Como uma pequena empresa que gerencia um grande volume de projetos complexos, precisávamos de uma maneira de lidar com essa complexidade. Com a Asana, as nossas equipes podem acessar exatamente o que precisam em centenas de projetos, para que todos saibam o que fazer e para quando, mantendo os nossos lançamentos em dia.

Katie Sissons, gerente de programa sênior

Promover a eficiência e o alinhamento entre os projetos

Com foco no desenvolvimento de produtos inovadores de beleza e bem-estar, a Beauty Pie gerencia mais de 100 desenvolvimentos de novos produtos (NPD) e 50 aprimoramentos de produtos existentes (EPD) todos os anos. Para agilizar os processos e crescer melhor, eles recorreram à Asana para simplificar os fluxos de trabalho e centralizar as informações entre as equipes.

Ao padronizar os processos, proporcionar visibilidade clara das responsabilidades e consolidar as ferramentas, a Asana permite que as equipes de mais de 12 funções empresariais — como desenvolvimento de produtos, operações, merchandising presencial e marketing — colaborem sem complicações. A Asana simplifica projetos complexos e interdisciplinares, ajudando as equipes a gerir os volumes de trabalho e as responsabilidades, mantendo as partes interessadas alinhadas e fornecendo à liderança insights em tempo real para manter os projetos em dia. Com a Asana como base para a eficiência, a Beauty Pie pode expandir-se mantendo padrões de alta qualidade e impulsionando a inovação no setor de beleza e bem-estar.

Defendendo a adoção da Asana

A Beauty Pie tinha uma visão clara de como queria que uma plataforma de gestão de trabalho apoiasse os seus complexos lançamentos de produtos e projetos interdisciplinares. Depois de identificar ineficiências no monitoramento do progresso, eles sabiam que precisavam de uma ferramenta escalável e intuitiva para simplificar os processos e gerir as centenas de tarefas e interdependências envolvidas em cada projeto. Depois de avaliar as opções, escolheram a Asana por sua capacidade de agilizar a gestão interdisciplinar, atribuir tarefas e gerir as cargas de trabalho, bem como pela funcionalidade de inclusão de tarefas em múltiplos projetos da plataforma, que permite monitorar as interdependências entre os projetos.

Para garantir uma transição tranquila, a Beauty Pie fez parceria com a empresa de consultoria digital Generation Digital. A empresa ajudou a identificar os Promotores da equipe para incentivar a adoção da Asana e orientou a Beauty Pie na gestão de mudanças, estabelecendo boas práticas para treinamento e comunicação e liderando uma auditoria de dados para transferir os processos relevantes. Hoje, com mais de 200 usuários em equipes como marketing, criação, operações, gestão de projetos, merchandising presencial e liderança, a Asana é essencial para a forma como a Beauty Pie gerencia os projetos, promovendo a colaboração e a clareza em todos os departamentos.

Depois de integrarmos a Asana, definimos promotores em toda a empresa para liderar a implementação. Eles logo ficaram empolgados com a plataforma e ajudaram as suas equipes a ver os benefícios. Tem sido ótimo ver as pessoas-chave assumirem a responsabilidade e reconhecerem o valor para as suas equipes.

Rose Dyer, Chefe global de Portfólio de projetos e ESG

Coordenação de lançamentos complexos de projetos e produtos

A equipe de desenvolvimento de produtos da Beauty Pie gerencia mais de 100 lançamentos de produtos todos os anos. Como cada lançamento dura de 12 a 24 meses e requer colaboração entre equipes como a de regulamentação, cadeia de suprimentos, qualidade, embalagem e marketing, manter todos alinhados pode ser um desafio. Para agilizar o processo, a Beauty Pie recorreu à Asana para gerir todo o ciclo de vida do lançamento.

Antes da Asana, a Beauty Pie não tinha fluxos de trabalho padronizados, o que dificultava manter os lançamentos em dia. Agora, a Asana fornece a clareza e a estrutura de que as equipes precisam para colaborar de forma eficaz e cumprir os prazos. A flexibilidade da plataforma permite que os gestores de projeto padronizem os processos e, ao mesmo tempo, ajustem os fluxos de trabalho para atender às necessidades específicas de cada projeto.

Fluxos de trabalho padronizados melhoram a eficiência do projeto

• Os modelos personalizáveis da Asana dão a cada lançamento de produto uma estrutura consistente, ajudando as equipes a gerir tarefas repetíveis ao longo de todo o ciclo de vida do lançamento.

• Os gestores de projeto podem ajustar os fluxos de trabalho conforme necessário, ao mesmo tempo em que se beneficiam da consistência dos processos padronizados, reduzindo o trabalho inicial.

• Cada tarefa tem um proprietário atribuído, para que todos saibam exatamente quais são as suas responsabilidades e prazos, mantendo os projetos em dia e garantindo o cumprimento dos prazos.

• Cada equipe também tem o seu próprio quadro de tarefas de lançamento, de modo que, quando um membro da equipe está ausente, outro pode facilmente assumir o trabalho atribuído a ele, sem que nada se perca.

A visibilidade dos marcos principais mantém os projetos em dia

• As equipes monitoram os principais marcos e dependências de todos os lançamentos de produto na Asana, dando à liderança e aos colaboradores visibilidade em tempo real do status do projeto.

• Os campos personalizados, como categorias de produtos e priorização, ajudam as equipes a identificar rapidamente as tarefas de alta prioridade, permitindo que se concentrem nos trabalhos fundamentais e entreguem os produtos ao mercado no prazo.

A flexibilidade da Asana nos permitiu, como uma empresa em crescimento, desenvolver os processos existentes sem ter que começar do zero todas as vezes.

Katie Sissons, gerente sênior de programas

Melhorar a visibilidade e a colaboração

Com várias equipes trabalhando em projetos ao mesmo tempo, a Beauty Pie precisava de uma melhor visibilidade das responsabilidades. A funcionalidade de inclusão de tarefas em múltiplos projetos da Asana facilita para equipes como a de regulamentação, cadeia de suprimentos, qualidade e marketing se concentrarem nas suas tarefas específicas dentro de projetos maiores de lançamento de produtos, melhorando a responsabilidade e ajudando as equipes a manter o foco nas suas prioridades.

A inclusão de tarefas em múltiplos projetos simplifica a responsabilidade pelas tarefas

• As equipes usam a inclusão de tarefas em múltiplos projetos para visualizar as suas tarefas nos diversos projetos sem se sobrecarregarem com trabalhos não relacionados. 

• Com quadros de projeto dedicados, as equipes podem ver todas as suas tarefas relevantes em um só lugar, facilitando a gestão de prazos e evitando gargalos.

A visibilidade clara melhora a gestão da carga de trabalho

• A Asana proporciona às equipes uma visão clara dos cronogramas e dependências dos projetos, ajudando-as a identificar obstáculos com antecedência. Se atrasos em uma etapa ameaçarem um lançamento, as equipes podem se adaptar rapidamente para permanecer no rumo certo.

• Equipes menores que trabalham em vários projetos podem gerir a carga de trabalho em uma única visualização, reduzindo a confusão e garantindo que nada fique por fazer. 

Integrações sem complicações aprimoram a colaboração

• As integrações com ferramentas como Slack, Google Drive, Zendesk e Jira Cloud permitem que a Beauty Pie conecte a sua tecnologia existente diretamente à Asana.

• As equipes podem se comunicar em tempo real, compartilhar documentos e gerir tarefas a partir de uma plataforma central, reduzindo a alternância entre aplicativos e melhorando a colaboração entre as equipes.

Testamos outra ferramenta para o nosso processo de lançamento, mas parecia mais uma planilha sofisticada. Não era ótima para monitorar o status do projeto ou atribuir tarefas entre as equipes. Depois que adotamos a Asana, ficou claro que não precisávamos mais da outra ferramenta. A Asana nos deu a visibilidade e a clareza de que precisávamos.

Rose Dyer, Chefe global de Portfólio de projetos e ESG

Melhoria da gestão de riscos e de portfólios

Além de gerir os lançamentos de produtos, a Beauty Pie usa a Asana para monitorar os riscos do projeto, gerir as principais iniciativas e comunicar possíveis problemas entre as equipes. Com relatórios de status semanais e insights em tempo real, a Asana oferece às partes interessadas uma visibilidade clara dos projetos importantes, permitindo que vejam o progresso instantaneamente e relatem as atualizações à equipe executiva. Ao monitorar os riscos e o status do projeto em um só lugar, a Beauty Pie aborda possíveis problemas rapidamente, mantendo as equipes alinhadas e minimizando as interrupções.

O monitoramento centralizado de riscos ajuda os líderes a reagir com antecedência

• Cada projeto tem uma seção de riscos dedicada, na qual as equipes registram riscos em potencial, incluindo detalhes importantes como causa, efeito, estratégias de mitigação, probabilidade e impacto.

• Com a funcionalidade de regras da Asana, os riscos são automaticamente incluídos em um registro de riscos mestre, dando aos participantes visibilidade de todos os riscos do projeto sem sobrecarregar os planos individuais.

• O registro mestre de riscos permite que a liderança sênior avalie facilmente os riscos, garantindo que os problemas críticos sejam identificados e tratados com antecedência.

A gestão de portfólio agiliza a tomada de decisões

• A Asana ajuda a Beauty Pie a gerir todo o seu portfólio de projetos principais, com o status de cada projeto monitorado e comunicado às partes interessadas por meio das atualizações de status integradas.

• Campos personalizados, como níveis de risco e prioridade do projeto, permitem que as equipes avaliem rapidamente o status do projeto e identifiquem desafios que possam afetar os cronogramas ou os entregáveis.

• Os participantes podem visualizar os dados de progresso e risco num único lugar, mantendo a liderança alinhada e garantindo que as decisões sejam tomadas com base em informações em tempo real.

O nosso registro de riscos no nível do portfólio mostra todos os riscos em todos os projetos, dando às principais partes interessadas visibilidade total em um único lugar. Quando um risco é sinalizado, ele é automaticamente adicionado ao registro, para que nada seja perdido e os planos do projeto permaneçam organizados.

Rose Dyer, Chefe global de Portfólio de projetos e ESG

Entrando no futuro da beleza com o trabalho conectado

Com a Asana impulsionando o seu sucesso operacional, a Beauty Pie está preparada para um crescimento confiante e sustentável. Como vencedora do Tech Visionary Award da Asana, a empresa planeja continuar impulsionando a inovação ao utilizar a IA para automatizar tarefas e reduzir erros, liberando as equipes para se concentrarem no trabalho de grande valor.

Ao integrar insights baseados em IA e análise preditiva, a Beauty Pie continuará otimizando a gestão de projetos, garantindo o alinhamento com as metas estratégicas e promovendo uma colaboração mais sólida entre as equipes. À medida que expandem o uso da Asana, a empresa pretende estabelecer um novo padrão de eficiência e colaboração em toda a organização, mostrando o que é possível quando o trabalho está verdadeiramente conectado.