Crie um plano de adoção da Asana

Usar Asana é fácil, mas para que sua equipe a adote em seus processos é necessário um planejamento cuidadoso, paciência e persistência.

Para ajudar sua equipe a adotar Asana, analisamos o que outras equipes que tiveram sucesso conosco têm em comum, e somamos à competência dos nossos consultores de Sucesso do cliente para apresentar a você a melhor maneira de coordenar a sua mudança para a Asana.

A melhor maneira de começar com a Asana é com uma avaliação gratuita dos planos Premium ou Business.

1 - Responda à pergunta “Por que a Asana?”

Toda mudança é difícil, e mudar o modo como sua equipe trabalha não é uma tarefa simples. Antes de convidar todos a usarem Asana, assegure-se de que você tem uma resposta convincente à pergunta “Por que Asana?” para toda a sua equipe, e para fazer com que cada membro permaneça motivado e no caminho certo.

Visualize o sucesso com a Asana

Antes de tudo, imagine a situação ideal onde toda a sua equipe usa Asana, e o que vocês vão realizar. Pergunte-se:

  • Que objetivos a Asana vai nos ajudar a atingir?
  • Quais são as nossas prioridades?
  • Em quais projetos vamos trabalhar usando a Asana?
  • Que processos vamos executar através da Asana?

Identifique pontos críticos

A seguir, identifique os pontos críticos que afetam a sua equipe e que a Asana ajudará a resolver. Por exemplo:

Ponto crítico Exemplo
As informações estão espalhadas As solicitações e as informações estão espalhadas em e-mails, plataformas de arquivos compartilhados e outros aplicativos
A colaboração está prejudicada As pessoas e equipes trabalham de forma isolada
Os processos são inconsistentes Cada vez que você inicia um novo projeto, precisa recomeçar do zero
As responsabilidades não estão claras Os membros da equipe perdem prazos, têm trabalho em dobro, ou não sabem quem está fazendo o quê
O gerenciamento do projeto é difícil Você não consegue visualizar o seu cronograma ou gerenciar as suas etapas

Escreva uma declaração do seu objetivo

Depois de identificar os objetivos e problemas que quer resolver com a Asana, crie uma declaração do seu objetivo. Por exemplo:

2 - Crie seu plano de adoção

Agora que você já sabe os motivos para usar a Asana, é hora de colocar em prática um plano inicial de adoção. O plano deve estabelecer expectativas e também um cronograma, para que você possa avaliar se a adoção está de acordo com o esperado. Você pode criar esse plano como um projeto na Asana, com tarefas para cada uma das etapas.

O que incluir em um plano de adoção

Cada plano de adoção tem suas diferenças, mas em todos é necessário:

  • Selecionar o primeiro processo que você quer executar e transformá-lo em um projeto. Veja na próxima seção algumas dicas de como fazer isso.
  • Incluir todas as partes interessadas (como gerentes de equipe e executivos) para que possam promover e reforçar o uso de Asana.
  • Convidar colegas de equipe a usar a Asana. Você pode usar para isso o nosso modelo de e-mail.
  • Organizar uma reunião inicial sobre a Asana para definir as expectativas e anunciar que você está experimentando a Asana.
  • Definir marcos a serem realizados ao longo do caminho. Por exemplo, “todos já devem ter atribuído e concluído uma tarefa na terceira semana”.

Na maioria das vezes, as equipes levam cerca de dois meses para aprender a usar e adotar a Asana com sucesso. Agilize a adoção com mais treinamentos na Asana Academy.

3 - Selecione o seu primeiro processo

Com seu plano pronto para ser colocado em ação, convide algumas pessoas a experimentarem a Asana antes de convidar a equipe toda. A escolha do processo a testar depende da sua equipe, mas tente escolher um que:

  • Seja simples e específico
  • Permita a colaboração de toda a equipe
  • Tenha metas, planos e entregas bem definidos
  • Não esteja atualmente funcionando ou esteja confuso
  • É importante para a sua equipe manter um registro dele

Por exemplo, você pode começar com um modelo de projeto de pedidos de trabalho ou de reuniões de equipe. Depois de criado, confira nossas dicas e boas práticas para projetos.

Quando o projeto tiver sido criado, os membros da equipe devem experimentar o uso da ferramenta para se familiarizar com seus recursos e descobrir o melhor fluxo de trabalho para o projeto. Na Asana, quase todas as alterações são facilmente reversíveis, por isso não tenha medo de tentar coisas novas, mesmo se não souber como vão funcionar.

Depois que a equipe de teste estiver preparada, convide todos os outros membros da equipe e organize uma reunião inicial sobre a Asana para repassar as informações desde o primeiro passo, e apresentar a eles a Asana e o projeto de teste.

4 - Crie hábitos saudáveis

Conforme a sua equipe começa a pegar o ritmo, você pode começar a tomar mais decisões sobre como usar a Asana (por exemplo, “como criar projetos?” “O que acontece ao perder o prazo de uma tarefa?”). Dessa forma, as pessoas ficam tranquilas ao saber que estão “fazendo do jeito certo”, e todos concordam quanto ao “melhor modo”.

Definindo e fazendo cumprir as convenções sobre Asana

Algumas equipes encontram obstáculos, não porque não saibam usar os recursos Asana, mas porque não têm certeza de quando e por que usá-los. Um membro da equipe pode saber como criar um projeto, mas está em dúvida sobre quando ele deve ser criado, e como gerenciá-lo.

Leia nossas recomendações e boas práticas de como os implementar na sua equipe ou os usar como ponto de partida.

Depois que os procedimentos estiverem definidos, tente usar estas dicas para manter sua equipe no caminho certo:

  • Crie um projeto Asana onde as pessoas possam fazer perguntas e comentários. Não se esqueça de ver o projeto regularmente!
  • É boa ideia ter uma pessoa que estimule os colegas de equipe a ir na direção certa.
  • Crie incentivos para o aprendizado e uso da Asana.
  • Crie um “espaço seguro” onde as pessoas possam experimentar os recursos da Asana sem receio de “estragar” qualquer coisa.

5 - Mantenha e amplie o uso da Asana

Você e sua equipe já estão bem adiantados na adoção da Asana. Avalie o que você escreveu no primeiro passo, e como as coisas estão se desenvolvendo. Você atingiu seu objetivo? Os novos processos estão fluindo sem problemas? Quão eficiente é a Asana em relação às suas expectativas?

Se tudo correu bem e o seu cronograma foi cumprido, comunique os seus êxitos e progressos aos superiores e a todas as partes interessadas. Você também pode começar a adicionar novos processos, projetos e fluxos de trabalho à Asana.

Precisa de ideias de outros projetos a incluir na Asana e de como criá-los? Poupe tempo com os modelos e confira as dicas e boas práticas dos casos de uso no Guia.

Mas o aprendizado não termina aqui. Veja como outras equipes usam a Asana e saiba mais sobre boas práticas com nossa vasta gama de recursos:

Fazer com que sua equipe use a Asana nem sempre é simples e rápido, mas depois que todos se familiarizarem, a colaboração e a produtividade ficarão muito mais fáceis do que antes.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.