10 umiejętności negocjacyjnych, które pomogą Ci pewnie zawierać transakcje

Dla dorosłego człowieka w miejscu pracy negocjacje to jedyny (akceptowalny) sposób na osiągnięcie tego, czego się chce. Jednak negocjowanie może być onieśmielające, a badania sugerują, że 40% osób aktywnie unika negocjacji w codziennym życiu. 

Rozwiązanie? Przygotowanie. Negocjowanie to umiejętność jak każda inna, więc przy odrobinie praktyki możesz zbudować pewność siebie i z łatwością prowadzić trudne konwersacje. 

Czym są negocjacje?

Negocjacje to rodzaj dyskusji, która pomaga dwóm lub więcej stronom osiągnąć porozumienie. Podczas negocjacji ludzie pracują nad znalezieniem akceptowalnego rozwiązania, które odpowiada ich potrzebom. Często wiąże się to z pewnego rodzaju kompromisem lub „dawaniem i braniem”, w którym każda osoba idzie na ustępstwa z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych stron. 

Negocjacje nie zawsze dotyczą dużych transakcji biznesowych. Mogą dotyczyć zarówno drobnych spraw, takich jak decyzja o tym, kto powinien robić notatki podczas spotkania, jak i ważnych, takich jak sfinalizowanie fuzji firm. Jako lider zespołu prawdopodobnie negocjujesz na co dzień. Możesz na przykład wykorzystać negocjacje, aby: 

• Poprosić o wyższe wynagrodzenie i lepsze świadczenia.

• Zabezpieczyć fundusze na projekt.

• Przekonanie interesariuszy, aby priorytetowo traktowali pracę Twojego zespołu.

• Omówić ceny oprogramowania z nowym dostawcą IT.

• Zdecydować, które produkty końcowe należy uwzględnić (lub wykluczyć) w projekcie.

Czym są umiejętności negocjacyjne?

Umiejętności negocjacyjne to zdolności i techniki, które pomagają osiągnąć korzystny wynik podczas negocjacji. Zazwyczaj są to umiejętności miękkie, czyli umiejętności interpersonalne, które pomagają w interakcji z innymi. Dzieje się tak dlatego, że negocjacje opierają się na empatii i komunikacji. Podczas skutecznych negocjacji musisz: 

• Przekonać interesariuszy.

• Zrozumieć ich potrzeby.

• Nawiązać relację.

• Jasno wyrazić swoje oczekiwania.

Umiejętności negocjacyjne można podzielić na dwie główne grupy: techniki przygotowania do negocjacji oraz umiejętności wykorzystywane podczas samych negocjacji. Poniżej omówimy każdy z nich. 

Przed negocjacjami: 5 wskazówek, które pomogą Ci się przygotować

Negocjacje mogą być onieśmielające, zwłaszcza jeśli nie wiesz, czego się spodziewać. Chociaż nie możesz dokładnie przewidzieć, jak zareaguje druga osoba, możesz zaplanować własne podejście i upewnić się, że masz informacje potrzebne do udanych negocjacji. 

Oto jak się przygotować: 

1. Określ cele negocjacji

Konkretne cele pomagają prowadzić negocjacje, dzięki czemu wiesz, co chcesz osiągnąć i kiedy należy zakończyć rozmowy. Aby wyznaczyć cele negocjacji, zadaj sobie następujące pytania: 

• Jaki jest najlepszy możliwy wynik? Wysokie wymagania podczas negocjacji zwiększają szanse na uzyskanie tego, czego chcesz. Pomyśl o najlepszym wyniku, jakiego możesz się spodziewać. Na przykład podczas negocjowania oferty pracy dąż do uzyskania najwyższego możliwego zakresu wynagrodzenia dla swojego stanowiska i doświadczenia. 

• Jaki jest najgorszy wynik, który jestem w stanie zaakceptować? Większość negocjacji wymaga pewnych ustępstw, więc pamiętaj, że najlepszy scenariusz prawdopodobnie się nie wydarzy. Warto jednak określić swoją dolną granicę, aby wiedzieć, kiedy należy wyjść ze stołu negocjacyjnego. Na przykład zapisz najwyższą kwotę, jaką jesteś w stanie zapłacić za nowe oprogramowanie IT, zanim zaczniesz negocjować koszty z dostawcą. 

• Co się stanie, jeśli nie uda nam się dojść do porozumienia? Nie wszystkie negocjacje kończą się sukcesem. Jeśli nie uda się dojść do porozumienia, określ najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia (BATNA). BATNA pomaga zrozumieć dostępne alternatywy, dzięki czemu wiesz, kiedy zaakceptować lub odrzucić umowę. Załóżmy, że próbujesz sprzedać swój samochód znajomemu za 10 000 USD. Jeśli negocjacje się nie powiodą, nadal możesz zaoszczędzić 6000 USD na nowym samochodzie, oddając swój stary w zamian w salonie. W tym przypadku Twoje BATNA oznacza, że nie powinieneś sprzedawać samochodu za mniej niż 6000 zł. 

2. Znaj swoje podejście

Twoja perspektywa to strategia negocjacyjna. To drzwi, przez które wejdziesz do negocjacji, i kluczowe punkty, których użyjesz, aby przekonać drugą stronę do zawarcia umowy. Wybór punktu widzenia z wyprzedzeniem pomaga przygotować się do rozmowy, dzięki czemu możesz negocjować świadomie, a nie tylko reagować na podejście drugiej strony.

Załóżmy, że starasz się przekonać kierownictwo do sfinansowania nowego projektu dotyczącego infrastruktury strony internetowej. W tym przypadku Twoim punktem widzenia mogą być oszczędności, które przyniosą te ulepszenia infrastruktury. Ulepszając strukturę strony internetowej, zapobiegasz błędom i poświęcasz mniej czasu i pieniędzy na ich naprawianie. 

3. Opracuj swój styl negocjacji

Twój styl negocjacji to sposób, w jaki mówisz i działasz podczas negocjacji. Identyfikacja swojego stylu pomaga zrozumieć, jak inni mogą postrzegać Twoje zachowanie. Następnie możesz wykorzystać tę perspektywę, aby poprawić swoje wyniki. 

Aby określić swój styl negocjacji, zastanów się, jak zachowywałeś się podczas poprzednich negocjacji. Czy zazwyczaj boisz się prosić o to, czego chcesz, czy też masz tendencję do zbyt mocnego naciskania? Czy bierzesz pod uwagę tylko korzyści płynące z danej sytuacji, czy też skupiasz się zbytnio na potencjalnych pułapkach? Najważniejsze jest, aby być ze sobą szczerym. Nikt nie jest idealnym negocjatorem, a zrozumienie osobistych przeszkód pomoże Ci opracować plan poprawy umiejętności komunikacji. Na przykład możesz popracować nad asertywnością, jeśli masz tendencję do nieśmiałości, lub ćwiczyć aktywne słuchanie, jeśli masz tendencję do zbyt mocnego naciskania. 

4. Dowiedz się czegoś o drugiej stronie

Kiedy wiesz, z kim negocjujesz, czujesz się znacznie lepiej przygotowany, gdy siadasz do stołu negocjacyjnego. Jeśli nie znasz jeszcze drugiej strony, dowiedz się, kim ona jest, co ją interesuje i jakie mogą być jej ograniczenia negocjacyjne. Możesz to zrobić, korzystając z LinkedIn, Glassdoor lub Google. Na przykład możesz sprawdzić, jakie wynagrodzenia są typowe dla danej firmy, zanim zaczniesz negocjować ofertę pracy.

Równie ważne jest zrozumienie relacji z drugą stroną. Pomaga to w wyborze taktyki negocjacyjnej, zwłaszcza jeśli chcesz zbudować lub utrzymać relacje w przyszłości. 

Oto kilka pytań, które warto sobie zadać: 

• Co według Ciebie druga strona może wnieść do negocjacji? Jakie ma ograniczenia? Co może zyskać lub stracić w wyniku tych negocjacji? 

• Jeśli współpracowałeś już wcześniej z tym interesariuszem, jak przebiegały negocjacje w przeszłości? 

• Jakie relacje chcesz z nimi nawiązać w przyszłości? 

• Kto ma największą władzę w tych negocjacjach i jak może to wpłynąć na ich przebieg?

• Jaki wynik byłby dla nich najkorzystniejszy i dlaczego?

5. Pamiętaj o osi czasu

Podczas negocjacji łatwo jest poczuć presję, że musisz szybko podjąć decyzję, bo inaczej stracisz szansę na pomyślny wynik. Jednak gdy odczuwasz presję, aby szybko zawrzeć umowę, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zgodzisz się na rozwiązanie, które nie spełnia Twoich potrzeb. 

Przed negocjacjami zapisz, kiedy faktycznie musisz osiągnąć porozumienie lub znaleźć rozwiązanie. Pozwoli to zmniejszyć presję czasu podczas podejmowania decyzji, dzięki czemu możesz się wycofać i upewnić, że zgadzasz się na właściwe rozwiązanie. 

Oto przykład: wyobraź sobie, że negocjujesz warunki umowy IT, a Twoja firma musi znaleźć agencję kontraktową IT do końca tego miesiąca. Jeśli negocjacje odbywają się na początku lub w połowie miesiąca, nie musisz od razu osiągać porozumienia. Masz czas, aby wstrzymać dyskusję i w razie potrzeby skonsultować się ze swoim zespołem.

Podczas negocjacji: 5 umiejętności, które pomogą Ci sfinalizować transakcję

Przygotowania zakończone. Teraz nadszedł czas, aby zabrać się do pracy i sfinalizować transakcję. Oto umiejętności i taktyki, które warto wykorzystać podczas rozmowy telefonicznej lub przy stole negocjacyjnym. 

1. Zachęcaj do okazywania wzajemnego szacunku

W negocjacjach warto traktować ludzi dobrze. Okazywanie szacunku pomaga budować zaufanie, rozwijać relacje i pokazywać drugiej stronie, że zależy Ci na jej punkcie widzenia. Okazywanie szacunku zachęca drugą stronę do tego samego, co sprawia, że jest ona bardziej skłonna wysłuchać Twoich propozycji.

Oto kilka sposobów na okazywanie szacunku podczas negocjacji: 

• Ćwicz aktywne słuchanie, aby zrozumieć punkt widzenia drugiej osoby.

• Zwracaj uwagę na komunikację niewerbalną – na przykład nawiązuj kontakt wzrokowy i kiwaj głową, aby pokazać, że słuchasz. 

• Wykorzystaj swoją inteligencję emocjonalną, aby zrozumieć i wczuć się w sytuację innych negocjatorów. 

• Nawiąż relację, przedstawiając się i pytając, jak sobie radzi druga osoba. 

• Oddziel osobę od problemu. Pamiętaj, że poza negocjacjami jest po prostu normalnym człowiekiem, który ma swoje własne zmagania i doświadczenia. 

2. Zadawaj pytania

Pytania pomagają na trzy sposoby: 

1. Pomagają zrozumieć propozycję drugiej osoby.

2. Pokazują, że nie zadowolisz się rozwiązaniem, które nie jest wystarczająco skuteczne.

3. Pomagają zrozumieć, dlaczego druga strona chce zawrzeć umowę. 

Ta ostatnia korzyść jest podchwytliwa, ale ważna. Pytania postawione we właściwy sposób mogą przypomnieć drugiej stronie, dlaczego chce z Tobą współpracować i zachęcić ją do zawarcia umowy. 

Załóżmy, że współpracujesz z dostawcą, aby kupić oprogramowanie analityczne dla swojego zespołu. Aby zmotywować go do zawarcia umowy, możesz zapytać: „Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi analitycznych. Czym różni się Twój produkt od konkurencji?” Zadając to pytanie, przypominasz dostawcy o konkurencji i motywujesz go do walki o Twojego klienta. 

3. Graj stronę niechętną

W każdych negocjacjach zwykle jedna strona jest bardziej chętna, a druga niechętna. Lepiej być stroną niechętną, ponieważ daje to większą siłę negocjacyjną. Kiedy nie wykazujesz zainteresowania, druga osoba w zasadzie sama przedstawia Ci swoją propozycję, co oznacza, że jest bardziej skłonna do ustępstw, aby Cię przekonać. 

Odgrywając rolę strony niechętnej (nawet jeśli w rzeczywistości nie jesteś niechętny), możesz skłonić drugą osobę do odgrywania roli strony chętnej. Oto jak to zrobić: 

• Użyj mowy ciała. Osoby, które chcą osiągnąć cel, są zazwyczaj spięte i siedzą na krawędziach krzeseł. Zamiast tego spróbuj zachować spokój i odsuń się od stołu. Jeśli prowadzisz rozmowę wirtualną, porzuć ramiona i oprzyj się o krzesło. 

• Mów powoli i cicho. Osoby zbyt chętne mają tendencję do mówienia szybko i głośno. Zrób coś przeciwnego, aby zasygnalizować, że nie spieszy Ci się do zawarcia umowy. 

• Używaj odpowiednich sformułowań. To pokazuje, że nie jesteś w 100% zaangażowany. Na przykład powiedz „Gdybyśmy mogli zrobić X” zamiast „Kiedy zrobimy X”. 

• Bądź asertywny. Asertywność pokazuje, że nie zadowolisz się rozwiązaniem, które nie spełnia Twoich potrzeb. Nie musisz mówić głośno ani agresywnie, aby być asertywnym – wystarczy, że staniesz w obronie swojego punktu widzenia w spokojny i pewny sposób. 

• Odejść. Jeśli możesz, przerwij konwersację, aby pokazać, że nie spieszysz się. Może to wzmocnić poczucie pilności u drugiej strony i skłonić ją do ustępstw, których w przeciwnym razie by nie poczyniła.

4. Trzymaj się faktów

Założenia mogą skomplikować nawet najprostsze negocjacje. Aby wszystko było proste, trzymaj się faktów. Staraj się nie zakładać niczego na temat motywacji drugiej osoby, jej przemyśleń lub odczuć w związku z daną sytuacją ani potencjalnych przyszłych scenariuszy, które nie są poparte danymi. Założenia są normalną częścią ludzkiej natury, ale odrobina samoświadomości może pomóc Ci zachować równowagę i uprościć proces negocjacji. 

5. Wspólnie przeanalizujcie dostępne opcje

Na koniec pamiętaj, że skuteczne negocjacje polegają na współpracy. Twoim celem nie jest uzyskanie wszystkiego, czego chcesz, a drugiej osobie nie dać nic. Chodzi o to, aby wspólnie znaleźć najlepsze rozwiązanie dla wszystkich. W tym duchu przedstawiamy kilka technik rozwiązywania problemów, które pomogą Ci zbadać opcje podczas negocjacji opartych na kompromisach: 

• „Powiększ ciasto” – rozszerz swoją ofertę, aby uwzględnić potrzeby drugiej strony. 

• Zaproponuj alternatywne rozwiązania, które mogą być korzystne dla wszystkich.

• Wymieniaj się korzyściami – zgódź się na uwzględnienie konkretnych priorytetów drugiej strony. 

• Zaoferuj rekompensatę, aby docenić poświęcenia drugiej strony. 

• Znajdź wspólną płaszczyznę – określ wartości, które dzielisz z drugą stroną. 

Negocjuj jak profesjonalista 

Negocjacje są kluczowym elementem współpracy. Potrzebujemy nieporozumień, aby odrzucić to, co nie działa i znaleźć nowe rozwiązania starych problemów. Oznacza to, że jeśli masz umiejętności potrzebne do prowadzenia negocjacji z pewnością siebie, możesz przenieść współpracę w zespole na wyższy poziom. 

Jeśli szukasz więcej sposobów na usprawnienie współpracy, dowiedz się, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie – bez względu na to, gdzie jesteś.