o planejado, isso vai ter um impacto na receita. Pode ser que não vejamos isso agora porque somos um negócio de alto crescimento, mas todos nós já pensamos que, se fôssemos mais eficientes, poderíamos ter resultados muito melhores”.

A Michelle decidiu centralizar todos os processos de marketing em uma plataforma para aumentar a clareza. Isso acabou se tornando uma comprovação e um impulsionador para se criar a função central de gestão do programa para a Lucid com a ajuda da Asana.

Todo o trabalho de marketing está interligado. Ninguém pode fazer tudo sozinho, e há um problema de confiança quando o trabalho passa de uma mão a outra e as expectativas não estão claras. ”

À procura de uma plataforma flexível o bastante para consolidar o trabalho de várias equipes

Michelle procurou uma plataforma que pudesse ser personalizada para a equipe de marketing e os seus colaboradores, consolidando a gestão em um só lugar. Pesquisas mostram que, quanto mais aplicativos os trabalhadores do conhecimento utilizam, mais sofrem com os custos de mudança: o trabalho é duplicado, perdem-se mensagens e as pessoas têm dificuldades para priorizar as suas tarefas, de acordo com o Índice Anatomia do Trabalho. Por isso, era importante que a ferramenta fosse suficientemente flexível para lidar com todas as iniciativas de marketing e tivesse o potencial de apoiar outros departamentos no futuro.

Alguns colegas de equipe já usavam a Asana. Quando o marketing avaliou as plataformas, considerou que ela era a solução mais robusta e flexível. Gostaram da capacidade da Asana de criar dependências de tarefas, mostrando a ordem em que as etapas deveriam acontecer e como o trabalho está interligado, bem como a capacidade de adicionar tarefas a vários projetos. Por exemplo, se as tarefas relacionadas com o conteúdo fossem distribuídas por 50 projetos, eles poderiam lançá-las em um só projeto para ver todo o trabalho da equipe de conteúdo em um único local. Michelle gostou da capacidade de alternar entre equipes, indivíduos e projetos para ter diferentes perspectivas de iniciativas e cargas de trabalho, e descobriu que a Pirâmide de Clareza da Asana combinava com a sua abordagem de gestão do trabalho.

A Pirâmide de Clareza da Asana ressoa profundamente comigo e se alinha com o que acredito sobre a gestão de programas. Ela cria um mecanismo de priorização — porque há sempre mais trabalho do que pessoas — e mostra como as nossas metas estão interligadas e se transformam em tarefas. ”

Elaboração de processos de trabalho ideais e mapeamento deles em fluxos de trabalho da Asana

Para centralizar o uso da Asana e disponibilizá-la a todo o departamento, Michelle criou uma equipe de projeto e observou como o departamento de marketing estava funcionando. “Mapeamos as principais formas de trabalho entre diferentes equipes de marketing e projetamos o sistema para facilitar esses processos”, disse ela. Eles construíram fluxos de trabalho na Asana e testaram-nos com algumas equipes antes de disponibilizá-la gradativamente para os demais.

Houve um período de promoção da plataforma, treinamento e reforço para levar todos para a Asana. Quando alguém enviava um pedido para Michelle no Slack, por exemplo, ela pedia que o colocassem na Asana. Eles também implementaram os Formulários para captar pedidos de diferentes departamentos, o que reforçou o processo de marketing na Asana ao mesmo tempo que criou uma maneira simplificada de “passar a bola” entre si.

A liderança constatou o valor da Asana na equipe de marketing, por isso os gestores de programa de Michelle começaram a estender a plataforma para outros grupos da Lucid. Eles configuraram formulários para outras equipes centradas em serviços e definiram convenções empresariais sobre como utilizar a Asana. Por exemplo, se o trabalho envolvesse pelo menos quatro etapas e mais de duas pessoas, ele se tornaria um projeto na Asana; se implicasse menos que isso, seria uma tarefa da Asana. Também criaram diferentes modelos de projeto para as equipes técnicas e empresariais iniciarem novos projetos mais depressa, incluindo um brief do projeto, uma reunião de lançamento e tarefas automáticas para os gestores de programa.

Nem todas as equipes trabalham da mesma maneira. Quer estejam operando com base no Scrum, Kanban ou no modelo em cascata, tentamos criar um ponto de partida neutro na Asana que possa se ajustar de acordo com o seu fluxo de trabalho. ”

Trabalho alinhado com os objetivos e principais resultados da empresa num só lugar, com responsabilidade e transparência

Hoje em dia, a Asana é o sistema nervoso central de todo o trabalho na Lucid. Há um quadro para cada equipe, ao qual podem acrescentar tarefas de qualquer outro projeto da Asana em que estejam envolvidos, favorecendo uma visão holística. Projetos de grandes dimensões que abrangem várias equipes também são geridos na Asana, de modo que todos os participantes possam tomar decisões a partir do mesmo plano. E o marketing agora está organizado com processos bem definidos para os projetos, desde campanhas a eventos e lançamentos de produtos.

A Lucid usa as Metas na Asana para acompanhar os objetivos e principais resultados (OKRs) da empresa e associá-los às tarefas dos indivíduos. A cada trimestre, os gestores de programa asseguram que as equipes adicionem objetivos e principais resultados trimestrais e os atualizem no devido tempo. “Pautamo-nos por uma verdadeira intenção de ligar a nossa estratégia à maneira como fazemos as coisas”, disse Michelle. “Todos os OKRs se encontram na Asana e estão ligados ao trabalho de execução através de projetos. Qualquer iniciativa importante a nível empresarial também é gerida na Asana, o que nos permite dar o devido acompanhamento para assegurar que as coisas estejam avançando. Levantamos essas informações nas reuniões para termos uma representação visual das diferentes equipes e ajudar a promover a adoção da plataforma”.

Eles conectam a Asana a outras ferramentas utilizadas para centralizar o maior número de informações possível:

• A integração com o Slack permite que a equipe envie atualizações de projeto da Asana para canais do Slack e que converta mensagens do Slack em tarefas da Asana, o que é bem útil em termos de pedidos ad hoc feitos pelo chat.

• A integração com o Jira permite que passem todas as informações sobre um projeto para um único local, anexando fluxos de trabalho e Épicos de engenharia a um quadro de projeto na Asana. Também ajuda a estabelecer pontes entre equipes que trabalham em estreita proximidade, como a de experiência do usuário na Asana e a de engenharia no Jira.

• A integração com o Zoom permite que a equipe tome notas da reunião no Zoom e as capte na Asana. Também colocam o link Zoom para reuniões de lançamento nos seus correspondentes projetos da Asana para começar mais depressa.

• A integração com o Lucidchart permite que a equipe incorpore diagramas, fluxogramas, mapas de processos e wireframes aos projetos da Asana para que o contexto esteja sempre disponível sem a necessidade de se alternar entre plataformas.

• A integração com o Figma deixa que a equipe coloque elementos dinâmicos do Figma em projetos da Asana, assim eles ficam conectados ao trabalho e são fáceis de achar.

• A integração com o Zapier permite que automatizem o trabalho administrativo. Por exemplo, quando uma tarefa de rotina é atribuída a uma equipe específica, essa tarefa preenche automaticamente subtarefas.

Embora cada equipe trabalhe com um processo singular, está tudo na Asana. Assim, conseguem fazer muito mais como empresa, porque os repasses de projeto entre equipes são contínuos e há mais transparência e alinhamento. “O que eu adoro na Asana é que está tudo no mesmo lugar”, disse Michelle. “As informações históricas estão lá, por isso não preciso enviar e-mails e caçar mensagens”.

Quando a equipe montou e lançou um aplicativo de lousa chamado Lucidspark em apenas quatro meses, a liderança constatou como a gestão de programa na Asana acelerou a entrega. “Pude reunir todas as equipes, manter as pessoas em sintonia e ter uma visão de todo o programa”, disse Michelle. “Isso parece simples, mas faz tanta diferença! Coma a Asana, fizemos a etapa de execução parecer mais simples do que de fato é”. Isso se tornou o catalisador para a criação da função central de gestão de programa da Michelle na Lucid, em 2020.

Depois que o sistema entra em ação, e os processos de uma equipe são implementados na Asana, podemos entrar em modo de manutenção. Os gestores de programa podem fazer pequenas atualizações nos fluxos de trabalho conforme necessário, mas a base não muda. ”

Dando vida às melhores ideias

Respaldados pela equipe de aceleradores de Michelle, os funcionários da Lucid estão concentrados na sua missão de fornecer a melhor solução de colaboração visual da sua categoria para ajudar os clientes a ver e construir o futuro. Quando eles têm uma grande ideia, a Asana ajuda a torná-la realidade. Para Michelle: “As equipes precisam de um espaço como o Lucid para debater sugestões e idealizar, mas depois precisam passar à ação. O ponto de ligação entre a Lucid e a Asana é que podemos antever aonde estamos tentando ir, para em seguida nos orientarmos pela execução do trabalho e realmente chegarmos lá”. Quanto mais a Asana puder ajudar nas realizações da Lucid, mais a Lucid poderá ajudar mentes brilhantes a passar da imaginação à construção do futuro.

Com a Asana, é mais fácil ficar a par de um projeto depressa, porque toda a informação está lá na plataforma. E as expectativas para os colaboradores do projeto estão claras: os item são atribuídos a nós com um prazo determinado. ”