Crie um plano de adoção da Asana

Usar Asana é fácil, mas para que sua equipe a adote em seus processos é necessário um planejamento cuidadoso, paciência e persistência.

Para ajudar sua equipe a adotar Asana, analisamos o que outras equipes que tiveram sucesso conosco têm em comum, e somamos com a competência dos nossos Gerentes de sucesso do cliente para oferecer a você o melhor plano para gerenciar sua mudança para a Asana.

A melhor maneira de começar com a Asana é com o Premium. Não tem o Premium? Você pode começar facilmente uma avaliação gratuita. Com isso você pula as configurações e use nosso [modelo de adoção e integração de equipe] da Asana (https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=team_onboarding_plan).

1 - Responda à pergunta “Por que Asana?”

Toda mudança é difícil, e mudar o modo como sua equipe trabalha não é uma tarefa simples. Antes de convidar todos a usarem Asana, certifique-se de que você tem uma resposta convincente para a pergunta “Por que Asana?”, para toda a sua equipe, e para fazer com que cada membro fique motivado e no caminho certo.

Visualize o sucesso com a Asana

Antes de tudo, imagine um mundo ideal, onde toda a sua equipe usa Asana, e o que vocês vão realizar. Pergunte:

  • Que objetivos a Asana vai ajudar a atingir?
  • Quais são as suas prioridades?
  • Em quais projetos você vai trabalhar usando a Asana?
  • Quais processos você vai executar através da Asana?

Identifique pontos críticos

A seguir, identifique os pontos críticos que afetam a sua equipe e que a Asana ajudará a resolver. Por exemplo:

Ponto crítico Exemplo
As informações estão espalhadas As solicitações e as informações estão espalhadas em e-mails, arquivos compartilhados e outros aplicativos
A colaboração está prejudicada As pessoas equipes e trabalham de forma isolada
Os processos são inconsistentes Cada vez que você inicia um novo projeto, precisa recomeçar do zero
As responsabilidades não estão claras Os membros da equipe perdem prazos, têm retrabalhos, ou não sabem quem está fazendo o quê
O gerenciamento do projeto é difícil Você não consegue visualizar seu cronograma ou gerenciar as suas etapas

Escreva uma declaração do seu objetivo

Depois de identificar os seus objetivos e os problemas que quer resolver com a Asana, crie uma declaração do seu objetivo. Por exemplo:

2. Crie seu plano de adoção

Agora que você já sabe os motivos para usar a Asana, é hora de colocar em prática um plano inicial de adoção. O plano deve estabelecer expectativas e também um cronograma, para que você possa avaliar se a adoção está de acordo com o esperado. Você pode criar esse plano como um projeto na Asana, com tarefas para cada uma das etapas.

O que incluir em um plano para adoção

Cada plano de adoção tem suas diferenças, mas em todos é necessário:

  • Selecionar o primeiro processo que você quer executar e transformá-lo em um projeto. Veja na próxima seção algumas dicas de como fazer isso.
  • Incluir todas as partes interessadas (como gerentes de equipe e executivos) para que possam promover e reforçar o uso de Asana.
  • Convidar colegas de equipe a usar a Asana. Você pode usar nosso modelo de e-mail.
  • Organizar uma reunião inicial sobre Asana.
  • Estabeleça marcos a serem realizados ao longo do caminho. Por exemplo, “todos já devem ter atribuído e concluído uma tarefa na terceira semana”.

Na maioria das vezes, as equipes levam cerca de dois meses para aprender a usar e adotar a Asana com sucesso. Agilize a adoção da Asana com o nosso modelo.

3 - Selecione o seu primeiro processo

Com seu plano pronto para ser colocado em ação, convide algumas pessoas a experimentarem a Asana antes de convidar a equipe toda. A escolha do processo a testar depende da sua equipe, mas tente escolher um que:

  • Seja simples e específico
  • Permita a colaboração de toda a equipe
  • Tenha metas, planos e entregas bem definidos
  • Não esteja atualmente funcionando ou esteja confuso
  • É importante para a sua equipe manter um registro dele

Por exemplo, você pode começar com um projeto de solicitação de trabalho, ou uma reunião de equipe.

Vocês podem criar o projeto em equipe, ou ter uma pessoa responsável por criá-lo. Confira no nosso Guia as boas práticas para a criação de projetos.

Quando o projeto tiver sido criado, os membros da equipe devem experimentar o uso da ferramenta para se familiarizar com seus recursos e descobrir o melhor fluxo de trabalho para o projeto. Na Asana, quase todas as alterações são facilmente reversíveis, por isso não tenha medo de tentar coisas novas, mesmo se não souber como vão funcionar.

Comece rapidamente usando nossos modelos de projeto, ou siga as etapas em nosso Guia.

Depois que a equipe de teste estiver preparada, convide todos os outros membros da equipe e organize uma reunião inicial sobre Asana para repassar as informações desde o primeiro passo, e apresentar a eles a Asana e o projeto já testado.

5 - Crie hábitos saudáveis

Conforme a sua equipe começa a pegar o ritmo, pode começar a tomar mais decisões sobre como usar a Asana (por exemplo, “como criar projetos?” “O que acontece ao perder o prazo de uma tarefa?”). Dessa forma, as pessoas ficam tranquilas ao saber que estão “fazendo certo”, e todos concordam quanto ao “melhor modo”.

Definindo e fazendo cumprir as convenções sobre Asana

Algumas equipes encontram obstáculos, não porque não sabem usar os recursos Asana, mas porque não têm certeza de quando e por que usá-los. Um membro da equipe pode saber como criar um projeto, mas está em dúvida sobre quando ele deve ser criado, e como gerenciá-lo.

Leia nossas recomendações e boas práticas de como implementá-los na sua equipe, ou como usá-los como ponto de partida.

Depois que os procedimentos estiverem definidos, tente usar estas dicas para manter sua equipe no caminho certo:

  • Crie um projeto Asana onde as pessoas possam fazer perguntas e dar retornos. Não se esqueça de visitar o projeto regularmente!
  • É boa ideia ter uma pessoa que estimule os colegas de equipe a ir na direção certa.
  • Crie incentivos para o aprendizado e uso da Asana.
  • Crie um “espaço seguro” onde as pessoas possam experimentar os recursos da Asana sem receio de “estragar” alguma coisa.

5 - Mantenha e amplie o uso da Asana

Você e sua equipe já estão bem adiantados na adoção da Asana. Avalie o que você escreveu no primeiro passo, e como as coisas estão se desenvolvendo. Você atingiu seu objetivo? Os novos processos estão fluindo sem problemas? Qual é a eficácia da Asana em relação às suas expectativas?

Se tudo correu bem e seu cronograma foi cumprido, comunique seus êxitos e progressos a seus superiores e a todas as partes interessadas. Você também pode começar a adicionar novos processos, projetos e fluxos de trabalho à Asana, se ainda não o fez.

Precisa de ideias sobre mais projetos a incluir na Asana e de como criá-los? Confira o [Guia}(/guide/examples) ou use um de nossos modelos.

Mas o aprendizado não termina aqui. Veja como outras equipes usam a Asana, e saiba mais sobre boas práticas com nossa vasta gama de recursos:

Fazer com que sua equipe use a Asana nem sempre é simples e rápido, mas depois que todos se familiarizarem, a colaboração e a produtividade ficarão muito mais fáceis do que antes.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.