Jak Asana używa zarządzania pracą w procesie wdrażania pracowników

Proces wdrażania w firmie może mieć kluczowy wpływ na wydajność nowego pracownika. Nikt nie wie tego lepiej niż Mike Jordan, dyrektor ds. wzrostu i wpływu w Asana. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu Jordan pomaga Asanie tworzyć odpowiednie struktury, które pomogą każdemu pracownikowi się rozwijać. 

Jego zespół zajmuje się czterema głównymi obszarami: 

• Globalni People Partner

• Uczenie się i rozwój

• Zarządzanie talentami i wydajnością

• Relacje z pracownikami

Wszystkie te obszary składają się na całe doświadczenie pracownika w Asanie, w tym najlepszy w swojej klasie program wdrożeniowy. Według Jordana platforma Asana była kluczem do sukcesu wdrożenia. „Gdyby Asana nie miała Asany, byłbym zaskoczony, gdybyśmy mieli tak samo świetne doświadczenia z wdrażaniem” – mówi. 

Zobacz Asanę w akcji

Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.

Wyświetl prezentację

Pokonywanie wyzwań związanych z wdrażaniem pracowników dzięki Asana

„W każdej firmie, w której pracowałem, menedżerowie mają trudności z wdrożeniem” – mówi Jordan. „Starają się stworzyć przemyślane doświadczenie dla pracowników, ale jest to trudne bez centralnej przestrzeni do dzielenia się informacjami i śledzenia postępów. Może to być szczególnie prawdziwe w przypadku zespołów HR, które technicznie nie posiadają doświadczenia ani zasobów potrzebnych do stworzenia wysokiej jakości doświadczenia, które chcą”. 

Menedżerowie są zmuszeni do poruszania się po wielu platformach, aby zapewnić nowym pracownikom potrzebne zasoby i szkolenia, jednocześnie zapewniając kontekst i przedstawiając ich właściwym osobom we właściwym czasie. A przy tym wszystkim nie ma jasnego sposobu na śledzenie postępów i zrozumienie, jak radzą sobie nowi pracownicy. „Wymaga to dużo pracy, aby wszystko było w porządku” – mówi Jordan. 

Jednak dzięki Asana wdrażanie jest prostsze. „Asana pozwala nam udostępniać informacje w jednym miejscu, tworzyć standardowe szablony wdrożeniowe, aby wszyscy pracownicy mieli spójne doświadczenia, a także zapewnia menedżerom statystyki dotyczące tego, co się dzieje – bez konieczności wykonywania dużej ilości pracy” – wyjaśnia Jordan. „W rezultacie nowi pracownicy odnoszą większe sukcesy i mogą szybciej zintegrować się z firmą”.

Oto szczegółowe spojrzenie na to, jak zespół Jordan optymalizuje wdrażanie nowych pracowników dzięki Asanie.

Standaryzacja procesów wdrażania nowych pracowników

Spójność jest kluczem do skutecznego wdrażania. Z doświadczenia Jordana wynika, że jest to wyzwanie dla wszystkich firm – od małych startupów po duże przedsiębiorstwa – w których nie ma ustandaryzowanego procesu dla wszystkich zespołów. „Pracownicy zazwyczaj mają świetne doświadczenia, jeśli dołączają do zespołu, który inwestuje wiele zasobów w wdrożenie, lub okropne doświadczenia w zespołach z mniejszą liczbą zasobów i większą presją czasu” – mówi Jordan. 

Aby rozwiązać ten problem, zespół Jordana stworzył ustandaryzowany przepływ pracy dla wdrażania nowych pracowników, wykorzystując projekty szablonów.  Najczęściej przybierają one formę list kontrolnych. Następnie można łatwo powielić te szablony dla każdego nowego pracownika, aby mieć pewność, że właściwe kroki zostaną ukończone we właściwym czasie. Każdy zespół może dostosować te projekty do swoich potrzeb, zachowując jednocześnie tę samą jakość. „Dzięki ustandaryzowanemu procesowi zespół HR, menedżerowie i pracownicy mają większą pewność, że nowi pracownicy będą zadowoleni” – wyjaśnia Jordan. Chociaż projekty te nie zastępują warsztatów ani spotkań powitalnych dla nowych pracowników, to jednak uzupełniają je i pomagają pracownikom zorientować się w firmie.

Na przykład Jordan wkrótce dołączy do nowego lidera i sam przechodzi przez ten proces. „Przydzielono mi wszystkie zadania związane z wdrożeniem, aby upewnić się, że skonfiguruję projekt wdrożeniowy, przydzielę mentora nowemu pracownikowi i dodam go do projektu, aby mógł rozpocząć pracę nad swoimi zadaniami” – mówi. „Potem mogę dodać zadania wdrożeniowe, które są bardziej specyficzne dla funkcji i pracy, ale mam już 90% gotowego punktu wyjścia”.

Usprawnienie przekazywania zadań

W Asanie wiele zespołów współpracuje ze sobą, aby zapewnić nowym pracownikom wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces. Wszystko zaczyna się od podpisania listu z ofertą pracy. Rekruterzy przekazują informacje zespołowi ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi, który rozpoczyna takie kroki, jak konfiguracja IT, płatności, świadczenia, zadania menedżera ds. rekrutacji, komunikacja z nowymi pracownikami i inne. Jest wiele zmiennych elementów, a Asana pomaga zespołowi śledzić wszystko na bieżąco, aby nic nie umknęło jego uwadze. 

Oto ogólny widok tego, jak to działa: 

1. Gdy nowy pracownik podpisze list z ofertą pracy, automatyzacja natychmiast powiadamia zespół operacje w zarządzaniu zasobami ludzkimi o dołączeniu nowego pracownika. 

2. Integracje z Greenhouse i Workday automatycznie pobierają dane nowego pracownika, które zespół może przejrzeć i zatwierdzić. 

3. Po zatwierdzeniu informacji automatyzacja uruchamia zadania przygotowawcze dla menedżera ds. rekrutacji. 

4. Zespół ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi używa jednego głównego projektu do śledzenia wszystkich operacji wdrożeniowych, z niestandardowymi etykietami dla szczegółów, takich jak status zwolnienia, lokalizacja i inne. 

5. Biblioteka szablonów projektów umożliwia szybkie powielanie list kontrolnych wdrażania dla każdego nowego pracownika, zapewniając ustandaryzowane doświadczenie. 

Co sprawia, że wdrażanie w Asanie jest tak skuteczne? Integracje. „Szczególnie w przypadku dużych firm integracje są kluczem do skalowania procesów wdrożeniowych w Asanie” – mówi Zach Warner, menedżer programu rozwoju pracowników w Asanie. „W ten sposób możesz nadal korzystać ze specjalistycznych narzędzi, takich jak Greenhouse i Workday, bezproblemowo integrując je z przepływem pracy w Asanie”. 

Zamień pierwsze dni w pierwsze zwycięstwa

Wdrożenie nie musi być takie trudne. Asana zapewnia Twojemu biznesowi jedno źródło informacji, które pozwala standaryzować procesy, bezproblemowo przekazywać informacje między zespołami i sprawdzać każde pole przed i po dołączeniu nowych pracowników. 

Wdrażaj nowych pracowników szybciej

Utrzymuj priorytety zespołu na właściwych torach dzięki sprawnemu i krótszemu procesowi wdrażania nowych pracowników.

Dowiedz się, jak