Uporządkuj zlecenia, aby za każdym razem realizować je na czas

Szablon przepływu pracy do śledzenia zleceń w Asanie zapewnia zespołowi prosty sposób zarządzania przychodzącymi zleceniami roboczymi w jednym, scentralizowanym miejscu. Wszystkie zgłoszenia przechodzą przez ten sam system przyjmowania. Możesz sprawdzić, co wymaga uwagi, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i jak poszczególne elementy zmierzają w kierunku ukończenia. Dzięki automatyzacji i wsparciu sztucznej inteligencji możesz poświęcić więcej czasu na pracę o wysokiej wartości, zamiast ręcznie sortować zlecenia.

• Gromadź wszystkie zlecenia, korzystając z gotowego przepływu pracy do ich śledzenia.

  Wbudowany formularz zgłoszeniowy i unikalny identyfikator dla każdego zgłoszenia zapewniają standardowy proces śledzenia zgłoszeń, a komentarze tylko dla zespołu sprawiają, że wewnętrzne dyskusje pozostają prywatne i zapewniają zespołowi jedno miejsce do koordynowania kolejnych kroków.

• Szybciej odpowiadaj na prośby, nie obciążając nikogo dodatkową pracą.

  Sztuczna inteligencja automatycznie nadaje nazwę każdemu zleceniu, prosi osoby zgłaszające o brakujące informacje i przygotowuje odpowiedzi, aby Twój zespół spędzał mniej czasu na zbieraniu szczegółów, a więcej na podejmowaniu działań.

• Uporządkuj każde zlecenie za pomocą niestandardowych statusów.

  Niestandardowe typy statusów pomagają Twojemu zespołowi kategoryzować zlecenia i śledzić postępy od ich przyjęcia do ukończenia.

• Nigdy nie przeocz żadnego terminu ani kolejnych kroków.

  Reguły automatycznie przypisują daty wykonania na podstawie typu zlecenia, pomagając Ci zarządzać nakładem pracy i osiami czasu przy mniejszym nakładzie pracy ręcznej.

• Monitoruj postępy i wydajność w jednym miejscu.

  Pulpit nawigacyjny wydajności pokazuje liczbę zgłoszeń, czas realizacji i trendy, zapewniając wgląd w przepływ pracy w czasie rzeczywistym.

Kiedy korzystać z szablonów do śledzenia zleceń

Szablon do śledzenia zleceń pomaga zarządzać bieżącymi zleceniami od zespołów wewnętrznych, klientów i interesariuszy. Osoby zgłaszające zlecenia udostępniają kluczowe informacje z wyprzedzeniem, co pozwala osobom je sprawdzającym zdecydować, jakie działania należy podjąć w następnej kolejności i jak ustalić priorytet każdego zlecenia. Szablon zapewnia niezawodny proces śledzenia zleceń dotyczących obiektów, zadań operacyjnych, wsparcia IT, tworzenia materiałów do mediów społecznościowych, wdrażania nowych członków zespołu i każdego nowego projektu.

Dzięki szablonowi zlecenia roboczego w Asanie możesz:

• Usprawnić sposób zarządzania przychodzącymi zleceniami projektowymi w ciągu dnia.

• Zastąpić e-maile, czaty i arkusze kalkulacyjne kompleksowym procesem przyjmowania zleceń, który gromadzi wszystko w jednym miejscu.

• Przydzielać i planować pracę, ustalać zależności zadań, delegować zasoby i śledzić postępy na każdym etapie cyklu życia zlecenia roboczego.

Zespoły z różnych branż polegają na szablonach formularzy zleceń roboczych, aby realizować bieżące zlecenia i dostarczać wysokiej jakości produkty bez opóźnień.

Jak korzystać z szablonu do śledzenia zleceń?

Szablon Asany do śledzenia zleceń umożliwia zespołowi zbieranie, przeglądanie i zarządzanie przychodzącymi zleceniami roboczymi w jednym miejscu. Działa jak członek zespołu, który organizuje każde zgłoszenie i prowadzi je przez przegląd, sortowanie, realizację, zatwierdzenia i raportowanie.

Zbieraj zlecenia za pomocą formularza

Użyj formularza zlecenia roboczego lub formularza do przyjmowania projektów, aby zebrać dane kontaktowe, podsumowania i wszelkie wymagane informacje dla każdego zgłoszenia. Każde zlecenie otrzymuje unikalny identyfikator, który umożliwia zespołom śledzenie elementów i odwoływanie się do nich. Jeśli ktoś prześle zgłoszenie naprawy obiektu, formularz przechwyci szczegóły lokalizacji, aby zespół dokładnie wiedział, od czego zacząć.

Przeglądaj i kwalifikuj zlecenia za pomocą AI

Sztuczna inteligencja nadaje nazwę każdemu przychodzącemu zleceniu, identyfikuje brakujące informacje i przygotowuje odpowiedzi, aby przyspieszyć przyjmowanie zleceń. Pomoc sztucznej inteligencji ogranicza ręczne sortowanie i pomaga zespołom przetwarzać zgłoszenia we właściwej kolejności. Jeśli osoba przesyłająca zlecenie pominie wymagane pola, sztuczna inteligencja może zadać dodatkowe pytania przed rozpoczęciem pracy.

Porządkuj zlecenia według statusu

Użyj pola statusu, aby sortować elementy według etapów, takich jak „nowe”, „w toku”, „oczekujące” lub „ukończone”. Niestandardowe typy statusów dają zespołom wgląd w to, co wymaga uwagi, a co już się wydarzyło. Jeśli zatwierdzenie wniosku marketingowego jest w toku, status pokazuje dokładnie, na jakim etapie procesu zatwierdzania się znajduje.

Automatycznie ustawiaj daty wykonania dla zleceń

Przypisz reguły, które ustawiają daty wykonania na podstawie typu zlecenia. Automatyzacja i priorytetyzacja zapewniają realizację zadań na czas i zapobiegają opóźnieniom w zespołach. Jeśli zlecenie usługi zawsze wymaga 3-dniowego czasu realizacji, reguła natychmiast dodaje datę wykonania.

Śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego wydajności, aby przeanalizować liczbę zleceń, trendy dotyczące ukończenia zadań i wąskie gardła. Te wskaźniki pomagają zespołom zrozumieć, jak przebiega praca i gdzie należy zoptymalizować przepływ procesu przyjmowania zgłoszeń. Jeśli pojawi się miesięczny wzrost liczby zleceń projektowych, pulpit nawigacyjny ułatwi wykrycie tego wzorca.

Szablon Asany do śledzenia zleceń umożliwia zespołom gromadzenie, przeglądanie i ukończone przychodzących zleceń w jednym miejscu. Działa jak członek zespołu, który organizuje zlecenia, przypomina o kolejnych krokach i przenosi zlecenia w przepływie pracy. Sztuczna inteligencja zajmuje się zadaniami związanymi z przyjmowaniem zleceń, takimi jak nazywanie zleceń i zbieranie brakujących szczegółów, a reguły sprawiają, że praca przebiega bez dodatkowych ręcznych aktualizacji. Pulpity nawigacyjne pokazują obciążenie pracą i harmonogram, dzięki czemu zespoły mogą śledzić postępy na każdym etapie.

Zmień sposób, w jaki Twój zespół zarządza przepływami pracy związanymi ze śledzeniem zleceń, korzystając z Asana AI.

• Przeglądaj zlecenia robocze za pomocą AI. Sztuczna inteligencja analizuje każde zgłoszenie i pomaga zrozumieć zakres propozycji projektu, osie czasu i kolejne kroki.

• AI automatycznie nadaje nazwę każdemu zleceniu. Sztuczna inteligencja odczytuje każde zgłoszenie i generuje unikalną nazwę projektu, dzięki czemu lista jest łatwa do przejrzenia.

• Sztuczna inteligencja prosi o podanie brakujących informacji. AI wysyła wiadomość uzupełniającą, gdy brakuje kluczowych informacji.

• AI przygotowuje wersje robocze odpowiedzi. Sztuczna inteligencja sugeruje odpowiedzi na podstawie szczegółów i statusu formularza zlecenia. Możesz przeglądać, personalizować i wysyłać każdą wiadomość za pomocą kilku kliknięć.