Ajudar a equipe a adotar a Asana

Para ajudar sua equipe a adotar a Asana, analisamos o que as equipes mais bem-sucedidas no uso da Asana têm em comum, reunimos a experiência de nossos consultores de Sucesso do cliente e incorporamos estratégias comprovadas de gestão de mudanças para elaborar o “estilo Asana de fazer mudanças” descrito neste artigo.

Imagem ilustrando os seis passos abordados pelo estilo Asana de fazer mudanças para definir, identificar, elaborar, capacitar, adicionar novas equipes e ampliar o uso

Para o máximo sucesso, recomendamos também:

1 - Responda à pergunta “Por que a Asana?”

Antes de convidar a equipe para a Asana, assegure-se de ter um motivo convincente para usá-la. Descubra como responder à pergunta “Por que a Asana?” realizando o seguinte exercício.

Visualize o que seria o sucesso

Antes de tudo, imagine a situação ideal na qual toda a sua equipe usa a Asana, e o que vocês vão alcançar com isso. Pergunte-se:

  • Que objetivos a Asana vai nos ajudar a atingir?
  • O que será possível num futuro próximo que não é possível atualmente?

Identifique pontos críticos

Depois, enumere os pontos críticos que trouxeram você até a Asana e com os quais a sua equipe poderá se identificar.

Ponto crítico Exemplo
As responsabilidades não estão claras Os assuntos a tratar ficam perdidos nos e-mails e outras ferramentas e os colegas de equipe não têm claros os prazos e as próprias responsabilidades
A colaboração está prejudicada As equipes focam apenas nas suas prioridades e as transferências entre setores são confusas ou inexistentes
Os processos são inconsistentes Ao iniciar os trabalhos, começa-se do zero ou cada um faz de uma maneira diferente
O gerenciamento do projeto é difícil Os sistemas atuais são demasiado simples ou excessivamente complexos, o que dificulta o planejamento de projetos e o acompanhamento do seu progresso

Escreva o seu parecer sobre “Por que Asana”

Agora você está pronto para redigir uma declaração explicando “Por que usar a Asana” com a seguinte estrutura:

“[Nome da equipe/organização] usa a Asana para gerenciar [estes projetos e processos] para mitigar [estes pontos críticos], de forma a que possamos realizar [estes objetivos].”

Por exemplo: Como equipe de design, estamos usando a Asana para fazer a gestão dos pedidos de design e projetos das campanhas de marketing, com isso evitando solicitações pouco claras e eliminando trabalhos desnecessários de forma a cumprir com os prazos das campanhas, trabalhar nas prioridades principais e evitar o esgotamento da equipe.

Prepare a sua aliança para a adoção

Agora, reúna um grupo de três pessoas ou mais para formar uma “aliança para a adoção” com as seguintes funções:

Imagem que ilustra as três funções da aliança para a adoção

  1. Embaixador de convenções — Estabelece regras básicas sobre como se deve usar a Asana e responde às perguntas que os colegas possam ter ao longo do processo.
  2. Sensibilizador — Comunica a declaração de objetivos “Por que usar a Asana” e ajuda a equipe a se sentir incluída.
  3. Comunicador de êxitos — Reconhece e celebra as vitórias ao longo do processo para alimentar a motivação da equipe.

2. Identifique a situação atual

Com um motivo claro sobre por que a sua equipe vai usar a Asana, você pode agora decidir qual é o fluxo de trabalho, processo ou projeto a testar em primeiro lugar. Um fluxo de trabalho é o processo ou conjunto de etapas a realizar para alcançar uma meta, como produzir um vídeo ou lançar um novo produto. O gerenciamento do fluxo de trabalho gira em torno de desenvolver e monitorar esses processos.

O fluxo de trabalho específico a testar depende da sua equipe, mas tente escolher um fluxo de trabalho que seja:

  • Colaborativo, que envolva comunicações entre diversos participantes
  • Específico, que tenha objetivos e entregáveis claros ou uma duração com prazos determinados

Para se inspirar, confira todas as nossas maneiras de usar a Asana.

Por último, prepare o terreno para o sucesso futuro determinando a estrutura da sua equipe na Asana. De modo geral, ela deve refletir a disposição atual na sua organização.

Se apenas uma equipe estiver usando a Asana, você pode definir as equipes na Asana a partir dos diferentes verticais, iniciativas ou grupos de colaboração existentes na sua equipe.

Imagem que ilustra a hierarquia de dados da Asana e como as equipes, projetos e tarefas estão organizados

3. Elabore o primeiro fluxo de trabalho

Assegure-se de consultar a equipe sobre quanto tempo leva atualmente para realizar o trabalho, os pontos que geram atrasos e os problemas que gostariam de solucionar. Dessa forma, poderão perceber o impacto da Asana e avaliar se ela traz soluções para esses problemas.

Não sabe por onde começar? Experimente usar um modelo.

Ao criar o seu primeiro fluxo de trabalho, você também vai querer entender qual é o lugar da Asana entre suas outras ferramentas para definir expectativas claras na equipe sobre o tipo de trabalho que se realiza aqui.

Ilustração mostrando como a Asana trabalha com ferramentas de criação de arquivos, mensagens e comunicação

Comece a colaborar

Convide um grupo reduzido de colegas de equipe para explorar a Asana e se familiarizar com os recursos e boas práticas recomendadas. A Asana é flexível, portanto não tenha medo de experimentar as coisas mesmo se não parecerem “perfeitas.”

Quando se sentirem prontos, convide todos os outros membros da equipe e organize uma reunião inicial sobre a Asana para repassar as informações desde o primeiro passo e apresentar a eles a Asana e o primeiro fluxo de trabalho.

Baixe o nosso modelo de apresentação para começar na Asana inscrevendo-se para participar do nosso webinário sob demanda sobre como começar na Asana e personalizando-o com toques específicos para a sua equipe.

4. Capacite a sua equipe e celebre as vitórias

Compartilhe os nossos recursos de primeiros passos abaixo para ajudar os colegas de equipe a aprender os fundamentos básicos:

Definindo e reforçando convenções sobre a Asana

Algumas equipes encontram dificuldades porque seus membros não sabem quando e como usar determinados recursos. Um colega pode saber como criar uma tarefa, mas não tem certeza quando deve marcá-la como concluída ou como priorizá-la. Confira este artigo para se aprofundar nos princípios para determinar as convenções para a equipe na Asana.

Antecipe e aceite os seus erros! O seu Embaixador de convenções deverá reorientar os colegas de equipe de forma construtiva quando se esquecerem das convenções estabelecidas.

5. Prepare-se para o sucesso futuro

Quando a sua equipe estiver preparada e a todo o vapor, continue aplicando as convenções e fazendo da Asana o único ponto de referência para responder às perguntas relacionadas aos processos estabelecidos. Algumas ideias para ajudar a começar:

  • Prepare projetos Asana para perguntas e feedback e acesse-os semanalmente.
  • Comemore as vitórias da sua equipe, pequenas e grandes! O seu Comunicador de êxitos deverá elaborar incentivos ou sistemas de comemoração para o aprendizado e o uso da Asana.
  • Crie um espaço seguro onde as pessoas possam experimentar os recursos da Asana sem receio de “estragar” alguma coisa.
  • Experimente o desafio de instituir um “dia sem e-mail” para ver se a equipe consegue passar o dia inteiro (ou a semana!) sem enviar e-mails entre si, usando em vez disso a Asana.

Também é boa ideia criar um plano para a integração de novos colegas de forma a poderem pegar o ritmo rapidamente. Confira o nosso Modelo de integração de funcionários para tirar ideias e considere incluir também a integração na Asana no processo geral para integração de funcionários da empresa.

6. Meça resultados e amplie o uso

Depois de usar a Asana por um mês ou dois, releia o que você escreveu na seção um e faça uma retrospectiva dos limites da equipe que você pesquisou naquele momento para ver a evolução. Pergunte à sua equipe:

  • Alcançamos o nosso objetivo original?
  • Os novos processos decorrem sem dificuldades?
  • Houve mudanças no tempo necessário para fazer o mesmo trabalho que antes?
  • Quão eficaz é a Asana em relação às nossas expectativas? Ela solucionou os problemas que queríamos resolver com o seu uso?

Se tudo correu bem e o seu cronograma foi cumprido, comunique os seus êxitos e progressos aos superiores e a todas as partes interessadas. Você também pode adicionar novos processos, projetos e fluxos de trabalho à Asana.

Mais recursos

O aprendizado não termina aqui. Veja como outras equipes usam a Asana e saiba mais sobre boas práticas com nossa ampla oferta de recursos:

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.