Rozwiąż te typowe wyzwania związane z wdrażaniem pracowników, aby zwiększyć produktywność
Dane nie kłamią – dobry proces wdrożenia prowadzi do większego zadowolenia i produktywności pracowników. Jednak podczas gdy wdrożenie może zwiększyć wskaźniki retencji o 82%, tylko 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich organizacja świetnie sobie radzi z wdrażaniem nowych pracowników.
Stworzenie płynnego procesu wdrażania jest trudne, więc nie dziwi fakt, że niektóre organizacje nie radzą sobie z tym zadaniem. Ale wcale nie musi tak być. Dowiedz się, jak uniknąć typowych pułapek związanych z wdrażaniem i pomóc każdemu nowemu pracownikowi szybko rozpocząć pracę.
Wdrażaj nowych pracowników szybciej
Utrzymuj priorytety zespołu na właściwych torach dzięki sprawnemu i krótszemu procesowi wdrażania nowych pracowników.
1. Brak standaryzacji
Wdrożenie to okazja, aby przedstawić nowym pracownikom firmę, jej misję i procesy. To ważny okres, w którym wszyscy pracownicy powinni mieć takie same, pozytywne doświadczenia. Jednak pomimo znaczenia wdrożenia, tylko 69% firm ma formalny program wdrożeniowy w całej firmie. Bez solidnego i ustandaryzowanego procesu każdy menedżer podchodzi do wdrażania inaczej, co prowadzi do rozbieżności między zespołami i działami.
Rozwiązanie
Stwórz jeden proces wdrożeniowy dla całej firmy: określ, co nowi pracownicy muszą wiedzieć na poziomie firmy, i stwórz ustrukturyzowany program, który poprowadzi ich przez pierwsze tygodnie. Możesz na przykład uwzględnić informacje, takie jak kultura i wartości firmy, zasady, procesy i struktura zespołu.
Udostępnij listy kontrolne wdrożenia z możliwością dostosowywania: każdy zespół jest inny, ale nadal możesz ustandaryzować podstawowe elementy wdrożenia. Możesz na przykład wymagać od każdego zespołu, aby szkolił nowych pracowników w zakresie umiejętności zawodowych, narzędzi, procesów specyficznych dla roli oraz indywidualnych obowiązków i oczekiwań.
Korzystaj z szablonów: dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą, takiemu jak Asana, możesz tworzyć praktyczne listy kontrolne do wdrożenia nowych pracowników, a następnie przekształcić je w szablony, aby każdy menedżer mógł szybko skopiować szablon i utworzyć nową listę kontrolną. W Asanie szablony mogą zawierać zadania z linkami do odpowiednich informacji i datami wykonania. Następnie możesz przypisać je sobie, działowi IT, HR lub nowemu pracownikowi do ukończenia.
2. Nadmiar informacji
Według ankiety przeprowadzonej wśród ponad 2000 pracowników wiedzy, 81% pracowników czuło się przytłoczonych podczas procesu wdrażania. Firmy udostępniają zbyt wiele informacji naraz, zmuszając pracowników do przeszukiwania niekończących się dokumentów, konwersacji i raportów, a wszystko to jest rozproszone na różnych platformach i w różnych aplikacjach. To dużo pracy, zwłaszcza dla kogoś nowego w firmie. Przytłaczająca ilość informacji nie tylko przytłacza nowych pracowników, ale również zabiera im czas. Pracownicy muszą szukać potrzebnych informacji, co sprawia, że mają mniej czasu na naukę i wykonywanie swojej pracy.
Rozwiązanie
Uporządkuj informacje: zaplanuj sesje szkoleniowe i udostępnianie informacji w odpowiedniej kolejności, aby dać nowym pracownikom czas na przyswojenie zdobytej wiedzy. Możesz na przykład utworzyć listę kontrolną, aby określić zadania, które powinny zostać ukończone w pierwszym, drugim i trzecim tygodniu pracy.
Zadbaj o czas na odpoczynek: zamiast organizować sesje szkoleniowe jedna po drugiej, daj nowym członkom zespołu czas na przeczytanie informacji i samodzielne ich przyswojenie. Jest to szczególnie ważne w pierwszych tygodniach, kiedy pracownicy nie są jeszcze zaznajomieni z procesami firmy. Czas wolny daje również nowym pracownikom szansę na budowanie relacji i nawiązywanie kontaktów ze współpracownikami.
Scentralizuj informacje: przede wszystkim chcesz, aby nowi pracownicy mogli znaleźć potrzebne informacje bez konieczności przeszukiwania różnych aplikacji i dokumentów. W tym właśnie może pomóc platforma do zarządzania pracą, taka jak Asana. Asana umożliwia udostępnianie uporządkowanych projektów wdrożeniowych, dzięki czemu nowi pracownicy dokładnie wiedzą, jakie zadania muszą wykonać i na kiedy. A dzięki scentralizowaniu informacji na jednej platformie członkowie zespołu mogą łatwo zobaczyć odpowiednie zadania, dokumentację i osoby, do których mogą się zwrócić z pytaniami.
3. Brak jasnych celów
Zgodnie z naszymi badaniami 87% pracowników w firmach o jasnych, spójnych celach twierdzi, że ich organizacja jest dobrze przygotowana do spełniania oczekiwań klientów – ponad dwukrotnie więcej niż w firmach nieposiadających takich celów. Cele pozwalają pracownikom skoncentrować się na konkretnych zadaniach. Wyjaśniają, dlaczego praca nowego pracownika jest ważna, dzięki czemu pozostaje on zmotywowany i odpowiedzialny podczas całego procesu wdrażania. Według Davida C. Edelmana, wykładowcy z Harvardu i byłego dyrektora ds. marketingu w Aetna, cele sprawiają, że „ludzie czują się lepiej, ponieważ mogą śledzić swoje postępy. Mają poczucie, że mają wpływ na to, co się dzieje, że mogą wnosić nowe pomysły i kreatywność, a następnie widzieć rezultaty”.
Bez jasnych celów pracownicy są mniej skuteczni i rzadziej pozostają w firmie. Aż 87% pracowników, którzy mają jasno określone cele, twierdzi, że widzi siebie w swojej firmie w przyszłym roku. To 85% więcej niż pracownicy, którzy stwierdzili, że ich firma nie ma jasnych celów.
Rozwiązanie
Połącz pracę nowych pracowników z celami firmy: pomóż nowym pracownikom wyznaczyć wykonalne cele dla ich stanowiska i pokaż, jak są one powiązane z celami całej firmy. Na przykład, jeśli celem nowego pracownika jest aktualizacja procesu przyjmowania zgłoszeń IT w ciągu pierwszego roku, pokaż, jak łączy się to z nadrzędnym celem firmy, jakim jest usprawnienie procesów i zmniejszenie wydatków. Pomocne może okazać się oprogramowanie do zarządzania pracą, takie jak Asana. Asana umożliwia wyznaczanie celów dla firmy, zespołu lub dla siebie i pokazuje, w jaki sposób są one ze sobą połączone. Możesz również połączyć każdy cel z pracą, która przyczynia się do jego realizacji.
Regularnie sprawdzaj postępy: opracuj plan z nowymi pracownikami, aby monitorować postępy w realizacji ich celów. Możesz również skorzystać z platformy takiej jak Asana, która automatycznie aktualizuje cele w miarę postępów zespołu. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na ręczne aktualizowanie celów.
4. Ograniczona widoczność i odpowiedzialność
Nowi pracownicy potrzebują wsparcia, wskazówek i jasno określonych czynności do wykonania, aby odnieść sukces na swoim stanowisku. Jednak zbyt często pracownicy są pozostawiani sami sobie po zakończeniu procesu rekrutacji, bez konkretnego systemu wsparcia i planu działania. To sprawia, że wdrożenie jest mniej efektywne, ponieważ nie mogą oni łatwo uzyskać odpowiedzi na swoje pytania ani usunąć blokad.
Rozwiązanie
Organizuj regularne spotkania 1:1 między menedżerami a nowymi pracownikami: spotkania 1:1 są podstawą bezpośredniej i otwartej komunikacji między menedżerami a członkami zespołu. Spotkania te pomagają budować zaufanie i mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia osobistych celów, rozwiązywania problemów i wspierania kultury zaufania i przejrzystości w zespole.
Zbierz w jednym miejscu konwersacje ze spotkań 1:1 i czynności do wykonania: oprócz planowania spotkań, dokumentuj konwersacje i czynności do wykonania w jednym miejscu, aby pracownicy mogli je później znaleźć i śledzić. Oprogramowanie do zarządzania pracą umożliwia tworzenie dedykowanych projektów dla spotkań 1:1. Następnie w ramach tych projektów możesz tworzyć zadania z jasno określonymi datami wykonania i osobami odpowiedzialnymi.
Zamień pierwsze dni w pierwsze zwycięstwa
Poświęcenie czasu na stworzenie skutecznego procesu wdrażania nie tylko pomaga pracownikom odnieść sukces w nowej roli, ale także pomaga im od razu rozpocząć pracę, korzystając ze wszystkich umiejętności, informacji i kontaktów, których potrzebują, aby osiągnąć sukces. Dowiedz się, jak Asana może pomóc Ci przekształcić proces wdrażania nowych pracowników w dobrze naoliwioną maszynę.
Wdrażaj nowych pracowników szybciej
Utrzymuj priorytety zespołu na właściwych torach dzięki sprawnemu i krótszemu procesowi wdrażania nowych pracowników.
