Ajudar a equipe a adotar a Asana

Para ajudar a sua equipe a adotar a Asana, analisamos o que as equipes mais bem-sucedidas no uso da Asana têm em comum, reunimos a experiência dos nossos consultores de Sucesso do cliente e incorporamos estratégias comprovadas de gestão de mudanças para elaborar o “estilo Asana de fazer mudanças” descrito neste artigo.

Para o máximo sucesso, recomendamos também:

• Importar nossa lista para integração de equipes no seu próprio domínio Asana.
• Inscrever-se no nosso webinário ao vivo, “Implemente a Asana na sua equipe”, ou confira o nosso curso “Seis etapas para implementar a Asana”, que você pode fazer no seu ritmo. Encontre-os na Asana Academy.

1 - Responda à pergunta “Por que a Asana?”

Antes de convidar a equipe para a Asana, assegure-se de ter um motivo convincente para usá-la. Descubra como responder à pergunta “Por que a Asana?” realizando o seguinte exercício.

Visualize o que seria o sucesso

Antes de tudo, imagine a situação ideal na qual toda a sua equipe usa a Asana, e o que vocês vão alcançar com isso. Pergunte-se:

• Que metas a Asana vai nos ajudar a alcançar?
• O que será possível num futuro próximo que não é possível atualmente?

Identifique pontos críticos

Depois, enumere os pontos críticos que trouxeram você até a Asana e com os quais a sua equipe poderá se identificar.

Ponto crítico	Exemplo
As responsabilidades não estão claras	Os assuntos a tratar ficam perdidos nos e-mails e outras ferramentas e os colegas de equipe não têm claros os prazos e as próprias responsabilidades
A colaboração está prejudicada	O trabalho com equipes diferentes é difícil ou as transferências entre colegas de equipe são confusas
Os processos são inconsistentes	Ao iniciar os trabalhos, começa-se do zero ou cada um faz de uma maneira diferente
A gestão do projeto é difícil	Os sistemas atuais são demasiado simples ou excessivamente complexos, o que dificulta o planejamento de projetos e o acompanhamento do seu progresso

Escreva o seu parecer sobre “Por que Asana”

Agora você está pronto para redigir uma declaração explicando “Por que usar a Asana” com a seguinte estrutura:

“[Nome da equipe/organização] usa a Asana para fazer a gestão [destes projetos e processos] para mitigar [estes pontos críticos], de forma a que possamos realizar [estes objetivos].”

Por exemplo: Como equipe de design, estamos usando a Asana para fazer a gestão dos pedidos de design e projetos das campanhas de marketing, com isso evitando solicitações pouco claras e eliminando trabalhos desnecessários de forma a cumprir com os prazos das campanhas, trabalhar nas prioridades principais e evitar o esgotamento da equipe.

Prepare a sua aliança para a adoção

Agora, reúna um grupo de três pessoas ou mais para formar uma “aliança para a adoção” com as seguintes funções:

1. Formador de convenções — Estabelece regras básicas sobre como se deve usar a Asana e responde às perguntas que os colegas possam ter ao longo do processo (por exemplo, um líder de equipe, gestor de programa ou coordenador de equipe).
2. Conscientizador — Líder que acredita nas equipes e lhes recorda a declaração de objetivos “Por que usar a Asana”, de modo a obter o seu apoio (por exemplo, executivos, diretores, líderes de equipe).
3. Promotor da Asana — Alguém que ajuda o formador de convenções a realizar o trabalho, liderando pelo exemplo, encorajando e dando reconhecimento aos colegas pelo esforço deles (por exemplo, um colaborador individual).

2. Identifique a situação atual

Com um motivo claro sobre por que a sua equipe vai usar a Asana, você pode agora decidir qual é o fluxo de trabalho, processo ou projeto a testar em primeiro lugar. Um fluxo de trabalho é o processo ou conjunto de etapas a realizar para alcançar uma meta, como produzir um vídeo ou lançar um novo produto. A gestão do fluxo de trabalho gira em torno de desenvolver e monitorar esses processos.

O fluxo de trabalho específico a testar depende da sua equipe, mas tente escolher um fluxo de trabalho que seja:

• Colaborativo, que envolva comunicações entre diversos participantes
• Específico, que tenha objetivos e entregáveis claros ou uma duração com prazos determinados

Para se inspirar, confira todas as nossas maneiras de usar a Asana.

Por último, prepare o terreno para o sucesso futuro determinando a estrutura da sua equipe na Asana. De modo geral, ela deve refletir a disposição atual na sua organização.

Se apenas uma equipe estiver usando a Asana, você pode definir as equipes na Asana a partir dos diferentes verticais, iniciativas ou grupos de colaboração existentes na sua equipe.

3. Crie o seu primeiro projeto

Assegure-se de consultar a equipe sobre quanto tempo leva atualmente para realizar o trabalho, os pontos que geram atrasos e os problemas que gostariam de solucionar. Dessa forma, poderão perceber o impacto da Asana e avaliar se ela traz soluções para esses problemas.

Ao criar o seu primeiro projeto, você também vai querer entender qual é o lugar da Asana entre as suas outras ferramentas, para definir expectativas claras na equipe sobre o tipo de trabalho que se realiza na plataforma.

Não sabe por onde começar? Experimente usar um modelo.

Comece a colaborar

Convide um grupo reduzido de colegas de equipe para explorar a Asana e se familiarizar com os recursos e boas práticas recomendadas. A Asana é flexível, portanto não tenha medo de experimentar as coisas mesmo se não parecerem “perfeitas”.

Quando se sentirem prontos, convide todos os outros membros da equipe e organize uma reunião inicial sobre a Asana para repassar as informações desde o primeiro passo e apresentar a eles a Asana e o primeiro fluxo de trabalho.

Baixe o nosso modelo de apresentação para começar na Asana inscrevendo-se para participar do nosso webinário sob demanda sobre como começar na Asana e personalizando-o com toques específicos para a sua equipe.

4. Capacite a sua equipe e celebre as vitórias

Compartilhe os nossos recursos de primeiros passos abaixo para ajudar os colegas de equipe a aprender os fundamentos básicos:

• Aulas Asana (15 minutos) para obter uma visão geral dinâmica dos recursos e exemplos.
• Participe de um webinário de treinamento básico na Asana (60 minutos) para conversar com um instrutor ao vivo e ter suas perguntas esclarecidas, junto com as de outros clientes.

Definindo e reforçando convenções sobre a Asana

Algumas equipes encontram dificuldades porque seus membros não sabem quando e como usar determinados recursos. Um colega pode saber como criar uma tarefa, mas não tem certeza quando deve marcá-la como concluída ou como priorizá-la. Confira este artigo para se aprofundar nos princípios para determinar as convenções para a equipe na Asana.

Antecipe e aceite os seus erros! O seu Formador de convenções deverá reorientar os colegas de equipe de forma construtiva quando se esquecerem das convenções estabelecidas.

5. Prepare-se para o sucesso futuro

Quando a sua equipe estiver preparada e a todo o vapor, continue aplicando as convenções e fazendo da Asana o único ponto de referência para responder às perguntas relacionadas aos processos estabelecidos. Algumas ideias para ajudar a começar:

• Prepare projetos Asana para perguntas e feedback e acesse-os semanalmente.
• Comemore as vitórias iniciais da sua equipe, pequenas e grandes! A sua aliança para a adoção deverá elaborar incentivos ou sistemas de comemoração para o aprendizado e o uso da Asana.
• Crie um espaço seguro onde as pessoas possam experimentar os recursos da Asana sem receio de “estragar” alguma coisa.
• Experimente o desafio de instituir um “dia sem e-mail” para ver se a equipe consegue passar o dia inteiro (ou a semana!) sem enviar e-mails entre si, usando em vez disso a Asana.

Também é boa ideia criar um plano para a integração de novos colegas de forma a poderem pegar o ritmo rapidamente. Confira o nosso Modelo de integração de funcionários para tirar ideias e considere incluir também a integração na Asana no processo geral para integração de funcionários da empresa.

6. Meça resultados e amplie o uso

Depois de usar a Asana por um mês ou dois, releia o que você escreveu na seção um e faça uma retrospectiva dos limites da equipe que você pesquisou naquele momento para ver a evolução. Pergunte à sua equipe:

• Alcançamos o nosso objetivo original?
• Os novos processos decorrem sem dificuldades?
• Houve mudanças no tempo necessário para fazer o mesmo trabalho que antes?
• Quão eficaz é a Asana em relação às nossas expectativas? Ela solucionou os problemas que queríamos resolver com o seu uso?

Se tudo correu bem e o seu cronograma foi cumprido, comunique os seus êxitos e progressos aos superiores e a todas as partes interessadas. Você também pode adicionar novos processos, projetos e fluxos de trabalho à Asana.

Mais recursos

O aprendizado não termina aqui. Veja como outras equipes usam a Asana e saiba mais sobre boas práticas com nossa ampla oferta de recursos:

• Aprofunde-se mais neste assunto com o nosso webinário “Implemente a Asana na sua equipe” ou com o curso “Seis etapas para implementar a Asana”, que você pode fazer no seu ritmo.
• A lista para integração de equipes é um modelo de projeto da Asana que põe em prática cada uma das etapas descritas neste artigo.
• Tutoriais em vídeo na Asana Academy.
• A Asana Academy oferece cursos detalhados sob demanda.
• O Fórum da Comunidade Asana, para se conectar com clientes e fãs da Asana.