Oprogramowanie do wdrażania dostawców: usprawnij proces zatrudniania

Wyobraź sobie dużą sieć opieki zdrowotnej, która ma trudności z zarządzaniem procesem wdrażania nowych dostawców. Zespół HR spędza zbyt dużo czasu na ręcznym wypełnianiu dokumentów, weryfikacji poświadczeń i koordynowaniu dostępu do systemu między działami. 

Te nieefektywne działania prowadzą do opóźnień w wdrażaniu nowych dostawców, frustracji wśród pracowników i zwiększonego ryzyka związanego z zgodnością z przepisami. Jednak po wdrożeniu oprogramowania do wdrażania dostawców organizacja znacznie skraca czas przetwarzania i liczbę błędów, umożliwiając szybszą integrację nowych dostawców, a tym samym poprawiając jakość opieki nad pacjentami.

W tym artykule przyjrzymy się oprogramowaniu do wdrażania dostawców i jego transformacyjnemu wpływowi na organizacje opieki zdrowotnej. Dowiesz się, w jaki sposób systemy te usprawniają integrację nowych pracowników opieki zdrowotnej, zmniejszają obciążenia administracyjne i zapewniają zgodność z przepisami. Ponadto zbadamy, w jaki sposób połączenie oprogramowania do wdrażania z rozwiązaniami do zarządzania pracą może dodatkowo zwiększyć wydajność operacyjną, satysfakcję dostawców i ogólną jakość opieki nad pacjentem.

Czym jest oprogramowanie do wdrażania nowych dostawców?

Oprogramowanie do wdrażania świadczeniodawców to specjalistyczne narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia procesu wprowadzania nowych świadczeniodawców do organizacji. Automatyzuje ono wiele powtarzalnych zadań związanych z wdrażaniem, takich jak weryfikacja kwalifikacji, sprawdzanie przeszłości i zarządzanie dokumentami. 

To rozwiązanie programowe zarządza całym cyklem życia wdrożenia, od wstępnej rekrutacji po pełną integrację z siecią opieki zdrowotnej. Ponadto systemy te centralizują zarządzanie danymi, automatyzują przepływ pracy i weryfikują zgodność z wymogami regulacyjnymi.

Głównym celem oprogramowania do wdrażania dostawców jest stworzenie bezproblemowego procesu wdrażania nowych pracowników przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia administracyjnego działu kadr i personelu medycznego. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji wielu aspektów procesu wdrażania systemy te pomagają organizacjom opieki zdrowotnej zaoszczędzić czas, ograniczyć liczbę błędów i poprawić ogólną wydajność.

5 kluczowych funkcji, których należy szukać w systemach wdrażania pracowników

Podczas oceny oprogramowania do wdrażania nowych dostawców należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji, które zapewnią, że proces wdrażania będzie wydajny, zgodny z przepisami i przyjazny dla użytkownika.

1. Automatyczne uwierzytelnianie i weryfikacja

Jednym z najbardziej czasochłonnych aspektów wdrażania nowych dostawców jest proces weryfikacji kwalifikacji. Oprogramowanie do wdrażania pracowników usprawnia ten proces, automatyzując zbieranie i weryfikację poświadczeń, licencji i certyfikatów. Poszukaj platform do wdrażania pracowników, które oferują:

• automatyczne weryfikacje danych;

• weryfikację licencji i certyfikatów w czasie rzeczywistym,

• integracja z krajowymi bazami danych w celu weryfikacji poświadczeń,

• automatyczne alerty o wygaśnięciu ważności poświadczeń.

Przykład: szpital, który wcześniej spędzał tygodnie na ręcznym weryfikowaniu poświadczeń każdego nowego lekarza, może teraz ukończyć ten proces w ciągu kilku dni, skracając czas zatrudnienia i poprawiając wydajność operacyjną.

2. Zarządzanie dokumentami i ich przechowywanie

Scentralizowane zarządzanie dokumentami eliminuje ryzyko zgubienia lub nieprawidłowego przechowywania dokumentów. Rozważ rozwiązania do wdrażania dostawców, które zapewniają:

• Bezpieczne przechowywanie w chmurze wszystkich dokumentów dostawcy

• Łatwe przesyłanie i pobieranie dokumentów

• Kontrola wersji, aby zapewnić, że najbardziej aktualne informacje są zawsze dostępne

• Kontrola dostępu oparta na rolach w celu ochrony poufnych informacji

Przykład: sieć klinik z wieloma lokalizacjami korzysta z oprogramowania do wdrażania, aby natychmiast uzyskać dostęp do certyfikatów pielęgniarki z dowolnej placówki. To oszczędzające czas rozwiązanie zapewnia wysokiej jakości, spójne informacje w całym systemie opieki zdrowotnej.

3. Śledzenie zadań i przypomnienia

Te funkcje sprawiają, że nic nie umknie Twojej uwadze podczas procesu wdrażania, a wszyscy interesariusze są na bieżąco i ponoszą odpowiedzialność.

• Listy kontrolne z możliwością dostosowywania dla każdego etapu procesu wdrażania

• automatyczne przypisywanie zadań i przypomnienia,

• Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym dotyczące postępów w wdrażaniu

• Procedury eskalacji dla zaległych zadań

Przykład: zgubienie dokumentów opóźnia o kilka tygodni rozpoczęcie pracy przez nowego chirurga. Dzięki automatycznym powiadomieniom i przyjaznym dla użytkownika listom kontrolnym można zapobiec takim kosztownym przeoczeniom w przepływie pracy związanym z wdrażaniem, co poprawia zarówno wydajność, jak i zatrzymanie nowych pracowników.

4. Integracja z innymi systemami

Oprogramowanie do wdrażania dostawców powinno bezproblemowo integrować się z istniejącymi systemami, aby stworzyć jednolity przepływ pracy, który eliminuje silosy danych. Kluczowe integracje, które warto rozważyć, obejmują:

• systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS),

• systemy płacowe,

• oprogramowanie do weryfikacji poświadczeń dostawców,

• systemy elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR),

• Systemy zarządzania uprawnieniami i płatnikami 

Przykład: grupa medyczna może użyć integracji API, aby automatycznie wypełnić profil nowego lekarza w swoich systemach EHR i systemach zarządzania uprawnieniami, oszczędzając godziny na powielaniu danych.

5. Funkcje raportowania i analityki

Podejmowanie decyzji w oparciu o dane jest niezbędne do ciągłego doskonalenia procesu rekrutacji. Poszukaj narzędzia do zarządzania wdrażaniem, które oferuje:

• pulpity nawigacyjne z możliwością dostosowywania, które umożliwiają dostęp do statystyk w czasie rzeczywistym,

• szczegółowe raporty dotyczące wskaźników wdrożenia (np. czas potrzebny na wdrożenie, wskaźniki ukończenia),

• narzędzia analityczne do identyfikowania wąskich gardeł i obszarów wymagających poprawy,

• możliwość testowania porównawczego w celu porównania wyników ze standardami branżowymi.

Przykład: agencja zatrudnienia w sektorze opieki zdrowotnej korzysta z analiz z oprogramowania do wdrażania pracowników, aby zidentyfikować wąskie gardła w procesie weryfikacji danych, co skraca ogólny czas wdrażania o 30% i znacznie usprawnia zarządzanie pracownikami.

Korzyści z oprogramowania do wdrażania pracowników

 Jeśli Twoja placówka opieki zdrowotnej boryka się z długimi procedurami wdrażania, oprogramowanie do wdrażania dostawców może znacznie skrócić czas potrzebny na uzyskanie poświadczeń przez nowych pracowników. Takie oprogramowanie nie tylko usprawnia zadania administracyjne, ale także oferuje znaczące korzyści, które poprawiają ogólną efektywność organizacji opieki zdrowotnej.

Zwiększona wydajność i oszczędność czasu

Dzięki automatyzacji procesów oprogramowanie do wdrażania dostawców znacznie skraca czas i nakład pracy potrzebny do wprowadzenia nowych pracowników do sieci. Ta wydajność przekłada się na:

• Szybsze osiągnięcie produktywności przez nowych pracowników

• Zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla działu HR i personelu medycznego

• Więcej czasu dla personelu na skupienie się na zadaniach o wysokiej wartości i opiece nad pacjentami

• Skrócenie czasu rejestracji dostawców

Większa dokładność i mniej błędów

Ręczne procesy wdrażania są podatne na błędy, które mogą prowadzić do problemów ze zgodnością i opóźnień. Oprogramowanie do wdrażania usługodawców ogranicza to ryzyko poprzez:

• standaryzację procesów gromadzenia i weryfikacji danych;

• wdrażanie zautomatyzowanych kontroli i weryfikacji,

• zmniejszenie potrzeby ręcznego wprowadzania i transkrypcji danych;

• tworzenie jednego źródła wiedzy dla informacji o pracownikach.

Te ulepszenia w zakresie dokładności nie tylko usprawniają wdrażanie nowych pracowników, ale także poprawiają ogólną jakość zarządzania danymi.

Zwiększona zgodność z przepisami

Organizacje opieki zdrowotnej działają w środowisku o wysokim stopniu regulacji. Oprogramowanie do wdrażania nowych pracowników pomaga zapewnić zgodność z przepisami poprzez:

• automatyzację śledzenia wymaganych certyfikatów i licencji;

• dostarczenie aktualnych szablonów dokumentacji regulacyjnej;

• generowanie ścieżek audytu dla wszystkich działań związanych z wdrażaniem;

• Ostrzeganie personelu o potencjalnych problemach ze zgodnością w czasie rzeczywistym

Dzięki ścisłemu przestrzeganiu wymogów regulacyjnych organizacje mogą uniknąć kosztownych kar i utrzymać swoją reputację.

Lepsze doświadczenia i większa satysfakcja dostawców

Sprawny proces wdrożenia wyznacza ton na cały okres zatrudnienia nowego pracownika w organizacji. Oprogramowanie do wdrażania dostawców poprawia jakość doświadczeń dzięki:

• Oferowanie opcji samoobsługi w zakresie przesyłania dokumentów i aktualizacji informacji

• Zapewnienie przejrzystego wglądu w postępy wdrażania

• zmniejszenie potrzeby powtarzalnego wprowadzania danych;

• Zapewnienie terminowej komunikacji w trakcie całego procesu rejestracji

Ograniczenia oprogramowania do wdrażania dostawców

Oprogramowanie do wdrażania dostawców oferuje wiele korzyści, jednak należy pamiętać o potencjalnych ograniczeniach.

Ograniczone opcje dostosowywania

Niektóre systemy wdrażania dostawców mogą oferować ograniczoną elastyczność w dostosowywaniu oprogramowania do konkretnych potrzeb organizacji. Może to prowadzić do:

• ograniczenia w dostosowywaniu oprogramowania do unikalnych przepływów pracy;

• trudności w spełnieniu specjalistycznych wymogów dotyczących kwalifikacji,

• potencjalne nieefektywności, jeśli oprogramowanie nie jest zgodne z istniejącymi procesami.

Na przykład szpital może mieć trudności z dostosowaniem oprogramowania do wdrażania pracowników opieki zdrowotnej do unikalnych wymagań dotyczących kwalifikacji kardiochirurgów dziecięcych, co może spowolnić proces zatrudniania tych kluczowych specjalistów.

Słaba widoczność i rozwiązywanie problemów związanych z wdrażaniem

Pomimo automatyzacji, którą oferuje oprogramowanie do wdrażania, niektóre systemy mogą mieć trudności z zapewnieniem pełnej widoczności procesu wdrażania, co może skutkować:

• trudności w szybkim wykrywaniu i rozwiązywaniu opóźnień lub problemów,

• Ograniczony wgląd w status wdrożenia w różnych działach

• trudności w koordynacji złożonych inicjatyw wdrożeniowych.

Na przykład klinika wielospecjalistyczna może mieć trudności ze śledzeniem postępów w wdrażaniu nowego onkologa w różnych działach, co prowadzi do opóźnień w rozpoczęciu przyjmowania pacjentów.

Problemy z integracją z istniejącymi systemami

Chociaż wiele systemów wdrażania świadczeniodawców oferuje możliwość integracji, nadal mogą pojawiać się problemy ze zgodnością, które mogą powodować:

• zakłócenia ustalonych przepływów pracy,

• niespójność danych w różnych systemach,

• większą złożoność zarządzania IT.

Na przykład oprogramowanie do weryfikacji danych dostawców usług opieki zdrowotnej może nie zintegrować si�� płynnie z istniejącym systemem elektronicznej dokumentacji medycznej, powodując wprowadzanie zduplikowanych danych i zwiększając ryzyko błędów w opiece nad pacjentem.

3 sposoby, w jakie oprogramowanie do zarządzania pracą usprawnia działanie oprogramowania do wdrażania pracowników

Rozwiązania do zarządzania pracą stają się coraz bardziej popularne wśród firm z branży opieki zdrowotnej jako sposób na przezwyciężenie niedociągnięć samodzielnego oprogramowania do wdrażania pracowników i usprawnienie tego procesu. Platformy te zapewniają dodatkowe funkcje, które zwiększają funkcjonalność procesu wdrażania pracowników. 

1. Personalizacja i elastyczność

Oprogramowanie do zarządzania pracą zapewnia elastyczność w dostosowywaniu procesów wdrażania do konkretnych potrzeb organizacji:

• Zbieraj wszystkie kluczowe dokumenty i informacje licencyjne od nowych dostawców za pomocą formularzy z możliwością dostosowywania.

• Upewnij się, że nowi dostawcy spełniają wymogi prawne, licencyjne i szkoleniowe, korzystając z pól niestandardowych do śledzenia postępów.

• Twórz niestandardowe szablony projektów ze wszystkimi kluczowymi wymaganiami dotyczącymi wdrażania, aby zespoły mogły z nich korzystać i je ulepszać w miarę upływu czasu.

Taki poziom personalizacji umożliwia stworzenie procesu wdrażania dostawców, który idealnie odpowiada przepływom pracy i wymaganiom organizacji.

2. Wizualizacje przepływu pracy i usprawnienia procesów

Platformy do zarządzania pracą oferują zaawansowane funkcje wizualizacji i analizy, które zapewniają pełny wgląd w proces wdrażania:

• Twórz raporty generowane przez sztuczną inteligencję, aby zrozumieć ostatnie postępy w zakresie wdrażania nowego dostawcy, umożliwiając terminową identyfikację opóźnień lub problemów.

• Uzyskaj kompleksowy wgląd w status wdrażania dostawców w różnych działach dzięki portfolio i pulpitom nawigacyjnym do raportowania, co pozwoli na proaktywne rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Te funkcje umożliwiają identyfikację wąskich gardeł, optymalizację procesów i zapewnienie płynnej koordynacji między wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces wdrażania.

3. Usprawniona integracja z istniejącymi systemami

Rozwiązania do zarządzania pracą często oferują bardziej zaawansowane możliwości integracji:

• Ujednolicona platforma, która integruje się z zasobami ludzkimi, poświadczeniami i systemami medycznymi.

• Uproszczony przepływ pracy dzięki integracjom z Microsoft Teams, Google Workspace i Slack, aby zapewnić wszystkim zespołom wewnętrznym ten sam zestaw informacji

Oprogramowanie do zarządzania pracą, pełniąc rolę centralnego punktu dla wszystkich działań związanych z wdrażaniem, może pomóc wypełnić luki między różnymi systemami i działami, tworząc bardziej spójne doświadczenie wdrażania.

Przekształć proces wdrażania nowych dostawców dzięki Asana

Wdrażanie dostawców może być złożonym procesem, często obarczonym nieefektywnością i podatnym na błędy. Asana, wszechstronna platforma do zarządzania pracą, oferuje rozwiązanie, które usprawni ten kluczowy przepływ pracy. 

Integrując Asanę z procesem wdrażania nowych pracowników, możesz zwiększyć wydajność, ograniczyć liczbę błędów i stworzyć bardziej pozytywne doświadczenie zarówno dla swojego zespołu, jak i nowych dostawców. 

Automatyzacja przepływu pracy

Możliwości automatyzacji w Asanie umożliwiają tworzenie ustandaryzowanych przepływów pracy związanych z wdrażaniem, które automatycznie przypisują zadania, ustawiają daty wykonania i wysyłają powiadomienia. Zapewnia to spójność wszystkich działań związanych z wdrażaniem dostawców i zmniejsza ryzyko pominięcia jakichkolwiek kroków.

Udostępnianie informacji

Dzięki Asana możesz łatwo dołączać i organizować wszystkie istotne dokumenty dla każdego dostawcy, tworząc scentralizowane repozytorium informacji. Ta funkcja upraszcza zarządzanie dokumentami i zapewnia wszystkim interesariuszom dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

Formularze z możliwością dostosowywania

Formularze Asana z możliwością dostosowywania ułatwiają zbieranie i organizowanie informacji o dostawcach. Możesz tworzyć szablony do zbierania różnych rodzajów danych, usprawniając ten proces i ograniczając liczbę błędów.

Pulpity nawigacyjne raportowania w czasie rzeczywistym

Funkcje raportowania i pulpity nawigacyjne w Asanie zapewniają statystyki dotyczące procesu wdrażania w czasie rzeczywistym. Możesz śledzić postępy, identyfikować wąskie gardła i podejmować decyzje oparte na danych, aby stale ulepszać swój program wdrożeniowy.

Usprawnienie procesu wdrażania dostawców może przynieść dalekosiężne korzyści dla Twojej organizacji opieki zdrowotnej. Korzystając z funkcji Asany, możesz stworzyć bardziej wydajny, przejrzysty i skuteczny przepływ pracy, który uzupełni istniejące systemy. 

Umów się na prezentację ze specjalistą Asana, aby zobaczyć te funkcje w praktyce i dowiedzieć się, jak można je dostosować do konkretnych potrzeb wdrożeniowych Twojej sieci.