Neha Ghosh, Marielle Martin e Shani Tucker são três integrantes da equipe que trabalha para concretizar a missão da B Lab. Neha é responsável pela gestão de TI e gestão de produtos e tecnologia, supervisionando as ferramentas e o ecossistema tecnológico da B Lab para ajudar a organização a operar de forma mais eficiente. Marielle é coordenadora de eventos da B Lab, realizando eventos para empresas B certificadas, equipes internas e empresas interessadas em aprender mais sobre como obter a certificação. Por fim, temos a Shani, que exerce a função de designer da equipe de marketing e gerencia os padrões de criação e marca para atender o mercado dos Estados Unidos e Canadá.

Quando Neha entrou para a B Lab, observou que as equipes usavam ferramentas diferentes por toda a organização. Não havia um ambiente central onde os membros de equipe pudessem acompanhar todas as atividades. Além disso, ninguém sabia o que estava realmente sendo feito. Como resultado, os volumes de trabalho das equipes não estavam bem distribuídos, os funcionários sentiam-se sobrecarregados ou frustrados e os processos tornavam-se cada vez mais ineficientes. Por exemplo, Shani demorava semanas a mais para produzir ativos para as campanhas de marketing, e a equipe da Marielle não conseguia realizar mais eventos. Na condição de gerente de TI, Neha percebeu que havia chegado o momento da B Lab adotar uma única ferramenta para centralizar e gerenciar todos os trabalhos.

Em busca da ferramenta ideal. Objetivo: simplificar o trabalho

Na busca pela ferramenta ideal, Neha concentrou-se em três necessidades fundamentais:

• Uma forma de agilizar os fluxos de trabalho e processos por meio da criação de modelos de projetos, gestão dos planejamentos de sprints, e transferência da comunicação de ferramentas isoladas para um local central.

• As visualizações personalizadas permitem que todos os envolvidos acompanhem de perto as tarefas e administrem os fluxos de trabalho à sua maneira.

• Uma ferramenta que permite preencher lacunas entre equipes, de modo que qualquer pessoa possa solicitar novas tarefas a outras equipes e acompanhar o progresso do trabalho em conjunto. Todos podem ver o que seus colegas de equipe estão fazendo e o volume de trabalho de cada um.

Para escolher a ferramenta certa, Neha e sua equipe adotaram uma autêntica tática de laboratório: grupos de usuários de testes. Depois de testar vários produtos, os grupos escolheram a Asana por fornecer diversas perspectivas, uma estrutura de equipe bem definida, modelos para simplificar os fluxos de trabalho, uma biblioteca online de recursos de treinamento e descontos especiais para organizações sem fins lucrativos.

A B Lab criou uma mini campanha sobre a adoção da Asana e em prol da sua utilização, desenvolvendo vários treinamentos sobre fluxos de trabalho e funções e identificando os promotores de cada equipe para impulsionar boas práticas. Em conjunto com vídeos e tutoriais, os promotores da Asana dentro da B Lab ajudaram a disseminar a sua utilização por toda a organização.

Para que as pessoas pudessem perceber o grande valor da Asana, foi fundamental encontrar pontos de integração entre as diferentes ferramentas que utilizam. Ao conseguir integrar softwares específicos de fluxos de trabalho com a Asana, esse objetivo foi alcançado.

Neha Ghosh, Suporte ao Cliente e Gerente de TI - Produto e Tecnologia

Os processos de marketing e design são mais rápidos e transparentes

Para projetos multifuncionais como lançamentos de marketing, a equipe da Shani gerencia sprints e solicitações para as equipes de criação e marketing com a Asana. Isto permite que os colaboradores visualizem o status do trabalho, conheçam a carga de trabalho das equipes dos diversos departamentos e apresentem seus pedidos através de vários canais, como Slack ou Google Forms. Quando conseguem trabalhar juntas nos sprints com mais eficiência, as equipes de marketing e design agilizam a produção de campanhas e criação de marcas.

Usar a Asana para responder a solicitações me ajuda a ser completamente transparente com participantes de diversos departamentos sobre a capacidade de trabalho e os prazos da equipe.

Shani Tucker, designer gráfico da B Lab

Simplificar a produção nos permite realizar um número 12 vezes maior de eventos

Ao gerenciar um enorme calendário de eventos utilizando a Asana, Marielle consegue agilizar os processos de todos os eventos utilizando modelos prontos. A Asana também proporciona uma maior visibilidade às equipes de diversos departamentos nos eventos que Marielle e sua equipe estão produzindo, além de informar o volume de trabalho que eles conseguem realizar. Com a Asana, Marielle conseguiu aumentar o número de eventos da sua equipe em 12 vezes, passando de um evento anual para mais de doze eventos realizados para funcionários, empresas B certificadas e a comunidade em geral.

Quando começamos a trabalhar com a Asana, passamos da realização de um evento anual para mais de doze no nosso calendário ao longo do ano. Tem sido uma experiência incrível poder aumentar a nossa capacidade de apoiar o envolvimento com nossas empresas certificadas, comunidade e colaboradores.

Marielle Martin, coordenadora de eventos

A integração com a Asana prepara funcionários para o sucesso

A integração de novos colaboradores usando a Asana possibilita à Neha e a toda a organização da B Lab ajudar todos os colaboradores a manterem-se sintonizados desde o primeiro dia que ingressam na equipe. Os novos funcionários sentem-se mais bem acolhidos e incluídos, e usar a Asana é uma experiência altamente positiva. Para Neha e os novos colaboradores da B Lab, “todo o processo ficou bem mais profissional e sofisticado, graças à Asana”, disseram eles.

Causar grandes mudanças: bem mais efetivo do que resolver pequenos problemas

Por ser uma organização sem fins lucrativos, a B Lab atua em várias vertentes e se propõe a resolver um grande número de problemas. Com a Asana, eles podem organizar melhor as suas ideias, concentrar-se no trabalho de maior impacto e concluí-lo com eficiência. E com as metas para 2020 estabelecidas — tornar-se uma organização mais inclusiva e globalizada — a B Lab está preparada para focar no trabalho mais importante para todos.

Com a Asana, podemos focar nos projetos mais relevantes e nas mudanças impactantes que pretendemos realizar – e isso é muito mais produtivo do que tentar resolver cada pequeno problema.

Shani Tucker, designer gráfico da B Lab